Het kan gebeuren dat je Windows-pc van de een op andere dag niet meer opstart. Wat moet je dan doen? Er zijn diverse herstelopties in het besturingssysteem aanwezig. Wij lichten ze voor je uit, zodat je ze kunt toepassen in Windows 10 en Windows 11.

Wanneer je pc met Windows niet meer opstart kan dat verschillende oorzaken hebben. Er kan een defect zijn in de apparatuur zelf, zoals een harde schijf die de geest heeft gegeven of een videokaart die geen signaal meer doorgeeft aan de monitor. In dat soort gevallen heb je weinig aan de herstelomgeving van Windows. Deze komt meer van pas wanneer het op een andere manier mis gaat: Windows start niet meer op door bijvoorbeeld een malwarebesmetting of corrupte bestanden of het systeem is instabiel geworden. In dat geval kunnen we Windows op verschillende manieren herstellen.

In dit artikel leggen we je uit wat je kunt doen als je Windows 10 of Windows 11 systeem niet meer opstart. Het kan zijn dat sommige opties net op een andere plek staan in Windows 11. Helpen de tips niet? Dan zou dat mogelijk kunnen komen door een hardwarematig defect, waardoor een reparatie of systeemvervanging nodig is.

©PXimport

Tip 01: Volautomatisch

Wanneer je Windows op je pc installeert, dan wordt er automatisch ook een aantal bestanden op je schijf geplaatst die nodig zijn om Windows in een speciale herstelmodus te kunnen opstarten. Die wordt ook wel WinRE (Windows Recovery Environment) genoemd en is gebaseerd op een sterk uitgeklede Windows-variant, met de naam WinPE, wat staat voor Windows Preinstallation Environment (zie ook kaderstukje ‘Met dank aan WinPE’). Wanneer bijvoorbeeld belangrijke opstartdata uit het Windows-bootmenu corrupt raken, dan wordt bij het opstarten van je systeem normaliter automatisch deze herstelomgeving opgeroepen en zal een wizard van hieruit een en ander proberen te herstellen. Of die daarin ook zal slagen, hangt af van de aard of de ernst van de schade.

Tip 02: Vanuit Windows

Het kan gebeuren dat Windows nog wel doorstart, maar dat er toch iets niet in de haak is: bepaalde (systeem)onderdelen bijvoorbeeld functioneren niet zoals het hoort. In dat geval kun je nog vanuit Windows zelf de herstelomgeving oproepen om langs die weg reparaties uit te voeren. Open daarvoor het Windows startmenu en kies achtereenvolgens Instellingen / Bijwerken en beveiliging / Systeemherstel. In het rechterpaneel druk je vervolgens op de knop Nu opnieuw opstarten, in de rubriek Geavanceerde opstartopties. Je systeem herstart en je selecteert achtereenvolgens Problemen oplossen / Geavanceerde opties. Er verschijnen nu diverse mogelijkheden, zoals Systeemherstel, Opstartherstel en Opdrachtprompt. Verder in dit artikel komen we hier uitgebreid nog op terug.

Overigens is er nog een andere manier om vanuit Windows in deze herstelomgeving te komen: klik op de Aan-uitknop in het Windows-startmenu en kies vervolgens Opnieuwopstarten terwijl je de Shift-toets ingedrukt houdt.

©PXimport

Met dank aan WinPE

©PXimport

Tip 03: Installatie-dvd

Het kan natuurlijk gebeuren dat Windows niet langer opstart én dat het ook niet meer lukt om (automatisch) van de geïnstalleerde herstelomgeving op te starten. In dat geval heb je nog verschillende mogelijkheden. Eén ervan is opstarten vanaf de installatie-dvd van Windows. Start je mokkende systeem op vanaf deze dvd. Selecteer de gewenste taal, land en toetsenbord en druk op Volgende. Kies deze keer niet voor Nu installeren maar klik onderaan links op Uw computer herstellen. Vervolgens klik je op Problemenoplossen / Geavanceerde opties: de herstelomgeving staat nu voor je klaar.

©PXimport

Tip 04: Live usb-stick

Beschik je niet over zo’n installatie-dvd – of heb je geen dvd-station – dan hoef je nog niet te wanhopen. Je kunt namelijk vanuit (een andere, nog goed functionerende) Windows 10 of Windows 11 ook een live herstelmedium op usb-stick creëren. Druk op het vergrootglas in de Windows statusbalk en zoek naar herstelstation. Kies Een herstelstation maken. Als je denkt dat je vanaf dit medium Windows misschien ooit opnieuw gaat installeren, plaats dan een vinkje bij Maak een back-up van de systeembestanden naar het herstelstation. In het andere geval laat je dit vinkje weg. Mét vinkje moet je wel een usb-stick van minimaal 8 GB klaar houden (en duurt het proces ook langer); in het andere geval volstaat ruimschoots een stick van 4 GB. Bevestig met Volgende. Selecteer je usb-stick, druk nogmaals op Volgende en op Maken. Rond af met Voltooien. Houd er rekening mee dat alle eventuele data op de stick overschreven worden.

Vervolgens start je je weerbarstige systeem op met deze stick. Klik op Meer toetsenbordindelingen weergeven tot je het gewenste toetsenbord kunt selecteren. Daarna volg je de weg naar de herstelomgeving via Problemen oplossen.

Lukt het niet om je systeem met deze stick op te starten (of verkies je toch een dvd), dan kun je in principe nog als volgt een herstel-dvd creëren. Open het Windows startmenu en kies Instellingen / Bijwerken en beveiliging / Back-up / Ga naar Back-up maken en terugzetten / Een systeemherstelschijf maken. Selecteer je dvd-station en start het proces met Schijf maken. In principe dus, want in de praktijk blijkt dat niet goed altijd te functioneren: even uittesten is dus de boodschap.

©PXimport

Windows download

Er is nog een andere mogelijkheid om aan een opstartbaar medium te komen van waaruit je dan de Windows herstelomgeving kunt oproepen. Voor zowel Windows 10 als Windows 11 heeft Microsoft daar een pagina voor. Klik op Hulpprogramma nu downloaden. Start het gedownloade .exe-bestand op en kies Installatiemedia voor een andere pc maken. Stel taal, Windows-versie en architectuur (64-bits of 32-bits) in en druk op Volgende. Kies USB-flashstation (voorzie een stick van minstens 4 GB) of ISO-bestand. Dit bestand kun je dan via Dvd-brander openen / Branden omzetten naar een opstartbare dvd. Op het einde van de rit beschik je dan over een Windows-installatiemedium en kun je de uitleg van tip 03 volgen om tot bij de herstelomgeving te komen.

Op de Windows 11-webpagina druk je op Download nu bij Installatiemedia voor Windows 11 maken.

©PXimport

Tip 05: Systeemherstel

In het eerste deel van dit artikel hebben we gezien hoe je de tandem WinPE-WinRE op diverse manieren kunt opstarten. We bekijken nu welke herstelmogelijkheden zich vanuit deze omgeving aandienen.

Via de optie Systeemherstel is het mogelijk (een niet-opstartbare) Windows te herstellen, althans wanneer je over een herstelpunt beschikt. Wanneer het om een corrupt register gaat, bijvoorbeeld na een mislukte installatie van hardware of software, heb je een goede kans op herstel. Indien deze systeemherstelfunctie was ingeschakeld dan is de kans groot dat je over een recent herstelpunt beschikt. Dat wordt bijvoorbeeld aangemaakt wanneer je nieuwe software of hardware installeert. Je checkt dat als volgt. Klik met de rechtermuisknop op de Windows startknop en kies Systeem. Kies Geavanceerde systeeminstellingen en open het tabblad Systeembeveiliging. Ga bij Beveiligingsinstellingen na of er bij de gewenste schijf(partitie) Ingeschakeld staat. Is dat niet zo, selecteer die schijf(partitie) dan, klik op Configureren, klik Systeembeveiliginginschakelen aan en bevestig met Toepassen. Het is overigens ook altijd mogelijk zelf zo’n herstelpunt te creëren: in dit geval druk je op de knop Maken en volg je de instructies.

©PXimport

Tip 06: Installatiekopie

Gebeurt het maken van herstelpunten voor de optie Systeemherstel (zie tip 5) nog grotendeels automatisch, dan moet je voor de optie Herstellen met installatiekopie vooraf al bewust een systeemkopie hebben gemaakt. Die kun je dan gebruiken om je Windows- en systeempartitie met die eerder gemaakte kopie te herstellen. We tonen je even hoe je dat in Windows 10 doet (maar eigenlijk kun je zo’n image beter creëren met een externe tool als Macrium Reflect: zie ook tekstkader). Open het Windows startmenu en kies Instellingen / Bijwerken en beveiliging/Back-up. Klik op Ganaar Back-up maken en terugzetten (Windows 7) en vervolgens op Een systeemkopie maken. Selecteer een geschikt back-upmedium, druk op Volgende en op Back-up starten.

Wanneer je ooit terug wil keren naar deze kopie, dan kan dat dus via de optie Herstellen met installatiekopie. Zorg dan wel het back-up-medium is aangesloten. Als het goed is, vindt de wizard die automatisch en kun je de gewenste en wellicht meest recente kopie selecteren.

©PXimport

Herstelopties Windows 11

Windows 11 heeft vergelijkbare herstelopties als zijn voorganger. Zo kun je nog steeds Opstartherstel gebruiken om wat aanpassingen te doen aan je systeem. Microsoft heeft een overzicht gemaakt van alle herstelopties in Windows 11.

Tip 07: Opstartherstel

Een andere optie uit de Windows herstelomgeving is Opstartherstel. Dat is eigenlijk de wizard die Windows normaliter automatisch uitvoert wanneer blijkt dat het systeem niet meer normaal kan opstarten. Werd die wizard toch niet automatisch uitgevoerd en lukt het je toch niet van Windows op te starten, dan kun je deze wizard langs deze weg alsnog handmatig opstarten. Je kunt dan weinig meer doen dan afwachten wat de pogingen van de wizard hebben opgebracht.

©PXimport

Tip 08: bootrec

Lukt het niet om Windows met de Opstartherstel-wizard weer aan de praat te krijgen, dan kun je nog altijd proberen om zelf de boot-problemen op te lossen. Windows voorziet namelijk in enkele krachtige opdrachtregelcommando’s. Hiertoe klik je Opdrachtprompt aan in de Windows herstelomgeving en selecteer je desgevraagd het administratoraccount. Op de opdrachtprompt voer je dan het gewenste commando uit, dat je telkens bevestigt met de Enter-toets. Met het commando exit kun je de opdrachtprompt weer verlaten.

In Windows 7 kun je alvast gebruik maken van het bootrec-commando. Om de mogelijke parameters kennen voer je het commando bootrec /? uit:

bootrec /fixmbr: herstelt de master boot record (de eerste fysieke sector van je schijf);
bootrec /fixboot: herstelt het boot-record van je Windows-partitie;
bootrec /scanos: zoekt naar mogelijke Windows-installaties op je schijf;
bootrec /rebuildbcd: tracht eventuele Windows-installatie die door een of andere corruptie niet meer gevonden kunnen worden, alsnog weer aan de bootconfiguratie toe te voegen.

Dit bootrec-commando blijkt echter niet altijd (goed) meer te functioneren in nieuwere Windowsversies na Windows 8.

©PXimport

Tip 09: bcdboot

Er is gelukkig een alternatief commando waarmee je normaliter zelfs in één beweging de volledige boot-manager kunt reconstrueren, ook in Windows 8, 10 en 11. Dit commando zorgt er namelijk voor dat alle noodzakelijke opstartbestanden naar de systeempartitie worden gekopieerd. Voorwaarde is echter wel dat je de juiste station-letter van je - corrupte - Windows-partitie kent. Let wel, dat is doorgaans niet (!) de c-partitie, ook al is dat de station-letter bij een normale opstart. Om vanuit de herstelomgeving toch bij juiste station-letter te komen, kun je een trucje uithalen. Voer het commando notepad uit op de opdrachtprompt: het Kladblok start op. Open het menu Bestand en kies Opslaan (als). Klik op Deze pc en open een van de beschikbare (lokale) schijven. Wanneer je typische Windows-mappen als Gebruikers, Program Files en Windows herkent dan heb je het juiste station te pakken. Sluit je Kladblok af en voer het volgende commando uit, waarbij je x vervangt door de juiste station-letter: bcdboot x:\windows /l nl-nl. De parameter /l (staat voor lokaal) verwijst hier naar Nederlands-Nederland maar is desgewenst te wijzigen in nl-be, wat staat voor Nederlands-België. Als het goed is, verschijnt nu de melding ‘Boot files succesfully created’ en start Windows weer op.

©PXimport

Tip 10: Opdrachtprompt: sfc

Het kan natuurlijk ook gebeuren dat Windows niet wil doorstarten omdat er een of ander systeembestand corrupt geraakt is, dus buiten het eigenlijke bootrecord om. Het kan dan alvast geen kwaad dat vanuit de herstelomgeving te laten controleren. Daar zorgt het volgende commando voor: sfc /scannow /offbootdir=x:\ /offwindir=y:\windows. Let wel, je moet hier zowel x: als y: door de juiste respectieve stationsletters vervangen. De letter x: vervang je door de station-letter van de bootpartitie. Meestal is dat c: maar dat kun je controleren door het trucje van Notepad (zie vorige tip) toe te passen: gewoonlijk heeft deze partitie de omschrijving ‘Door systeem gereserveerd’ meegekregen. De letter y: vervang je dan door de partitie waarop je Windows hebt geïnstalleerd (zie vorige tip). Het hele scanproces kan wel even duren, maar hopelijk doet Windows het daarna weer wél.

©PXimport

Tip 11: Vorige versie

Mogelijk heb je in je herstelomgeving ook de optie Teruggaan naar de vorige versie opgemerkt. Hiermee keer je letterlijk terug naar de Windows-versie die voor de update naar je huidige Windows-versie op je pc was geïnstalleerd. Deze optie is normaal gesproken slechts beschikbaar gedurende 10 dagen nadat je de update naar Windows 10 hebt uitgevoerd. Houd er echter rekening mee dat je door deze terugrol-applicaties kwijtraakt die je na de upgrade hebt geïnstalleerd, evenals wijzigingen in je persoonlijke instellingen. Ook als je je bij Windows aanmeldt met een lokaal account (in plaats van met een Microsoft-account), dan zal je je na de terugrol opnieuw met je oude wachtwoord moeten aanmelden bij Windows.

Deze optie vind je trouwens ook terug via Instellingen / Bijwerken en Beveiliging / Systeemherstel / Teruggaannaar een eerdere versie.

©PXimport

Terugdraaien

In de laatste tip (11) hadden we eigenlijk al een beetje de moed opgegeven om onze huidige Windows-installatie nog te herstellen. Sinds Windows 8.1 is er een functie bijgekomen die perfect in dat vluchtscenario past. Open Instellingen en kies Bijwerken en beveiliging / Systeemherstel. Je treft hier de optie Deze pc opnieuw instellen aan. Die tracht je systeem naar de fabrieksinstellingen te laten terugkeren, waarbij je kunt kiezen tussen Mijn bestanden behouden (alleen apps en instellingen worden verwijderd) en Alles verwijderen.

Vanaf jubileumeditie van Windows 10 werd nog een nieuwe tool geïntroduceerd. Kies opnieuw Instellingen / Bijwerken en beveiliging / Systeemherstel, scrol naar beneden en klik op Opnieuw beginnen met een schone installatie van Windows. Die voert je naar een website alwaar je een ‘refresh tool’ kunt downloaden. Die haalt op zijn beurt een Windows-installatiekopie (circa 3 GB) binnen en zal je Windows herstellen. Ook hier kun je kiezen tussen Alleen persoonlijke bestanden behouden (instellingen en apps worden verwijderd) en Niets (behouden). In tegenstelling tot de functie Deze pc opnieuw instellen gaat het om een ‘schone’ installatie en wordt eventuele crapware en aanverwante bestanden van de systeemleverancier niet opnieuw geactiveerd.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).