Muziek draai je tegenwoordig niet meer vanaf een cd. Je hebt een abonnement op een streaming audiodienst en speelt inhoud draadloos vanaf je smartphone naar je versterker. Uiteraard heb je hiervoor wel de juiste apparatuur nodig. In dit artikel lees je hoe streaming audio werkt, welke diensten je hiervoor kunt gebruiken en wat de beste apparatuur hiervoor is.

Tip 01: Streaming audio

Streamen betekent dat je inhoud van je pc, smartphone of tablet draadloos naar een ontvanger stuurt. Zo’n ontvanger kan een versterker zijn, maar ook een tv of speciaal apparaat dat je aan een luidspreker hangt. Er zijn meerdere protocollen beschikbaar om muziek te streamen en vaak zijn deze protocollen niet compatibel met elkaar. Deze draadloze protocollen kunnen op verschillende manieren naar ontvangende apparaten gestuurd worden, het meest gebruikelijk is dat het via wifi of bluetooth gebeurt.

Zonder goede apps is streaming audio echter niet compleet. Je moet beschikken over een grote collectie audiobestanden op je harde schijf, of een abonnement hebben op een streaming muziekdienst om het meeste uit het streamen van muziek te halen. Spotify is de bekendste streaming muziekdienst, maar ook diensten als Deezer, Apple Music, Tidal en Google Play Music hebben veel gebruikers. Elke app heeft een vergelijkbare database, maar er zitten kleine verschillen in. Ook de afspeelkwaliteit kan per dienst of aangeboden abonnement verschillen. Op alle hier genoemde overwegingen gaan we in deze checklist dieper in.

©PXimport

Tip 02: Wifi of bluetooth

Of je streamt via wifi of bluetooth, hangt sterk af van je wensen. Wil je alleen in je huis streamen, dan is wifi meestal de beste optie, omdat het stabiel is en een veel groter bereik heeft dan bluetooth. Voor bluetooth moeten het zendende en ontvangende apparaat zich in de buurt van elkaar bevinden. Muren en ramen beïnvloeden het bereik in grote mate en bluetooth-apparaten moet je voor gebruik koppelen. Dat werkt als volgt. Op je iPhone of iPad zet je bluetooth aan via Instellingen / Bluetooth en tik je op een apparaat dat in de lijst wordt getoond. Als de apparaten met elkaar zijn gekoppeld, kun je muziek van je iPhone naar het ontvangende apparaat zenden. Op een Android-toestel vind je het bluetooth-menu bij Instellingen / Netwerken / Bluetooth, het koppelen werkt hetzelfde.

Wifi heeft een veel groter bereik en je hoeft apparaten niet met elkaar te koppelen. Je zorgt er simpelweg voor dat beide apparaten op hetzelfde netwerk zijn aangesloten, waarna je muziek van het ene naar het andere apparaat kunt streamen. Wil je buitenshuis muziek van je smartphone naar een mobiele luidspreker streamen, dan gaat dit via bluetooth, aangezien je hier in de meeste gevallen geen wifi-netwerk tot je beschikking hebt en bij de speaker in de buurt blijft. In de volgende tips bespreken we eerst de wifi-mogelijkheden, in tip 7 gaan we verder op bluetooth in.

Tip 03: Goedkoop streamen

Verreweg de goedkoopste oplossingen komen van twee grote bekende spelers: Apple en Google. Apple heeft het AirPlay-protocol, Google noemt zijn protocol Cast. In beide gevallen koop je een speciaal apparaat dat je via aan je bestaande audioapparatuur hangt. Je streamt vanaf je smartphone via wifi het signaal naar het AirPlay- of Chromecast-apparaat, die het vervolgens doorgeeft aan bijvoorbeeld een luidspreker, versterker of tv. Deze opties zijn helaas niet compatibel met elkaar: je kunt geen AirPlay-signaal naar een Google Cast-apparaat streamen. Over AirPlay in tip 4 meer en over Cast in tip 5.

Een andere naam die je veel ziet, is Spotify Connect. Dit is een protocol waarmee je muziek van je ene naar je andere Spotify-apparaat kunt sturen. Als je op je smartphone bent ingelogd op Spotify kun je bijvoorbeeld de audio naar je pc met Spotify sturen. Je hebt voor Spotify Connect wel een Premium-abonnement nodig. Spotify Connect werkt overigens niet alleen op je pc, smartphone of tablet, ook sommige luidsprekers ondersteunen tegenwoordig Spotify Connect. Het signaal verstuur je via je wifi-netwerk. 

©PXimport

Tip 04: AirPlay

Maar voor welke van deze opties moet je nu kiezen? We bespreken AirPlay en Google Cast apart. AirPlay is de beste optie als je veel Apple-producten in huis hebt. Je hoeft geen extra software te installeren, want AirPlay wordt standaard ondersteund door je iPhone, iPad en Mac. Om muziek naar een versterker of luidspreker te streamen, heb je een AirPort Express nodig. Dit is een wit kastje dat je op je wifi-netwerk aansluit. Aan de achterkant vind je een minijack-aansluiting waarmee je via een kabel een verbinding naar je versterker of luidspreker trekt.

Op je iPhone veeg je nu naar boven om het grijze bedieningspaneel tevoorschijn te toveren. Het tweede tabblad heet Muziek en onderaan selecteer je de AirPort Express. Alle audio van je iPhone wordt nu naar de AirPort Express gestuurd, dit betekent ook dat berichtgeving van apps doorgestuurd wordt. Wil je alleen audio van specifieke apps streamen, dan doe je dit vanuit de app zelf. In Spotify tik je bijvoorbeeld op Apparaten beschikbaar. Als er AirPlay-compatibele apparaten in je wifi-netwerk zijn te vinden, zie je deze nu gelijk in de lijst en kun je er muziek naar streamen. Een andere optie is om een tweedehands Apple TV aan te schaffen. De nieuwste Apple TV heeft geen audio-uitgang meer, oudere modellen hebben dit wel. Naast audio kan dit apparaat ook beeld ontvangen van je iPhone, iPad of Mac. De Apple TV sluit je via een hdmi-kabel aan op je televisie, de digitale audio-uitgang sluit je via een toslink-kabel aan op je versterker met digitale ingang. Een audiokabel wordt bij beide apparaten niet meegeleverd overigens. Streamen via AirPlay kan overigens ook via Windows, maar alleen vanuit iTunes.

©PXimport

Tip 05: Chromecast

Google heeft een gelijksoortig systeem, genaamd Cast. De normale Chromecast sluit je via een hdmi-kabel op je tv aan, maar de Chromecast Audio is speciaal gemaakt voor het streamen van muziek. De Chromecast Audio heeft twee aansluitingen, met de meegeleverde minijack-kabel sluit je het apparaat aan op een luidspreker of op de aux-ingang van je versterker. Als je versterker een tulp-aansluiting heeft, moet je even een minijack-naar-tulp-kabel aanschaffen. Aan de andere kant heeft de Chromecast een usb-aansluiting, met de meegeleverde usb-kabel en stekker sluit je het apparaatje aan op een stopcontact. Net als de AirPort Express verbind je de Chromecast Audio met je wifi-netwerk. Om muziek van je smartphone of tablet te kunnen streamen naar de Chromecast Audio, heb je de app Google Home nodig. Met deze app kun je meerdere Google-appaten configureren en beheren. Het grote voordeel van de Chromecast Audio is dat het zowel door Android- als iOS-apparaten aan te sturen is, en dat het een goedkope optie is.

©PXimport

Tip 06: Multiroom

Een ander voordeel van de Chromecast Audio ten opzichte van de AirPort Express is dat je de Chromecast Audio in kunt zetten voor multiroom-audio. In de app combineer je twee Chromecast Audio-apparaten tot één virtueel apparaat. Heb je dus een Chromecast Audio aan je geluidssysteem bij je televisie hangen en eentje in je keuken, dan kun je naar beide apparaten tegelijk streamen. Dit doe je door in de app Google Home op het blauwe icoontje te tikken en achter een apparaat in het lijstje voor Groep maken te kiezen. Selecteer minstens twee apparaten en geef onder Groepsnaam een goede naam aan.

Handig is om bijvoorbeeld de naam van de ruimtes waar de Chromecast Audio-apparaten zich bevinden, in de groepsnaam te verwerken. Heb je er één in de keuken en één in de woonkamer, dan noem je je groep bijvoorbeeld Woonkamer en Keuken. Als je nu vanuit een app audio naar deze groep wilt sturen, zie je meteen de namen van de ruimtes waar het heen wordt gestreamd. Wil je alle inhoud van je smartphone naar een Chromecast streamen, dan kun je vanuit de Google Home-app op de drie streepjes tikken en kiezen voor Scherm/audio casten. Als je problemen ondervindt bij de weergave van audio in verschillende ruimtes, dan kun je een vertraging per apparaat aangeven. Dit doe je bij Instellingen / Geavanceerd / Correctie van groepvertraging.

Tip 07: Bluetooth

©PXimport

De hiervoor besproken mogelijkheden werken via wifi. Het alternatief is bluetooth, dat voor- en nadelen heeft. Zoals in tip 2 genoemd, moet je een smartphone of tablet eerst met je bluetooth-apparaat koppelen, en de apparaten mogen zich niet te ver weg van elkaar bevinden. Waar de geluidskwaliteit en stabiliteit in de beginjaren van bluetooth belabberd waren, is de technologie inmiddels bij versie 5 aanbeland en het bereik, de stabiliteit en geluidskwaliteit worden constant verbeterd.

Wil je audio direct naar een luidspreker streamen, dan heb je vaak te maken met luidsprekers die alleen bluetooth ondersteunen. En vrijwel alle moderne versterkers hebben bluetooth aan boord, daarom is het gemakkelijk om muziek te streamen via deze technologie. Wil je muziek draadloos van je smartphone of tablet naar je autoradio streamen? Dan gaat dit in de meeste gevallen ook via bluetooth. Sommige nieuwe auto’s ondersteunen CarPlay van Apple, dit is een manier om niet alleen muziek, maar ook het beeld en geluid van navigatie-apps over de interne boordcomputer en luidsprekers van je auto te laten klinken.

A2DP

Tip 08: Andere systemen

Tot zover de goedkopere oplossingen. Heb je iets meer geld te besteden, of ben je toch van plan nieuwe luidsprekers aan te schaffen, dan kun je ook in echte multiroom-systemen investeren. Sonos heeft een stabiel systeem met luidsprekers die je via apps voor iOS en Android kunt aansturen. Met Sonos kun je gemakkelijk muziek naar meerdere luidsprekers streamen, het nadeel is wel dat elke luidspreker minstens 200 euro kost en je dus heel wat geld moet uitgeven voor een echt multiroom-systeem. De luidsprekers van Sonos zijn overigens vochtbestendig en kun je dus prima in de badkamer plaatsen. Via de app combineer je twee Sonos-luidsprekers tot een stereopaar. Naast Sonos hebben ook onder andere Teufel en Denon goede systemen op de markt. Teufel verovert met de serie Raumfeld de huiskamer, Denon heeft de HEOS-serie om je van multiroom audio te voorzien.

Play-Fi is een redelijk nieuw alternatief en geschikt als je veel waarde hecht aan hoge kwaliteit audio. Je kunt ongecomprimeerde audioformaten zoals wav en aif via de lucht afspelen, iets wat met de andere protocollen niet lukt of slechts beperkt mogelijk is.

©PXimport

Tip 09: Apps

Elke streaming-muziek-app biedt verschillende abonnementen aan. In de meeste gevallen kost een volledig abonnement waarbij je ongelimiteerd muziek kunt streamen zo’n tien euro. Sommige aanbieders bieden daarnaast light-versies van hun abonnementen aan voor een gereduceerd bedrag. Bij zo’n abonnement heb je dan bijvoorbeeld niet de mogelijkheid om de mobiele app te gebruiken, maar kun je alleen muziek via de pc-versie luisteren.

Ook kan het zijn dat je met een gereduceerd abonnement muziek niet tijdelijk offline kan opslaan. Het offline opslaan van muziek is handig als je eens geen internetverbinding hebt en toch van je favoriete muziek wilt kunnen genieten. Overigens worden de liedjes niet als standaard mp3-bestanden op je apparaat opgeslagen, je kunt dus niet een bestand offline opslaan en vervolgens naar een ander systeem kopiëren.

Bijna alle populaire en moderne muziek is te vinden in de databases van de grote spelers, bij klassieke muziek en wereldmuziek kun je soms wel tevergeefs zoeken naar bepaalde dingen. Sommige grote artiesten zoals Taylor Swift hebben besloten om hun muziek niet voor streamingdiensten (of alleen voor sommige diensten) beschikbaar te stellen. Andere artiesten hebben een deal met een specifieke streamingdienst voor een bepaalde tijd, in die tijd is het nieuwe album niet via de andere streamingdiensten te beluisteren.

©PXimport

Welke streamingdienst?

Kooptips

Om optimaal van je gestreamde muziek te kunnen genieten, is het belangrijk dat je over goede apparatuur beschikt. In dit overzicht vind je drie opties die je in je woonkamer kunt installeren.

Google Chromecast Audio

Apple AirPort Express

©PXimport

Sonos PLAY:1

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).