Sjablonen in Outlook: gemak dient de mens
Regelmatig versturen we ongeveer dezelfde e-mails voor bijvoorbeeld een uitnodiging, een bedankje of een bevestiging. Gebruik je Outlook, dan kun je jezelf veel werk besparen door gebruik te maken van sjablonen. Hiermee kun je e-mails op voorhand klaarzetten voor gebruik, zelfs inclusief bijlagen.
Wil je jezelf werk uit handen nemen, dan moet je dit artikel lezen. We vertellen je hierin hoe je een e-mailsjabloon op kunt stellen, zodat jij repeterende mailtjes met één druk op de knop kunt versturen. We behandelen het volgende:
- E-mail opstellen
- Opslaan als sjabloon
- Toevoegen aan Snelle stappen
- Versturen maar!
Nog meer automatisch! E-mail automatisch doorsturen: doorsluizen in Outlook
E-mailsjablonen zijn vergelijkbaar met de documentsjablonen in Word of de werkbladsjablonen in Excel. Het handige aan Outlook-sjablonen is dat je met een paar muisklikken zo’n sjabloon kunt oproepen en versturen. Je hoeft dus niet meer alles opnieuw te typen. Zelfs als je een cc- of een bcc-ontvanger aan bepaalde berichten wilt koppelen, kun je die in het sjabloon opnemen. Als een groot deel van je communicatie uit routinematige e-mails bestaat, waarom niet een deel van het werk aan Outlook zelf overlaten?
E-mail klaarzetten
Begin met het opstellen van het bericht dat je als sjabloon wilt gebruiken. Dit doe je net zoals je altijd een nieuw e-mailbericht begint: je klikt op de knop Nieuwe e-mail. Daarna vul je de onderwerpregel in. Eventueel kun je de cc- en bcc-ontvangers invoeren en vervolgens stel je de inhoud van het bericht samen.
Houd er tijdens het opstellen van de inhoud rekening mee dat je dit bericht later nog verschillende keren gaat hergebruiken. Let dus bijvoorbeeld op met tijdsaanduidingen zoals ‘morgen’ of ‘gisteren’. Je kunt, als dat nodig is, ook meteen al bijlagen toevoegen. Het enige wat je nog niet invult, is het veld Aan, want waarschijnlijk zul je dit bericht iedere keer naar een andere persoon verzenden. Alleen als je er zeker van bent dat je het bericht steeds naar deze persoon of dezelfde mailgroep gaat versturen, kun je ook het vak Aan invullen.
Automatische handtekening Mocht je Outlook zo hebben ingesteld dat bij iedere nieuwe e-mail automatisch een standaard handtekening wordt ingevuld, dan moet je even opletten. Dat instellen van een handtekening doe je overigens via Bestand / Opties / Email / Handtekeningen. Vervolgens kun je zo’n handtekening een naam geven, samenstellen en vormgeven … én zal Outlook die handtekening zelf plaatsen, of het nu om een sjabloon gaat of niet. Dus als je gebruikmaakt van een automatische handtekening, voeg dan in het sjabloon geen handtekening meer toe, want anders zullen daar twee handtekeningen verschijnen.
Opslaan als sjabloon
Als het ontwerp helemaal klaar is, moet je het nog als sjabloon opslaan. Hiervoor ga je naar Bestand / Opslaan als. In dit venster kies je in het vak Opslaan als de optie Outlook-sjabloon. Je ziet dat dit een oft-bestand wordt. Geef dit sjabloon een duidelijke en herkenbare naam, want als je de smaak eenmaal te pakken hebt van het werken met sjablonen, dan ga je zeker nog meer van die templates aanmaken. Zorg dus dat je over enkele maanden aan de hand van de naam nog weet waar dit sjabloon voor staat.
Outlook slaat zijn sjablonen altijd op in de map C:\gebruikers\gebruikersnaam\appdata\roaming\microsoft\sjablonen. Dat gebeurt automatisch. Verander het pad naar deze locatie niet, want anders kun je dit sjabloon niet vanuit Outlook openen. Klik op de knop Opslaan. Hiermee staat het sjabloon klaar voor gebruik.
Sjabloon oproepen
De ontwerpers van Outlook hebben de weg naar de sjablonen erg onhandig in het menu verstopt. Het lijkt wel alsof ze hun best hebben gedaan om deze functie onvindbaar te maken. Daarom tonen we eerst door welke menu’s je moet worstelen om zo’n sjabloon te openen. Daarna tonen we enkele sluipweggetjes hoe je deze omleidingen omzeilt.
In het tabblad Start klik je op de knop Nieuwe items. Vervolgens kies je de optie Meer items en vandaar selecteer je Formulier kiezen. In dit venster vind je boven in het vak Zoeken in:. Daar kies je de optie Gebruikerssjablonen in bestandssysteem.
Als je dat hebt gedaan, dan zie je de namen van de sjablonen die je inmiddels hebt aangemaakt. Klik op het sjabloon dat je nodig hebt en daarna gebruik je de knop Openen. Nu komt het sjabloon naar voren, precies zoals je het hebt ingesteld, inclusief de handtekening en eventueel de bijlage(n). Het enige wat je nog hoeft te doen, is de bestemming invullen en verzenden.
Lees ook: Dit zijn de nieuwe AI-functies in Office
Werkbalk Snelle Toegang
Je kunt zelf een knop bouwen om veel sneller bij die sjablonen te komen. Dat scheelt uiteindelijk vier muisklikken.
Bovenaan in Outlook zit de werkbalk Snelle toegang. Mocht je die niet kunnen vinden, klik dan met de rechtermuisknop ergens op een lege plek in het lint en kies of Werkbalk Snelle toegang verbergen of Werkbalk Snelle toegang weergeven. Door die op deze manier aan en uit te zetten, zal je oog meteen vallen op deze extra werkbalk. In deze balk zullen we een knop toevoegen.
Sluipweggetje 1: nieuwe knop
In de werkbalk Snelle toegang staat een klein pijltje dat naar beneden wijst. Klik erop en kies Meer opdrachten. Hierdoor opent het venster Opties voor Outlook. Hier ga je een extra opdracht aan toevoegen, namelijk de opdracht Formulier kiezen.
Je ziet twee keuzevakken. Het linkervak is standaard ingesteld op Populaire opdrachten. Wijzig deze modus in Alle opdrachten. Nu wordt de lijst opdrachten uiteraard nog langer. Klik in het lange linkervak en druk op de F-toets. Hierdoor ga je snel naar de opdrachten die met de letter F beginnen en hoef je niet zolang te zoeken naar de opdracht Formulier kiezen. Selecteer deze opdracht en klik op de knop Toevoegen, zodat de opdracht Formulier kiezen naar het rechtervak verhuist. Klik op OK om de Opties voor Outlook te sluiten.
Vanaf nu zie je de knop Formulier kiezen in de Snelle werkbalk staan. Wanneer je op deze knop klikt, opent het gelijknamige venster. Als je nu vier keer na elkaar op het toetsenbord de pijltjestoets omlaag indrukt, dan ben meteen bij de lijst sjablonen die je hebt klaargezet. Selecteer het sjabloon dat je wilt openen en druk op Enter.
Sluipweggetje 2: snelkoppeling
De tweede weg naar de sjablonen verloopt via een snelkoppeling die je in een map of op het bureaublad bewaart. Wanneer je op deze snelkoppeling klikt, kom je meteen bij de lijst sjablonen.
Open het venster Formulier kiezen. Dat kan door de weg te volgen die we hiervoor hebben uitgelegd of door de knop in de werkbalk Snelle toegang. Als je dit venster opent, zie je het pad naar de sjabloonbestanden. Selecteer dit pad en kopieer het met Ctrl+C. Klik op de knop Annuleer en ga in Windows Verkenner naar het bureaublad. Klik met de rechtermuisknop ergens op het bureaublad en kies Nieuw / Snelkoppeling. In het venster Snelkoppeling maken plak je het pad naar de locatie van de map met sjabloonbestanden. Klik op Volgende. Geef deze koppeling een naam, bijvoorbeeld Sjablonen.
Als je op deze snelkoppeling klikt, opent de map met alle sjablonen, ook die van Word en Excel, maar als je op Type rangschikt, kom je sneller bij de Outlook-sjablonen die je vervolgens kunt openen.
Sluipweggetje 3: snelkoppeling 2
Veronderstel dat je een mooie set e-mailsjablonen hebt aangelegd, dan kun je ook van ieder sjabloon een afzonderlijke snelkoppeling maken, die je daarna samen in een map bewaart. Door op zo’n snelkoppeling te dubbelklikken, opent Outlook rechtstreeks de juiste template.
Eerst open je de map waarin alle sjablonen zitten: C:\gebruikers\gebruikersnaam\appdata\roaming\microsoft\sjablonen. Vervolgens klik je met rechts op het e-mailsjabloon dat je nodig hebt en kies je de opdracht Snelkoppeling maken. Deze snelkoppeling verschijnt dan in dezelfde map. Maak vervolgens op het bureaublad een nieuwe map aan met de naam E-mailsjablonen, waar je de snelkoppeling in sleept die je daarnet hebt aangemaakt. Herhaal dit voor alle e-mailsjablonen die je wilt verzamelen in de map E-mailsjablonen.
Snelle stappen
Handig in Outlook is ook de functie Snelle stappen. Hiermee kun je door middel van een sjabloon direct op berichten reageren.
Veronderstel dat je van verschillende mensen een bericht verwacht en dat je hen telkens de bevestiging wilt sturen dat je hun bijdrage goed hebt ontvangen. Dat is een ideaal klusje voor Snelle stappen. In het tabblad Start vind je de groep Snelle stappen. In het korte lijstje staan al een aantal voorbeelden, maar we beginnen liever met een schone lei. Klik naast het lijstje op de pijl die naar beneden wijst en kies de knop met de bliksem: Nieuwe maken.
Geef de nieuwe snelle stap een betekenisvolle naam en kies een actie. In ons voorbeeld is dat Beantwoorden. Vervolgens gebruik je de blauwe link: Opties weergeven. Bij Onderwerp zal deze stap automatisch een reactie geven op het oorspronkelijke onderwerp. En bij tekst noteer je de boodschap die je wilt versturen. In dit voorbeeld is dat een bedankje en de bevestiging dat alles goed is binnengekomen.
Maak de snelle stap af door onderaan een sneltoets te selecteren. Als je dus later deze bevestigingsmail wilt versturen, hoef je slechts op deze sneltoets te drukken en op Verzenden te klikken.
