Bij mobiele abonnementen is er geen ‘one size fits all’. De wensen lopen sterk uiteen, maar één ding is voor iedereen belangrijk: goed en snel mobiel internet. Hoe kies je een abonnement dat bij je past? En waar moet je op letten bij de keuze van een provider? Mobiel internet kan, mede dankzij 4G, een volwaardig alternatief zijn voor de vaste internetverbinding. Daarmee kun je dan weer geld besparen. Maar wanneer is dat interessant en wat zijn de beperkingen? In dit artikel gaan we op zoek naar het beste mobiele abonnement.

Hoeveel belminuten heb je nodig? Die vraag wordt nauwelijks nog gesteld. De databundel is tegenwoordig het uitgangspunt bij een mobiel abonnement, ook als je het aanbod van providers gaat vergelijken. Toepassingen als WhatsApp, Facebook, Snapchat, Spotify, YouTube en browsen zijn voor veel mensen minstens zo belangrijk als bellen. Meestal zelfs nog belangrijker. Het aantal belminuten of sms’jes is bij de duurdere abonnementen vaak onbeperkt.

De honger naar data is groot: het gemiddelde gebruik stijgt snel en ligt inmiddels rond 1 GB per maand. Providers haken erop in met steeds grotere databundels. Zo verhoogde T-Mobile zijn XL-bundel in 2016 van 12 GB naar 20 GB en introduceerde het ook nog de nieuwe bundel Oneindig Online met onbeperkt internet. Die bundel is nog altijd vrij prijzig met 70 euro per maand. In vergelijking met buitenlandse providers zijn de tarieven vrij hoog. Zo heb je bij Three in het Verenigd Koninkrijk al onbeperkte data voor 23 pond (ongeveer 25 euro). Helemaal onbeperkt is het aanbod van T-Mobile trouwens niet: gebruik je meer dan 5 GB op een dag, dan kun je ongelimiteerd 1 GB per keer toevoegen via de app My T-Mobile. Dat kost niets maar is wel even een handeling natuurlijk. De voorwaarden van dit onbeperkte abonnement zijn wel goed: je mag de dienst op alle apparaten gebruiken, dus ook op bijvoorbeeld mifi-routers (zie 4G via wifi).

©PXimport

Hoeveel data heb je nodig?

Hoeveel data je nodig hebt, hangt sterk af van je gebruik. Vooral streaming muziek (150 tot 200 MB per uur) en video (500 tot 1200 MB per uur) vragen erg veel data. Bij een snelle internetverbinding, bijvoorbeeld via 4G of zelfs 4G+ (zie kader), kiezen streaming-apps als YouTube en Netflix meestal ook nog eens automatisch de hoogste kwaliteit, waardoor het verbruik nog verder toeneemt.

Van 4G naar 4G+ met het juiste toestel

©PXimport

Dekking

Snel en stabiel internet, dat willen we allemaal, maar bij welke provider moet je zijn? Vier providers (KPN, T-Mobile, Vodafone en Tele2) hebben in Nederland een eigen netwerk. Ze vermelden graag hoeveel procent van de bevolking ze bereiken, maar als je op het platteland woont heb je weinig aan zo’n percentage. Het bestuderen van de dekkingskaartjes is in alle gevallen raadzaam. Alle providers hebben zo’n dekkingskaart op hun website. Let op het onderscheid tussen dekking binnenshuis en buitenshuis, maar ook op de beschikbaarheid van 2G en 3G. Zo heeft Tele2 niet alleen de minste 4G-dekking maar ook alleen een 4G-netwerk. Hierdoor kun je buiten het dekkingsgebied niet terugvallen op 2G of 3G, zoals bij de andere providers. Op termijn zullen providers hun 2G- en 3G-netwerken afbreken, zodat ze de frequenties weer kunnen gebruiken voor een betere 4G-dekking. Dat moment is waarschijnlijk nog ver weg: er zijn nog te veel toepassingen die op het langzame maar betrouwbare 2G vertrouwen en nog lang niet iedereen heeft een 4G-toestel. Een andere bron die je kunt raadplegen is het Antenneregister. Deze instantie geeft een overzicht van antenne-installaties in Nederland, waaronder de mobiele zendmasten van providers. Zo kun je wat specifieker opzoeken waar de zendmasten staan.

©PXimport

Meten is weten!

Zelfs als een dekkingskaart uitwijst dat je goed bereik hebt binnenshuis, kan de praktijk anders zijn. Het is daarom altijd verstandig het netwerk uit te proberen voordat je een (duur) abonnement afsluit. Gebruik daarvoor bijvoorbeeld een prepaid simkaart met mobiel internet van diezelfde provider of leen de smartphone van een kennis. De bekende website www.speedtest.net van Ookla is geschikt voor je meting. Hiervoor is bovendien een app beschikbaar, zodat je comfortabel met een smartphone kunt meten (zet dan wel wifi uit!). Er zijn natuurlijk wat factoren die de test beïnvloeden. Zo zal een wat oudere smartphone niet de laatste standaarden ondersteunen waardoor de snelheid lager uit kan vallen.

Netflix heeft ook een eigen speedtest genaamd Fast. De app meet alleen de downloadsnelheid, al is dat bij het bekijken van video of downloaden van bestanden natuurlijk wel de meest relevante waarde. Voor de berekening worden enkele downloads uitgevoerd vanaf Netflix-servers. Na het starten van de app zie je, na een korte wachttijd, direct het resultaat. Uit de Tech Blog van Netflix blijkt dat er, ondanks de simpele werking, behoorlijk wat techniek achter schuilgaat.

Snelheid en latency

Dat 4G razendsnel kan zijn, blijkt wel uit een eenvoudige test op het netwerk van KPN met de app van Speedtest. We hebben dit binnenshuis getest op ongeveer 500 meter afstand van een zendmast met een Galaxy Note 4. We halen gemakkelijk een downloadsnelheid van 115 Mbit/s en uploadsnelheid van 50 Mbit/s. Veel sneller dan de meeste dsl-aansluitingen en ook veel sneller dan normaliter nodig zal zijn op een smartphone. De ping, ook wel latency genoemd, is met 26 ms via 4G ook prima. De ping kun je zien als de tijd die pakketjes tussen gebruiker en server moeten afleggen. Die heb je het liefst zo laag mogelijk, voor een optimale surfervaring en zeker bij het spelen van online games. Tot 100 ms is acceptabel.

Via het wifi-netwerk thuis halen we een hogere snelheid (ruim 200 Mbit/s) en betere ping (6 ms), met dank aan een 500 Mbit/s glasvezelverbinding. Hierbij is wifi natuurlijk een vertragende factor ten opzichte van een bekabelde verbinding.

Simonly

Om een idee te geven welke abonnementen de vier providers momenteel aanbieden zetten we de eenjarige simonly-abonnementen op een rijtje. Daarbij krijg je zoals de naam al aangeeft alleen een simkaart. Een abonnement met toestel levert tegenwoordig niet zo veel voordeel op: toestelsubsidies zijn de afgelopen jaren flink teruggebracht. Koop je wel een toestel bij je abonnement, dan zijn aanbieders verplicht om te specificeren welk deel je voor het toestel betaalt.

Deze tabel is vooral een indicatie: er zitten nog de nodige haken en ogen aan. Zo zijn er vaak forse kortingen, bijvoorbeeld bij T-Mobile, en lopen tarieven buiten de bundel ook aardig uiteen. Wat er gebeurt als je datategoed op is, verschilt ook per provider: bij KPN en T-Mobile gaat de snelheid omlaag zodat je gewoon kunt blijven internetten zonder extra kosten. Bij Vodafone moet je extra betalen: 2 euro per 200 MB. Met de optie BloX Extra Data (maandelijks opzegbaar) kun je je databundel vergroten, bijvoorbeeld 1 GB extra voor 5 euro. Verder kun je bij alle providers op de kosten besparen door een tweejarig in plaats van eenjarig abonnement te kiezen. Zo wordt de aanschaf hoe dan ook nog een flinke puzzel.

©PXimport

Gebruik binnen de EU

Kleinere providers

Naast de vier providers met een eigen netwerk, bestaan er diverse kleinere providers die – met een eigen aanbod – gebruikmaken van de netwerken van de grote providers. Het loont de moeite om te kijken of je bij die providers goedkoper uit bent. We zetten hier enkele interessante opties voor je op een rijtje. We gaan uit van 4G, een bundel vanaf 2 GB en ongeveer 300 minuten bellen. Bij Telfort is 4G inbegrepen, bij de andere providers betaal je tussen 2 en 5 euro per maand extra. Robin Mobile biedt 4G alleen bij de duurdere abonnementen, maar weet zich wel te onderscheiden met onbeperkt gebruik, al is de snelheid gelimiteerd. Bij het pakket Super Snel 4G is de snelheid maximaal 15 Mbit/s voor de eerste 15 GB, daarna gaat de snelheid omlaag naar 0,4 Mbit/s.

©PXimport

4G via wifi

Met een flinke bundel is het natuurlijk interessant om met meerdere apparaten te profiteren van mobiel internet. Je kunt om te beginnen natuurlijk de hotspot-functie van je smartphone gebruiken. Andere apparaten kunnen dan via wifi een verbinding met de smartphone maken en de mobiele internetverbinding delen. Er zijn ook losse kastjes voor beschikbaar, zogenaamde mifi-routers. Een populair voorbeeld is de Huawei E5377 (ongeveer 120 euro). Het is een handzaam apparaatje dat zowel thuis als onderweg van pas kan komen. Een aardige feature is de wifi-offload: de router kan bijvoorbeeld thuis of op het werk verbinding met een bestaand wifi-netwerk maken. Zo heb je altijd de beste verbinding. Een ander voorbeeld is de AVM Fritz!Box! 6820 LTE-router die sinds kort verkrijgbaar is in Nederland. De router ondersteunt 4G maar kan ook terugvallen op 3G en 2G. Ideaal voor wifi in je vakantiehuisje, maar het is functioneel wel wat beperkter dan de routers van hetzelfde bedrijf voor vast internet. Verder kun je bij diverse providers twee simkaarten voor één abonnement gebruiken (zie kader meerdere simkaarten).

©PXimport

Meerdere simkaarten

4G voor thuis

Er zijn nog veel huishoudens die last hebben van traag of instabiel internet via de vaste lijn. Woon je binnen het dekkingsgebied van een mobiele provider, dan kan mobiel internet een interessant alternatief zijn, zeker als je niet te veel data verstookt. KPN en T-Mobile springen er handig in op: KPN heeft een speciaal aanbod exclusief voor gebruikers in buitengebieden waar geen of traag vast internet beschikbaar is, genaamd Internet Buitengebied via 4G. Het 4G-modem, die het signaal omzet naar wifi, kost je eenmalig ongeveer 100 euro. Dat geldt ook voor aanbod van T-Mobile, 4G voor Thuis, dat in oktober werd geïntroduceerd. Hier mag wél iedereen gebruik van maken. T-Mobile geeft je de keuze uit drie bundels: 25, 50 en 100 GB. Als je door de bundel heen bent stopt de verbinding. Je kunt het dan aanvullen met 5 GB (€ 10), 25 GB (€ 20) of 100 GB (€ 40). T-Mobile heeft gekozen voor de aantrekkelijke Huawei E5186-22a, een router die als een van de eerste ook al Cat6 voor snelheden tot 300 Mbit/s ondersteunt. De router biedt bovendien snel wifi (802.11ac) en vier gigabit-ethernetpoorten. Valt het mobiele bereik nog wat tegen, dan is dat met een buitenantenne te verbeteren.

©PXimport

Besparen?

Kun je nou besparen op je mobiele abonnement? Dat hangt natuurlijk helemaal af van het abonnement dat jij nu hebt. Heb je een duur abonnement waarbij je veel data mag verbruiken, maar verbruik je bijvoorbeeld maar 200 MB? Dan kun je wellicht overstappen naar een veel goedkoper abonnement. De prijzen van de verschillende aanbieders ontlopen elkaar over het algemeen niet zo gek veel. Ben je toe aan een nieuw abonnement, bepaal dan met behulp van dit artikel jouw eisen, en zoek (online) naar een mooie aanbieding.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).