Regelmatig versturen we ongeveer dezelfde e-mails voor bijvoorbeeld een uitnodiging, een bedankje of een bevestiging. Gebruik je Outlook, dan kun je jezelf veel werk besparen door gebruik te maken van sjablonen. Hiermee kun je e-mails op voorhand klaarzetten voor gebruik, zelfs inclusief bijlagen.

E-mailsjablonen zijn vergelijkbaar met de documentsjablonen in Word of de werkbladsjablonen in Excel. Het handige aan Outlook-sjablonen is dat je met een paar muisklikken zo’n sjabloon kunt oproepen en versturen. Je hoeft dus niet meer alles opnieuw te typen. Zelfs als je een cc- of een bcc-ontvanger aan bepaalde berichten wilt koppelen, kun je die in het sjabloon opnemen. Als een groot deel van je communicatie uit routinematige e-mails bestaat, waarom niet een deel van het werk aan Outlook zelf overlaten?

E-mail klaarzetten

Begin met het opstellen van het bericht dat je als sjabloon wilt gebruiken. Dit doe je net zoals je altijd een nieuw e-mailbericht begint: je klikt op de knop Nieuwe e-mail. Daarna vul je de onderwerpregel in. Eventueel kun je de cc- en bcc-ontvangers invoeren en vervolgens stel je de inhoud van het bericht samen.

Houd er tijdens het opstellen van de inhoud rekening mee dat je dit bericht later nog verschillende keren gaat hergebruiken. Let dus bijvoorbeeld op met tijdsaanduidingen zoals ‘morgen’ of ‘gisteren’. Je kunt, als dat nodig is, ook meteen al bijlagen toevoegen. Het enige wat je nog niet invult, is het veld Aan, want waarschijnlijk zul je dit bericht iedere keer naar een andere persoon verzenden. Alleen als je er zeker van bent dat je het bericht steeds naar deze persoon of dezelfde mailgroep gaat versturen, kun je ook het vak Aan invullen.

Opslaan als sjabloon

Als het ontwerp helemaal klaar is, moet je het nog als sjabloon opslaan. Hiervoor ga je naar Bestand / Opslaan als. In dit venster kies je in het vak Opslaan als de optie Outlook-sjabloon. Je ziet dat dit een oft-bestand wordt. Geef dit sjabloon een duidelijke en herkenbare naam, want als je de smaak eenmaal te pakken hebt van het werken met sjablonen, dan ga je zeker nog meer van die templates aanmaken. Zorg dus dat je over enkele maanden aan de hand van de naam nog weet waar dit sjabloon voor staat.

Outlook slaat zijn sjablonen altijd op in de map C:\gebruikers\gebruikersnaam\appdata\roaming\microsoft\sjablonen. Dat gebeurt automatisch. Verander het pad naar deze locatie niet, want anders kun je dit sjabloon niet vanuit Outlook openen. Klik op de knop Opslaan. Hiermee staat het sjabloon klaar voor gebruik.

Sjabloon oproepen

De ontwerpers van Outlook hebben de weg naar de sjablonen erg onhandig in het menu verstopt. Het lijkt wel alsof ze hun best hebben gedaan om deze functie onvindbaar te maken. Daarom tonen we eerst door welke menu’s je moet worstelen om zo’n sjabloon te openen. Daarna tonen we enkele sluipweggetjes hoe je deze omleidingen omzeilt.

In het tabblad Start klik je op de knop Nieuwe items. Vervolgens kies je de optie Meer items en vandaar selecteer je Formulier kiezen. In dit venster vind je boven in het vak Zoeken in:. Daar kies je de optie Gebruikerssjablonen in bestandssysteem.

Als je dat hebt gedaan, dan zie je de namen van de sjablonen die je inmiddels hebt aangemaakt. Klik op het sjabloon dat je nodig hebt en daarna gebruik je de knop Openen. Nu komt het sjabloon naar voren, precies zoals je het hebt ingesteld, inclusief de handtekening en eventueel de bijlage(n). Het enige wat je nog hoeft te doen, is de bestemming invullen en verzenden.

Lees ook: Dit zijn de nieuwe AI-functies in Office

Werkbalk Snelle Toegang

Je kunt zelf een knop bouwen om veel sneller bij die sjablonen te komen. Dat scheelt uiteindelijk vier muisklikken.

Bovenaan in Outlook zit de werkbalk Snelle toegang. Mocht je die niet kunnen vinden, klik dan met de rechtermuisknop ergens op een lege plek in het lint en kies of Werkbalk Snelle toegang verbergen of Werkbalk Snelle toegang weergeven. Door die op deze manier aan en uit te zetten, zal je oog meteen vallen op deze extra werkbalk. In deze balk zullen we een knop toevoegen.

Sluipweggetje 1: nieuwe knop

In de werkbalk Snelle toegang staat een klein pijltje dat naar beneden wijst. Klik erop en kies Meer opdrachten. Hierdoor opent het venster Opties voor Outlook. Hier ga je een extra opdracht aan toevoegen, namelijk de opdracht Formulier kiezen.

Je ziet twee keuzevakken. Het linkervak is standaard ingesteld op Populaire opdrachten. Wijzig deze modus in Alle opdrachten. Nu wordt de lijst opdrachten uiteraard nog langer. Klik in het lange linkervak en druk op de F-toets. Hierdoor ga je snel naar de opdrachten die met de letter F beginnen en hoef je niet zolang te zoeken naar de opdracht Formulier kiezen. Selecteer deze opdracht en klik op de knop Toevoegen, zodat de opdracht Formulier kiezen naar het rechtervak verhuist. Klik op OK om de Opties voor Outlook te sluiten.

Vanaf nu zie je de knop Formulier kiezen in de Snelle werkbalk staan. Wanneer je op deze knop klikt, opent het gelijknamige venster. Als je nu vier keer na elkaar op het toetsenbord de pijltjestoets omlaag indrukt, dan ben meteen bij de lijst sjablonen die je hebt klaargezet. Selecteer het sjabloon dat je wilt openen en druk op Enter.

Sluipweggetje 2: snelkoppeling

De tweede weg naar de sjablonen verloopt via een snelkoppeling die je in een map of op het bureaublad bewaart. Wanneer je op deze snelkoppeling klikt, kom je meteen bij de lijst sjablonen.

Open het venster Formulier kiezen. Dat kan door de weg te volgen die we hiervoor hebben uitgelegd of door de knop in de werkbalk Snelle toegang. Als je dit venster opent, zie je het pad naar de sjabloonbestanden. Selecteer dit pad en kopieer het met Ctrl+C. Klik op de knop Annuleer en ga in Windows Verkenner naar het bureaublad. Klik met de rechtermuisknop ergens op het bureaublad en kies Nieuw / Snelkoppeling. In het venster Snelkoppeling maken plak je het pad naar de locatie van de map met sjabloonbestanden. Klik op Volgende. Geef deze koppeling een naam, bijvoorbeeld Sjablonen.

Als je op deze snelkoppeling klikt, opent de map met alle sjablonen, ook die van Word en Excel, maar als je op Type rangschikt, kom je sneller bij de Outlook-sjablonen die je vervolgens kunt openen.

Sluipweggetje 3: snelkoppeling 2

Veronderstel dat je een mooie set e-mailsjablonen hebt aangelegd, dan kun je ook van ieder sjabloon een afzonderlijke snelkoppeling maken, die je daarna samen in een map bewaart. Door op zo’n snelkoppeling te dubbelklikken, opent Outlook rechtstreeks de juiste template.

Eerst open je de map waarin alle sjablonen zitten: C:\gebruikers\gebruikersnaam\appdata\roaming\microsoft\sjablonen. Vervolgens klik je met rechts op het e-mailsjabloon dat je nodig hebt en kies je de opdracht Snelkoppeling maken. Deze snelkoppeling verschijnt dan in dezelfde map. Maak vervolgens op het bureaublad een nieuwe map aan met de naam E-mailsjablonen, waar je de snelkoppeling in sleept die je daarnet hebt aangemaakt. Herhaal dit voor alle e-mailsjablonen die je wilt verzamelen in de map E-mailsjablonen.

Snelle stappen

Handig in Outlook is ook de functie Snelle stappen. Hiermee kun je door middel van een sjabloon direct op berichten reageren.

Veronderstel dat je van verschillende mensen een bericht verwacht en dat je hen telkens de bevestiging wilt sturen dat je hun bijdrage goed hebt ontvangen. Dat is een ideaal klusje voor Snelle stappen. In het tabblad Start vind je de groep Snelle stappen. In het korte lijstje staan al een aantal voorbeelden, maar we beginnen liever met een schone lei. Klik naast het lijstje op de pijl die naar beneden wijst en kies de knop met de bliksem: Nieuwe maken.

Geef de nieuwe snelle stap een betekenisvolle naam en kies een actie. In ons voorbeeld is dat Beantwoorden. Vervolgens gebruik je de blauwe link: Opties weergeven. Bij Onderwerp zal deze stap automatisch een reactie geven op het oorspronkelijke onderwerp. En bij tekst noteer je de boodschap die je wilt versturen. In dit voorbeeld is dat een bedankje en de bevestiging dat alles goed is binnengekomen.

Maak de snelle stap af door onderaan een sneltoets te selecteren. Als je dus later deze bevestigingsmail wilt versturen, hoef je slechts op deze sneltoets te drukken en op Verzenden te klikken.

Je kent het wel: je wil iets online bestellen of even het saldo op je rekening checken. En dan komt het: je moet inloggen. Maar, wat was ook al weer het wachtwoord? De geboortedatum van je partner, de laatste twee cijfers van je postcode in combinatie met je lengte? Voor je het weet druk je weer op de knop 'Wachtwoord vergeten'... Dat kan makkelijker.

Partnerbijdrage - in samenwerking met Bitdefender

Ons brein is er niet voor gemaakt om voor vijftig verschillende sites unieke codes te onthouden. En juist daarom zijn wachtwoordmanagers de laatste jaren zo populair geworden. In dit artikel kijken we eens goed naar de oplossing van Bitdefender. Ze zijn wereldberoemd om hun antivirus, maar kunnen ze ook zorgen dat jij nooit meer buitengesloten wordt bij je eigen accounts?

Waarom een wachtwoordmanager?

Laten we eerlijk zijn, de meeste mensen gebruiken nog steeds overal hetzelfde wachtwoord, of een kleine variatie daarop. Of ze schrijven het ergens op. Dat voelt misschien wel veilig, tot je beseft hoe lek het internet soms kan zijn of dat je net dat boekje kwijtraakt.

Met een wachtwoordmanager zoals Bitdefender SecurePass password manager los je dat probleem voor een groot deel op. Die fungeert als een onzichtbare butler die je helpt met de wachtwoorden invullen, ook al is het misschien lastig of spannend om alles zomaar uit handen te geven. Je installeert de software op je eigen computer en je telefoon, en je bedenkt één heel sterk hoofdwachtwoord. Dat is de enige die je nog hoeft te onthouden.

Zodra je die invoert, gaat de kluis open en regelt Bitdefender de rest. Als je dan naar Facebook of je favoriete webshop gaat, ziet het programma dat je wil inloggen en vult het de velden voor je in. Je hoeft niet meer te typen, niet meer te denken en vooral niet meer te stressen. Het mooie is dat het programma je ook meteen helpt bij het aanmaken van wachtwoorden voor nieuwe accounts. In plaats van dat jij weer moet gaan nadenken over een code met een uitroepteken en een cijfer, genereert de software gewoon een onmogelijk te kraken reeks tekens uit en slaat deze direct op. En jij ziet het wachtwoord niet eens, en dat hoeft ook niet, want de software onthoudt het voor je.

En ben je bang dat je misschien ook het hoofdwachtwoord niet meer weet? SecurePass genereert ook nog een digitale herstelsleutel die je in het allerergste geval dan kunt inzetten om in te loggen. Die herstelsleutel bewaar je bij voorkeur op een andere plek dan je smartphone of computer, of print je uit en sla je op in een kluis.

Lokaal opgeslagen: veilig!

Het blijft een raar idee: al je wachtwoorden bij één bedrijf parkeren. Wat als zij gehackt worden? Dan ligt alles op straat, toch? Nou, gelukkig zit dat bij Bitdefender wel goed in elkaar. De versleuteling van je wachtwoorden gebeurt namelijk lokaal op jouw eigen apparaat, nog voordat het via het internet naar hun servers wordt gestuurd. Jouw hoofdwachtwoord is de sleutel die die versleuteling ongedaan maakt. Omdat Bitdefender jouw hoofdwachtwoord niet heeft (en ook nergens opslaat), kan niemand bij jouw gegevens; ook niet in geval van een lek of hack.

Maar omdat Bitdefender jouw wachtwoord nergens hebben opgeslagen, niet hebben, kunnen ze je ook niet helpen als je het vergeet. Er is geen "wachtwoord vergeten" optie voor je hoofdwachtwoord. Je krijgt bij het installeren alleen die speciale herstelcode. Die moet je echt uitprinten of op een veilige plek bewaren, want als je je hoofdwachtwoord kwijt bent én die herstelcode, dan ben je echt de pineut en kom je je kluis nooit meer in.

Hoe werkt het in de praktijk?

Bitdefender SecurePass installeer je als app op een Android- of iOS-toestel, en is beschikbaar als browser-add-on voor de Windows- en MacOS-versies van Chrome, Edge, Firefox en Safari.

Veiligheid is leuk, maar als de software lastig is in gebruik, gooi je het er na een week weer vanaf. Gelukkig heeft Bitdefender goed gekeken naar hoe mensen surfen en software gebruiken. De interface oogt fris voor zowel de browser-extensie als de app op je telefoon. Wat vooral fijn is, is de synchronisatie. We leven in een tijd waarin je 's ochtends op je telefoon zit, overdag op een laptop werkt en 's avonds misschien met een tablet op de bank hangt. Als je op je laptop een nieuw wachtwoord aanmaakt voor Netflix, wil je niet op je telefoon die hele rits tekens moeten overtypen.

Je hebt daardoor toegang tot alle accounts zonder dat je overal moet nadenken over wat de gebruikersnaam of het wachtwoord ook echt precies was: makkelijk en handig dus!

Het meeste werk gebeurt via een extensie in je browser (via het icoontje rechtsboven in de browser) of via de app op je telefoon. Bitdefender synchroniseert dit razendsnel. Zodra je iets opslaat op het ene apparaat, is het vrijwel meteen beschikbaar op het andere. Daarnaast doet het meer dan alleen wachtwoorden. Je kunt er ook notities in kwijt die niemand mag zien

Ook is het handig dat je een of meerdere betaalkaarten en creditcards kunt toevoegen. Iedere keer dat je op een betaalpagina komt, laat Bitdefender je een scherm zien waarop je kunt aangeven welke opgeslagen creditcard je wil gebruiken. Na de selectie vult Bitdefender automatisch alle creditcardgegevens in en kun je de bestelling afmaken.

Gebruik je slechte of makkelijk te raden wachtwoorden, dan is er een beveiligingsscan die ten eerst kijkt of je geen zwakke wachtwoorden hebt gebruikt, maar ook op het dark web op de achtergrond scant naar gelekte gegevens. Je krijgt dan direct de tip om je wachtwoord direct aan te passen.

Tot slot

Als we alles op een rijtje zetten, is Bitdefender SecurePass een goede keuzae als je geen zin hebt in een lastig te beheren omgeving . Voor de gemiddelde gebruiker is dit precies wat je zoekt. Het doet wat het moet doen: het beveiligt je gegevens muurvast en haalt de frustratie van het inloggen weg. Vooral als je al gebruikmaakt van de antivirus van Bitdefender, is dit een logische toevoeging die naadloos in je bestaande pakket past. Het is misschien even wennen om de controle uit handen te geven, maar als je eenmaal gewend bent aan het feit dat je nooit meer een wachtwoord hoeft te onthouden, wil je nooit meer terug.

Bij ID.nl zijn we dol op kwaliteitsproducten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Een paar keer per week speuren we binnen een bepaald thema naar zulke deals. Ben je op zoek naar een betaalbare bluetooth-hoofdtelefoon met een goed geluid? Vandaag hebben we vijf interessante modellen voor je gespot.

Sennheiser Accentum Plus Wireless

Sennheiser bracht afgelopen voorjaar een nieuwe bluetooth-koptelefoon op de markt. En wat voor één, want de Accentum Plus Wireless is comfortabel, gebruiksvriendelijk én betaalbaar. Zoals je van de Duitse audiospecialist mag verwachten, is de geluidskwaliteit prima op orde. De gebruikersreviews op Kieskeurig.nl liegen er dan ook niet om. Alle testers gaven deze koptelefoon een 9 of 10 als reviewscore.

Handig is dat je diverse audio-instellingen naar wens kunt aanpassen. Dat werkt met een app op een smartphone. Een ander speerpunt is de functie actieve ruisonderdrukking (ANC), zodat je geen of nauwelijks storende omgevingsgeluiden hoort. Ideaal voor wie aandachtig naar een luisterboek, podcast of rustig muziekalbum wil luisteren.

Volgens Sennheiser houdt een volgeladen accu het ongeveer 50 uur vol. Is de batterij leeg, dan kun je evengoed weer snel luisteren. Na tien minuten snelladen kan de Accentum Plus Wireless er weer 5 uur tegenaan. Voor een hoog draagcomfort heeft de hoofdtelefoon zachte oorkussens en een verstelbare hoofdband met binnenvoering. Bovendien is hij met een gewicht van 227 gram ook niet zo zwaar. Geïnteresseerden kiezen tussen een zwarte en witte behuizing. Meer weten? Lees dan deze review op ID.nl.

Skullcandy Hesh ANC

Op zoek naar een ANC-koptelefoon voor minder dan 100 euro? Dat komt mooi uit, want dit exemplaar van Skullcandy is op Kieskeurig.nl momenteel goedkoper dan ooit. Aan de hand van vier meetmicrofoons registreert de Hesh ANC omgevingsgeluiden, waarna de geïntegreerde chip vliegensvlug een tegengeluid berekent. Deze bluetooth-hoofdtelefoon dempt op die manier lawaai, zodat je op elke plek geconcentreerd kunt luisteren. De oplaadbare batterij heeft volgens de fabrikant een maximale speeltijd van 22 uur. Accu leeg? Na 10 minuten opladen kun je weer 3 uur luisteren.

Dit over-earmodel bevat binnenin twee audiodrivers van 40 millimeter. Die zijn verantwoordelijk voor het geluid. Tijdens een luistersessie hoef je geen smartphone uit je broek- of jaszak te halen. Gebruik gewoon de knopjes op de oorschelp om de audioweergave te bedienen. Wijzig onder meer het volumeniveau en skip nummers. De behuizing weegt 228 gram en heeft een vouwbaar ontwerp. Hierdoor past dit luisterapparaat makkelijk in een tas.

Sony ULT Wear (WH-ULT900N)

Kun jij een flinke portie bas wel waarderen? De onlangs verschenen Sony ULT Wear (zwart/wit/groen) valt dan ongetwijfeld bij je in de smaak. Je drukt op de ULT-knop om het basniveau verder op te voeren. Gunstig voor liefhebbers van opzwepende muziekstijlen als dance, hiphop en rock. Een andere belangrijke eigenschap is de aanwezigheid van actieve ruisonderdrukking. Sony heeft deze techniek erg goed onder de knie, waardoor je niet of nauwelijks omgevingsgeluiden hoort. Wanneer je veel onderweg bent, komt de bijgesloten stevige reishoes goed van pas.

De rechteroorschelp bevat een handig aanraakpaneel waarmee je de muziek kunt bedienen. Veeg omhoog voor meer volume en veeg vooruit om naar het volgende liedje te gaan. Als je de Sony Headphones-app op een smartphone installeert, kun je diverse audio-instellingen aanpassen. Ga bij een volledig opgeladen accu uit van een luistertijd van zo’n 30 uur. Schakel je actieve ruisonderdrukking uit, dan kun je zelfs 50 uur luisteren. Lees in deze uitgebreide review meer informatie over deze betaalbare koptelefoon.

Audio-Technica ATH-M50XBT2

Vergeleken met veel andere over-ear-hoofdtelefoons heeft dit exemplaar relatief grote drivers van 45 millimeter. Dat bevordert een krachtig en open geluid. Daarnaast loopt het (brede) frequentiebereik van 15 Hz tot 28 kHz. Je mag dus een gedetailleerde weergave verwachten. Overigens ondersteunt de Audio-Technica ATH-M50XBT2 geen actieve ruisonderdrukking. Het Japanse merk focust zich met dit product namelijk louter op een hoge audiokwaliteit. Wegens de gesloten constructie dempt de koptelefoon alsnog omgevingsgeluiden.

Zoals we inmiddels van Audio-Technica gewend zijn, heeft ook deze bluetooth-koptelefoon een lange accuduur. Een volledig opgeladen batterij biedt een luistertijd van ongeveer 50 uur. Bij een lege accu kun je eventueel 10 minuten snelladen, waarna je weer 3 uur kunt luisteren. De behuizing heeft een fysieke knop waarmee je inkomende telefoonoproepen kunt aannemen. Verder roep je via deze knop ook jouw favoriete stemassistent op, zoals Google Assistent of Siri. Tot slot pas je in een app op je smartphone naar eigen smaak de equalizer-instellingen aan. De ATH-M50XBT2 is in een zwarte en blauwe versie te koop.

Marshall Monitor II A.N.C.

De Marshall Monitor II A.N.C. combineert een fraai retrodesign met goed geluid. Deze bluetooth-koptelefoon was op het moment van schrijven niet eerder zo goedkoop. Hoewel het Britse audiomerk op zijn eigen website een adviesprijs van 299 euro hanteert, vragen enkele webshops momenteel minder dan 200 euro. Dankzij de actieve ruisonderdrukking is het een prima luistermaatje voor onderweg. Vervelende omgevingsgeluiden verdwijnen namelijk naar de achtergrond. Je kiest in een app op je smartphone de mate van ruisonderdrukking.

De geïntegreerde accu ondersteunt een maximale luistertijd tot ongeveer 45 uur. Bij gebruik van actieve ruisonderdrukking kun je nog altijd 30 uur luisteren. Verder laad je een lege accu in een kwartier weer deels op. De luistertijd bedraagt dan ongeveer 5 uur. De goudkleurige knop springt direct in het oog. Die ondersteunt diverse functies, zoals het aanpassen van het volume en het door elkaar husselen van nummers. Er is ook nog een kleinere zwarte knop. Switch daarmee tussen verschillende geluidsmodi of roep een stemassistent op. Deze over-ear-hoofdtelefoon heeft een opvouwbare constructie, waardoor je hem makkelijk meeneemt.