Filmen doen we tegenwoordig vooral met de smartphone en soms met een tablet. Het ligt daarom voor de hand om ook het monteren rechtstreeks op deze mobiele apparaten te doen. Met de juiste apps kan dat. Zelfs filmpjes tussen smartphone en tablet uitwisselen, zodat je ze kunt bewerken, is een eitje.

Tip 01: iPhone en iPad

Om gave filmmontages op je iPad of iPhone te maken, is iMovie van Apple de aangewezen app. Sinds het najaar van 2013 krijg je de app zelfs gratis als je een nieuwe telefoon of tablet koopt. Heb je jouw apparaat al wat langer, dan kost de app 4,49 euro. Dat lijkt veel, maar voor dat bedrag mag je hem zowel op je iPhone als de iPad gebruiken. Eenmaal opgestart, tik je op het tabblad Projecten op het plusteken om een nieuwe filmmontage te maken. Lees ook: Films vanuit Dropbox bekijken op je iPad.

Je krijgt dan twee keuzes. Kies je voor Film, dan heb je tijdens het monteren alle vrijheid om te maken wat jij wilt. Ga je voor Trailer, dan krijg je een sjabloon voorgeschoteld, waarmee je een korte preview in Hollywoord-stijl maakt. Je zit dan wel in een strak keurslijf, maar toch is zo'n trailer het proberen waard. Alleen al omdat je gedwongen wordt ultrakorte fragmenten uit te kiezen, waarmee je een compleet verhaal opbouwt. Al doende leer je zo hoe je een boeiende film maakt die ook voor anderen de moeite waard is.

©PXimport

Tip 01 iMovie is hét montageprogramma voor iPhone en iPad.

Tip 02: Monteren met iMovie

Om snel wegwijs te worden in de app, kiezen we voor Film. Aan het einde van dit artikel komen we nog even terug op het maken van een trailer. Vervolgens kies je een thema uit. Een thema bepaalt het uiterlijk van je film. Je kunt ze stuk voor stuk bekijken om alvast een indruk te krijgen. Kies een thema dat je aanspreekt en tik vervolgens rechts bovenin op Maak film om ermee aan de slag te gaan. De volgende stap is om filmmateriaal aan de montage toe te voegen.

Behalve filmpjes kun je trouwens ook foto's en muziek toevoegen. Op een iPad in liggende stand kun je direct een keuze maken via de drie tabs Video, Foto's en Audio. Staat je iPad rechtop of werk je op de iPhone, dan tik je eerst op het pictogram van een filmstripje met een muzieknoot ernaast. Daarna verschijnen de drie tabbladen in beeld.

©PXimport

Tip 02 Een montage kan uit een combinatie van video, foto's en een lekker deuntje bestaan.

Tip 03: Materiaal toevoegen

Om een filmpje aan de montage toe te voegen, ga je dus eerst naar het tabblad Video en tik je vervolgens op het materiaal dat je wilt gebruiken. Daarna tik je op het omlaag wijzende pijltje om het filmpje aan de tijdlijn toe te voegen. Dit herhaal je voor elke film die je in de montage wilt gebruiken. Verder mag je ook foto's toevoegen en hang je er natuurlijk een leuk muziekje onder.

Via het camera-pictogram kun je eventueel nieuw beeldmateriaal opnemen, gewoon rechtstreeks vanuit iMovie. Gebruik het microfoon-pictogram om commentaar bij de beelden in te spreken of om andere geluiden op te nemen. Er verschijnt dan een kadertje waarmee je de geluidsopname start en weer stopt. Zorg wel eerst dat de verticale balk in de tijdlijn zich op de juiste positie in het filmpje bevindt waar je het geluid wilt toevoegen.

©PXimport

Tip 03 Je kunt ook een commentaarstem of geluiden toevoegen.

Tip 04: Tijdlijn ordenen

De volgorde in de tijdlijn bepaal je helemaal zelf. Druk je vinger eventjes op een film, foto, muziekje, of geluidsfragment en sleep het vervolgens naar de gewenste plek toe. Inkorten van een filmpje of muziek werkt ook eenvoudig: tik bijvoorbeeld op een filmpje, zodat er een geel kader omheen verschijnt. Versleep vervolgens de dikke balk aan het begin of het einde om het fragment in te korten.

Zolang dit gele kader te zien is, kun je via opties onderin het scherm het filmpje ook nog splitsen, dupliceren, de afspeelsnelheid ervan aanpassen of een titel toevoegen. Verder is het volume regelbaar van het geluidspoor dat in de film zit. Van een geluidsfragment of muziekstuk is het volume ook nog afzonderlijk instelbaar en kun je het laten in- en uitfaden. Een foto kun je dupliceren of een titel geven. Iets verwijderen uit de tijdlijn kan met het prullenbak-pictogram. De manier waarop twee filmpjes in elkaar overgaan, regel je via het kleine pictogram (twee driehoekjes die naar elkaar wijzen) dat steeds tussen twee filmfragmenten getoond wordt.

©PXimport

Tip 04 Beeldmateriaal, muziek en geluiden zie je in de tijdlijn.

Tip 05: Video uitwisselen

Montages maken met iMovie kan op zowel de iPad als de iPhone. Je kunt het daarom doen waar en wanneer je ook maar wilt. Dan moet je natuurlijk wel al het benodigde beeldmateriaal op het betreffende apparaat hebben staan. Staan (enkele) films op de iPhone en wil je liever monteren op een iPad vanwege het ruimere scherm? Of heb je straks een paar momenten over en wil je liever met de iPhone in de hand aan de slag? Je wisselt onder andere films en foto's snel en eenvoudig uit tussen je mobiele Apple-apparaten via AirDrop.

Haal op beide apparaten met een veeg vanaf de onderzijde van het scherm het bedieningspaneel tevoorschijn. Tik vervolgens op AirDrop en geef aan dat je iPhone of iPad zichtbaar mag zijn voor naar keuze alleen je contacten of voor iedereen. Start daarna de app Foto's, zoek een filmpje op dat je naar het andere apparaat wilt versturen en tik op het delen-pictogram (vierkant met omhoog wijzende pijl). Tik op AirDrop of wacht enkele seconden, waarna je als het goed is de naam van de andere iPhone of iPad te zien krijgt. Tik erop en accepteer op het ontvangende apparaat het verzoek voor het binnenkomende bestand. Ook filmpjes van vrienden haal je zo binnen.

©PXimport

Tip 05 Met AirDrop haal je het benodigde materiaal eenvoudig binnen.

Tip 06: Ander filmmateriaal

Misschien film je wel eens met een filmcamera of fototoestel en wil je dat materiaal ook in de montage gebruiken. Hoe krijg je dat op je iPhone of iPad? Allereerst is het zaak om deze films naar het juiste formaat om te zetten, want Apple-apparaten zijn erg kieskeurig. Converteren is een makkie met het gratis programma Handbrake. Wijs via de knop Source een film aan. Geef bij de optie Destination de map op waar het resultaat terecht moet komen. Kies uiterst rechts voor welk apparaat je het filmmateriaal wilt omzetten. En klik tot slot op de knop Start om de film te converteren. Meerdere films tegelijk omzetten kan eventueel ook door met een wachtrij te werken (via de knop Add to Queue). Na het converteren hoef je de film(s) alleen nog maar op je iPhone of iPad te zetten.

©PXimport

Tip 06 Films van andere apparaten moet je eerst omzetten.

Tip 07: Synchroniseren

Via iTunes zet je de geconverteerde films over naar je mobiele Apple-apparaat. Sluit de iPhone of iPad met een kabeltje op de computer aan. In iTunes ga je via de knop rechtsboven naar het apparaat en dan naar het tabblad Foto's. Zet een vinkje bij Synchroniseer foto's uit en wijs erachter de map aan waarin de filmpjes op de computer staan. Let op dat ook de optie Inclusief video's moet aanstaan en eventueel Alle mappen als er submappen zijn. Rechtsonder klik je op Synchroniseer, waarna de films naar de iPhone of iPad worden gekopieerd. Ze zijn dan net zoals filmpjes die je met het apparaat zelf maakt, gewoon in apps zoals Foto's en iMovie te zien.

©PXimport

Tip 07 Geconverteerde films via iTunes overzetten.

Tip 08: Direct naar iMovie

Misschien wil je die extra films wel in iMovie gebruiken, maar ze verder niet op je iPhone of iPad zien. Ook dat kan. In iTunes ga je dan naar het tabblad Apps van het betreffende apparaat, bladert helemaal omlaag en klikt onder Bestandsdeling op iMovie. Klik daarna rechts onderin op Voeg toe en wijs de film(s) aan. Het materiaal wordt nu rechtstreeks in de opslagruimte van iMovie op je iPad of iPhone gezet en niet in een gewoon album. Om zo'n film te kiezen, ga je in iMovie helemaal terug naar het tabblad Projecten op het beginscherm. Tik op het vierkant met de omlaag wijzende pijl en importeer hiermee de film(s). Je kunt er meteen een nieuwe filmmontage van maken of ze in een bestaande montage opnemen.

©PXimport

Tip 08 Films rechtstreeks in iMovie zetten kan ook.

Tip 09: Exporteren en delen

Alle montages die je met iMovie maakt, vind je terug op het al eerder genoemde tabblad Projecten op het beginscherm van iMovie. Tik op de miniatuur van een montage om hem opnieuw te bewerken, de titel aan te passen, het project weg te gooien of het einderesultaat (de uiteindelijke film) te genereren.

Dat laatste doe je via het delen-pictogram (vierkant met pijl omhoog). Hiermee kun je de video lokaal op het apparaat bewaren, maar ook delen op bijvoorbeeld Facebook of YouTube. Helemaal gaaf is dat je ook hier weer AirDrop kunt kiezen, maar dan om het complete project naar een ander apparaat over te zetten. Zo kun je bijvoorbeeld beginnen met monteren op je iPhone, om er op een later moment mee verder te gaan op je iPad.

©PXimport

Tip 09 Genereer de gemonteerde film of deel hem met vrienden.

Tip 10: Hollywood-trailer

Zoals we in tip 1 al aangaven, kun je met iMovie op je iPhone of iPad een Hollywood-trailer maken. Eerst kies je een sjabloon uit, waarmee je het soort verhaal aangeeft dat je wilt vertellen. Daarna zie je twee grote tabs. Bij Overzicht vul je allerlei gegevens in voor onder meer de aftiteling en op het Storyboard doe je de uiteindelijke montage. De volgorde op de tijdlijn ligt al helemaal vast.

Je hoeft alleen de vakjes die elk een vaste tijdsduur hebben nog maar met een filmfragment te vullen. Tik op een vakje van het storyboard en daarna op een filmpje. Het gele kader geeft meteen de juiste lente aan. Je mag het verschuiven om het juiste fragment uit een film te pakken. De titels in de blauwe balken pas je uiteraard ook aan voor jouw verhaal.

©PXimport

Tip 10 Om een trailer te maken volgt je een vast stramien.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).