Je bent al gauw geneigd veel goede gewoontes van je pc over te nemen voor je Android-smartphone of -tablet. Maar sommige van deze ogenschijnlijk goede gewoontes, hebben juist een averechts effect op de prestaties, veiligheid en accuduur van je Android-toestel. Wat werkt wel en wat niet? Dat leggen we je uit.

Het komt je wellicht bekend voor. Nadat je je Android een tijdje in gebruik hebt, merk je dat het toestel trager wordt en de accu minder lang meegaat. Optimalisatie kan nooit kwaad. Dat ben je wellicht ook gewend van je pc, die ook af en toe wat extra liefde en aandacht nodig heeft om optimaal te blijven presteren. Maar niet iedere goede gewoonte voor je pc is even goed voor je smartphone of tablet.

01 Play Store

De applicatiewinkel van Android (Google Play Store) is niet echt behulpzaam in het afleren van computergewoontes. Het open karakter hiervan zorgt ervoor dat veel onzinnige apps in de digitale schappen van de winkel terechtkomen, alleen gevaarlijke malware wordt geweerd. Daarmee komen we ook meteen bij de belangrijkste tip: installeer nooit apps buiten de Play Store om. Bij Windows download je van allerlei verschillende websites je installatiebestanden of je plukt ze van een dvd of usb-stickje. Veel mensen halen hun neus op voor het aanbod van de Store van Windows 8 en 10, en komen hier nooit voor hun software. Voor Android kún je apk-installatiebestanden downloaden, die zich laten installeren als app, mits je in de instellingen bij beveiliging hebt aangegeven dat je apps uit onbekende bronnen wilt installeren.

Terwijl je bij Windows dus gewend bent je programma’s buiten de applicatiewinkel om te installeren, is het installeren van apps buiten de applicatiewinkel om voor Android echt af te raden. Het aanbod in de Play Store wordt gecontroleerd op malware, de apk-bestanden die je daarbuiten tegenkomt niet. Vrijwel alle malwarebesmettingen op Android vinden plaats door installaties buiten de Play Store om. Download je alleen uit de Play Store, dan hoef je je Android ook niet lastig te vallen met een virusscanner. Wil je echt apps buiten de Play Store om downloaden, dan is APK Mirror een van de veiligere bronnen.

©PXimport

Veiligheidstips Android

02 Werken met geheugen

Windows en Android gaan beide heel anders om met werkgeheugen. Het is een verschil van inzicht. Windows wil te allen tijde graag zoveel mogelijk werkgeheugen beschikbaar houden. Android (in feite Linux) kijkt daar anders tegenaan: ongebruikt werkgeheugen is verspild werkgeheugen. Het besturingssysteem probeert daardoor altijd zo veel mogelijk recente apps in het geheugen beschikbaar te houden, naast de gewone processen. Hierdoor zijn ze snel weer beschikbaar als de gebruiker er naartoe schakelt. Wanneer het werkgeheugen vol begint te raken, schakelt Android de app automatisch uit, waardoor hij opnieuw moet laden wanneer je hem uit de recente apps-lijst selecteert.

Hetzelfde geldt voor apps die actief zijn op de achtergrond. Daar zijn er meer van dan je denkt. Denk bijvoorbeeld aan de Reisplanner-app die je waarschuwingen kan geven, een nieuwsapp die een melding geeft dat er belangrijk nieuws is of een game die opeens via een melding begint te jammeren dat je weer moet spelen. Om deze meldingen te kunnen geven, zijn ze actief als achtergrondproces. 

©PXimport

03 Apps voor ‘optimalisatie’

©PXimport

Kortom, Android is op de achtergrond druk bezig om processen en apps te stroomlijnen en zo zijn beschikbare werkgeheugen zo optimaal mogelijk te besteden. Er is een manier om dit werk van Android heftig te verstoren, namelijk met apps als task-managers, geheugenoptimalisatie, ruimte-opschoners of batterijbespaarders. Wat veel van deze apps doen, kun je in feite ook zelf doen: naar Instellingen / Apps gaan, een app selecteren en dan voor Nu stoppen en Cache verwijderen kiezen. Zo wordt een app en het bijbehorende proces stopgezet en uit het werkgeheugen gewist. Hierdoor wordt je toestel merkbaar sneller, je Android heeft opeens meer geheugen én processorkracht ter beschikking voor ander werk. Op de lange termijn kost het je echter meer dan het oplevert. Alle apps die een actief achtergrondproces hebben, starten weer op en moeten weer gegevens laden in het cachegeheugen. Dit kost je Android uiteindelijk meer energie, dan bij het stroomlijnproces dat het zelf bijhoudt. Bovendien maak je je toestel uiteindelijk een stuk instabieler als je de hele tijd apps en hun gegevens wist en uiteindelijk opnieuw inlaadt.

04 Opschonen

Het hilarische is dat in de Play Store zelfs apps staan die claimen je Android te defragmenteren of een register op te schonen. Dit zijn gewoontes die je op Windows zelfs al niet meer nodig hebt, maar die voor Android al helemaal volkomen onzin zijn. Android heeft niet eens een register en flashopslaggeheugen valt niet te defragmenteren. Maar hoe ruim je dan wel op? Allereerst kun je naar in de Instellingen van je Android-toestel naar Opslag gaan. Hier krijg je een exact overzicht van de beschikbare ruimte op je interne opslag en geheugenkaart te zien. Je ziet hier hoeveel ruimte je apps, foto’s, muziek enzovoort innemen. Ieder onderdeel kun je afzonderlijk aantikken om het handmatig op te schonen.

Apps nemen doorgaans de meeste ruimte in. Wanneer je in het opslaggebruik-overzicht op Apps drukt, krijg je een overzichtje van alle geïnstalleerde apps. Handig is dat er meteen bij staat hoeveel ruimte de app inneemt. Loop deze lijst door en verwijder alle apps die je niet nodig hebt. Ga ook na of sommige apps ook een goede mobiele site hebben. De app van Facebook bijvoorbeeld is enorm groot en belastend voor je toestel, er is echter ook een goede mobiele site die je via de browser Chrome meldingen kan geven van nieuwe gebeurtenissen. Wanneer je wat apps hebt verwijderd, win je niet alleen wat opslagruimte terug, maar verwijder je ook achtergrondprocessen, wat weer een positieve invloed heeft op de prestaties.

05 Media opschonen

Heb je erg veel foto’s en video’s op je Android staan, dan kun je de app Google Foto’s gebruiken. Hiermee maak je een back-up van je foto’s in de cloud, zodat je ze niet meer op je toestel hoeft op te slaan. Een miniatuur wordt bewaard, zodat je nog altijd al je foto’s kunt laten zien of bekijken, zelfs zonder internetverbinding. Wanneer je veel muziek op je toestel hebt staan, dan kun je overwegen je muziekbibliotheek online te plaatsen naar Google Play Music, zodat je de muziek streamt naar je Android-apparaat. Dan hoef je ook geen muziek meer op te slaan op je toestel. Uiteraard kun je mediabestanden ook makkelijk naar je geheugenkaart verplaatsen, als je die mogelijkheid op jouw toestel hebt natuurlijk.

©PXimport

Apps versus sites

06 Schoonmaak-apps

De Play Store staat ook vol met accu-besparingsapps en schoonmaak-apps. Geloof de makers hiervan niet allemaal op hun blauwe ogen. Veel apps lijken in eerste instantie goed te doen, maar hebben op lange termijn een averechts effect. Maar er zijn uitzonderingen. Zo is de app SD Maid goed in staat de restjes op te ruimen die reeds verwijderde apps hebben achtergelaten. Eventueel, als je de achtergrondprocessen wilt temmen, kun je de app Greenify gebruiken. Deze app gaat anders te werk dan andere accu-optimalisatie-apps die lomp processen stoppen. Greenify verhindert dat apps zich als achtergrondproces starten. Dit werkt echter niet op ieder toestel even goed, dus garantie voor een betere accuduur geeft het niet. Heb je root-toegang op je Android-apparaat, dan heeft Greenify net even wat meer mogelijkheden om zijn werk goed te doen.

CCleaner is een oude bekende van Windows die ook zijn weg naar de Play Store gevonden heeft. Hiermee kun je ook veel ruimte vrijmaken, vooral bij WhatsApp, dat met zijn foto’s, video’s en reservekopieën al gauw veel opslagruimte opslokt. Pas wel even op met de mogelijkheid om cache te verwijderen. Ook kun je in CCleaner bij App beheer precies zien welke apps automatisch mee opstarten en als achtergrondproces actief zijn. Deze apps kun je met Greenify in slaap proberen te krijgen, maar ga ook nog even goed na of je die apps ook écht nodig hebt.

©PXimport

Root en admin

07 Gegevens veiligstellen

©PXimport

Merk je dat alle tips tevergeefs zijn geweest en is je toestel vol en traag? Dan kun je er altijd nog voor kiezen een frisse start te maken door je Android-apparaat terug te zetten naar fabrieksinstellingen. Dat is vergelijkbaar met een herinstallatie van Windows. Voordat je zoiets doet, is het natuurlijk erg belangrijk om eerst al je belangrijke gegevens veilig te stellen. Je contactpersonen kun je het beste via Google Contacten beheren en je foto’s en bestanden kun je naar je pc of naar je cloudopslag overhevelen. WhatsApp heeft een ingebouwde mogelijkheid om een reservekopie van je gesprekken en verstuurde bestanden te maken. Verder ontbeert Android helaas nog altijd een fatsoenlijke mogelijkheid om apps inclusief hun gegevens te back-uppen, tenzij je root-toegang hebt en een app als Titanium Backup gebruikt.

08 Een schone lei

Wanneer je er zeker van bent dat je alles geback-upt hebt dat je nodig hebt, dan kun je naar de instellingen gaan en Back-up maken en resetten kiezen. De optie Fabrieksinstellingen herstellen brengt je toestel weer helemaal in de beginstaat. Wanneer je je toestel naar fabrieksinstellingen hebt teruggezet en je start hem opnieuw op, dan krijg je de instellingenwizard. Wanneer je vervolgens inlogt met je Google-account, merk je algauw dat veel van je gegevens automatisch weer teruggezet worden.

Merk je toch dat de accuduur bedroevend slecht blijft, zelfs nadat je het toestel hebt gereset? Wees dan wel realistisch. Accu’s slijten na verloop van tijd. Bij sommige toestellen is het eenvoudig om de batterij te (laten) vervangen, maar de meeste moderne smartphones (en zeker tablets) hebben geen vervangbare batterij. Dit kan een prijzig reparatieproces worden of je moet overwegen een nieuw toestel kopen. Dat is helaas iets wat in de wegwerpcultuur van vooral smartphones past.

©PXimport

Toestelkeuze

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).