ID.nl logo
Sjablonen in Outlook: gemak dient de mens
© Andreas Prott
Huis

Sjablonen in Outlook: gemak dient de mens

Regelmatig versturen we ongeveer dezelfde e-mails voor bijvoorbeeld een uitnodiging, een bedankje of een bevestiging. Gebruik je Outlook, dan kun je jezelf veel werk besparen door gebruik te maken van sjablonen. Hiermee kun je e-mails op voorhand klaarzetten voor gebruik, zelfs inclusief bijlagen.

Wil je jezelf werk uit handen nemen, dan moet je dit artikel lezen. We vertellen je hierin hoe je een e-mailsjabloon op kunt stellen, zodat jij repeterende mailtjes met één druk op de knop kunt versturen. We behandelen het volgende:

  • E-mail opstellen
  • Opslaan als sjabloon
  • Toevoegen aan Snelle stappen
  • Versturen maar!

Nog meer automatisch! E-mail automatisch doorsturen: doorsluizen in Outlook

E-mailsjablonen zijn vergelijkbaar met de documentsjablonen in Word of de werkbladsjablonen in Excel. Het handige aan Outlook-sjablonen is dat je met een paar muisklikken zo’n sjabloon kunt oproepen en versturen. Je hoeft dus niet meer alles opnieuw te typen. Zelfs als je een cc- of een bcc-ontvanger aan bepaalde berichten wilt koppelen, kun je die in het sjabloon opnemen. Als een groot deel van je communicatie uit routinematige e-mails bestaat, waarom niet een deel van het werk aan Outlook zelf overlaten?

E-mail klaarzetten

Begin met het opstellen van het bericht dat je als sjabloon wilt gebruiken. Dit doe je net zoals je altijd een nieuw e-mailbericht begint: je klikt op de knop Nieuwe e-mail. Daarna vul je de onderwerpregel in. Eventueel kun je de cc- en bcc-ontvangers invoeren en vervolgens stel je de inhoud van het bericht samen.

Houd er tijdens het opstellen van de inhoud rekening mee dat je dit bericht later nog verschillende keren gaat hergebruiken. Let dus bijvoorbeeld op met tijdsaanduidingen zoals ‘morgen’ of ‘gisteren’. Je kunt, als dat nodig is, ook meteen al bijlagen toevoegen. Het enige wat je nog niet invult, is het veld Aan, want waarschijnlijk zul je dit bericht iedere keer naar een andere persoon verzenden. Alleen als je er zeker van bent dat je het bericht steeds naar deze persoon of dezelfde mailgroep gaat versturen, kun je ook het vak Aan invullen.

Stel eerst het mailbericht op dat je als sjabloon wilt opslaan.

Automatische handtekening Mocht je Outlook zo hebben ingesteld dat bij iedere nieuwe e-mail automatisch een standaard handtekening wordt ingevuld, dan moet je even opletten. Dat instellen van een handtekening doe je overigens via Bestand / Opties / Email / Handtekeningen. Vervolgens kun je zo’n handtekening een naam geven, samenstellen en vormgeven … én zal Outlook die handtekening zelf plaatsen, of het nu om een sjabloon gaat of niet. Dus als je gebruikmaakt van een automatische handtekening, voeg dan in het sjabloon geen handtekening meer toe, want anders zullen daar twee handtekeningen verschijnen.

Als je een automatische handtekening hebt ingesteld, dan hoef je die niet meer in het sjabloon toe te voegen.

Opslaan als sjabloon

Als het ontwerp helemaal klaar is, moet je het nog als sjabloon opslaan. Hiervoor ga je naar Bestand / Opslaan als. In dit venster kies je in het vak Opslaan als de optie Outlook-sjabloon. Je ziet dat dit een oft-bestand wordt. Geef dit sjabloon een duidelijke en herkenbare naam, want als je de smaak eenmaal te pakken hebt van het werken met sjablonen, dan ga je zeker nog meer van die templates aanmaken. Zorg dus dat je over enkele maanden aan de hand van de naam nog weet waar dit sjabloon voor staat.

Outlook slaat zijn sjablonen altijd op in de map C:\gebruikers\gebruikersnaam\appdata\roaming\microsoft\sjablonen. Dat gebeurt automatisch. Verander het pad naar deze locatie niet, want anders kun je dit sjabloon niet vanuit Outlook openen. Klik op de knop Opslaan. Hiermee staat het sjabloon klaar voor gebruik.

De sjablonen worden als oft-bestanden verzameld in een speciale map.

Sjabloon oproepen

De ontwerpers van Outlook hebben de weg naar de sjablonen erg onhandig in het menu verstopt. Het lijkt wel alsof ze hun best hebben gedaan om deze functie onvindbaar te maken. Daarom tonen we eerst door welke menu’s je moet worstelen om zo’n sjabloon te openen. Daarna tonen we enkele sluipweggetjes hoe je deze omleidingen omzeilt.

In het tabblad Start klik je op de knop Nieuwe items. Vervolgens kies je de optie Meer items en vandaar selecteer je Formulier kiezen. In dit venster vind je boven in het vak Zoeken in:. Daar kies je de optie Gebruikerssjablonen in bestandssysteem.

Als je dat hebt gedaan, dan zie je de namen van de sjablonen die je inmiddels hebt aangemaakt. Klik op het sjabloon dat je nodig hebt en daarna gebruik je de knop Openen. Nu komt het sjabloon naar voren, precies zoals je het hebt ingesteld, inclusief de handtekening en eventueel de bijlage(n). Het enige wat je nog hoeft te doen, is de bestemming invullen en verzenden.

Je komt bij de sjablonen via de opdracht Formulier kiezen.

Lees ook: Dit zijn de nieuwe AI-functies in Office

Werkbalk Snelle Toegang

Je kunt zelf een knop bouwen om veel sneller bij die sjablonen te komen. Dat scheelt uiteindelijk vier muisklikken.

Bovenaan in Outlook zit de werkbalk Snelle toegang. Mocht je die niet kunnen vinden, klik dan met de rechtermuisknop ergens op een lege plek in het lint en kies of Werkbalk Snelle toegang verbergen of Werkbalk Snelle toegang weergeven. Door die op deze manier aan en uit te zetten, zal je oog meteen vallen op deze extra werkbalk. In deze balk zullen we een knop toevoegen.

Zorg dat de werkbalk Snelle toegang in beeld is.

Sluipweggetje 1: nieuwe knop

In de werkbalk Snelle toegang staat een klein pijltje dat naar beneden wijst. Klik erop en kies Meer opdrachten. Hierdoor opent het venster Opties voor Outlook. Hier ga je een extra opdracht aan toevoegen, namelijk de opdracht Formulier kiezen.

Je ziet twee keuzevakken. Het linkervak is standaard ingesteld op Populaire opdrachten. Wijzig deze modus in Alle opdrachten. Nu wordt de lijst opdrachten uiteraard nog langer. Klik in het lange linkervak en druk op de F-toets. Hierdoor ga je snel naar de opdrachten die met de letter F beginnen en hoef je niet zolang te zoeken naar de opdracht Formulier kiezen. Selecteer deze opdracht en klik op de knop Toevoegen, zodat de opdracht Formulier kiezen naar het rechtervak verhuist. Klik op OK om de Opties voor Outlook te sluiten.

Vanaf nu zie je de knop Formulier kiezen in de Snelle werkbalk staan. Wanneer je op deze knop klikt, opent het gelijknamige venster. Als je nu vier keer na elkaar op het toetsenbord de pijltjestoets omlaag indrukt, dan ben meteen bij de lijst sjablonen die je hebt klaargezet. Selecteer het sjabloon dat je wilt openen en druk op Enter.

Voeg de opdracht Formulier kiezen toe aan het rechtervak.

Sluipweggetje 2: snelkoppeling

De tweede weg naar de sjablonen verloopt via een snelkoppeling die je in een map of op het bureaublad bewaart. Wanneer je op deze snelkoppeling klikt, kom je meteen bij de lijst sjablonen.

Open het venster Formulier kiezen. Dat kan door de weg te volgen die we hiervoor hebben uitgelegd of door de knop in de werkbalk Snelle toegang. Als je dit venster opent, zie je het pad naar de sjabloonbestanden. Selecteer dit pad en kopieer het met Ctrl+C. Klik op de knop Annuleer en ga in Windows Verkenner naar het bureaublad. Klik met de rechtermuisknop ergens op het bureaublad en kies Nieuw / Snelkoppeling. In het venster Snelkoppeling maken plak je het pad naar de locatie van de map met sjabloonbestanden. Klik op Volgende. Geef deze koppeling een naam, bijvoorbeeld Sjablonen.

Als je op deze snelkoppeling klikt, opent de map met alle sjablonen, ook die van Word en Excel, maar als je op Type rangschikt, kom je sneller bij de Outlook-sjablonen die je vervolgens kunt openen.

Via een snelkoppeling kom je sneller bij de e-mailsjablonen.

Sluipweggetje 3: snelkoppeling 2

Veronderstel dat je een mooie set e-mailsjablonen hebt aangelegd, dan kun je ook van ieder sjabloon een afzonderlijke snelkoppeling maken, die je daarna samen in een map bewaart. Door op zo’n snelkoppeling te dubbelklikken, opent Outlook rechtstreeks de juiste template.

Eerst open je de map waarin alle sjablonen zitten: C:\gebruikers\gebruikersnaam\appdata\roaming\microsoft\sjablonen. Vervolgens klik je met rechts op het e-mailsjabloon dat je nodig hebt en kies je de opdracht Snelkoppeling maken. Deze snelkoppeling verschijnt dan in dezelfde map. Maak vervolgens op het bureaublad een nieuwe map aan met de naam E-mailsjablonen, waar je de snelkoppeling in sleept die je daarnet hebt aangemaakt. Herhaal dit voor alle e-mailsjablonen die je wilt verzamelen in de map E-mailsjablonen.

Je kunt van ieder sjabloon een snelkoppeling bewaren.

Snelle stappen

Handig in Outlook is ook de functie Snelle stappen. Hiermee kun je door middel van een sjabloon direct op berichten reageren.

Veronderstel dat je van verschillende mensen een bericht verwacht en dat je hen telkens de bevestiging wilt sturen dat je hun bijdrage goed hebt ontvangen. Dat is een ideaal klusje voor Snelle stappen. In het tabblad Start vind je de groep Snelle stappen. In het korte lijstje staan al een aantal voorbeelden, maar we beginnen liever met een schone lei. Klik naast het lijstje op de pijl die naar beneden wijst en kies de knop met de bliksem: Nieuwe maken.

Geef de nieuwe snelle stap een betekenisvolle naam en kies een actie. In ons voorbeeld is dat Beantwoorden. Vervolgens gebruik je de blauwe link: Opties weergeven. Bij Onderwerp zal deze stap automatisch een reactie geven op het oorspronkelijke onderwerp. En bij tekst noteer je de boodschap die je wilt versturen. In dit voorbeeld is dat een bedankje en de bevestiging dat alles goed is binnengekomen.

Maak de snelle stap af door onderaan een sneltoets te selecteren. Als je dus later deze bevestigingsmail wilt versturen, hoef je slechts op deze sneltoets te drukken en op Verzenden te klikken.

Noteer de inhoud van je reactie en leg de snelle stap vast met een sneltoets.

▼ Volgende artikel
Op zoek naar het ideale Vaderdag-cadeau? Maak kans op een Ninja-airfryer!
© Ninja
Huis

Op zoek naar het ideale Vaderdag-cadeau? Maak kans op een Ninja-airfryer!

Wie regelmatig in de keuken staat, weet hoe prettig het is als een apparaat meerdere taken aankan zonder in te leveren op kwaliteit. De Ninja Foodi MAX Dual Zone Airfryer AF400EU is daar een goed voorbeeld van. Hij frituurt zonder olie, bakt zonder oven en kookt sneller dan je gewend bent. En dankzij de twee gescheiden kookzones is hij ook nog eens razend efficiënt. Speciaal voor Vaderdag mogen we bovendien vier exemplaren weggeven!

De Ninja Foodi MAX Dual Zone Airfryer AF400EU is niet zomaar een airfryer, maar een serieus keukentalent met twee volledig gescheiden kookladen van elk 4,75 liter. Dat betekent dat je moeiteloos een complete maaltijd tegelijk kunt bereiden: bijvoorbeeld een portie kippetjes aan de ene kant en frietjes aan de andere. Dankzij de Sync-functie zijn beide gerechten tegelijk klaar, dus geen lauwe friet meer terwijl het vlees nog moet garen.

En met de Match-functie zet je eenvoudig dezelfde instellingen op beide zones als je juist voor een grotere hoeveelheid van één gerecht gaat. Dat klinkt technisch, maar het komt erop neer dat je minder hoeft na te denken en toch meer op tafel zet. Zelfs vaders die normaal gesproken hun ei nog laten aanbranden krijgen hierdoor ineens vleugels in de keuken.

Lees hier onze review van de Ninja Foodi MAX Dual Zone Airfryer AF400EU

©Ninja

Veelzijdig koken met één apparaat

De meeste keukenapparaten hebben gebruiksaanwijzingen van het formaat boekwerk, maar de bediening van deze airfryer is lekker overzichtelijk. Het digitale display is intuïtief, de knoppen spreken voor zich en de zes vooraf ingestelde functies maken het kiezen makkelijk. Airfryen, bakken, roosteren, opwarmen, drogen of de Max Crisp-stand gebruiken? Alles kan, zonder gedoe met temperatuurinstellingen of baktijden opzoeken. En ja, ook voor de vader die denkt dat een quiche een soort Pokémon is, wordt koken hiermee opeens iets wat hij kan – en misschien zelfs leuk gaat vinden.

Nog een groot voordeel: de Ninja AF400EU is niet alleen sneller dan een oven, hij zorgt ook voor gezonder voedsel. Je gebruikt tot 75 procent minder vet, zonder in te leveren op smaak of crunch. Snacks blijven krokant, kip wordt sappig en groenten behouden hun bite. En als het dan eindelijk tijd is om op te ruimen, blijken ook daar geen excuses meer nodig: de kookladen en de bijbehorende roosters mogen gewoon in de vaatwasser. Geen geschrob, geen gezucht, geen smoesjes.

Vaderdagactie: win een Ninja Foodi MAX Dual Zone Airfryer AF400EU!

Speciaal voor Vaderdag mogen we vier exemplaren van de Ninja Foodi MAX Dual Zone Airfryer AF400EU weggeven. Wil jij er één winnen? Doe dan mee aan onze prijsvraag!

De vraag luidt: Wat is de totale capaciteit van de Ninja Foodi MAX Dual Zone Airfryer AF400EU?

Meedoen is eenvoudig: Stuur je antwoord vóór 10 juni 2025 naar winnen@id.nl met als onderwerp Vaderdagactie. ‼️Vergeet niet je naam en adresgegevens te vermelden‼️ De winnaars krijgen op 16 juni persoonlijk bericht.

▼ Volgende artikel
Van powerbank tot adapter: dit zijn de handigste accessoires voor je laptop
© Daisy Daisy
Huis

Van powerbank tot adapter: dit zijn de handigste accessoires voor je laptop

Wil je het maximale halen uit je laptop? Dan kom je al snel uit bij een reeks accessoires die nét dat beetje extra bieden. Natuurlijk denk je dan aan een goede tas, een losse muis of een extern scherm. Maar er zijn ook minder voor de hand liggende hulpmiddelen die het werken, reizen of ontspannen met je laptop makkelijker en handiger maken.

Meer uit je laptop halen met slimme aanvullingen

Slimme accessoires zorgen voor gemak, comfort en betere prestaties. Ze maken het verschil tussen 'gewoon' werken en écht prettig werken. Van extra aansluitmogelijkheden tot handige tools voor onderweg – er is veel mogelijk. Denk aan: 💻 Accessoires die mobiel werken makkelijker maken 💻 extra aansluitmogelijkheden voor kabels, schermen en netwerken 💻 uitbreidingen voor meer opslag of ergonomisch gemak

Lees ook: Op zoek naar een nieuwe laptop? Dit is waar je op moet letten!

Laptopstandaard: comfortabeler en koeler werken

Een laptopstandaard tilt je scherm op tot een prettig kijkniveau. Dat werkt een stuk prettiger voor je nek en schouders. Ideaal voor aan een bureau, maar ook op de bank geeft het meer stabiliteit. Sommige modellen hebben zelfs een ingebouwde ventilator om de temperatuur van je laptop omlaag te brengen. Minder warmte betekent minder slijtage en een langere levensduur van je laptop.

Powerbank: altijd stroom bij de hand

Onderweg of op reis heb je niet altijd een stopcontact in de buurt. Een krachtige powerbank is dan onmisbaar. Kies er een met voldoende capaciteit – minimaal 20.000 mAh – én voldoende vermogen. Veel laptops hebben minstens 60 watt nodig, sommige lichtere modellen kunnen met 30 watt toe. Varianten met een klein zonnepaneel laden ook op via zonlicht, al gaat dat vrij traag. Handig als extra, maar niet als hoofdbron.

©doucefleur

☀️ + 🔋= 🧑‍💻

Solar powerbanks

Wereldstekker: handig voor op reis

In het buitenland zijn stopcontacten lang niet altijd zoals in Nederland. Met een universele reisstekker (ook wel reisadapter of wereldstekker genoemd) kun je overal terecht. Ook hier is het, net als bij je keuze voor een powerbank, weer belangrijk om erop te letten dat het wattage toereikend is voor je laptop.

Usb-naar-internetadapter: stabiel bekabeld internet

Een wifi-verbinding is de standaard voor laptops, maar zo'n draadloze verbinding is helaas niet altijd stabiel. Vooral op drukke netwerken of in gebouwen met dikke muren kan een kabel betrouwbaarder zijn. Veel moderne laptops hebben geen netwerkaansluiting meer. Met een losse adapter los je dat probleem eenvoudig op. Ga op zoek naar een usb-naar-RJ45-adapter (ook wel ethernetadapter genoemd). Die zijn al te vinden voor minder dan 10 euro. Op veel adapters zitten bovendien extra usb-poorten – altijd handig!

Kaartlezer: bestanden overzetten in één keer

Draadloos bestanden overzetten of gewoon al je foto's in de cloud opslaan werkt over het algemeen prima. Maar een losse kaartlezer kan ook handig zijn. Zeker als je liever werkt met fysieke opslag dan met de cloud. Universele kaartlezers zijn goedkoop, compact en plug-and-play.. Voor een paar euro koop je al een universele kaartlezer, met aansluitingen voor bijvoorbeeld microSD, SDHC en UHS-I.

©Karter13

Een vleugje nostalgie: dvd's en blu-rays afspelen

Dvd-spelers zijn verdwenen uit bijna alle laptops. Heb je nog schijfjes met films, software of back-ups? Dan is een externe speler de oplossing. Voor weinig geld sluit je hem aan via usb en speel je alles alsnog probleemloos af.

Externe harde schijf: ruimte maken en back-ups bewaren

Als de opslagruimte op je laptop volloopt, is een externe harde schijf een logische stap. Je bewaart je bestanden fysiek én hebt een back-up bij de hand. Liever niet afhankelijk van de cloud? Dan is dit een betrouwbare manier om je data veilig te stellen.

Docking station: alles aangesloten in één keer

Met een docking station sluit je met één handeling je laptop aan op meerdere schermen, een toetsenbord, netwerk en andere randapparatuur. Alles via één centrale hub. Ideaal voor vaste werkplekken of als je regelmatig wisselt tussen kantoor en thuis. Sommige modellen hebben ook een ingebouwde laptopstandaard of oplader.