ID.nl logo
Sjablonen in Outlook: gemak dient de mens
© Andreas Prott
Huis

Sjablonen in Outlook: gemak dient de mens

Regelmatig versturen we ongeveer dezelfde e-mails voor bijvoorbeeld een uitnodiging, een bedankje of een bevestiging. Gebruik je Outlook, dan kun je jezelf veel werk besparen door gebruik te maken van sjablonen. Hiermee kun je e-mails op voorhand klaarzetten voor gebruik, zelfs inclusief bijlagen.

Wil je jezelf werk uit handen nemen, dan moet je dit artikel lezen. We vertellen je hierin hoe je een e-mailsjabloon op kunt stellen, zodat jij repeterende mailtjes met één druk op de knop kunt versturen. We behandelen het volgende:

  • E-mail opstellen
  • Opslaan als sjabloon
  • Toevoegen aan Snelle stappen
  • Versturen maar!

Nog meer automatisch! E-mail automatisch doorsturen: doorsluizen in Outlook

E-mailsjablonen zijn vergelijkbaar met de documentsjablonen in Word of de werkbladsjablonen in Excel. Het handige aan Outlook-sjablonen is dat je met een paar muisklikken zo’n sjabloon kunt oproepen en versturen. Je hoeft dus niet meer alles opnieuw te typen. Zelfs als je een cc- of een bcc-ontvanger aan bepaalde berichten wilt koppelen, kun je die in het sjabloon opnemen. Als een groot deel van je communicatie uit routinematige e-mails bestaat, waarom niet een deel van het werk aan Outlook zelf overlaten?

E-mail klaarzetten

Begin met het opstellen van het bericht dat je als sjabloon wilt gebruiken. Dit doe je net zoals je altijd een nieuw e-mailbericht begint: je klikt op de knop Nieuwe e-mail. Daarna vul je de onderwerpregel in. Eventueel kun je de cc- en bcc-ontvangers invoeren en vervolgens stel je de inhoud van het bericht samen.

Houd er tijdens het opstellen van de inhoud rekening mee dat je dit bericht later nog verschillende keren gaat hergebruiken. Let dus bijvoorbeeld op met tijdsaanduidingen zoals ‘morgen’ of ‘gisteren’. Je kunt, als dat nodig is, ook meteen al bijlagen toevoegen. Het enige wat je nog niet invult, is het veld Aan, want waarschijnlijk zul je dit bericht iedere keer naar een andere persoon verzenden. Alleen als je er zeker van bent dat je het bericht steeds naar deze persoon of dezelfde mailgroep gaat versturen, kun je ook het vak Aan invullen.

Stel eerst het mailbericht op dat je als sjabloon wilt opslaan.

Automatische handtekening Mocht je Outlook zo hebben ingesteld dat bij iedere nieuwe e-mail automatisch een standaard handtekening wordt ingevuld, dan moet je even opletten. Dat instellen van een handtekening doe je overigens via Bestand / Opties / Email / Handtekeningen. Vervolgens kun je zo’n handtekening een naam geven, samenstellen en vormgeven … én zal Outlook die handtekening zelf plaatsen, of het nu om een sjabloon gaat of niet. Dus als je gebruikmaakt van een automatische handtekening, voeg dan in het sjabloon geen handtekening meer toe, want anders zullen daar twee handtekeningen verschijnen.

Als je een automatische handtekening hebt ingesteld, dan hoef je die niet meer in het sjabloon toe te voegen.

Opslaan als sjabloon

Als het ontwerp helemaal klaar is, moet je het nog als sjabloon opslaan. Hiervoor ga je naar Bestand / Opslaan als. In dit venster kies je in het vak Opslaan als de optie Outlook-sjabloon. Je ziet dat dit een oft-bestand wordt. Geef dit sjabloon een duidelijke en herkenbare naam, want als je de smaak eenmaal te pakken hebt van het werken met sjablonen, dan ga je zeker nog meer van die templates aanmaken. Zorg dus dat je over enkele maanden aan de hand van de naam nog weet waar dit sjabloon voor staat.

Outlook slaat zijn sjablonen altijd op in de map C:\gebruikers\gebruikersnaam\appdata\roaming\microsoft\sjablonen. Dat gebeurt automatisch. Verander het pad naar deze locatie niet, want anders kun je dit sjabloon niet vanuit Outlook openen. Klik op de knop Opslaan. Hiermee staat het sjabloon klaar voor gebruik.

De sjablonen worden als oft-bestanden verzameld in een speciale map.

Sjabloon oproepen

De ontwerpers van Outlook hebben de weg naar de sjablonen erg onhandig in het menu verstopt. Het lijkt wel alsof ze hun best hebben gedaan om deze functie onvindbaar te maken. Daarom tonen we eerst door welke menu’s je moet worstelen om zo’n sjabloon te openen. Daarna tonen we enkele sluipweggetjes hoe je deze omleidingen omzeilt.

In het tabblad Start klik je op de knop Nieuwe items. Vervolgens kies je de optie Meer items en vandaar selecteer je Formulier kiezen. In dit venster vind je boven in het vak Zoeken in:. Daar kies je de optie Gebruikerssjablonen in bestandssysteem.

Als je dat hebt gedaan, dan zie je de namen van de sjablonen die je inmiddels hebt aangemaakt. Klik op het sjabloon dat je nodig hebt en daarna gebruik je de knop Openen. Nu komt het sjabloon naar voren, precies zoals je het hebt ingesteld, inclusief de handtekening en eventueel de bijlage(n). Het enige wat je nog hoeft te doen, is de bestemming invullen en verzenden.

Je komt bij de sjablonen via de opdracht Formulier kiezen.

Lees ook: Dit zijn de nieuwe AI-functies in Office

Werkbalk Snelle Toegang

Je kunt zelf een knop bouwen om veel sneller bij die sjablonen te komen. Dat scheelt uiteindelijk vier muisklikken.

Bovenaan in Outlook zit de werkbalk Snelle toegang. Mocht je die niet kunnen vinden, klik dan met de rechtermuisknop ergens op een lege plek in het lint en kies of Werkbalk Snelle toegang verbergen of Werkbalk Snelle toegang weergeven. Door die op deze manier aan en uit te zetten, zal je oog meteen vallen op deze extra werkbalk. In deze balk zullen we een knop toevoegen.

Zorg dat de werkbalk Snelle toegang in beeld is.

Sluipweggetje 1: nieuwe knop

In de werkbalk Snelle toegang staat een klein pijltje dat naar beneden wijst. Klik erop en kies Meer opdrachten. Hierdoor opent het venster Opties voor Outlook. Hier ga je een extra opdracht aan toevoegen, namelijk de opdracht Formulier kiezen.

Je ziet twee keuzevakken. Het linkervak is standaard ingesteld op Populaire opdrachten. Wijzig deze modus in Alle opdrachten. Nu wordt de lijst opdrachten uiteraard nog langer. Klik in het lange linkervak en druk op de F-toets. Hierdoor ga je snel naar de opdrachten die met de letter F beginnen en hoef je niet zolang te zoeken naar de opdracht Formulier kiezen. Selecteer deze opdracht en klik op de knop Toevoegen, zodat de opdracht Formulier kiezen naar het rechtervak verhuist. Klik op OK om de Opties voor Outlook te sluiten.

Vanaf nu zie je de knop Formulier kiezen in de Snelle werkbalk staan. Wanneer je op deze knop klikt, opent het gelijknamige venster. Als je nu vier keer na elkaar op het toetsenbord de pijltjestoets omlaag indrukt, dan ben meteen bij de lijst sjablonen die je hebt klaargezet. Selecteer het sjabloon dat je wilt openen en druk op Enter.

Voeg de opdracht Formulier kiezen toe aan het rechtervak.

Sluipweggetje 2: snelkoppeling

De tweede weg naar de sjablonen verloopt via een snelkoppeling die je in een map of op het bureaublad bewaart. Wanneer je op deze snelkoppeling klikt, kom je meteen bij de lijst sjablonen.

Open het venster Formulier kiezen. Dat kan door de weg te volgen die we hiervoor hebben uitgelegd of door de knop in de werkbalk Snelle toegang. Als je dit venster opent, zie je het pad naar de sjabloonbestanden. Selecteer dit pad en kopieer het met Ctrl+C. Klik op de knop Annuleer en ga in Windows Verkenner naar het bureaublad. Klik met de rechtermuisknop ergens op het bureaublad en kies Nieuw / Snelkoppeling. In het venster Snelkoppeling maken plak je het pad naar de locatie van de map met sjabloonbestanden. Klik op Volgende. Geef deze koppeling een naam, bijvoorbeeld Sjablonen.

Als je op deze snelkoppeling klikt, opent de map met alle sjablonen, ook die van Word en Excel, maar als je op Type rangschikt, kom je sneller bij de Outlook-sjablonen die je vervolgens kunt openen.

Via een snelkoppeling kom je sneller bij de e-mailsjablonen.

Sluipweggetje 3: snelkoppeling 2

Veronderstel dat je een mooie set e-mailsjablonen hebt aangelegd, dan kun je ook van ieder sjabloon een afzonderlijke snelkoppeling maken, die je daarna samen in een map bewaart. Door op zo’n snelkoppeling te dubbelklikken, opent Outlook rechtstreeks de juiste template.

Eerst open je de map waarin alle sjablonen zitten: C:\gebruikers\gebruikersnaam\appdata\roaming\microsoft\sjablonen. Vervolgens klik je met rechts op het e-mailsjabloon dat je nodig hebt en kies je de opdracht Snelkoppeling maken. Deze snelkoppeling verschijnt dan in dezelfde map. Maak vervolgens op het bureaublad een nieuwe map aan met de naam E-mailsjablonen, waar je de snelkoppeling in sleept die je daarnet hebt aangemaakt. Herhaal dit voor alle e-mailsjablonen die je wilt verzamelen in de map E-mailsjablonen.

Je kunt van ieder sjabloon een snelkoppeling bewaren.

Snelle stappen

Handig in Outlook is ook de functie Snelle stappen. Hiermee kun je door middel van een sjabloon direct op berichten reageren.

Veronderstel dat je van verschillende mensen een bericht verwacht en dat je hen telkens de bevestiging wilt sturen dat je hun bijdrage goed hebt ontvangen. Dat is een ideaal klusje voor Snelle stappen. In het tabblad Start vind je de groep Snelle stappen. In het korte lijstje staan al een aantal voorbeelden, maar we beginnen liever met een schone lei. Klik naast het lijstje op de pijl die naar beneden wijst en kies de knop met de bliksem: Nieuwe maken.

Geef de nieuwe snelle stap een betekenisvolle naam en kies een actie. In ons voorbeeld is dat Beantwoorden. Vervolgens gebruik je de blauwe link: Opties weergeven. Bij Onderwerp zal deze stap automatisch een reactie geven op het oorspronkelijke onderwerp. En bij tekst noteer je de boodschap die je wilt versturen. In dit voorbeeld is dat een bedankje en de bevestiging dat alles goed is binnengekomen.

Maak de snelle stap af door onderaan een sneltoets te selecteren. Als je dus later deze bevestigingsmail wilt versturen, hoef je slechts op deze sneltoets te drukken en op Verzenden te klikken.

Noteer de inhoud van je reactie en leg de snelle stap vast met een sneltoets.

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 flinke airfryers voor de lekkere trek
© ID.nl
Huis

Waar voor je geld: 5 flinke airfryers voor de lekkere trek

Bij ID.nl zijn we dol op kwaliteitsproducten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Een paar keer per week speurt de redactie binnen een bepaald thema naar zulke deals. Ben je op zoek naar een prijsvriendelijke airfryer waar veel voedel in past? We hebben vijf interessante modellen voor je gespot.

Met een airfryer kun je van alles klaarmaken: frietjes, snacks, groenten, kip en zelfs cake. Het grootste voordeel is dat je gezonder kunt koken zonder dat je smaak hoeft in te leveren. Ook maakt het minder rommel en stinkt je huis niet naar frituurvet. Bovendien hoef je er weinig omkijken naar te hebben: je stelt de tijd en temperatuur in, en de airfryer doet de rest. Wij vonden een vijftal mooie, grote modellen voor je.

Ninja Max Pro AF180EU

De Ninja Max Pro AF180EU is nog steeds een van de meest polulaire airfryers van dit moment. Dit 2000 watt-model heeft een riante inhoud van 6,2 liter. Hiermee braad je met gemak vier kippenbouten gaar. Met het bedieningspaneel kies je tussen zes kookfuncties, namelijk heteluchtfrituren, knapperig maken, bakken, braden, drogen en opwarmen. Je selecteert op het overzichtelijke bedieningspaneel de tijd en temperatuur, waarna je lekker achterover kunt leunen. De maximaal instelbare temperatuur bedraagt 240 graden.

Zoals we inmiddels van Ninja-airfryers gewend zijn, bevat ook dit exemplaar een zogeheten crispplaat. Daarmee geef je jouw gerechten een lekker krokant laagje! Voor het klaarmaken van kleine porties plaats je dit onderdeel eventueel een verdieping hoger. Klaar met koken? Doe de lade en crispplaat dan in de vaatwasser. Ninja levert een receptenboek mee. Lees voor ervaringen van andere gebruikers deze reviews op Kieskeurig.nl.

Philips 3000 Series NA352/04

Philips heeft op airfryergebied al sinds jaar en dag een goede reputatie. Met een gemiddelde beoordeling van een 8,9 onder Kieskeurig.nl-bezoekers is de 3000 Series NA352/04 daarvan weer eens het bewijs. Vrijwel alle testers waarderen de aanwezigheid van twee manden. Logisch, want je maakt zo tegelijkertijd twee verschillende gerechten klaar. De manden zijn overigens niet even groot. De gedachte daarvan is dat je zo een hoofd- en bijgerecht kunt scheiden. De totale inhoud bedraagt negen liter. 

In tegenstelling tot de meeste andere airfryers heeft dit model een bedieningspaneel aan de bovenzijde. Je activeert hierop bijvoorbeeld de synchronisatiefunctie, zodat gerechten met afwijkende bereidingstijden op hetzelfde moment klaar zijn. Dankzij een hoog vermogen van 2750 watt kun je de mandjes helemaal volstoppen, want alles wordt evengoed gaar. We vallen met deze airfryer in herhaling, maar ook dit exemplaar was op het moment van schrijven nooit eerder zo goedkoop.

Ninja Foodi FlexDrawer AF500EU

Met de imposante Ninja Foodi FlexDrawer AF500EU maak je moeiteloos twee gerechten tegelijk klaar. Deze variant beschikt namelijk over twee flinke lades met een inhoud van 5,2 liter. Hierdoor serveer je bijvoorbeeld tegelijk friet en een bittergarnituur. Je stelt voor elke kookzone een ander kookprogramma in. Hebben de afzonderlijke gerechten een andere bereidingstijd? Met behulp van de Sync-functie regelt de airfryer dat alle etenswaren evengoed op hetzelfde moment klaar zijn. Vanwege de omvang ondersteunt het apparaat een hoog vermogen van 2470 watt.

In de zogenoemde Megazone-modus kun je eten in één grote lade van maar liefst 10,4 liter bereiden. Verwijder hiervoor de verdeler en maak zo bijvoorbeeld een grote hoeveelheid patat klaar. Met de twee bijgesloten crispplaten geef je snacks en vleesgerechten een krokant laagje. Gebruik de draaiknop om het gewenste programma te selecteren. Kies tussen knapperig maken, heteluchtfrituren, braden, bakken, opwarmen, drogen en rijzen. Overweeg je om deze grote airfryer te kopen? Wacht dan niet te lang, want het product is momenteel goedkoper dan ooit.

Philips Premium Smart Sensing HD9867/90

Ten opzichte van veel andere airfryers gaat dit exemplaar van Philips een stapje verder. Op basis van de hoeveelheid en het gerecht kiest de Premium Smart Sensing HD9867/90 namelijk op eigen houtje de optimale temperatuur en bereidingstijd. Het resultaat is een perfecte maaltijd! Er zijn vijf automatische kookprogramma's. Uiteraard kun je als alternatief ook zelf het aantal graden Celsius en de tijd instellen. Bewaar favoriete instellingen eventueel in het geheugen en kies de volgende keer direct jouw zelfbedachte programma.

Deze airfryer heeft een mand met een inhoud van 7,3 liter. Volgens de fabrikant maak je daarin 1,4 kilo patat klaar. Bovendien kun je er met gemak een volledige kip in kwijt. Het hoge vermogen van 2225 watt zorgt ervoor dat alle etenswaren geleidelijk gaar worden. Kortom, vul het hele mandje gerust met bitterhapjes. Philips ontwikkelt een eigen app waarin je allerlei lekkere gerechten voor deze airfryer kunt vinden. Tot slot is het product op het moment van schrijven goedkoper dan ooit.

Tefal Easy Fry & Grill Dual EY905D

De Easy Fry & Grill Dual EY905D van Tefal scoort goed bij gebruikers op Kieskeurig.nl – de positieve reviews spreken voor zich. Bovendien is dit model momenteel aantrekkelijk geprijsd. Deze airfryer beschikt over twee aparte kookzones: een ruime linkerlade van 5,2 liter voor bijvoorbeeld het hoofdgerecht en een rechterlade van 3,1 liter voor een bijgerecht. Zo kun je moeiteloos vlees en groenten tegelijkertijd bereiden. De temperatuur en bereidingstijd stel je per lade afzonderlijk in, en dankzij de synchronisatiefunctie zijn beide gerechten tegelijkertijd klaar om te serveren.

Je hebt keuze uit acht automatische programma’s. Met een simpele tik op het display selecteer je bijvoorbeeld het friet-, vis-, groente- of kipprogramma, waarna de juiste instellingen automatisch worden toegepast. Handig is ook het hoge vermogen van 2700 watt, waardoor je eten snel en gelijkmatig wordt bereid. Tot slot: Tefal belooft een lange levensduur, want door de beschikbaarheid van reserveonderdelen is deze airfryer zeker vijftien jaar te repareren.

▼ Volgende artikel
Hoe betrouwbaar zijn weer- en regenapps eigenlijk?
© Kaspars Grinvalds
Huis

Hoe betrouwbaar zijn weer- en regenapps eigenlijk?

Wel of niet een terrasje pakken? Jas mee of hoeft dat niet? Vanavond de BBQ aan of toch maar binnen de airfryer? Even snel de weerapp checken is inmiddels een automatisme geworden. Vooral in de zomer bekijken we massaal de regenradar. Maar hoe betrouwbaar zijn die voorspellingen eigenlijk? Waarom kloppen ze soms tot op de minuut, en lijken ze op andere momenten nergens op? En kun je erop vertrouwen als je je planning erop afstemt?

☀️⛅☔ In dit artikel lees je:

• Hoe weerapps aan hun data komen • Waarom voorspellingen soms wel, en soms niet kloppen • Hoe je een weerapp zo goed mogelijk interpreteert • Waarom het weer (vooral lokaal!) toch altijd blijft verrassen

Lees ook: De handigste apps voor een onvergetelijke zomer

Van meting tot melding: hoe een app aan zijn data komt

Weerapps maken geen eigen voorspellingen, maar gebruiken data van meteorologische instituten zoals het KNMI, ECMWF (European Centre for Medium-Range Weather Forecasts) of het Amerikaanse NOAA (National Oceanic and Atmospheric Administration). Die instellingen verwerken gigantische hoeveelheden informatie uit weerstations, satellieten, vliegtuigen, weerballonnen en radars. Op basis daarvan draaien ze computermodellen die het weer proberen te voorspellen. Zo'n model analyseert bijvoorbeeld hoe luchtdruksystemen zich bewegen, hoe windrichtingen veranderen en wat de temperatuurverschillen zijn in verschillende lagen van de atmosfeer.

Een weerapp kiest één of meer van die modellen als basis en combineert dat met eigen algoritmes en visualisaties. De bekende buienradars gaan nog een stap verder en laten regen zien die al is gevallen of onderweg is. Daarvoor gebruiken ze gegevens van neerslagradars, die elk kwartier of zelfs elke vijf minuten een nieuwe 'foto' maken van waar regenbuien zich bevinden en hoe die zich verplaatsen.

Waarom voorspellingen wél en soms juist níet kloppen

In grote lijnen zijn de verwachtingen van weerapps vaak behoorlijk accuraat, zeker als het om de eerstkomende uren gaat. Hoe dichter je bij het moment zit, hoe betrouwbaarder de voorspelling. Dat komt omdat het weer zich op korte termijn minder grillig gedraagt dan op langere termijn. Je kunt een bui redelijk goed volgen over een tijdsbestek van een uur of twee, maar het is veel lastiger om drie dagen vooruit exact te zeggen wanneer en waar die bui valt.

Vooral bij regenval in de zomer zit daar vaak de grootste afwijking. Zomerse buien ontstaan door opwarming van de lucht en ontwikkelen zich snel en lokaal. Op het ene moment lijkt er nog niets aan de hand, en tien minuten later valt er een wolkbreuk in één wijk, terwijl een paar straten verderop de stoep droog blijft. Dat maakt het haast onmogelijk om op straatniveau precies te voorspellen waar het gaat regenen.

Daarnaast hangt veel af van welk weermodel de app gebruikt. Het Europese ECMWF-model wordt wereldwijd gezien als zeer nauwkeurig, maar is ook duur om te gebruiken. Sommige apps kiezen daarom voor Amerikaanse modellen of zelfs simpelere versies om kosten te besparen. Dat maakt de ene app betrouwbaarder dan de andere, ook al lijken ze qua uiterlijk op elkaar.

©ID.nl

De weerapp goed interpreteren

Wie slim omgaat met weerapps, kan er veel profijt van hebben. Kijk niet alleen naar het icoontje van een zon of wolk, maar naar de verwachte neerslag in millimeters en het tijdstip daarvan. Bekijk ook de regenradar in beweging en niet als stilstaand beeld: je ziet dan hoe snel een bui zich verplaatst en of je die kunt ontwijken.

Veel apps geven tegenwoordig ook aan hoe 'zeker' een voorspelling is. Staat er bijvoorbeeld 40% kans op regen? Dan betekent dat: op 4 van de 10 vergelijkbare dagen in het verleden viel er daadwerkelijk neerslag. Het is geen gokje, maar een inschatting op basis van modelberekeningen. En hoe hoger dat percentage, hoe groter de kans dat het ook echt nat wordt.

Waarom het weer (vooral lokaal!) blijft verrassen

Ondanks alle technologie blijft het weer een natuurverschijnsel met een eigen wil. Geen enkel model is feilloos. Kleine veranderingen in luchtdruk of windrichting kunnen grote gevolgen hebben, zeker in een land als Nederland waar zee, rivieren en open vlaktes allemaal invloed uitoefenen. Dat verklaart waarom het soms ineens hard begint te regenen terwijl je app nog droog weer beloofde – of andersom.

Toch is de betrouwbaarheid van de meeste apps de afgelopen jaren sterk toegenomen. Snellere computers, betere satellietbeelden en geavanceerdere modellen zorgen ervoor dat de inschattingen steeds dichter bij de werkelijkheid komen. Maar honderd procent garantie biedt geen enkele app, en dat is misschien maar goed ook: want we moeten natuurlijk wel íéts hebben om over te klagen, toch?

Regen én harde wind?

Kijk voor stormparaplu's