ID.nl logo
Pc opschonen met gratis software PrivaZer
© Reshift Digital
Zekerheid & gemak

Pc opschonen met gratis software PrivaZer

Hoe langer je je computer gebruikt, hoe meer tijdelijke bestanden zich de status van ‘permanent’ toe-eigenen. Voor je het goed en wel beseft, zit je systeem vol nutteloze bestanden. Dan wordt het tijd voor stoffer en blik. We gaan de pc opschonen met de gratis tool PrivaZer.

Het zal je verbazen hoeveel applicaties sporen nalaten op je systeem. Sommige blijven weliswaar lokaal, maar anderen, zoals (super)cookies, reizen vaak ongemerkt mee op je surftochten en kunnen zomaar ook aan derden privacygevoelige gegevens doorspelen.

De gratis tool PrivaZer is bedoeld om zulke gegevens grondig op te schonen en je systeem en schijf ook van allerlei andere ballast te bevrijden. Dowload PrivaZer hier en let tijdens de installatie op het volgende. Als je de Donateur-versie wilt, dan moet je wel de portemonnee trekken en dan komen er een paar extra’s bij. Zoals het automatisch kunnen downloaden van PrivaZer-updates.

Een belangrijke keuze is daarnaast Pas PrivaZer aan uw behoeften aan versus Ga naar hoofdmenu. De eerste optie leid je door zestien vensters waarin u telkens voor een ander onderdeel van de opschoonoperatie vragen moet beantwoorden. Op basis hiervan stelt PrivaZer een opschoonprofiel op en beland je in het hoofdmenu - waar je de gemaakte keuzes alsnog kunt aanpassen.

De tweede optie brengt je meteen bij dat hoofdmenu waar je zelf de gewenste opties moet instellen, zonder de hulp van gerichte vragen. Allemaal een beetje verwarrend, maar hoe dan ook kom je wel bij je einddoel: het gericht laten opschonen van ongewenste onderdelen.

©PXimport

De wizard volgen

Wij kiezen voor de eerste optie. Selecteer Pas PrivaZer aan uw behoeften aan en klik op Volgende. De tool vraag je hoe je je eigen ervaring als computergebruiker inschat: ben je een Basisgebruiker of eerder een Geavanceerde gebruiker? Maak een keuze en het eerste venster van de zestien duikt nu op.

De meeste vragen en mogelijke keuzes spreken gelukkig voor zich, zodat we ons hier tot een paar wat lastiger onderdelen kunnen beperken. Zo duiken onder meer vragen over het weghalen van ongeldige snelkoppelingen op het Bureaublad, het automatisch en onomkeerbaar leegmaken van de Prullenbak, en het verwijderen van de lijst met recente geopende documenten op.

©PXimport

Een van de vragen betreft het verwijderen van ‘thumbnail caches’, zie bovenstaande afbeelding. Die bevatten de miniaturen van je afbeeldingsbestanden, wat maakt dat je die in de Verkenner sneller te zien krijgt. Maak je die caches leeg, dan maakt Windows die de eerstvolgende keer automatisch weer aan, en worden miniaturen van niet langer bestaande afbeeldingen verwijderd. Niet meteen een halszaak dus.

De wizard geef je ook nog de gelegenheid de formuliergegevens voor automatisch aanvullen in je browsers te laten verwijderen. Uit oogpunt van privacy is dat wellicht een goede zet, maar weet wel dat je dan bepaalde gegevens in je browser(s) opnieuw moet invoeren als je die sites bezoekt.

Met een eenvoudig Ja kun je verder nog de websiteminiaturen en de geopende pagina’s (tabbladen) van je laatste surfsessies automatisch laten verwijderen. Ook hier moet je zelf de afweging maken tussen privacy en comfort.

©PXimport

Het onderdeel cookies verwijderen is wel iets delicater. Dat kun je geheel aan PrivaZer overlaten (Ja, automatisch) die in dat geval alleen ‘nuttige cookies’ zal behouden, zodat je voor sites als Google, Facebook, Twitter enzovoort niet opnieuw je wachtwoord moet intikken. Of je laat simpelweg alle cookies weghalen (Neen, Verwijder alle cookies), of je kiest ervoor zelf te beslissen welke cookies je liever kwijt wilt (Neen, handmatige modus).

Verder kun je ook de webcache laten opschonen. Dat is een tijdelijke opslagruimte die ervoor zorgt dat eerder bezochte webpagina’s sneller inladen.

Register, geschiedenis en Prefetch

We zijn inmiddels bij wizardscherm 11 beland en daar gaat het over het reinigen van shellbags, oftewel registersleutels die gegevens bijhouden over mappen die je eerder in de Verkenner had geopend. Op deze site vind je meer uitleg over de mogelijke consequenties van deze informatie.

Verder kun je de geschiedenis van je gamingsessies laten weghalen en kan PrivaZer ruimte vrijmaken indien de schijf nog restanten van een vorige Windows-installatie heeft. Ongeveer hetzelfde geldt voor eerder gedownloade Windows-updates: ook die kun je laten opruimen.

©PXimport

Iets technischer wordt het met Windows Prefetch, een map die de belangrijkste bestanden bevat van toepassingen die je vaak gebruikt. Je kunt ervoor kiezen om de complete inhoud te laten weghalen, maar dan starten die programma’s de eerstvolgende keer iets trager op. Daarom lijkt het ons beter te kiezen voor de optie die alleen ongeldige of oude items uit de Prefetch weghaalt.

Het laatste scherm raad je aan de ‘hibernatie’ van je pc te deactiveren. Dat doe je alleen als je zelden of nooit voor Slaapstand kiest bij het afsluiten van Windows. Bevestig je keuzes met Opslaan.

In het volgende venster kun je al meteen je eerste, vaak langdurige scan laten uitvoeren of je kiest ervoor naar het hoofdmenu te gaan (en later te scannen). Wij kiezen deze laatste optie.

Voorkeuren instellen

In het hoofdvenster tref je onder meer het item Opties aan, waarmee je alsnog – of nogmaals - de zestien stappen van de wizard kunt volgen. Je zult ook merken dat PrivaZer je eerdere keuzes netjes heeft bewaard. Je doet er nu goed aan eerst Geavanceerde opties te selecteren, aangezien je hier een aantal interessante voorkeuren kunt vastleggen.

We raden je aan bij Algemeen ook een vinkje te plaatsen bij Sla registeraanpassingen op bij volgende opschoning. PrivaZer maakt dan een registerback-up zodat je iets hebt om naar terug te keren als PrivaZer iets te grondig het register heeft opgeruimd. Om dezelfde reden plaats je op het tabblad Opschonen het best ook een vinkje bij Altijd een herstelpunt maken. Loop er onverhoopt iets fout, dan kun je het systeem naar zo’n snapshot laten terugkeren.

Tip: Hieraan gerelateerd raden we je de cursus back-up en herstel aan.

©PXimport

Het tabblad Internetbrowsen is vooral handig wanneer je met portable browserversies werkt: je kunt hier dan aangeven waar PrivaZer de browserprofielen kan vinden voor Chrome, Firefox en Opera.

De tabbladen Omvatten en (het wat misleidende) Sluiten zijn elkaars tegenpool. Op het eerste tabblad kun je zelfs mappen of bestanden toevoegen die PrivaZer bij het opschonen eveneens grondig moet leegmaken, bij Sluiten geef je de mappen of bestanden op die je juist buiten het bereik van die opschoningen wil houden.

Scanopties

Heb je alle wizardstappen doorlopen, dan kun je in het hoofdvenster eventueel meteen klikken op Diepgaande scan in 1 klik! of op Schoon op, internetsporen verwijderen met 1 klik! In beide gevallen houdt PrivaZer rekening met de eerder door jou ingestelde opties. Ben je meteen doorgegaan naar dit hoofdvenster, dan klik je eerst op Diepgaande scan, maar zelfs voor wie de wizard heeft doorlopen lijkt ons dit geen slechte keuze: je kunt dan een en ander nog controleren en finetunen.

Wanneer u op Diepgaande scan hebt geklikt, dan maak je PrivaZer eerst duidelijk welk apparaat je wilt laten scannen. Wij gaan hier voor Computer, zodat standaard (alleen) de systeemschijf (doorgaans is dat C:) wordt geselecteerd. In het volgende venster kun je eventueel andere schijven selecteren.

©PXimport

Hier krijg je meteen een goed beeld van welke onderdelen PrivaZer zoal kan controleren, zo’n twintig. Lijk je dit iets te complex, klik dan bovenaan op Geavanceerde gebruiker zodat je de wat vereenvoudigde lijst van de Basisgebruiker te zien krijgt.

Je hoeft alleen een vinkje te verwijderen als je een onderdeel buiten de scan wil houden. We kunnen ons voorstellen dat je bij een aantal onderdelen meer uitleg nodig hebt. Het volstaat dan dat onderdeel te selecteren en op (een van) de links te klikken, zoals Leer meer of Opties.

Scanselecties

We tonen je aan de hand van twee uiteenlopende voorbeelden hoe je te werk kunt gaat bij je scanselecties. Klik alvast op Systeem en vervolgens op Opties. Je krijgt nu een lijst te zien van alle onderdelen waarop je kunt laten scannen met het oog op opschoning. Die zijn opgedeeld in twee subrubrieken (Systeem en Thumbnails), en samen bevatten die selecteerbare 23 items.

Plaats een vinkje bij de items die je wil laten checken. Mocht je niet precies weten waarover het gaat, dan zit er jammer genoeg weinig anders op dan (bijvoorbeeld) bij Dokter Google aan te kloppen, een echte helpfunctie zit niet in PrivaZer.

Over naar de rubriek Cookies, Super/Evercookies. Wanneer je vervolgens op Toon cookies klikt, krijg je drie opties te zien bij Cookies Selectie: Intelligente, Manueel en Verwijder alles.

©PXimport

Kies je Intelligente, dan zie je in het linkerkolom de domeinen waarvan de cookies bewaard blijven. Je kunt ook eigen hostnamen invullen en aan de lijst Toevoegen. Kies je voor Manueel, dan moet je zelf beslissen welke (sub)domeinen je via de pijlknoppen wilt verhuizen naar de kolom Om te behouden of naar Om te verwijderen.

Scanronde

Heb je, al dan niet met hulp van de wizard, alles naar wens ingesteld, dan ben je klaar voor je eerste scan. Dat doe je vanuit het venster met Geavanceerde opties. Controleer of er een vinkje staat bij zowel Maak een herstelpunt als bij Register opslaan. Het vinkje bij Start met opschonen laat je best weg. Je krijgt dan bij de scanresultaten nog de kans om ‘neen’ te zeggen tegen de opschoning.

Sluit bij voorkeur je browser af en klik op de Scan-knop. Na de scanronde krijg je een overzicht dat aangeeft hoeveel ‘sporen’ bij elke rubriek werden gevonden.

Klik zo’n rubriek aan en klik vervolgens op (een van) de links in de rubriek Resultaten. Je ziet nu een gedetailleerde sporenlijst. Standaard worden alle sporen van die rubriek getoond, maar als je bij sommige rubrieken onderaan links op Toon alle klikt, verschijnt een keuzemenu dat als filter werkt. Bij Cookies bijvoorbeeld kun je de gewenste browser selecteren of aangeven dat je Supercookies, Flashcookies of HTML5-cookies van naderbij wilt bekijken.

Opschonen maar!

Haal de vinkjes weg naast de rubrieken die je uiteindelijk toch niet mee wil laten opschonen en start de eigenlijke opschoonoperatie met Schoon op. Er duikt nu een laatste keuzemenu op: Normale opschoning, Snelle opschoning en Turbo opruimen, telkens met een ruw ingeschatte duurtijd.

©PXimport

Bij de eerste en vaak langdurige opschoning wordt ook nog eens alle vrije schijfruimte grondig overschreven. Tenzij je dat echt nodig acht, kies je beter voor een van beide andere, snellere opties.

Is er onverhoopt iets fout gelopen dan kun je, zoals al aangegeven, nog het een en ander terugdraaien. In het hoofdvenster klik je hiervoor op Herstelpunten waarna je kiest voor Register (PrivaZer) of voor Systeem (Windows), het gewenste herstelpunt selecteert en bevestigt met Herstel en de verdere instructies volgt.

Tot slot goed om weten: via de optie Gepland kun je PrivaZer zo instellen dat die op gezette tijden (Maandelijks, Wekelijks of Dagelijks) een of meer stations opschoont. Bij elk geselecteerd station verschijnt dan de link Setup, waarmee je de gewenste operaties selecteert.

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.