De tien beste automatiseringsdiensten vergeleken

Met automatiseringsgereedschappen kun je allerlei digitale systemen en diensten aan elkaar knopen. Dat begon een jaar of tien geleden met het inmiddels beroemde programma IFTTT dat nog steeds veel wordt gebruikt voor vooral smart home-apparaten en online consumentendiensten. Die uitvinding heeft inmiddels gezelschap gekregen van de meest exotische systemen en apps: van eenvoudige agendakoppelingen tot de grootste industriële Robotic Processing Applications (RPA). 

Veel ervan zijn gratis of zelfs opensource. Met de meeste ervan kun je zonder programmeren of ingewikkeld installeerwerk aan de slag, bij andere kun je ook als computerhobbyist zelf heel veel configureren. Zoveel smaken, zoveel keuzes, maar welke is voor jouw toepassingen het best geschikt? We selecteren de beste automatiseringssystemen voor thuis en in kleinzakelijke omgevingen.

Apiant.com

Deze Amerikaanse dienst is vooral gericht op kleinzakelijk gebruik. ‘Connect + Automate= More time’ belooft de website, en dat is natuurlijk de belofte van al dit soort automatiseringsdiensten.

Apiant gebruikt daarvoor een drag-and-drop-interface die je middels kant-en-klare bouwblokken allerlei diensten aan elkaar laat lussen. Denk daarbij vooral aan kleinzakelijke diensten zoals Shopify, Salesforce, Slack, Mailchimp en vele honderden andere. De koppelingen zijn daarbij opgeslagen in templates.

Je kunt buiten het toekennen van conditionele handelingen (‘als dit gebeurt, doe dan dat’) ook filters toevoegen, data omzetten in nieuwe formaten en zelf scripts schrijven. Daarmee houdt Apiant het midden tussen diensten als Zapier en Integromat, die alles visueel houden en daardoor soms wat rigide kunnen zijn, en volledig zelf programmeren. Dat kan ontzettend makkelijk zijn.

Nadeel van Apiant is dat je vastzit aan de templates. Zit een bepaalde workflow er niet voor je bij, dan zul je Apiant moeten vragen deze voor je te maken. Dat doet het bedrijf zonder problemen, maar beter en flexibeler zou het zijn als je deze zelf kon maken. Je kunt de dienst twee weken lang gratis uitproberen, daarna betaal je 49 dollar per maand.

Automate.io

Twitter, Gmail. Office 365, Slack en Instagram, maar ook ticketsysteem Jira, webshopsoftware Magento en Salesforce. Je kunt het zo gek niet bedenken: als het kan communiceren, knoopt het Indiase Automate.io het voor je aan elkaar.

Denk bijvoorbeeld aan een gebruiker die een contactformulier invult in een webdienst, waarna de gegevens van deze persoon direct in Salesforce worden ingevoerd. Je laat er de juiste vlaggen aan hangen en voilà: geen potentiële klant ontsnapt nog aan je aandacht doordat de lead ergens in een mailbox blijft hangen.

Het configureren van de diensten doe je in je eigen dashboard. Dit behelst een hoop drag-and-drop en het verbinden van invoervelden. Het is even configureren, maar heel wat makkelijker dan zelf API’s aan elkaar knopen. Iedereen met een beetje Office-ervaring kan het. Ook het daisy-chainen van een aantal diensten is mogelijk, zodat je nieuwe lead bijvoorbeeld ook automatisch een mail kan ontvangen.

De dienst is voor veel services helemaal gratis, maar enkele (zoals Salesforce) vereisen een betaald abonnement. Ook geldt een beperking aan het aantal gratis handelingen dat je per maand kunt laten uitvoeren. Upgraden kan in vijf stappen, vanaf 30 dollar per maand.

Appy Pie Connect

Ook Appy Pie Connect richt zich op het aan elkaar knopen en automatiseren van webdiensten zoals Gmail, Slack, Twitch, Pingdom en Salesforce. Maar ook interessante opties als Strava en Mindbody: als je een sportactiviteit post, of de yogastudio die je runt ontvangt een boeking, dan kun je daar handelingen aan verbinden. Zoals het sturen van een e-mail naar mensen die samen met jou in je hardloopclub zitten, zodra je een activiteit post. Of een melding in een Google-spreadsheet toevoegen en je een berichtje via Slack of Discord sturen dat je wat met die nieuwe aanmelding moet doen.

Het systeem werkt behoorlijk intuïtief, al heeft het eveneens Indiase Appy Pie veel minder kant-en-klare apps beschikbaar dan bijvoorbeeld Automate.io. Ook is het systeem er sterk op gericht om je de knip te laten trekken: als je de proefperiode wilt gebruiken, vraagt het bedrijf meteen om je creditcardgegevens. 

Klik je dat venster weg, dan mag je alsnog gratis de proefperiode gebruiken. Daarna kun je overigens gratis gebruik blijven maken van het systeem, zolang je niet meer dan vijf diensten aansluit. Opwaarderen biedt je toegang tot meer taken en meer handelingen, vanaf 9,99 dollar in de maand.

Huginn

“Zie Huginn als een hackbare versie van IFTTT of Zapier op je eigen server. Je weet altijd wie je gegevens heeft. Jij.” De mannen en vrouwen achter Huggin hadden het niet treffender kunnen vertellen. Het sleutelwoord hier is hackbaar. En de namen van de concurrerende – of is het juist inspirerende? – systemen IFTTT en Zapier.

Want Huginn is net als die diensten helemaal gericht op het automatiseren van je digitale leven, maar dan zonder dat jouw gegevens via externe servers lopen. Je kunt er je eigen agents mee bouwen die vervolgens informatie voor je opnemen, doorgaans uit API’s op het internet, en die verwerken tot acties. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een agent die de weersomstandigheden in de gaten houdt. Wordt het lekker weer? Dan hoor je niets. Gaat het regenen? Dan ploft er een waarschuwingsbericht in je mailbox. Of laat je een bericht via Slack sturen.

Huginn is opensource en dat zie je er wel aan af: de vormgeving is louter functioneel en het is handig om niet bang te zijn voor een beetje code. Zin in? Begin met:

git pull: git remote add upstream https://github.com/huginn/huginn.git

IFTTT

If This Then That is alweer elf jaar oud. In de software- en IoT-industrie is dit waarschijnlijk de breedst geaccepteerde automatiseringsdienst. Het systeem is oneindig uitgebreid en ondersteunt niet alleen webdiensten en -API’s zoals veel andere automatiseringsdiensten, maar ook slimme lampen, slimme thermostaten, ip-camera’s en domotica.

Dat alles wordt via de IFTTT-webdienst samengebracht, maar je kunt deze ook via apps voor Android en iOS bedienen. Ook IFTTT gebruikt daarbij bouwblokken die je binnen applets als een ketting aan elkaar rijgt. Denk aan commandoseries als: ‘Als ik thuis kom, zet de lampen aan, de thermostaat op 20 graden, speel The Village People, zet de stofzuigrobot stil en laat mijn familie via Twitter weten dat ik thuis ben.’ Je kunt het zo gek niet bedenken of het kan met deze app worden opgezet.

IFTTT is een echt consumentensysteem: er is wel zakelijk gebruik mogelijk, maar denk daarbij vooral aan e-mailmarketing- en messagingopties. Basaal gebruik van het systeem is gratis, maar wil je zelf meer dan drie applets maken of wat complexere applets bouwen (en dat wil je al snel), dan zul je een abonnement moeten nemen voor 3,99 dollar in de maand.

Integrately

Integrately is de prijsvechter onder de kleinzakelijke automatiseringsgereedschappen. Het Indiase bedrijf manifesteert zich op zijn website nadrukkelijk als een alternatief voor Zapier.

Het bedrijf heeft goed gekeken naar hoe de andere webgebaseerde automatiseringssystemen werken: ook hier treffen we kant-en-klare koppelingen naar meer dan 350 webapps aan die we via een visuele editor aan elkaar kunnen klikken. Het werkt allemaal bijzonder soepel en gemakkelijk. Wel moet je je eigen regels bepalen. Integrately biedt ook 13 duizend complete flows aan, als is het bijzonder ingewikkeld om deze allemaal door te bladeren.

Het uitproberen is gratis. Ook na die periode kun je het systeem met maximaal vijf automatiseringen gratis blijven gebruiken. Wil je meer, dan kun je opwaarderen naar pakketten die beginnen met 15 dollar per maand.

Hoewel Integrately prima werkt, voelt het soms wat ongemakkelijk aan door de manier waarop het zich presenteert: een schreeuwerige website met in de voorpagina embedded YouTube-filmpjes van jongens met omgekeerde baseballcaps op hun hoofd die het systeem aanraden. Ook het gegeven dat je ‘credits’ kunt verdienen door anderen door te verwijzen naar Integrately, voelt onaangenaam en weinig professioneel.

Integromat

Ben je op zoek naar een automatiseringsoplossing voor zakelijke toepassingen, dan is het een goed idee om een blik op het Duitse Integromat te werpen. Het is een jong bedrijf, maar wel met een volwassen ambitie en dito systeem.

Je kunt na het aanmaken van een account de automatiseringen via een visuele editor aan elkaar klikken. Daarbij kun je ook nu weer kiezen uit meer dan zeshonderd kant-en-klare bouwblokken. Denk daarbij aan koppelingen met Slack, Gmail, Discord, Salesforce, Microsoft Excel Online en Google Spreadsheets. Maar ook aan Basecamp, Google Analytics, LinkedIn, Magento en, voor cryptoliefhebbers, Coinmarketcap. De mogelijkheden zijn enorm. Zit jouw obscure API er niet bij, dan kun je zelf met de JSON- en XML-modules een koppeling bouwen.

Ook Integromat werkt met een mobiele app die vol zit met slimmigheidjes. Zo kun je binnenkomende sms-berichten en telefoonnummers in een Google-spreadsheet of een CRM zoals Salesforce laten opslaan. Dat zorgt ervoor dat je die leads ook niet hoeft te laten lopen omdat je ze vergeet. Integromat is in de basisversie met twee automatiseringen gratis. Wil je meer, dan starten de maandbundels bij 9 dollar.

Microsoft Power Automate

Sinds enkele jaren is ook Microsoft met MS Flow een belangrijke speler in de automatisering van alledaagse softwaretaken. Tegenwoordig heet het pakket Power Automate. Dat is een veel betere titel, want buiten het creëren van zogenaamde ‘flows’ om als-dit-dan-dat-taken te automatiseren, bevat het pakket ook heuse Robotic Processing Automation (RPA) waarmee je heel letterlijk eenvoudige softwaretaken door de machine over kunt laten nemen.

Denk bijvoorbeeld aan het kopiëren van grote hoeveelheden gegevens vanuit Excel naar MS Word: voorheen moest je dat allemaal met de hand doen met kopiëren en plakken, maar daar kun je met RPA ook de machine voor programmeren die het werk net zo uitvoert als een mens, ook tussen verschillende softwarepakketten. Microsoft brengt RPA, dat tot voor kort vaak was voorbehouden aan grote bedrijven, zo binnen het bereik van het MKB en dat is bijzonder interessant.

Power Automate ziet eruit en voelt als een echt Microsoft-programma. Als de automatisering van je bedrijf draait op de software uit Redmond, dan is het zeker de moeite waard dit pakket te overwegen. Prijs: vanaf 12,60 euro per werknemer per maand. Voor privégebruik is Power Automate overigens minder geschikt.

Robomotion.io

Als je de smaak van Robotic Process Automation te pakken hebt gekregen, is het de moeite waard om ook even naar het Turkse Robomotion.io te kijken. Ook dit systeem stelt je in staat om robots te programmeren en desktoptaken uit te voeren. Nadat je op de website een account hebt aangemaakt, kun je hier ‘flows’ voor bouwen: series van handelingen die tot een eindresultaat moeten leiden.

In ons geval hebben we bijvoorbeeld een prijschecker gebouwd om de beschikbaarheid van de gierend populaire Radeon 6700 XT-videokaart op de website van AMD te checken. Deze flow draait niet op het systeem van Robomotion, maar is een echte RPA-toepassing: je moet een helper-applicatie op je eigen pc, Mac of Linux-machine installeren die het werk doet, in dit geval de browser opstarten en de check doen.

Zo zijn er vele potentiële mogelijkheden, waarbij de bibliotheek met kant-en-klare flows helaas wat beperkt is. Je moet ze echt zelf met de visuele editor bij elkaar klikken. Gelukkig kun je het systeem gratis uitproberen en gebruiken. Pas als je meer mensen toegang wilt geven en meer dan drie flows wilt draaien, ga je betalen. 

Zapier

Zeg je IFTTT, dan zeg je tegenwoordig ook Zapier. Want deze twee Amerikaanse systemen zijn elkaars belangrijkste concurrenten als het gaat om het automatiseren van webtaken. Belangrijk detail: Zapier heeft geen eigen apps voor je mobiele telefoon en is nauwelijks geschikt voor het automatiseren van je IoT-apparaten in huis.

Zapier is wel een kei in webtaken. Het is zo ontzettend eenvoudig om zelf een flow van handelingen te bouwen, ‘Zaps’ in de taal van het bedrijf, dat niets je ervan hoeft te weerhouden om het systeem eens uit te proberen. Zapier biedt meer dan drieduizend koppelingen met andere systemen en laat je eenvoudig taken bouwen als: als er een e-mail binnenkomt, doe dit, en doe ook nog eens dat.

Je Zaps worden opgeslagen in je dashboard. Je kunt de dienst veertien dagen volledig uitproberen, inclusief premium apps als PayPal, MySQL en Zendesk. Daarna kun je de dienst beperkt gebruiken, waarbij je Zaps bijvoorbeeld maar drie stappen kunnen omvatten, of voor 19,99 dollar in de maand de volledige dienst blijven benutten. Die laatste optie zal vooral voor ondernemingen relevant zijn.

Conclusie

De wereld van de automatiseringen is al net zo rijk als de toepassingen ervoor. Wij hebben ons hier gericht op automatiseringssystemen voor privé- en kleinzakelijk gebruik. Maar vooral op de gebieden van sales en marketing zijn er nog veel meer specialistische systemen beschikbaar.

Wat je kiest, is vooral afhankelijk van je behoefte: wil je alleen webtoepassingen aan elkaar knopen of ook je huisautomatisering? En waar voel je je comfortabel bij: wie wil je toegang geven tot je data en hoe geavanceerd zijn de klussen die je wilt automatiseren?

Toch loont het om een aantal van deze systemen in ieder geval even uit te proberen: ze werken allemaal bijzonder eenvoudig en de potentiële tijdwinst die je ermee kunt boeken is heel groot. Om nog maar te zwijgen van de saaie klusjes die ze je uit handen nemen.

Onze aanraders? Begin bij IFTTT, Zapier en Automate.io. Dat zijn de meest volwassen en gebruiksvriendelijkste systemen.