Door een Raspberry Pi 2 uit te rusten met sensoren en hem in een weerbestendige behuizing te plaatsen, kun je al voor enkele tientjes een weerstation bouwen. In dit artikel laten we je zien hoe je je eigen weerstation maakt, programmeert en de gegevens verwerkt.

01 Benodigdheden

Voor ons weerstation hebben we een AM2302-temperatuur- en vochtsensor nodig, evenals een BMP180-luchtdruksensor. Daarnaast enkele m/f jumperwires en een breadboard. De sensoren sluiten we via het breadboard aan op de GPIO-pinnen van de Raspberry Pi 2, die de waardes uitleest en ze naar de weerdienst Weather Underground uploadt. Voor die internetverbinding gebruiken we een TP-LINK TL-WN823N WiFi-adapter. Het geheel steken we in een weerbestendige behuizing, zodat ons persoonlijke weerstation buiten kan staan. Alle benodigdheden zijn bij Kiwi Electronics te koop.

©PXimport

02 Raspbian installeren

We gaan ervan uit dat je in de basiscursus over de Raspberry Pi 2 het besturingssysteem Raspbian met de hulp van NOOBS hebt geïnstalleerd. Heb je een ander besturingssysteem met NOOBS geïnstalleerd, zoals OpenELEC, dan is dat eenvoudig terug te draaien. Steek de voeding van je Raspberry Pi in een stopcontact en houd onmiddellijk de Shift-toets ingedrukt om het installatieprogramma opnieuw te openen. Staat er nog helemaal geen besturingssysteem op de microSD-kaart van je Pi, installeer dan NOOBS en start je Pi ervan op.

©PXimport

03 I2C kernelondersteuning

De BMP180-sensor maakt gebruik van het I2C-protocol (Inter-Integrated Circuit) voor communicatie met de Pi. Ondersteuning daarvoor moeten we eerst in de kernel inschakelen. Log in Raspbian in met gebruikersnaam pi en wachtwoord raspberry en voer dan de opdracht sudo raspi-config uit. Navigeer naar Advanced options en druk op Enter, en doe daarna hetzelfde met I2C. Op de vraag of je de I2C-interface wilt inschakelen, ga je met de pijltjestoets naar Ja en druk je op Enter. Bevestig dat je de kernelmodule automatisch wilt laden. Druk daarna in het hoofdmenu van raspi-config op Finish en zeg dat je de Pi nog niet wilt rebooten.

©PXimport

04 I2C testen

We moeten nog één kernelmodule automatisch laten inladen. Voer sudo nano /etc/modules uit en voer een regel met i2c-dev toe. Sluit het bestand en sla het op via Ctrl+X, toets J en druk op Enter. Herstart je Pi met sudo reboot. Daarna testen we of de I2C-ondersteuning werkt. Installeer daarvoor eerst enkele tools met sudo apt-get install i2c-tools. Voer daarna de opdracht sudo i2cdetect -y 1 uit om te controleren welke aangesloten apparaten je Raspberry Pi op de I2C-bus herkent. Voorlopig zijn er dat nog geen, maar het is een handige manier om te testen of de I2C-ondersteuning werkt. De opdracht mag geen foutmelding tonen.

©PXimport

05 Breadboard aansluiten

Omdat we in deze workshop meerdere sensoren gaan aansluiten op dezelfde GPIO-pinnen, gebruiken we een breadboard. We gaan nu met m/f jumperwires de drie eerste GPIO-pinnen van links van de Pi op de onderste rij, met gaatjes in het breadboard verbinden, en hetzelfde voor de derde pin van links op de bovenste rij. Noem de pinnen achtereenvolgens 3V3, SDA, SCL en GND. Bekijk de Raspberry Pinout online. Steek 3V3 in het bovenste gaatje in de linkerkolom +, GND in het bovenste gaatje in de linkerkolom -, SDA in 1a en SCL in 3a.

©PXimport

06 BMP180 aansluiten

De BMP180-sensor komt met een pinheader met zes pinnetjes. Snijd één pinnetje eraf en plaats de pinheader met vijf pinnetjes in de gaatjes van het sensorbordje (je moet ze vastsolderen, maar je kunt de pinnetjes voorlopig op de juiste plaats houden met isolatietape), met de grootste kant van de pinnetjes bovenaan. Sluit nu vier van de pinnetjes met m/f jumperwires op de juiste gaatjes in het breadboard aan. VIN op het sensorbordje steek je in de linkerkolom +, GND in de linkerkolom -, SDA in 1c en SCL in 3c. De gaatjes a tot en met e in dezelfde rij zijn immers verbonden, evenals alle gaatjes in de kolommen + en -.

©PXimport

07 Python-library installeren

Als je alles correct hebt aangesloten en je nu weer sudo i2cdetect -y 1 uitvoert, krijg je in de uitvoer van het programma het getal 77 te zien. Nu moeten we nog de software installeren om de sensor uit te lezen. Installeer eerst enkele benodigdheden met sudo apt-get install git build-essential python-dev python-smbus. Daarna downloaden we de Python-library van Adafruit, de maker van het sensorbordje, met git clone https://github.com/adafruit/Adafruit_Python_BMP.git. Installeren doen we met cd Adafruit_Python_BMP en sudo python setup.py install.

©PXimport

08 BMP180 testen

De Python-library komt met twee voorbeeldprogramma's in de directory examples. We proberen er eentje van uit om te testen of de sensor werkt. Ga naar de juiste directory met cd examples en voer het testprogramma uit met sudo python simpletest.py. Je krijgt nu de temperatuur, luchtdruk, hoogte en luchtdruk op zeeniveau te zien. Het andere voorbeeldprogramma logt de waardes van je sensor periodiek in Google Docs. Wil je dit proberen, bekijk de code dan met nano google_spreadsheet.py en vul je accountgegevens in. Dit laten we als oefening voor de lezer.

©PXimport

09 AM2302 aansluiten

De volgende sensor die we aansluiten is de AM2302 die de temperatuur en luchtvochtigheid meet. Eerst sluiten we het vierde pinnetje op de onderste rij GPIO-pinnen van links (op de Raspberry Pinout website GPCLK0 genoemd) op 5a op het breadboard aan met een m/f jumperwire. Steek de gele draad van de AM2302 nu in 5c, de rode draad in de linkerkolom + en de zwarte draad in de linkerkolom -.

©PXimport

10 Python-library installeren

Nu moeten we nog de juiste software installeren om de AM2302 uit te lezen. Ga terug naar je home-directory met cd en download daarna de Python-library met git clone https://github.com/adafruit/Adafruit_Python_DHT.git. Installeer de library met cd Adafruit_Python_DHT en sudo python setup.py install. De sensor testen gaat eenvoudig met cd examples en dan sudo ./AdafruitDHT.py 2302 4. Als alles goed gaat, krijg je nu de temperatuur en luchtvochtigheid te zien. Soms krijg je overigens geen waardes te zien. Probeer het dan opnieuw, want Raspbian kan de sensor niet altijd betrouwbaar uitlezen.

©PXimport

11 Wifi

Verzeker je ervan dat je een usb-wifi-adapter hebt die compatibel is met Raspbian. Koop je de adapter in een gespecialiseerde Pi-shop, dan zit je meestal goed. Wij hebben de TP-LINK TL-WN823N 300 Mbps draadloze mini-adapter gekozen omdat hij zo klein is. Sluit de adapter via usb aan en geef dan de opdracht iwconfig in. Zie je in de uitvoer informatie over je adapter staan, bijvoorbeeld achter de naam wlan0, dan wordt je adapter door Raspbian herkend.

©PXimport

12 Netwerkconfiguratie

Open met sudo nano /etc/network/interfaces het configuratiebestand voor je netwerkinterfaces. Vervang de regel iface wlan0 inet manual door iface wlan0 inet dhcp en wpa-roam /etc/wpa_supplicant/wpa_supplicant.conf door wpa-conf /etc/wpa_supplicant/wpa_supplicant.conf. Sla het bestand op en sluit het af door weer de toetscombinatie Ctrl+X te gebruiken, kies J en een druk op Enter. Start daarna sudo wpa_cli op om opdrachten te geven aan het programma wpa_supplicant voor de configuratie van je wifi-netwerk.

©PXimport

13 Wifi instellen

Scan de beschikbare wifi-netwerken met scan en toon de resultaten met scan_results. Creëer een netwerk met add_network. Je krijgt als uitvoer 0, het volgnummer van het nieuwe netwerk. Stel dan het SSID in van het netwerk waarmee je wil verbinden: set_network 0 ssid "mijnssid". Geef ook je wachtwoord in met set_network 0 psk "mijnwachtwoord". Schakel het netwerk in met enable_network 0 en sla de configuratie op met save_config. Verlaat het programma met exit en herstart je Pi met reboot. Hierna heeft je Pi draadloos toegang tot internet en kun je de ethernetkabel verwijderen.

©PXimport

14 Registreren op Weather Underground

Als je sensoren werken, gaan we ons eigen weerstation als Personal Weather Station opnemen in het netwerk van Weather Underground, zodat anderen onze metingen via internet kunnen opvragen. Creëer een account door je e-mailadres in te geven en een gebruikersnaam en wachtwoord te kiezen. Klik op de link in de bevestigingsmail. Registreer daarna een nieuw Personal Weather Station. Geef je locatie in, vul in hoeveel meter je Pi zich boven de grond bevindt (in feet) en klik op Verify Location. Vul in het volgende venster nog enkele gegevens in en klik op Submit, waarna je je Station ID krijgt.

©PXimport

15 Waardes uitlezen

Nu moeten we een scriptje schrijven om de juiste waardes uit te lezen. Voor de temperatuur gebruiken we de waardes van de BMP180 omdat die accurater zijn. Open een nieuw bestand met cd en nano lees_waardes.py en geef de code in die je op http://ct.link.ctw.nl/piweer2 vindt. Gebruik bij regels die inspringen een tab en geen spaties en voer je eigen id en wachtwoord in. Sla het bestand op met Ctrl+O en sluit het met Ctrl+X. Daarna zorgen we dat deze code elke vijf minuten uitgevoerd wordt. Typ daarvoor sudo crontab -e in en voeg onderaan de regel */5 * * * * python /home/pi/lees_waardes.py toe. Sla weer op en sluit af.

©PXimport

16 Python-scriptje

In ons script importeren we eerst enkele library's die we nodig hebben, waaronder de twee van Adafruit voor onze sensoren. Daarna lezen we de temperatuur en luchtdruk van de BMP180 in. De temperatuur rekenen we om naar Fahrenheit en de luchtdruk naar inches kwik omdat Weather Underground die eenheden verwacht. Tot slot lezen we ook de luchtvochtigheid van de AM2302 in. Daarna creëren we de url om de gegevens te uploaden. Vul hier je ID en wachtwoord in. Daarna bezoeken we die url met het programma curl en kijken of het uploaden gelukt is.

©PXimport

17 Kaartje

Als je nu op de kaart van Weather Underground naar je persoonlijke weerstation zoekt, krijg je de temperatuur, luchtvochtigheid en luchtdruk te zien. Je draagt nu bij aan het netwerk van Weather Underground door de weerparameters te uploaden zodat iedereen het weer bij je in de buurt kan opzoeken. Weather Underground houdt grafiekjes, minima, maxima en gemiddeldes bij, dus die kan iedereen ook opvragen.

©PXimport

18 Afwerken

Tot slot is het tijd om je weerstation af te werken. Soldeer de pinheader aan de BMP180 als je dat nog niet gedaan had, want anders kan de sensor weleens ophouden met werken. Plaats je Pi en het breadboard met de sensoren in een weerbestendige behuizing en zet die op een plaats in de schaduw, zodat de gemeten waardes correct zijn. Laat een stroomkabel door een van de gaatjes van de behuizing gaan om de Pi van stroom te voorzien.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).