Film- en serieliefhebbers hebben maandenlang uitgekeken naar de komst van Netflix. Eindelijk zou er een goede dienst komen waarbij we voor een vast bedrag per maand onbeperkt films en series kunnen kijken. Begin deze maand was het dan eindelijk zo ver en kwam Netflix in Nederland beschikbaar.

Netflix bestaat al sinds 1997 en is begonnen als dvd-verhuurservice. In de loop der jaren is het Amerikaanse bedrijf getransformeerd naar misschien wel de bekendste aanbieder van streaming video in de VS. De dienst wordt naar steeds meer landen uitgerold en Nederland is het zevende Europese land dat aan de beurt is.

Netflix werkt met een abonnementsmodel waarbij voor een vast bedrag per maand onbeperkt naar al het aanbod kan worden gekeken. Het standaardabonnement kost 8 euro per maand. Daarnaast is er een duurder abonnement van 12 euro per maand. Het verschil is het aantal apparaten dat tegelijkertijd mag streamen. Het goedkoopste abonnement kan twee apparaten tegelijkertijd aan, terwijl het duurdere abonnement met vier apparaten tegelijkertijd werkt en wellicht geschikter voor gezinnen is.

Netflix is geen Spotify

Netflix wordt door het onbeperkt streamen voor een vaste prijs vaak de Spotify voor films en series genoemd, maar die vergelijking is niet helemaal correct. De abonnementsstructuur komt inderdaad overeen met Spotify: er kan onbeperkt gestreamd worden voor een vast bedrag. Daar houdt de vergelijking echter op, want waar Spotify vrijwel alle nieuwe muziek onmiddellijk biedt, geldt dat voor Netflix op het gebied van series en films zeker niet.

©PXimport

Netflix biedt ook eigen kwaliteitsseries aan, waaronder 'Orange is the new Black' en 'House of Cards'.

Wie verwacht voor 8 euro per maand naar alle recente films en series te kunnen kijken komt bedrogen uit. Het aanbod op filmgebied bestaat voor het grootste gedeelte uit films van drie jaar of ouder en zelfs dan is het aanbod beperkt, want niet alle filmstudio's werken samen met Netflix.

Betalen kan met een creditcard of automatische incasso. Netflix biedt ook iDEAL, maar dat wordt alleen maar gebruikt om het rekeningnummer voor automatische incasso te verifiëren. Je kunt Netflix één maand gratis uitproberen, daarna wordt het abonnement telkens met één maand verlengd. Je kunt maandelijks opzeggen. Per account kunnen er vijf profielen aangemaakt worden zodat iedere gebruiker zelf kan bijhouden wat er gekeken is en wat toekomstige aanraders zijn. Netflix leert namelijk van je kijkgedrag en beoordelingen en doet suggesties die voor jou interessant zijn. Het verdient daarom de voorkeur om een eigen profiel te gebruiken.

Overal en op alles kijken

Voordat we dieper op het aanbod ingaan, willen we eerst de dienst zelf belichten. Netflix is op een aantal manieren te bekijken. Op de pc is de dienst bereikbaar via een browser. Daarnaast is er ook een app voor Windows 8. Ook voor tablets en smartphones biedt Netflix apps aan: voor iOS, Android en Windows Phone 8. De mobiele apps werken prima, al is het jammer dat de ondertiteling in sommige apps geel is. We hebben de mobiele apps eerder al aan een review onderworpen op deze website.

Netflix is een dienst die op een televisie het beste tot zijn recht komt en ook in dat opzicht worden we niet teleurgesteld. Er zijn apps voor de PlayStation 3, Xbox 360, Wii, Wii U, Apple TV, diverse smart-tv's, blu-ray-spelers en mediaspelers. De kans is dus aanwezig dat je al een apparaat met Netflix-ondersteuning in de huiskamer hebt staan.

©PXimport

De speciale omgeving voor kinderen steekt erg goed in elkaar.

Erg handig is dat er moeiteloos van apparaat kan worden gewisseld. Je kunt dus een serie op bijvoorbeeld een PlayStation 3 (PS3) bekijken, pauzeren en vervolgens op je tablet verder kijken. De apps (inclusief die op afspeelapparatuur als de PS3 en Apple TV) zijn wel wat minder handig om doelloos naar content te zoeken. Via de website kun je heel handig filteren op bijvoorbeeld genre en al het aanbod binnen dat genre bekijken. Daarna is het handig om gevonden content in het onderdeel Mijn lijst op te nemen zodat je het in apps snel terugvindt. Prettig voor seriekijkers is dat de volgende aflevering van een serie automatisch begint.

Streamkwaliteit van Netflix

Veel films en series worden bij Netflix aangeboden in 1080p. De kwaliteit is goed, maar verwacht geen blu-ray-kwaliteit. Netflix biedt namelijk een bitrate van zo'n 5 Mbit/s. Een blu-ray heeft voor audio en video samen een maximale bitrate van 48 Mbit/s. Als we goed kijken, zien we dat het beeld minder scherp is. Toch ziet het beeld er in 720p of 1080p gewoon lekker uit en is het vele malen beter dan dvd. Voor een streamingdienst is het beeld zelfs uitstekend. Bovendien is het momenteel waarschijnlijk onmogelijk een hogere bitrate (en dus kwaliteit) aan te bieden. Netflix zorgt in de Verenigde Staten geregeld voor een derde van het totale internetverkeer en in Nederland was Netflix op de eerste dag al verantwoordelijk voor 10 procent van het Nederlandse internetverkeer.

Naast beeld is natuurlijk ook geluid belangrijk. Netflix biedt recente series en films aan met Dolby Digital Plus in 5.1. De kwaliteit hiervan is grofweg vergelijkbaar met Dolby Digital dat we van dvd's kennen. Dolby Digital Plus is compatibel met het normale Dolby Digital, dus ook op oudere ontvangers wordt Netflix in surround weergegeven. Het hangt wel van het afspeelapparaat af of het geluid in 5.1 via S/PDIF wordt doorgegeven.

Qua beeld- en geluidskwaliteit kan Netflix dus zeker niet concurreren met blu-ray-films of rips met de meest recente HD-geluidsformaten. Voor een streamingdienst zijn zowel beeld als geluid echter heel goed. Overigens bevat niet alle content Dolby Digital Plus en dan is het geluid stereo. Ook is niet álle content in HD. Dat komt deels natuurlijk doordat er oudere series op Netflix staan uit een tijd dat HD nog niet bestond. Meer moeite hebben we met recente films als Out of Time en de Lord of the Rings-films die niet in HD worden aangeboden.

Super HD

Netflix is voor iedereen beschikbaar in 1080p, maar de streamingdienst biedt binnen 1080p wel verschillende kwaliteitsprofielen. De term 1080p zegt immers alleen iets over de resolutie (1920 x 1080) en niet direct over de beeldkwaliteit. De beeldkwaliteit wordt naast de resolutie ook bepaald door de bitrate van een video. Dit is vergelijkbaar met twee jpg-afbeeldingen die beide dezelfde resolutie hebben, maar een verschillende compressieniveau gebruiken. Netflix noemt zijn beste 1080p-kaliteitsprofiel Super HD en dit profiel is alleen beschikbaar als Netflix een overeenkomst met uw internetprovider heeft. In Nederland heeft Netflix op het moment van schrijven een overeenkomst met Ziggo en KPN. De grote internetprovider UPC heeft dus geen overeenkomst met Netflix en gebruikers van deze provider kunnen dan ook niet in de allerbeste kwaliteit kijken. Je kunt eenvoudig controleren of je internetprovider Super HD ondersteunt via deze website. Super HD wordt door Netflix overigens niet naar alle apparatuur verzonden. De Sony PS3, Apple TV, Nintendo Wii U en de Windows 8-app zijn compatibel met Super HD en sommige smart-tv's, blu-ray-spelers en mediastreamers ook. De afspeelsoftware via de website is niet geschikt voor Super HD.

©PXimport

Niet alle internetproviders ondersteunen Netflix' hoogste kwaliteit.

Aanbod op Netflix

Netflix biedt in Nederland een catalogus met een paar honderd titels. Het filmaanbod is best divers, maar de meest recente films zijn al een paar jaar oud. Voor wie films als Pulp Fiction, Shawshank Redemption, Kick-Ass, Bruce Almighty, Armageddon, Kill Bill en Gone in Sixty Seconds nooit heeft gezien, is er veel aanbod. Vreemd is wel dat de tweede en derde Lord of the Rings-films worden aangeboden, terwijl het eerste deel ontbreekt. Netflix gaat hopelijk werk maken van uitbreiding van het filmaanbod.

Qua series is Netflix wat ons betreft sterker, maar ook in het geval van series is het aanbod logischerwijs niet compleet. Populaire series als Games of Thrones, Big Bang Theory, Breaking Bad en Under the Dome ontbreken bijvoorbeeld. Andere populaire series als Dexter, How I Met Your Mother en Californication staan weer wel op Netflix. Voor die series geldt echter dat Netflix een paar seizoenen achterloopt. Niet erg als je nog moet instappen, maar geen alternatief als je de serie al volgt. Er staan ook oudere series op Netflix die al zijn afgelopen en volledig worden aangeboden. Deze series omvatten onder andere Lost, Prison Break, The 4400 en Fringe.

Dat populaire series ontbreken is logisch aangezien de betaalzenders die ze produceren ook eigen streamingdiensten hebben. Bovendien moeten rechten voor films en series per land gekocht worden en sommige rechten zijn waarschijnlijk (nog) niet te koop. Netflix volgt gelukkig het voorbeeld van de betaalzenders en produceert ook zelf een aantal series. Netflix biedt momenteel vijf eigen series: Arrested Development, Derek, Hemlock Grove, House of Cards en Orange Is The New Black.

Deze eigen producties doen niet onder voor series van betaalzenders en zijn zeker aanraders. Naast film en series staan er veel documentaires op Netflix. Concertregistraties vinden we niet. Voor de Nederlandse markt biedt Netflix Nederlandstalige content zoals de films De Heineken Ontvoering, Alles is Liefde en Komt een vrouw bij de dokter. Daarnaast staat er cabaret van onder andere Hans Teeuwen en Leon van der Zanden op.

©PXimport

Netflix biedt een uitgebreid aanbod aan series.

Netflix Kids

Erg goed uitgewerkt is het aanbod voor kinderen. Netflix biedt een aparte omgeving voor kinderen waarbinnen alle voor kinderen geschikte content toegankelijk is. Handig is dat het aanbod ook op personage gesorteerd is. We zien oudere tekenfilmseries als Boes, Alfred J. Kwak, maar ook recentere series als Bob de Bouwer, Nijntje en Powerpuff Girls.

Ook is er een groot aantal kinderfilms beschikbaar, waaronder veel Disney-films. Vreemd is overigens dat een deel van de Disney-films alleen Nederlandstalige audio hebben. Je kunt voor je kind een eigen profiel maken en dit profiel instellen voor een bepaalde leeftijd. Het toevoegen van een wachtwoord is helaas niet mogelijk en een kind schakelt moeiteloos over naar het ouderprofiel en kan via de website zijn eigen profiel zelfs 'upgraden' naar een volwassenenprofiel. Qua ouderlijk toezicht kan Netflix dus nog veel verbeteren.

©PXimport

Het is te hopen dan Netflix het aanbod in Nederland snel weer uit te breiden.

Conclusie

Wij zijn enthousiast over Netflix. Het afspelen werkt soepel en begint vrijwel direct nadat je een programma of film hebt gekozen. De beeld- en geluidskwaliteit zijn voor een streamingdienst erg goed. Een groot gedeelte van het aanbod biedt een prima HD-beeldkwaliteit in combinatie met Dolby Digital-surroundgeluid. De allerbeste kwaliteit is vooralsnog alleen via Ziggo, XS4ALL en KPN beschikbaar. De interface van de apps werkt erg goed en ook daar begint het afspelen onmiddellijk. Fijn is dat de Netflix-app op veel platformen beschikbaar is, waaronder iOS, Android en Windows Phone 8. Daarbij is het fijn dat Netflix als één geheel aanvoelt en je bijvoorbeeld verder kunt kijken op je smartphone waar je op televisie gebleven was. Op het technische gedeelte hebben we dan ook niets aan te merken.

De catalogus is wel voor verbetering vatbaar. Het filmaanbod omvat op zich goede films, maar de films zijn oud. Qua series heeft Netflix het beter voor elkaar, er zitten leuke series tussen. Niet iedere lopende serie is helemaal bij, maar er is genoeg te zien. Netflix' eigen series zijn uiteraard wel compleet en van een hoog niveau. Fijn voor seriekijken is dat de volgende aflevering vanzelf begint. Netflix' aanbevelingsalgoritme werkt daarbij prima en we hebben al leuke content gezien die we zelf nooit gezocht zouden hebben op downloadnetwerken. Wat ons betreft zeker de moeite van het uitproberen waard en wij vinden acht euro per maand een prima prijs voor de dienst die Netflix aanbiedt.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).