Dropbox is superhandig als je je foto's en documenten op verschillende systemen wilt kunnen inzien en bewerken. De dienst heeft een eigen app, maar is ook in een heleboel andere apps ingebouwd!

De kans is groot dat je weleens van Dropbox hebt gehoord of zelf al een fervente gebruiker bent. Het bedrijf was één van de eerste die online opslag van bestanden aanbood, ver voordat iCloud zijn intrede deed. Vanaf het begin in 2007 kreeg je standaard 2 gigabyte vrije schijfruimte, dit was aanvankelijk heel wat, maar in de loop van de tijd werd Dropbox qua opslagruimte ruimschoots ingehaald. Toch biedt de dienst ten opzichte van andere diensten wel voordelen, mede doordat Dropbox voor enorm veel systemen beschikbaar is.

Dropbox

Om Dropbox te kunnen gebruiken, meld je je aan via de website www.dropbox.com of download je de app uit de App Store. In dit laatste geval doorloop je de aanmelding vanuit de app. Gratis heb je 2 gigabyte tot je beschikking, voor een tientje per maand heb je al 1 terabyte ruimte. Dat is meer dan je waarschijnlijk ooit nodig zult hebben, tenzij je je gehele dvd-collectie in de cloud wilt opslaan. Op je computer zie je na aanmelding en installatie dat er een map aan je Windows Verkenner of OS X Finder is toegevoegd. Een voordeel van Dropbox is dat je bestanden of mappen gemakkelijk met anderen kunt delen. Deze verschijnen dan automatisch op de computer van de ontvanger, mits hij of zij Dropbox heeft geïnstalleerd. Op de achtergrond worden bestanden continu gesynchroniseerd, dus als je collega een bestand heeft bewerkt, zal dit automatisch bij jou ook verschijnen.

©PXimport

Op de Mac verschijnt je Dropbox-map automatisch in de Finder.

Dropbox ****

Prijs: Gratis (+ in-app-aankopen)

Omvang: 63,9 MB

Dropbox-app

De hoofdmap van je Dropbox zie je zodra je de Dropbox-app op je iPad opent. Vanwege het gesloten systeem van je iPad, kun je niet zomaar bestanden naar je Dropbox-map slepen. Gelukkig kun je bestanden wel gemakkelijk openen of deelrechten van mappen en bestanden veranderen. Dit doe je door in de Dropbox-app op de map of het bestand naar rechts te vegen. Handig is dat je bestanden ook offline kunt inzien of afspelen. Hiervoor gebruik je de favorieten-functie. Navigeer naar een bestand en tik bovenin op het sterretje. Het bestand wordt nu opgeslagen op je iPad. Je ziet dat het bestand wordt gedownload door het draaiende icoontje naast het wifi-pictogram in de linkerbovenhoek van je iPad. De Dropbox-app kan verschillende typen bestanden vanuit de app afspelen of openen, waaronder mp3-, pdf- en jpg-bestanden.

©PXimport

Markeer een bestand met het sterretje als favoriet om het offline op te slaan.

Camera-upload

Een erg handige functie van Dropbox voor je iPad, is dat je de foto's die je met de iPad maakt, automatisch naar je Dropbox kunt laten uploaden. Tik onderin op Instellingen / Camera-upload en zet de schuif achter Camera-upload aan. Tik op OK om Dropbox toegang tot je camera en filmrol te geven. Als je nu een foto maakt met de camera van je iPad, dan wordt de foto automatisch in een speciale map in Dropbox opgeslagen. Deze functie werkt niet alleen voor toekomstige foto's, alle foto's uit je filmrol worden naar je Dropbox-map gekopieerd. Dit is een beetje raar en het is jammer dat je niet kunt bepalen om alleen toekomstige foto's te kopiëren naar je Dropbox-map. Je kunt natuurlijk wel na synchronisatie alle ongewilde foto's handmatig uit je Dropbox-map verwijderen om ruimte te creëren.

©PXimport

Op de Mac zie je dat de zojuist gemaakte foto meteen aan je Dropbox-map wordt toegevoegd.

Microsoft Office

Sinds kort biedt Dropbox ondersteuning voor Microsoft Office-documenten en andersom. Om een goede samenwerking te garanderen, moet je de laatste versie van Dropbox en de apps van Microsoft op je iPad hebben staan. Elk Office-programma heeft zijn eigen app, na installatie log je in met je Microsoft-account. Als je beide diensten nog niet aan elkaar hebt gekoppeld, zie je in de Office-app de optie Dropbox-ondersteuning. Tik op Account toevoegen om Dropbox aan de Office-app toe te voegen. De Dropbox-app wordt geopend en je wordt gevraagd om beide apps te koppelen, tik op Toestaan. Als je nu bijvoorbeeld in Microsoft Word op Openen tikt, verschijnt je Dropbox-map. Selecteer een document en bewerk het met de tekstverwerker. Het kan zijn dat het bestand nog even moet worden omgezet naar de nieuwste bestandsindeling. Om dit te bevestigen, tik je op Converteren en bewerken.

©PXimport

Om bestanden van je Dropbox-map te kunnen openen en bewerken in een Office-app, moet je beide apps aan elkaar koppelen.

Microsoft Word ***

Prijs: Gratis (+ in-app-aankopen)

Omvang: 264 MB

Microsoft Excel ****

Prijs: Gratis (+ in-app-aankopen)

Omvang: 240 MB

Microsoft PowerPoint ***

Prijs: Gratis (+ in-app-aankopen)

Omvang: 236 MB

Andere apps

De app van Dropbox zelf is vrij eenvoudig, maar doordat het bedrijf zijn API's (Application Programming Interface) beschikbaar stelt aan andere bedrijven, bieden tientallen apps ondersteuning voor Dropbox. Een voorbeeld is GoodReader, een app waarmee je teksten en markeringen kunt toevoegen aan pdf-bestanden. Als je een bewerking hebt uitgevoerd, sla je het bestand gemakkelijk op in je Dropbox-map.

Een bekende app voor audio-liefhebbers is AudioShare. Vanuit de app open je een audio-bestand van je Dropbox-map, bewerk het in AudioShare en deel het op je SoundCloud-profiel. Ook kun je de bewerkte bestanden doorsturen naar andere audio-apps.

De populaire dagboek-app Day One laat je heel eenvoudig en op een mooie manier je dagboek bijhouden. Zodra je een bijdrage hebt gedaan, kun je ervoor zorgen dat deze automatisch in een map in je Dropbox wordt opgeslagen.

©PXimport

Open een audio-bestand van Dropbox om het te bewerken of door te sturen naar een andere app.

GoodReader ****

Prijs: € 4,99

Omvang: 46,2 MB

AudioShare *****

Prijs: € 4,99

Omvang: 5,8 MB

Day One (Journal / Notes / Diary) *****

Prijs: € 4,99

Omvang: 30,7 MB

Carousel

Dropbox heeft zelf een app uitgebracht om foto's mee te bekijken. Carousel by Dropbox moet je apart downloaden en daarna moet je de app toestemming verlenen om je foto's te bekijken. Carousel detecteert of je Dropbox al op je iPad hebt staan en als het goed is, zie je je naam staan nadat je toestemming hebt gegeven. Tik op Doorgaan als en de app is bijna klaar voor gebruik. In de laatste stap wordt gevraagd of Carousel een reservekopie moet maken van je foto's, zet eventueel de schuif uit en tik op Een rondje in Carousel. De app laat je niet alleen de foto's uit je filmrol zien, ook alle foto's die in je Dropbox-account zijn opgeslagen, worden weergegeven alsof ze op je iPad staan.

Als je Camera-uploads op je iPhone hebt opgeslagen en je oudere foto's van je pc naar je Dropbox-map hebt gekopieerd, heb je dus al je foto's ook bij je op je iPad. Dit natuurlijk zonder dat ze daadwerkelijk offline op je iPad worden opgeslagen. Omdat Dropbox weet dat dit veel Dropbox-ruimte kost, krijg je als beloning 3 gigabyte extra ruimte. Deze extra opslagruimte wordt meteen aan je account toegevoegd zodra je je bij Carousel hebt aangemeld. Een leuke functie is de tijdlijn onderin, veeg erover en je ziet alleen foto's die rond die datum zijn gemaakt.

©PXimport

Met de tijdlijn scrol je snel door alle foto's.

Carousel by Dropbox ****

Prijs: Gratis (+ in-app-aankoop)

Omvang: 33,1 MB

Alternatieven

Dropbox is natuurlijk niet de enige speler op de markt, er zijn erg veel alternatieven beschikbaar. De bekendste is iCloud, deze dienst van Apple heeft als grote voordeel dat het al standaard in iOS is geïntegreerd. Met de introductie van iCloud Drive is de concurrentie met Dropbox weer een beetje geïntensiveerd. Microsoft heeft tegenhanger OneDrive en ook hiervan is een app te downloaden voor je iPad, al is de app voor de iPad nog niet zo goed als de dienst voor de Mac of pc. Google Drive is al wat volwassener en biedt je de mogelijkheid om in de app je tekstdocument of spreadsheet te bewerken.

©PXimport

Met de app van Google kun je documenten direct in de app bewerken.

OneDrive ***

Prijs: Gratis (+ in-app-aankoop)

Omvang: 53,6 MB

Google Drive *****

Prijs: Gratis (+ in-app-aankopen)

Omvang: 49,8 MB

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).