Bestandsgeschiedenis als reddende engel: altijd een vorige versie achter de hand

Uiteraard maak je regelmatig een back-up van je belangrijke bestanden, maar Windows beschikt ook over een functie die automatisch versies van je persoonlijke bestanden bijhoudt. Het voordeel is dat je gemakkelijk een paar uur of zelfs dagen in de tijd kunt teruggaan. Telkens wanneer je een document wijzigt, wordt een kopie opgeslagen op een extern medium. Hoe snel dat gebeurt, hangt af van de ingestelde frequentie: van ieder uur tot meerdere dagen. De geschiedenis van wijzigingen wordt per bestand opgebouwd.

Om op Bestandsgeschiedenis te kunnen rekenen, moet je deze functie eerst inschakelen. Bovendien is het de bedoeling dat je een extern opslagmedium gebruikt voor het opslaan van de back-ups. Dat kan een externe harde schijf, een NAS of een usb-stick zijn. Open het Configuratiescherm via de zoekfunctie in de taakbalk en ga naar Systeem en beveiliging / Bestandsgeschiedenis. Klik vervolgens op Station selecteren en koppel een externe usb-schijf of netwerkschijf. Zodra Windows een geschikt opslagmedium detecteert, kun je op Inschakelen klikken om de functie te activeren. Het is aan te bevelen dat dit opslagmedium regelmatig verbonden is met de computer. Als de schijf tijdelijk niet beschikbaar is, zal Windows de back-up uitvoeren zodra deze opnieuw wordt aangesloten.

Vanaf nu bewaart Bestandsgeschiedenis systematisch kopieën van je bestanden. Door op Geavanceerde instellingen te klikken, bepaal je de frequentie waarmee de kopieën worden opgeslagen. Bovendien kun je aangeven hoelang de verschillende versies bewaard blijven. Standaard controleert deze functie ieder uur of er gewijzigde bestanden zijn die moeten worden opgeslagen. In het keuzemenu kun je die periode aanpassen van Elke 10 minuten tot Dagelijks.

Hoelang de versies worden bijgehouden, staat in het veld daaronder. Dit is standaard ingesteld op Voor altijd, maar ook dit kun je wijzigen naar een periode van 1 maand tot 2 jaar of zelfs Totdat ruimte nodig is.

In dit venster vind je ook de functie Versies opschonen. Daarmee verwijdert Windows oudere versies van bestanden en mappen uit de back-up op basis van de gekozen bewaartermijn. Hierdoor zal Bestandsgeschiedenis het opslaggebruik op de back-upschijf verminderen.

Je kunt niet zomaar eender welke map handmatig toevoegen aan Bestandsgeschiedenis in Windows 11. De functie maakt automatisch een back-up van de inhoud van je gebruikersmappen, zoals Documenten, Afbeeldingen, Bureaublad en Video’s…

Wil je toch een extra map laten opnemen, dan kan dat op twee manieren. De eenvoudigste manier is om de map onder te brengen in een map die al door Bestandsgeschiedenis wordt gevolgd, zoals Documenten. Alles wat daarin zit, wordt dan automatisch meegenomen.

De tweede officiële manier verloopt via de Bibliotheken. In Windows 11 zijn Bibliotheken vaak verborgen. Open Windows Verkenner, klik in de adresbalk bovenaan en typ Bibliotheken. Druk op Enter. De bibliotheken verschijnen nu in een apart venster. Klik met de rechtermuisknop op bijvoorbeeld de bibliotheek Documenten en kies Eigenschappen. Gebruik daarna de knop Toevoegen om naar de map te navigeren die je ook wilt laten back-uppen. Vanaf dat moment wordt deze map meegenomen in Bestandsgeschiedenis.

Het is ook mogelijk om bepaalde mappen uit te sluiten van Bestandsgeschiedenis, zodat ze niet worden meegenomen in de back-up. Dit kan handig zijn voor mappen die je niet nodig hebt, tijdelijke bestanden of mappen die je apart beheert.

Open het Configuratiescherm / Systeem en beveiliging / Bestandsgeschiedenis. Klik dan in de linkerkolom op Mappen uitsluiten. In het begin is het vak Uitgesloten mappen en bibliotheken nog leeg. Om mappen uit te sluiten, klik je op de knop Map toevoegen. Blader naar de map die je wilt uitsluiten en selecteer deze. Herhaal dit voor alle mappen die je niet wilt back-uppen.

Bestanden die al eerder zijn geback-upt, blijven meestal wel bewaard, tenzij je de back-ups opschoont. Combineer dit met de optie Versies opschonen om oude, niet-gewenste back-ups automatisch te verwijderen en ruimte te sparen.

Wil je overstappen naar een nieuwe, snellere harde schijf als opslag voor je Bestandsgeschiedenis, dan kan dat eenvoudig. Klik eerst in het venster van Bestandsgeschiedenis op Uitschakelen. Vervolgens kies je aan de linkerkant Station selecteren.

Hier kun je ook een netwerklocatie toevoegen, bijvoorbeeld een NAS. Selecteer daarna het nieuwe station en voeg dit toe. Schakel vervolgens Bestandsgeschiedenis opnieuw in. Het is belangrijk om te weten dat de back-upbestanden op het oude externe medium niet verloren gaan. Het blijft altijd mogelijk om de bestanden van het oude opslagmedium terug te halen als dat nodig zou zijn.

Veronderstel dat je terug wilt grijpen naar een oude versie van een bepaald bestand of map, dan klik je in het paneel Bestandsgeschiedenis op de knop Persoonlijke bestanden terugzetten. Je komt dan in een venster waar Windows alle mappen toont waarvan Bestandsgeschiedenis versies bijhoudt. Dat is de Startpagina. Bovenaan lees je de datum en het uur van deze back-up. Daarnaast staat het versienummer, bijvoorbeeld 1860 van 1861.

Om op ieder moment naar deze Startpagina terug te keren, klik je op het pictogram van het huisje in de rechterbovenhoek. Onderaan kun je met de pijltjestoetsen voor- of achteruit gaan in de geschiedenis. Je kunt zo’n pijltje ook ingedrukt houden om sneller door de geschiedenis te bladeren. In tegenstelling tot Windows 10 is er in Windows 11 geen tijdlijn aan de zijkant om snel door de geschiedenis te navigeren. Ken je de naam van het bestand, dan kun je ook rechtsbovenaan het zoekvak gebruiken.

Om te vermijden dat je kramp krijgt van eindeloos klikken, ga je in de Startpagina beter niet eerst met de pijltjestoetsen naar de gewenste datum en het juiste tijdstip om daarna de map te openen waarin het bedoelde bestand staat. Werk andersom.

Open in de Startpagina eerst de bedoelde map. Je zult aan de nummering merken dat daar veel minder versies staan. Bijvoorbeeld, in onze Startpagina zien we dat er 1861 versies beschikbaar zijn. Als we de map Documenten openen op hetzelfde systeem, dan zijn daar 123 versies opgeslagen. En in de submappen van Documenten zijn nog veel minder versies beschikbaar. Zodoende is het veel gemakkelijker om bestanden gericht te herstellen.

Wil je de inhoud van de volledige map van een bepaalde datum herstellen, selecteer dan de map. Daarna gebruik je de groene knop die onderaan in het midden staat. Hiermee wordt de map teruggezet naar de oorspronkelijke locatie. Op dezelfde manier is het ook mogelijk om individuele bestanden terug te zetten.

Wil je een map of bestand liever herstellen naar een andere locatie, dan klik je op het kleine tandwieltje in de rechterbovenhoek van dit scherm. Dan kies je de opdracht Terugzetten naar. Als er al een bestand met dezelfde naam bestaat, vraagt Windows of je dit wilt vervangen of beide versies wilt behouden.

Het is ook mogelijk om bestanden rechtstreeks via Bestandsgeschiedenis te herstellen in Windows Verkenner. Klik met rechts op een map of bestand. Daarna ga je naar de uitgebreide versie van het contextuele menu door Meer opties weergeven te selecteren. In dit menu gebruik je de opdracht Vorige versies om terug te zetten.

In de Eigenschappen van de geselecteerde map/het geselecteerde bestand kun je dan een versie uit een lijst selecteren die gesorteerd is op datum en tijd. Je hebt dan drie opties. Met Openen bekijk je de inhoud zonder iets te wijzigen. Met Kopiëren zet je de oude versie op een andere locatie. En kies je Terugzetten, dan overschrijf je het huidige bestand met de gekozen versie. Is het bestand verdwenen, dan ga je in Verkenner naar de bovenliggende map. Klik met rechts op de map en kies Eigenschappen / Vorige versies. Open een oudere versie van de map en dan kun je het verwijderde bestand zoeken en kopiëren.