Werk slimmer, niet harder: zo bespaar je kostbare tijd met Gmail-sjablonen
Merk je dat je vaak hetzelfde schrijft in e-mails of moet je regelmatig hetzelfde bericht kopiëren? Dat zijn signalen dat je met mailsjablonen heel wat tijd kunt besparen. Op deze manier maak en gebruik je sjablonen in Gmail.
In dit artikel laten we je zien hoe je in drie eenvoudige stappen een sjabloon in Gmail kunt maken, zodat je niet meer continu datzelfde mailtje hoeft op te stellen:
- Templates aanzetten in de instellingen
- Sjabloon opstellen
- Mail opstellen aan de hand van het sjabloon
Gebruik je liever Outlook? Ook daarin kun je werken met sjablonen: Sjablonen in Outlook: gemak dient de mens
Templates aanzetten
In Gmail is het mogelijk om tot vijftig sjablonen op te slaan. Je kunt dus verschillende sjablonen voor verschillende situaties aanmaken. Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van het scherm en kies Alle instellingen bekijken. Daar ga je naar het tabblad Geavanceerd. Scrol naar beneden tot je bij Templates komt en selecteer Aanzetten. Onderaan gebruik je de knop Wijzigingen opslaan. Hierdoor keer je terug naar je inbox. Gebruik daar de knop Opstellen.
Sjabloon opstellen
Vervolgens begin je met het opstellen van het eerste sjabloon. Houd er rekening mee dat wanneer je Gmail hebt ingesteld om automatisch een e-mailhandtekening toe te voegen, je dan in het sjabloon geen handtekening meer plaatst. Anders zal deze dubbel verschijnen.
Wanneer je klaar bent om je sjabloon op te slaan, klik je op de drie stippen in de rechterbenedenhoek van het venster. Selecteer daar Templates bij de opties en klik op Concept opslaan als template. Klik daarna nog een keer op Opslaan als nieuwe template. Typ een nieuwe naam voor het sjabloon in het pop-up-venster. Deze naam verschijnt ook als onderwerpregel in het e-mailbericht. Klik op Opslaan. Mocht je achteraf toch wijzigingen aan het sjabloon willen aanbrengen, dan moet je het overschrijven. Schrijf dan een gecorrigeerde e-mail en kies Concept opslaan als template bij de naam van het sjabloon dat je wilt wijzigen. Je ontvangt een waarschuwing dat je op het punt staat om een opgeslagen template te overschrijven. Via dezelfde weg kom je ook bij de opdracht Template verwijderen. Nu krijg je een lijstje voorgeschoteld van de bewaarde sjablonen, waar je de templates selecteert die weg mogen.
Begin vanaf een sjabloon
Vanaf dit moment kun je een opgeslagen sjabloon eenvoudig gebruiken. Klik op Opstellen om een nieuw bericht te starten. Selecteer de drie stippen in de rechterbenedenhoek. Open Templates en selecteer het sjabloon dat je nodig hebt. De opgestelde boodschap verschijnt nu als nieuw bericht, maar je kunt de inhoud nog steeds bewerken totdat je op de knop Verzenden klikt.
