Bijna iedereen heeft tegenwoordig een slimme meter, maar wist je ook dat je die zelf kunt uitlezen? Aan de hand van een Raspberry Pi leggen we uit hoe je dat doet.

Iedereen een slimme meter

Al circa vier miljoen huishoudens hebben tegenwoordig een slimme meter. Die meet je stroomverbruik en geeft dit samen met de standen van de gasmeter door via het mobiele netwerk. Handig voor de energieleverancier en netbeheerder, die verbruiksgegevens kunnen uitlezen en inzicht krijgen in pieken of storingen op het energienet. Maar ook handig voor jou, omdat je meer inzicht kunt krijgen in je verbruik en bijvoorbeeld de teruggave van zonnepanelen. Vanaf 2023 is het zelfs verplicht om een slimme meter te hebben bij zonnepanelen, vanwege belastingmaatregelen. Behalve via een internetportaal van je energieleverancier of een onafhankelijke dienst kun je ook zelf via de datapoort op de slimme meter, de zogenaamde P1-poort, het verbruik bijhouden. 

Uit onderzoek van Netbeheer Nederland is gebleken dat maar weinig huishoudens in Nederland de P1-poort benutten. Volgens het onderzoek willen mensen best energie besparen op basis van inzicht in hun energieverbruik, maar liefst zonder daarvoor zelf steeds in actie te hoeven komen. Door de stappen in dit artikel door te lopen, maak je het jezelf erg makkelijk.

©PXimport

Slimme meters kopen

Inzicht via onafhankelijke dienst

Wie het eenvoudig wil houden, kan bijvoorbeeld deze gratis dienst gebruiken. Na verificatie van je adres kun je via je account inzicht krijgen in je verbruik aan de hand van grafieken. Een leuke bonus is dat je je verbruik kunt vergelijken met mensen in je omgeving of met dezelfde woonsituatie. Erg gedetailleerd zijn de verbruiksgegevens niet, zeker voor die ouder dan twee maanden, en het is niet realtime. Ook geef je een derde partij de beschikking over je verbruiksgegevens. Daarom gaan we zelf aan de slag met software om het verbruik bij te houden.

Zelf je slimme meter uitlezen

Wie zelf zijn slimme meter wil uitlezen, heeft daarvoor alleen een Raspberry Pi nodig. Het nieuwste model is de Raspberry Pi 4, maar de Raspberry Pi 3 model B vosltaat ook, sterker nog deze hebben we gebruikt voor dit artikel. Verder heb je nog een kabeltje voor de P1-poort van de slimme meter (zie stap 5) en wat software op een micro-sd-kaart nodig. We bekijken twee softwareopties. De eerste is P1 monitor dat specifiek is ontwikkeld voor het uitlezen van de slimme meter. Het uitlezen van de slimme meter is verder vooral het domein van huisautomatiseringssoftware. We bekijken Domoticz dat de belangrijkste opties voor het uitlezen van de slimme meter biedt.

©PXimport

Laten installeren 

Raspberry Pi en micro-sd-kaart

P1 monitor is net als Domoticz specifiek ontwikkeld voor de Raspberry Pi. P1 monitor werkt het beste op een Raspberry Pi 3 model B en zou ook moeten werken op de Raspberry Pi 4. De Pi 3 model B+ wordt sinds de laatste versie ook ondersteund en zou nog wat vlotter moeten werken. Hoewel het ook op een Raspberry Pi 2 werkt, wordt dit afgeraden door de wat langzamere processor.

Domoticz werkt goed op zowel de Pi 2 als 3 en 4, maar kun je bovendien ook prima op bijvoorbeeld een Linux-server of nas installeren, bijvoorbeeld van Synology.

Kabeltje voor de slimme meter

Er bestaan, zoals je verderop in dit artikel kunt lezen, verschillende protocollen voor de communicatie met de slimme meter en ook verschillende communicatie-instellingen. Heel veel verschillende kabeltjes zijn er gelukkig niet, al is het verstandig om vooraf te controleren of een kabel ook echt geschikt is voor jouw slimme meter. Het kabeltje is bij diverse webshops te koop zoals Cedel.nl of SOS Solutions, kost net geen 20 euro en is voor de meeste meters geschikt. Je kunt ze ook goedkoper vinden (bijvoorbeeld bij Chinese webshops) of zelf bouwen, maar dan heb je minder garantie dat het werkt.

©PXimport

Bijna realtime meten

Zowel P1 monitor als Domoticz kan het actuele elektriciteit- en gasverbruik laten zien en tevens, aan de hand van grafieken, het historische verbruik. Door je energietarieven op te geven, kun je tevens de bijbehorende kosten inzichtelijk maken. Het actuele verbruik is vrijwel realtime: dit wordt iedere 10 seconden door de slimme meter doorgegeven. Je kunt dus de invloed zien van een apparaat dat je inschakelt. De gegevens voor gasverbruik ontvang je wat minder vaak, die worden meestal per uur door de slimme meter doorgegeven.

Installatie op micro-sd-kaart

Naast de kant-en-klare image van 8 GB voor de Raspberry Pi 3 model B(+) heb je ook de USB Image Tool nodig. Plaats een micro-sd-kaart in de kaartlezer, selecteer in USB Image Tool de kaartlezer en kies Restore. Wijs het image-bestand aan en zet het op de micro-sd-kaart. Het kan mislukken als er nog data op de micro-sd-kaart staat. Dat kun je vaak oplossen met de optie Reset in USB Image Tool of met een tool als SD Formatter.

©PXimport

Instellingen voor de slimme meter

Plaats het micro-sd-kaartje in de Pi. Sluit netwerkkabel, voedingskabel en de slimme-meterkabel aan en start de Pi. Daarna staat P1 monitor voor je klaar in de browser op http://p1mon. Controleer via Informatie / P1 poort status of data van de slimme meter wordt ontvangen. Als dat niet zo is, moet je de seriële instellingen aanpassen via Instellingen / P1 poort. Gebruik de standaard inloggegevens (gebruikersnaam root, wachtwoord toor). Er zijn een paar gangbare combinaties die vrijwel altijd werken (zie kader ‘Slimme-meterprotocollen’). Komen na het aanpassen van de instellingen de eerste gegevens binnen (dit kan tot tien seconden duren), dan verandert de status naar groen.

Slimme-meterprotocollen

Ruimte micro-sd-kaart benutten

Heb je P1 monitor geïnstalleerd op een micro-sd-kaart groter dan 8 GB? De extra ruimte wordt standaard niet benut, maar het is gemakkelijk op te lossen door in te loggen op de Pi met PuTTY of een andere ssh-cliënt. Gebruik p1mon als hostnaam en de standaard inloggegevens (gebruikersnaam root, wachtwoord toor). Start vanaf de shell de tool raspi-config met het commando sudo raspi-config. Kies Advanced Options en vervolgens Expand Filesystem. Herstart daarna de Pi, zodra hierom wordt gevraagd, en log opnieuw in. Controleer met het commando df -h of het bestandssysteem /dev/root inderdaad is gegroeid tot (bijna) de hele omvang van de micro-sd-kaart.

©PXimport

Instellen energietarieven

Voordat je met P1 monitor aan de slag gaat, is het handig om de instellingen na te lopen via Instellingen. Het is bijvoorbeeld handig om je gebruiksgegevens te vertalen naar kosten. Onder Tarieven kun je aangeven wat jouw tarieven voor elektriciteit en gas zijn. Ook kun je een grenswaarde instellen. Dat is het streefbedrag voor je kosten per maand. In het overzicht met kosten zie je dit als grenslijn terug, zodat je direct ziet of je over of onder het gewenste maandbedrag blijft.

Verbruiksgegevens bekijken

Onder het Home-icoontje vind je vier icoontjes voor overzichten van het actuele of historische verbruik. Het eerste icoontje toont het actuele elektriciteitsverbruik, met aan de rechterkant het totaal voor vandaag en aan de onderkant een grafiek met het verbruik van de laatste vier uur. Geef je ook elektriciteit terug aan het energienet, dan kun je dit onder het kopje Levering bekijken. Het tweede icoontje laat het historische elektriciteitsverbruik in grafieken zien (per uur, dag, maand of jaar). Ook kun je hier nog verder op inzoomen als je dat wilt. Op vergelijkbare wijze bekijk je in het volgende overzicht grafieken voor het gasverbruik. Het laatste overzicht toont de gemaakte kosten.

©PXimport

Informatie over het weer toevoegen

Via Instellingen kun je onder Weer een API-sleutel invullen die je gratis via OpenWeatherMap kunt aanmaken na het registreren van een profiel. Let er op dat het zo’n tien minuten duurt voordat een aangemaakte API-sleutel actief is. In P1 monitor voer je de API-sleutel in en de gewenste locatie, bij voorkeur voorzien van het land, bijvoorbeeld Amsterdam,nl. Kies ten slotte Opslaan en ga via Exit terug naar het overzichtsscherm. P1 monitor zal nu in de grafiek met het gasverbruik via een pop-up laten zien wat de minimale, gemiddelde en maximale temperatuur op dat moment was.

Gegevens importeren en exporteren

Het is belangrijk om af en toe een back-up van alle metingen te maken. Hiervoor ga je naar Instellingen / in-export. Door op export te drukken wordt een zip-bestand aangemaakt met alle historische data, in de vorm van sql-statements. Daarmee kan op een later moment de database opnieuw gevuld worden, via de optie import. Wil je upgraden naar een nieuwere versie van P1 monitor? Dan kun je het beste eerst alle data exporteren, daarna een nieuwe image op de micro-sd-kaart schrijven en ten slotte weer de oude data importeren.

©PXimport

Uitlezen met Domoticz

Ook met Domoticz, software voor huisautomatisering, kun je de slimme meter uitlezen. De software laat het actuele verbruik inzien en presenteert ook mooie grafieken en rapporten met het historische verbruik, waarbij je gegevens desgewenst kunt exporteren. Hoewel Domoticz op dit punt iets minder uitgebreid is dan P1 monitor, biedt het wel alle belangrijke functies, en natuurlijk heel veel extra opties voor automatisering in en om het huis. Bovendien kun je in Domoticz flexibel gebruik maken van notificaties of de verbruiksgegevens op andere manieren gebruiken, bijvoorbeeld in zelfgeschreven scripts.

Instellen in Domoticz

Domoticz kun je op verschillende manieren instellen en werkt op veel apparaten. De installatie-instructies vormen een goed startpunt. Wil je Domoticz op een nas van Synology installeren, dan kun je voor actuele pakketten naar www.jadahl.com. Ondersteuning voor de slimme meter is al ingebouwd in Domoticz. Ga hiervoor naar Instellingen / Hardware en voeg het apparaat genaamd P1 Smart Meter USB toe. Daarna kies je in de lijst bij Seriële poort de usb-poort waarop je het kabeltje hebt aangesloten. Je kunt dit achterhalen via de shell, maar ook gewoon uitproberen. Stel ook de andere details in, zoals de baudrate die afhankelijk van je meter 9600 of 115200 bit per seconde kan zijn.

©PXimport

Inzoomen op je verbruik

In Domoticz kun je onder het tabje Overige zien wat het actuele verbruik van elektriciteit is en hoeveel gas je vandaag in totaal hebt verstookt. Druk op Log om grafieken te zien voor vandaag en voor de afgelopen week, maand en het afgelopen jaar. De grafiek per maand is vooral handig om piekdagen er uit te pikken, de jaargrafiek is nuttig om lange-termijn trends in je verbruik te ontdekken. Grafieken kun je eventueel exporteren als afbeelding of databasebestand, en de optie Rapport toont verbruiksgegevens als lijst.

Notificaties ontvangen

©PXimport

Naast het monitoren van het verbruik via de gebruikersinterface van Domoticz kun je ook notificaties instellen, zodat je gewaarschuwd word als het verbruik bijvoorbeeld over een bepaalde drempel komt. Hiervoor gebruik je de optie Notificaties die in het blokje voor elektriciteit en gas wordt getoond. Je kunt hier kiezen via welke systemen een notificatie verstuurd moet worden. Dat kan bijvoorbeeld per e-mail, maar ook met een notificatie direct op je smartphone. Als je een Android-smartphone hebt is Pushbullet daarvoor een mooie optie. Je moet de notificaties nog wel zelf configureren via de instellingen van Domoticz.

Waterverbruik meten

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).