Hoewel iOS een uitermate gebruiksvriendelijk besturingssysteem is, kan het altijd beter. Met deze tips haalt u nog meer uit uw iPhone of iPad!

Hoewel Apple’s iOS op veel verschillende apparaten draait (namelijk de iPhone, iPad, iPod touch en Apple TV) kijken we in dit artikel vooral naar wat er allemaal mogelijk is op de tablet en de smartphone. Daar zit verschil tussen, en dat komt vooral doordat de iPhone een aantal functies heeft wat betreft mobiele netwerken, dataverkeer en andere telefoon-specifieke instellingen die een iPad niet altijd heeft, tenzij u een iPad met ingebouwd 3G-modem hebt – dan zijn de meeste van de telefoontips hierop eveneens van toepassing. Verder is vanwege het kleinere scherm van een telefoon (maar ook bijvoorbeeld de iPod touch) vaak een extra druk nodig om bij een instelling te komen. Daar waar dit wellicht wat onduidelijk is, vermelden we dat extra bij een betreffende tip. Om bij de iOS-instellingen te komen, drukt u op Instellingen. Standaard is deze optie op het eerste scherm van uw apparaat te vinden.
 

©CIDimport

​Weg met ongewenste berichten

Het Berichtencentrum is erg handig, maar na verloop van tijd blijken wel érg veel apps en games u iets te hebben melden. Wilt u voortaan alleen nog de écht belangrijke berichten zien, dan drukt u in de app Instellingen op Berichtencentrum. Ten eerste kunt u hier aangeven of u berichten op het toegangsscherm wilt laten zien; mocht u waarde hechten aan uw privacy dan gebruikt u de betreffende schakelaar om de berichtenweergave alhier uit te zetten. De schakelaar-opties spreken verder voor zich, stel het geheel naar wens in. Verder zijn onder het kopje Inclusief – een stukje onder de schakelaars – berichten van afzonderlijke apps te configureren. Per app is steeds weer aan te geven welke onderdelen u wilt laten zien en of geluiden zijn toegestaan. Wilt u van een bepaalde app helemaal geen melding meer ontvangen, dan drukt u onder het kopje Meldingsstijl op het plaatje met bijschrift Geen, helemaal bovenaan.



​​

©CIDimport

Liever niet

Sommige apps vragen toegang tot bijvoorbeeld de microfoon of tot uw Facebook- of Twitteraccount. Soms heel handig (denk bijvoorbeeld aan een app als Skype die de microfoon nodig heeft om te kunnen communiceren), soms twijfelachtig. Heeft een app eenmaal toegang tot bepaalde gegevens, andere apps of hardware dan kunnen ongemerkt gegevens op de achtergrond verstuurd worden. In theorie kan een onschuldig spelletje dan ineens een prima afluisterapparaatje voor een geheime dienst worden. Check onder Privacy dus zo af en toe eens welke apparaten van welke mogelijkheden gebruik mogen maken. Per categorie kunnen apps alsnog geblokkeerd worden in het gebruik van een van de hier genoemde zaken. Onder Reclame hoort trouwens standaard de optie Beperk reclametracking aan te staan, waardoor bedrijven u – mits ze zich aan de regels houden – niet mogen ‘volgen’ tijdens uw surfsessies.


 

©CIDimport

Irritant: broekzakbellen

Vrijwel iedere iPhone-gebruiker zal er vroeg of laat mee geconfronteerd worden: een ongewenst belletje vanuit uw broekzak. Door de Homeknop even ingedrukt te houden wordt namelijk spraakherkenning geactiveerd – en een onderdeel hiervan is voice-dialing. Soms worden het gekraak, geschuifel en opgevangen flarden van gesprekken als een belopdracht gezien waarna een van uw contacten getrakteerd wordt op een vaag telefoontje van u. Om dit uit te schakelen (standaard staat de optie ingeschakeld) gaat u naar Instellingen. Druk op Algemeen, scrol een stukje naar beneden en druk dan op Codeslot. Voer uw toegangscode in (als deze is ingesteld) en in het daarop getoonde scherm zet u de schakelaar achter Voicedialing uit. Druk dan op Algemeen bovenaan en controleer de instelling nogmaals door weer op Codeslot te drukken. Soms springt de schakelaar namelijk weer terug. Helaas zijn andere stemherkenningsopties hiermee niet uit te schakelen; het starten van een deuntje uit uw muziekverzameling behoort dus nog altijd tot de mogelijkheid. Let op: Na elke update van iOS wordt voice-dialing weer ingeschakeld en moet u het wederom uitzetten!


​​
​

©CIDimport

​

​Ruimtevreters op een rij

Ooit gebeurt het een keer: uw i-apparaat nadert z’n limiet betreffende vrije opslagruimte. In plaats van blindelings apps te verwijderen via de ‘wiebelmodus’ en het kruisje (ofwel: houd een app-koppeling ingedrukt tot deze begint te wiebelen en druk dan op het kruisje) is het handiger om eerst eens na te gaan wélke apps (en mogelijke andere zaken) de meeste ruimte innemen. Druk daarvoor in Instellingen op Algemeen en dan aan de rechterkant op Gebruik. Zeker als er veel apps zijn geïnstalleerd en uw iPad/iPhone/iPod Touch is gezegend met flink wat opslagruimte kan het even duren voordat een lijst verschijnt. Is de lijst eenmaal zichtbaar, dan zijn geïnstalleerde apps op aflopende grootte gesorteerd. Druk op Toon alle apps om de volledige lijst te laten zien. U ziet nu ook direct hoeveel ruimte foto’s en video’s innemen. Dit overzicht maakt afgewogen verwijderen net wat praktischer!
 

©CIDimport

Net iets meer privacy

Verzenders van (veelal) commerciële mail, maar ook spammers die willen controleren of een bericht daadwerkelijk geopend wordt – een werkend e-mailadres is daarmee bevestigd – stoppen vaak een afbeelding in een verzonden bericht. Dat kan zelfs een simpele witte pixel zijn. Waar het om gaat is dat de afbeelding op servers van de verzender staan. Zodra een bericht wordt geopend is nu eenvoudig aan de hand van de door de geopende mail binnengehaalde afbeelding te zien of u het bericht gezien hebt. Veel mailsoftware biedt de mogelijkheid om het automatisch laden van afbeeldingen uit te zetten, waarmee dit soort ellende wordt omzeild. Ook in de mail-app van iOS kunt u het automatisch laden van afbeeldingen uitschakelen. Klik hiervoor in Instellingen op E-mail, contacten, agenda’s en zet de schakelaar achter Laad afbeeldingen uit. Voortaan worden gelinkte afbeeldingen niet meer weergegeven in ontvangen berichten (aangehechte foto’s worden wél getoond). Is een mail afkomstig van een vertrouwde afzender en wilt u de afbeeldingen zien, scrol dan helemaal naar het einde van het bericht en druk op Laad alle afbeeldingen.

​

©CIDimport

​Kompas

De iPhone beschikt sinds de komst van iOS7 over een kompas-app. De eerste keer dat u dit gebruikt is kalibreren noodzakelijk. De methode is simpel: kantel het scherm zodat een balletje in beeld volledige cirkels draait. Na een paar rondjes is het kompas klaar voor gebruik. Druk op het scherm om een koersindicator te activeren. Koersafwijkingen worden getoond door een rode band. Zo blijft u makkelijk in de juiste richting lopen, varen of vliegen. Veeg naar rechts over het kompasscherm om een waterpas op te roepen; houdt u de iPhone horizontaal, dan verschijnt een waterbubbel waarmee bijvoorbeeld een tegel in alle richtingen perfect horizontaal is uit te lijnen. Mocht u de kompas-app even niet kunnen vinden, veeg dan in het startscherm naar beneden en tik kompas in het zoekveld.


​

iPad-afbeeldingen in de mail

Als u een afbeelding vanuit de filmrol via e-mail wilt verzenden, vraagt de iPhone voor verzenden netjes welke bestandsgrootte gewenst is. Zo wordt de ontvanger nooit opgezadeld met 8 megapixel-foto’s en ook blijft uw mobiele dataverkeer netjes binnen de perken. De iPad stelt deze vraag niet voor verzenden, hier moet u even goed opletten in de mail-app zelf. In de regel achter Kopie/Blind staat namelijk de tekst Afbeeldingen. Door hier te drukken kunt u alsnog kiezen uit de gewenste bestandsgrootte. Alles minder dan Ware grootte wordt automatisch verkleind.

©CIDimport

​​

©CIDimport

Bedieningspaneel op slot

In iOS 7 is een nieuw bedieningspaneel verschenen met daarop knoppen om bijvoorbeeld snel wifi aan- of uit te zetten, een foto te maken of een timer te starten. U opent het paneel door helemaal strak van de onderste schermrand naar boven te vegen. Punt is dat dit bedieningspaneel ook opgeroepen kan worden als uw apparaat op slot staat. Een grappige collega kan dan ongemerkt wifi uitzetten waardoor het ineens wel erg stil wordt in bijvoorbeeld uw mailbox. Wilt u voorkomen dat onbevoegden kunnen rommelen met een op slot staand i-apparaat, druk dan in Instellingen op Bedieningspaneel en zet de schakelaar achter Op toegangsscherm uit. Wilt u wél een bedieningspaneel kunnen oproepen, maar niet vanuit draaiende apps (bij het spelen van games kunt u door wilde veegacties op net een verkeerd moment het paneel naar voren halen, bijvoorbeeld), dan zet u de schakelaar achter Toegang vanuit apps ook uit. Vanaf dat moment is het Bedieningspaneel alleen oproepbaar vanaf het beginscherm.

​

​

©CIDimport

Toegankelijkheid

Voor mensen met een beperking (denk aan slechthorend- of ziend, of problemen met de motoriek) biedt iOS 7 als vanouds een scala aan mogelijkheden. U vindt ze in Instellingen na een druk op Algemeen en Toegankelijkheid. Ouderen kunnen bijvoorbeeld de optie Grotere tekst eens proberen. Hebt u kinderen of wilt u dat uw gesprekspartners in een vergadering of op de beursvloer alleen die ene geopende app op uw iPad kunnen gebruiken, zet dan de optie Begeleide toegang aan. Na een druk op deze optie stelt u via Stel toegangscode een code in waarmee u deze modus weer kunt verlaten (noteer deze code op een veilige plek!). Zet verder de schakelaar Activeringsknop aan. Start de gewenste app en druk drie maal op de thuisknop, vanaf dat moment is alleen de geopende app nog bruikbaar. Na nogmaals drie keer op de startknop drukken dient u de eerder gekozen code in te voeren en daarna op Stop te drukken om de app weer te ontgrendelen. Let wel even op: drukt u (of uw spruit) te vaak achter elkaar op de thuisknop, dan werkt deze niet meer. Gevolg: uw i-apparaat zit voor altijd vast aan die ene app. Gebeurt dit, dan houdt u de thuisknop én de aan/uit-knop langere tijd ingedrukt tot het apparaat reset (laat de knoppen weer los zodra de appel in beeld verschijnt). Na herstarten keert u dan weer terug naar het startscherm. Deze truc is ook ideaal in geval u de code vergeten bent. In dat geval drukt u direct na de reset en herstart twee keer op de thuisknop en veegt u de op slot gezette app naar boven. Stel vervolgens een nieuwe toegangscode in voor Begeleide toegang en noteer deze nu wél op een veilige plek. Overigens circuleren er ‘horror-ervaringen’ online van gebruikers die ook na een reset zonder code niet uit een app kunnen ontsnappen. In dat bijzondere geval helpt alleen een volledige herstelactie van uw i-apparaat via iTunes. Nog één keertje dus: noteer die code!
 

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).