ID.nl logo
Sjablonen in Outlook: gemak dient de mens
© Andreas Prott - stock.adobe.com
Huis

Sjablonen in Outlook: gemak dient de mens

Regelmatig versturen we ongeveer dezelfde e-mails voor bijvoorbeeld een uitnodiging, een bedankje of een bevestiging. Gebruik je Outlook, dan kun je jezelf veel werk besparen door gebruik te maken van sjablonen. Hiermee kun je e-mails op voorhand klaarzetten voor gebruik, zelfs inclusief bijlagen.

Wil je jezelf werk uit handen nemen, dan moet je dit artikel lezen. We vertellen je hierin hoe je een e-mailsjabloon op kunt stellen, zodat jij repeterende mailtjes met één druk op de knop kunt versturen. We behandelen het volgende:

  • E-mail opstellen
  • Opslaan als sjabloon
  • Toevoegen aan Snelle stappen
  • Versturen maar!

Nog meer automatisch! E-mail automatisch doorsturen: doorsluizen in Outlook

E-mailsjablonen zijn vergelijkbaar met de documentsjablonen in Word of de werkbladsjablonen in Excel. Het handige aan Outlook-sjablonen is dat je met een paar muisklikken zo’n sjabloon kunt oproepen en versturen. Je hoeft dus niet meer alles opnieuw te typen. Zelfs als je een cc- of een bcc-ontvanger aan bepaalde berichten wilt koppelen, kun je die in het sjabloon opnemen. Als een groot deel van je communicatie uit routinematige e-mails bestaat, waarom niet een deel van het werk aan Outlook zelf overlaten?

E-mail klaarzetten

Begin met het opstellen van het bericht dat je als sjabloon wilt gebruiken. Dit doe je net zoals je altijd een nieuw e-mailbericht begint: je klikt op de knop Nieuwe e-mail. Daarna vul je de onderwerpregel in. Eventueel kun je de cc- en bcc-ontvangers invoeren en vervolgens stel je de inhoud van het bericht samen.

Houd er tijdens het opstellen van de inhoud rekening mee dat je dit bericht later nog verschillende keren gaat hergebruiken. Let dus bijvoorbeeld op met tijdsaanduidingen zoals ‘morgen’ of ‘gisteren’. Je kunt, als dat nodig is, ook meteen al bijlagen toevoegen. Het enige wat je nog niet invult, is het veld Aan, want waarschijnlijk zul je dit bericht iedere keer naar een andere persoon verzenden. Alleen als je er zeker van bent dat je het bericht steeds naar deze persoon of dezelfde mailgroep gaat versturen, kun je ook het vak Aan invullen.

Stel eerst het mailbericht op dat je als sjabloon wilt opslaan.

Automatische handtekening Mocht je Outlook zo hebben ingesteld dat bij iedere nieuwe e-mail automatisch een standaard handtekening wordt ingevuld, dan moet je even opletten. Dat instellen van een handtekening doe je overigens via Bestand / Opties / Email / Handtekeningen. Vervolgens kun je zo’n handtekening een naam geven, samenstellen en vormgeven … én zal Outlook die handtekening zelf plaatsen, of het nu om een sjabloon gaat of niet. Dus als je gebruikmaakt van een automatische handtekening, voeg dan in het sjabloon geen handtekening meer toe, want anders zullen daar twee handtekeningen verschijnen.

Als je een automatische handtekening hebt ingesteld, dan hoef je die niet meer in het sjabloon toe te voegen.

Opslaan als sjabloon

Als het ontwerp helemaal klaar is, moet je het nog als sjabloon opslaan. Hiervoor ga je naar Bestand / Opslaan als. In dit venster kies je in het vak Opslaan als de optie Outlook-sjabloon. Je ziet dat dit een oft-bestand wordt. Geef dit sjabloon een duidelijke en herkenbare naam, want als je de smaak eenmaal te pakken hebt van het werken met sjablonen, dan ga je zeker nog meer van die templates aanmaken. Zorg dus dat je over enkele maanden aan de hand van de naam nog weet waar dit sjabloon voor staat.

Outlook slaat zijn sjablonen altijd op in de map C:\gebruikers\gebruikersnaam\appdata\roaming\microsoft\sjablonen. Dat gebeurt automatisch. Verander het pad naar deze locatie niet, want anders kun je dit sjabloon niet vanuit Outlook openen. Klik op de knop Opslaan. Hiermee staat het sjabloon klaar voor gebruik.

De sjablonen worden als oft-bestanden verzameld in een speciale map.

Sjabloon oproepen

De ontwerpers van Outlook hebben de weg naar de sjablonen erg onhandig in het menu verstopt. Het lijkt wel alsof ze hun best hebben gedaan om deze functie onvindbaar te maken. Daarom tonen we eerst door welke menu’s je moet worstelen om zo’n sjabloon te openen. Daarna tonen we enkele sluipweggetjes hoe je deze omleidingen omzeilt.

In het tabblad Start klik je op de knop Nieuwe items. Vervolgens kies je de optie Meer items en vandaar selecteer je Formulier kiezen. In dit venster vind je boven in het vak Zoeken in:. Daar kies je de optie Gebruikerssjablonen in bestandssysteem.

Als je dat hebt gedaan, dan zie je de namen van de sjablonen die je inmiddels hebt aangemaakt. Klik op het sjabloon dat je nodig hebt en daarna gebruik je de knop Openen. Nu komt het sjabloon naar voren, precies zoals je het hebt ingesteld, inclusief de handtekening en eventueel de bijlage(n). Het enige wat je nog hoeft te doen, is de bestemming invullen en verzenden.

Je komt bij de sjablonen via de opdracht Formulier kiezen.

Lees ook: Dit zijn de nieuwe AI-functies in Office

Werkbalk Snelle Toegang

Je kunt zelf een knop bouwen om veel sneller bij die sjablonen te komen. Dat scheelt uiteindelijk vier muisklikken.

Bovenaan in Outlook zit de werkbalk Snelle toegang. Mocht je die niet kunnen vinden, klik dan met de rechtermuisknop ergens op een lege plek in het lint en kies of Werkbalk Snelle toegang verbergen of Werkbalk Snelle toegang weergeven. Door die op deze manier aan en uit te zetten, zal je oog meteen vallen op deze extra werkbalk. In deze balk zullen we een knop toevoegen.

Zorg dat de werkbalk Snelle toegang in beeld is.

Sluipweggetje 1: nieuwe knop

In de werkbalk Snelle toegang staat een klein pijltje dat naar beneden wijst. Klik erop en kies Meer opdrachten. Hierdoor opent het venster Opties voor Outlook. Hier ga je een extra opdracht aan toevoegen, namelijk de opdracht Formulier kiezen.

Je ziet twee keuzevakken. Het linkervak is standaard ingesteld op Populaire opdrachten. Wijzig deze modus in Alle opdrachten. Nu wordt de lijst opdrachten uiteraard nog langer. Klik in het lange linkervak en druk op de F-toets. Hierdoor ga je snel naar de opdrachten die met de letter F beginnen en hoef je niet zolang te zoeken naar de opdracht Formulier kiezen. Selecteer deze opdracht en klik op de knop Toevoegen, zodat de opdracht Formulier kiezen naar het rechtervak verhuist. Klik op OK om de Opties voor Outlook te sluiten.

Vanaf nu zie je de knop Formulier kiezen in de Snelle werkbalk staan. Wanneer je op deze knop klikt, opent het gelijknamige venster. Als je nu vier keer na elkaar op het toetsenbord de pijltjestoets omlaag indrukt, dan ben meteen bij de lijst sjablonen die je hebt klaargezet. Selecteer het sjabloon dat je wilt openen en druk op Enter.

Voeg de opdracht Formulier kiezen toe aan het rechtervak.

Sluipweggetje 2: snelkoppeling

De tweede weg naar de sjablonen verloopt via een snelkoppeling die je in een map of op het bureaublad bewaart. Wanneer je op deze snelkoppeling klikt, kom je meteen bij de lijst sjablonen.

Open het venster Formulier kiezen. Dat kan door de weg te volgen die we hiervoor hebben uitgelegd of door de knop in de werkbalk Snelle toegang. Als je dit venster opent, zie je het pad naar de sjabloonbestanden. Selecteer dit pad en kopieer het met Ctrl+C. Klik op de knop Annuleer en ga in Windows Verkenner naar het bureaublad. Klik met de rechtermuisknop ergens op het bureaublad en kies Nieuw / Snelkoppeling. In het venster Snelkoppeling maken plak je het pad naar de locatie van de map met sjabloonbestanden. Klik op Volgende. Geef deze koppeling een naam, bijvoorbeeld Sjablonen.

Als je op deze snelkoppeling klikt, opent de map met alle sjablonen, ook die van Word en Excel, maar als je op Type rangschikt, kom je sneller bij de Outlook-sjablonen die je vervolgens kunt openen.

Via een snelkoppeling kom je sneller bij de e-mailsjablonen.

Sluipweggetje 3: snelkoppeling 2

Veronderstel dat je een mooie set e-mailsjablonen hebt aangelegd, dan kun je ook van ieder sjabloon een afzonderlijke snelkoppeling maken, die je daarna samen in een map bewaart. Door op zo’n snelkoppeling te dubbelklikken, opent Outlook rechtstreeks de juiste template.

Eerst open je de map waarin alle sjablonen zitten: C:\gebruikers\gebruikersnaam\appdata\roaming\microsoft\sjablonen. Vervolgens klik je met rechts op het e-mailsjabloon dat je nodig hebt en kies je de opdracht Snelkoppeling maken. Deze snelkoppeling verschijnt dan in dezelfde map. Maak vervolgens op het bureaublad een nieuwe map aan met de naam E-mailsjablonen, waar je de snelkoppeling in sleept die je daarnet hebt aangemaakt. Herhaal dit voor alle e-mailsjablonen die je wilt verzamelen in de map E-mailsjablonen.

Je kunt van ieder sjabloon een snelkoppeling bewaren.

Snelle stappen

Handig in Outlook is ook de functie Snelle stappen. Hiermee kun je door middel van een sjabloon direct op berichten reageren.

Veronderstel dat je van verschillende mensen een bericht verwacht en dat je hen telkens de bevestiging wilt sturen dat je hun bijdrage goed hebt ontvangen. Dat is een ideaal klusje voor Snelle stappen. In het tabblad Start vind je de groep Snelle stappen. In het korte lijstje staan al een aantal voorbeelden, maar we beginnen liever met een schone lei. Klik naast het lijstje op de pijl die naar beneden wijst en kies de knop met de bliksem: Nieuwe maken.

Geef de nieuwe snelle stap een betekenisvolle naam en kies een actie. In ons voorbeeld is dat Beantwoorden. Vervolgens gebruik je de blauwe link: Opties weergeven. Bij Onderwerp zal deze stap automatisch een reactie geven op het oorspronkelijke onderwerp. En bij tekst noteer je de boodschap die je wilt versturen. In dit voorbeeld is dat een bedankje en de bevestiging dat alles goed is binnengekomen.

Maak de snelle stap af door onderaan een sneltoets te selecteren. Als je dus later deze bevestigingsmail wilt versturen, hoef je slechts op deze sneltoets te drukken en op Verzenden te klikken.

Noteer de inhoud van je reactie en leg de snelle stap vast met een sneltoets.

▼ Volgende artikel
Stappenplan: je wasmachine verhuizen
© Olga Yastremska, New Africa, Africa Studio
Huis

Stappenplan: je wasmachine verhuizen

Een wasmachine verhuizen doe je niet zomaar. Het apparaat is zwaar en kwetsbaar, en bij verkeerd transport kan er snel iets stukgaan. Met een goede voorbereiding en door het volgen van de juiste stappen voorkom je problemen en staat je wasmachine straks veilig in het nieuwe huis. Een kind kan de ...uhm was doen!

Stappenplan wasmachine verhuizen

Stap 1: Stroom eraf, water laten weglopen Stap 2: Transportbouten terugplaatsen Stap 3: Wasmachine goed verpakken Stap 4: Wasmachine veilig tillen en verplaatsen Stap 5: Wasmachine stabiel vervoeren Stap 6: Wasmachine aansluiten op het nieuwe adres

Ook interessant: 5 tips voor het inrichten van de ideale wasruimte

Stap 1: Stroom eraf, water laten weglopen

Open deur, maar: begin met het uitschakelen van de wasmachine. Trek de stekker uit het stopcontact en draai de kraan dicht. Wacht daarna even zodat de druk in de slang afneemt. Koppel de toevoerslang los en vang eventueel lekwater op in een emmer of teiltje. Haal ook de afvoerslang uit de afvoer en laat het restwater eruit lopen. In sommige machines blijft er nog water achter in de pomp of het filter. Open daarom het klepje aan de voorkant en draai het filter los. Laat het water rustig weglopen in een teiltje. Zorg dat je een dweil bij de hand houdt.

Stap 2: Transportbouten terugplaatsen

Bij de levering van een nieuwe wasmachine worden de transportbouten vaak meegeleverd, bijvoorbeeld in een apart zakje of bevestigd aan de achterkant. Zoek ze op voordat je gaat verhuizen. Deze bouten zorgen ervoor dat de trommel tijdens het vervoer niet kan bewegen. Door ze terug te plaatsen voorkom je schade aan de lagers en vering. Steek de bouten in de aangegeven openingen aan de achterkant en draai ze stevig vast.

©Kabardins photo - stock.adobe.com

Wat als je geen transportbouten meer hebt?

De transportbouten zijn speciaal ontworpen om de trommel stevig op zijn plek te houden. Zonder deze bouten loop je meer risico dat er iets kapot gaat aan het binnenwerk, zeker als de machine schuin komt te staan of hard wordt neergezet. Heb je ze niet meer? Dan kun je de trommel van binnenuit blokkeren met opgerolde handdoeken of een zachte deken. Zo voorkom je dat hij te veel beweegt tijdens transport. Wat je ook kunt doen is tijdig bij de winkel of fabrikant navragen of er ook losse transportbouten te koop zijn.

Stap 3: Wasmachine goed verpakken

Wikkel de wasmachine in dekens of bubbeltjesplastic. Daarmee voorkom je krassen op de behuizing en schade aan muren of deuropeningen tijdens het tillen. Plak snoeren en slangen vast met tape of bind ze op een andere manier aan de achterkant vast, zodat ze niet gaan bungelen of ergens achter blijven haken. Het deurtje hoeft niet op slot, maar zorg dat het niet opengaat tijdens het tillen of rijden. Afplakken met een stukje ducttape is vaak al genoeg.

Stap 4: Wasmachine veilig tillen en verplaatsen

Een wasmachine kan makkelijk 60 tot 80 kilo wegen. Ga je 'm tillen, doe dat dan met z'n tweeën. Gebruik bij voorkeur een steekwagen of meubelroller. Zorg dat je je rug recht houdt, til vanuit je benen en stem goed af met degene die meehelpt. Zet de machine niet scheef op een trap of helling, want dan kan de trommel alsnog verschuiven. Lukt tillen met twee personen niet, dan kun je vaak een steekwagen of transportkar huren bij een bouwmarkt of verhuurbedrijf.

Van boven naar beneden zonder lift

Staat je wasmachine op zolder of woon je in een appartementencomplex zonder lift? Dan is het handig om vooraf wat extra hulpmiddelen te regelen. Een stevige steekwagen met brede wielen helpt al veel. Er bestaan ook elektrische trappenkarren waarmee je de wasmachine makkelijk naar beneden kunt rijden — handig, maar die huur je meestal alleen via een professioneel verhuisbedrijf. Kun je de wasmachine niet via het trappenhuis vervoeren, dan is een verhuislift vanaf het balkon soms een oplossing. Die kun je huren via een bedrijf dat gespecialiseerd is in verhuisliften. Informeer daar tijdig, want soms heb je een vergunning nodig als de lift op de stoep komt te staan.

Stap 5: Wasmachine stabiel vervoeren

Zet de wasmachine rechtop in de bus of aanhanger, bij voorkeur tegen een wand. Leg er geen zware dozen of meubels bovenop. Zet de machine goed vast met spanbanden, zodat hij onderweg niet gaat schuiven of kantelen. Rijd rustig over drempels, neem bochten niet te scherp en rem niet te abrupt.

Stap 6: Wasmachine aansluiten op het nieuwe adres

Op de nieuwe plek pak je de wasmachine voorzichtig uit. Laat de machine een paar uur tot een dag rusten voordat je hem aansluit, vooral als hij gekanteld heeft gelegen. Haal de transportbouten eruit en bewaar ze voor een volgende keer. Sluit de watertoevoer en -afvoer weer aan, controleer op lekkage en steek de stekker in het stopcontact. Start eventueel eerst een spoelprogramma zonder was om te controleren of alles naar behoren werkt.

©Leonid Iastremskyi

▼ Volgende artikel
Review Dreame L40 Ultra AE – Bijna net zo compleet als zijn duurdere broer
© Wesley Akkerman
Huis

Review Dreame L40 Ultra AE – Bijna net zo compleet als zijn duurdere broer

De L40 Ultra AE richt zich op gebruikers die goede prestaties willen, zonder overbodige extra's. Voor een adviesprijs van 699 euro haal je een model met krachtige zuigkracht en slimme dweiltechniek in huis. Niet alles zit erin wat de 'duurdere broer' wel biedt, vooral qua zijborstel en bereik, maar in veel praktijksituaties is dat geen dealbreaker.

Uitstekend
Conclusie

De Dreame L40 Ultra AE is een slimme keuze, vooral voor huishoudens waar de vloer vol staat met meubels. Het grootste verschil met zijn duurdere broer is het ontbreken van de uitschuifbare zijborstel, waardoor hij minder goed in open hoeken en strak langs plinten schoonmaakt. Staan er op die plekken bij jou vooral meubels, dan merk je daar in de praktijk nauwelijks iets van. Je bespaart zo 200 tot 400 euro op een functie die je in jouw situatie toch nauwelijks zou gebruiken.

Plus- en minpunten
  • Meegeleverde borstel voor haren snijden
  • Weinig onderhoud
  • Goede navigatie
  • Uitschuifbare dweilpad
  • 200 tot 400 euro goedkoper dan L40 Ultra
  • Scherp geprijsd
  • Geen extra dweilpads
  • Kan strepen achterlaten
  • Basis vergt toch nog wat onderhoud
  • Stembediening niet in het Nederlands

In vergelijking met de voorganger, de Dreame L40 Ultra, kost de Dreame L40 Ultra AE 400 euro minder bij de introductie. Dat betekent niet dat er heel veel dingen op achteruit gegaan zijn. Sterker nog: sommige aspecten zijn juist verbeterd. Zo is de zuigkracht – wat ons betreft de belangrijkste eigenschap – sterk verbeterd. Daar waar de L40 Ultra 11.000 PA heeft, beschikt de AE-variant over 19.000 PA.  Bovendien wordt ook dit nieuwe model weer geleverd met twee borstels: de optilbare rubberen varianten en de zogenaamde TriCut Brush 3.0. Ook zit er wederom een borsteltje bij waarmee je snel haren verwijdert uit de robot.

Wanneer je de specificaties van beide modellen naast elkaar legt, is het goed kijken om de verschillen te zien. We noteren een iets grotere stofbak bij de AE (395 vs. 300 ml), maar het belangrijkste verschil zit hem echter de zijborstel. De L40 Ultra heeft een variant die naar buiten kan bewegen en daardoor veel beter hoeken en plinten meeneemt. De L40 Ultra AE moet het doen met een normale zijborstel, zonder uitschuifbare arm. Mogelijk missen er daardoor ook nog wat sensoren die hoeken 'zien'. Dit zou het prijsverschil tussen beide modellen kunnen verklaren.

©Wesley Akkerman

Een groot gemis?

Of zo'n uitschuifbare zijborstel echt een groot gemis is, hangt af van je situatie. Heb je veel hoeken in huis, wil je dat de plinten altijd schoon zijn of staat er weinig langs de muren? Dan kunnen we het ons voorstellen dat je het liefst voor de L40 Ultra of zelfs de X50 Ultra gaat (die nog een tweede zijborstel heeft). Maar als je huis vol staat met meubels en de robot toch al niet echt bij de muren of hoeken kan komen, dan zit daar geen meerwaarde in. In dat geval kun je dus gemakkelijk honderden euro's besparen.

In ons huis verschilt het: op sommige plekken staan wat meer meubels, maar op andere plekken rijdt de Dreame L40 Ultra AE soepel langs de muren, hoeken en plinten. Langs de muren gaat het allemaal prima; na het stofzuigen komen we geen viezigheid meer tegen. In de hoeken is dat nu een ander verhaal, omdat de robot gewoonweg die reikwijdte niet heeft. Dat is jammer, maar niet onoverkomelijk. Gezien de prijs en de overige functionaliteit tillen we hier minder zwaar aan. Want de rest gaat gewoon heel goed.

Capabele robotstofzuiger

Dat kan haast ook niet anders, omdat je in de basis nog steeds een zeer goed presterende robotstofzuiger in huis haalt. Als het op dweilen aankomt, regelt de Dreame L40 Ultra AE eigenlijk alles zelf. Het basisstation is voorzien van aparte tanks voor schoon en vuil water en een reservoir voor zeep. De robot bepaalt zelf de ideale mix van water en schoonmaakmiddel en navigeert dankzij de LiDAR-camera feilloos door de kamer. Het systeem houdt rekening met tapijt door de twee roterende dweilpads tijdig op te tillen. Stel je in de app in dat hij tegelijk moet stofzuigen en dweilen, dan tilt hij de pads onderweg op. Kies je ervoor dat hij eerst stofzuigt en daarna dweilt, dan laat hij de pads op de basis staan en blijft je vloerkleed gegarandeerd droog. Verder kun je ook niet-dweilen-zones aanmaken, waardoor de dweilpads dus nooit in aanraking hoeven te komen met het kleed. De L40 Ultra AE heeft gelukkig tapijtdetectie, waardoor je niet hoeft te gissen waar het kleed zich bevindt op de digitale kaart.

De kracht van de dweilprestaties zit hem in de details. Zo kan één van de twee roterende dweilpads naar buiten bewegen en strak langs plinten poetsen. Ondanks deze slimme functies is het resultaat niet altijd vlekkeloos. Een bekend nadeel zijn de dweilstrepen die soms zichtbaar blijven op de vloer. Ook vraagt het geautomatiseerde basisstation om regelmatig onderhoud om fris te blijven en moet je er rekening mee houden dat er geen reserveset dweilpads in de doos zit. Dit zijn kritiekpunten waar de voorgangers van dit model ook 'last' van hebben.

©Wesley Akkerman

Dreame L40 Ultra AE kopen?

De Dreame L40 Ultra AE is een slimme keuze, vooral voor huishoudens waar de vloer vol staat met meubels. Het grootste verschil met zijn duurdere broer is het ontbreken van de uitschuifbare zijborstel, waardoor hij minder goed in open hoeken en strak langs plinten schoonmaakt. Staan er op die plekken bij jou vooral meubels, dan merk je daar in de praktijk nauwelijks iets van. Je bespaart zo 200 tot 400 euro op een functie die je in jouw situatie toch nauwelijks zou gebruiken.

Voor de adviesprijs van 699 euro haal je nog steeds een zeer krachtige hulp in huis. De zuigkracht is namelijk verhoogd naar 19.000 PA en samen met de TriCut-borstel zorgt dat ervoor dat er bijna geen stof en haren meer op de grond liggen. Gecombineerd met de nog steeds uitstekende en zelfstandige dweilfunctie, levert de L40 AE derhalve betrouwbare prestaties af. Met dit product brengt Dreame een behoorlijk scherp geprijsde en capabele robotstofzuiger op de markt die waarschijnlijk zal aansluiten bij de behoeften van een grote doelgroep.