Als een harddisk totaal niet meer bereikbaar is, moge het duidelijk zijn dat een vervangend exemplaar noodzakelijk is. Meestal gaat er heel wat – vaak onopgemerkt – aan vooraf voordat het zover is. Maar wanneer is het tijd om je harddisk te vervangen? We focussen op de NAS!

Feitelijk kun je een moderne harddisk (we kijken hier trouwens naar de traditionele variant en niet de ssd) beschouwen als een op zichzelf draaiende microcomputer. De onboard microcontroller stuurt het ding niet alleen (elektro)mechanisch aan, maar checkt ook met regelmaat of er mogelijk gekke dingen gaande zijn. In principe behoort ieder modern besturingssysteem die meetwaarden – samengevat in de zogeheten S.M.A.R.T.-tabel – uit te lezen. En waarschuwingen van de schijf zelf serieus te nemen. Helaas gebeurt dat lang niet altijd. Hoe je zelf een oogje in het zeil kunt houden, lees je in dit artikel. 

Nu is het leuk om te weten hoe je gegevens uitleest, maar hoe interpreteer je ze vervolgens? Verder is de kans groot dat als je een beetje serieus met data-opslag omgaat, je je documenten natuurlijk allang niet meer op je pc of laptop bewaart. In plaats daarvan gebruik je een nas, liefst met schijven in gespiegelde RAID-configuratie. Gaat er dan met een schijf wat mis, dan kun je die gewoon vervangen zonder dat er kostbare data verloren gaat. En als je helemaal op safe wilt spelen, back-up je de data van die nas ook nog eens regelmatig naar een externe usb-harddisk, een andere nas of zelfs cloudopslag. Data op je pc moet je echt meer zien als vergankelijk. 

En op een laptop helemaal, want die kan kapot vallen, gestolen of verloren worden. Zet daar echt alleen je benodigde software (en natuurlijk een OS) op. Als je er onderweg al data op bewaart, hevel die bij thuiskomst dan zo snel mogelijk over naar de nas. En daarmee is de nas dan ook hét apparaat waarbij je de gezondheid van de ingebouwde schijven kritisch dient te volgen.

Melding als het mis is

Het aardige is dat veel nas'en de ‘gezondheid’ van de ingebouwde schijven gelukkig zelf goed in de gaten houden. In het geval van Synology nas'en (momenteel het meest populaire merk wat dit soort apparaten betreft) wordt niet alleen naar S.M.A.R.T.-waarden van de harde schijven zelf gekeken, maar wordt ook de integriteit van de RAID-volumes in het systeem regelmatig gecontroleerd en waar nodig gerepareerd. Heb je je nas optimaal geconfigureerd, dan krijg je een mailtje als er iets mis is (maar ook als een controle goed verlopen is). 

Even inloggen bij de gebruikersinterface toont ook direct de noodzakelijke meldingen. In het allerergste geval gaat er een alarmpieper af en knippert er een waarschuwings-LED oranje, wanneer een schijf totaal niet bruikbaar meer is. Dan heb je echt te lang gewacht met vervangen. In een RAID-configuratie hoeft dat nog altijd geen ramp te zijn, maar je speelt dan wel met vuurt. Bij thuisgebruikers wordt meestal in een RAID met twee schijven gedraaid, wat betekent dat als er met een volledig rotte schijf nu ook problemen op de andere schijf ontstaan je een groot probleem qua dataverlies hebt.

©PXimport

Vervangen bij afwijkend gedrag

Kortom: wanneer is het tijd om je harddisk te vervangen? Als je gewoon op safe wilt spelen is dat eigenlijk het geval zodra de eerste slechte sectoren na jaren trouwe dienst opduiken. Zelfs al is het er maar eentje: ’t betekent dat de schijf aan het slijten is. Niet abnormaal natuurlijk, en gezien de huidige prijzen qua opslag ook niet iets om qua vervanging wakker van te liggen. Kies je in je nas voor harde schijven met een capaciteit van 3 of 4 TB, dan ben je voor rond de €100 klaar per schijf. Da’s prima te overzien, zeker ook omdat vervangen niet aan de lopende band gebeurt. 

Kortom: zodra de eerste melding – hetzij via mail hetzij via de gebruikersinterface van je nas - betreffende een toename van bad sectors verschijnt, dan is het simpelweg tijd om een nieuwe drive te bestellen en in te bouwen. Klaar. Ook andere foutmeldingen betreffende een schijf duiden veelal op naderende problemen. Denk aan een ineens regelmatig te hoge temperatuur ten opzichte van de andere schijven in de nas. 

I/O-fouten zijn ook een rode vlag, het betekent dat een schijf z’n data op een bepaald moment niet kwijt kon of kon lezen. Dat gebeurt onder normale omstandigheden nooit. Ook mechanische bijgeluiden zijn verdacht. Probleem is alleen dat die op het gehoor moeilijk te lokaliseren zijn in een nas met meerdere ingebouwde schijven. 

Hoor je een schijf echter regelmatig haperen, herstarten, kloink-geluiden maken enzovoort, dan is de kans levensgroot dat er allang fouten ontdekt zijn door je nas. Die fouten vind je door in te loggen bij de gebruikersinterface; klik dan op de startknop en vervolgens op Opslagbeheer. Klik in het geopende venster op HDD/SSD. Je ziet nu een overzicht van alle fysieke drives. Nu wordt het wat verwarrend: je nas ziet een drive zelfs na het constateren van een fout niet direct als problematisch. Dat gebeurt pas na een aantal serieuze fouten, niet bij de eerste. Kortom: check in de oorspronkelijke waarschuwing welke schijf precies de mist is ingegaan. Klik hierop in het overzicht en dan op de knop Logboeken. Bingo! Hier is duidelijk iets fout gegaan.

©PXimport

S.M.A.R.T.-gegevens, voor de nerds

Wil je weten wat precies, klik dan weer op de tab HDD/SSD, selecteer de zieke schijf en klik op Integriteitsinfo. Je kunt eventueel nog een uitgebreide S.M.A.R.T.-test uit laten voeren, mogelijk kom je dan nog meer gekkigheden op het spoor. Zo’n test kost wel enkele uren, maar dan heb je ook wat. Scroll helemaal naar beneden en klik op Details. Je ziet nu de tabel met meetgegevens. Voor een leek niet echt chocola, maar in ons voorbeeld zien we inderdaad een pending sector. Daar is een keer iets mis gegaan met een lees- of schrijfactie. En dat probleem zien we terug in de foutmelding van de nas. Maak je er verder niet druk over: de gekke sector is reden genoeg om de schijf te vervangen, wat ons betreft. Zeker na jaren trouwe dienst.

©PXimport

Vervangen

Heb je dus een melding gekregen betreffende een schijf waar ‘iets’ op mis aan het gaan is, zorg dan dat je de nieuwe harde schijf hebt besteld. Meestal heb je nog wel wat ademruimte om even door te draaien met de ‘beschadigde’ schijf; een bad sector wordt automatisch uitgesloten van gebruik en dankzij de genoemde RAID-configuratie raak je de gegevens op die sector ook niet kwijt. Wil je helemaal op safe spelen, dan kun je de nas ook uitzetten tot je een nieuwe schijf in huis hebt, maar dat is natuurlijk – zeker nu met thuiswerken – niet altijd een reële optie. Is de nieuwe harddisk gearriveerd – zorg trouwens dat je een gelijkwaardig of nog beter exact ’t zelfde exemplaar bestelt – dan kun je de nas uitschakelen. Overigens hoeft dat lang niet altijd, de meeste nas'en van Synology zijn ‘hot swappable’. Maar ach, op zeker spelen kan nooit kwaad wat ons betreft.

Alarm (uit)!

Uiteraard is het zaak dat je de juiste schijf verwijdert. Check en dubbelcheck daarvoor in de foutmelding over welke schijf het gaat. Bouw deze uit en bouw de nieuwe vervangschijf weer in. De nas kan weer aan. Schrik niet van de alarmpieper en oranje status-LED. Ja, natuurlijk is er iets mis met je RAID-volume, want er is een complete schijf qua inhoud verdwenen. Om de RAID-eenheid weer netjes compleet te maken klik je in het al automatisch voor je geopende paneel van het Configuratiescherm eerst op de knop Beep uit. Rust in de tent!

©PXimport

Volume herstellen

Start nu weer de app Opslagbeheer, alwaar je onder Overzicht alvast de melding Beschadigd ziet staan. Klik links in de kolom op Opslagpool en dan op Actie en Herstellen. Vervolgens kun je met een gerust hart op één oor gaan liggen, het herstellen kost flink wat tijd. Mooi klusje dus om in de nachtelijke uren uit te laten voeren. Dat het lang duurt is niet zo heel vreemd: alle gegevens van de achtergebleven RAID-schijf (of een deel ervan als je bijvoorbeeld 4 schijven hebt ingebouwd) worden gekopieerd naar de nieuw ingebouwde harddisk. Dat kan om vele Terabytes aan data gaan. Je kunt de nas tijdens de herstelactie gewoon gebruiken, maar het is aan te raden om het apparaat niet te veel te belasten om problemen (en nóg langer wachten...) te voorkomen. Is de herstelactie klaar, dan kun je – tenminste wat de nieuwe harddisk betreft – als het een beetje meezit weer een paar jaar vooruit!

©PXimport

WAARSCHUWING

Deze ‘truc’ werkt alleen als je nas schijven in een zogeheten gespiegelde RAID-configuratie draait. In het geval van de Synology’s zal dat meestal SHR (Synology Hybrid Raid) zijn. Gebruik je RAID 0 ofwel striping dan heb je een serieus probleem. In dat geval worden namelijk beide harddisks niet gespiegeld, maar qua capaciteit bij elkaar opgeteld. Ofwel: als je twee 4 TB harddisks inbouwt, krijg je in totaal 8 TB aan opslagruimte. Klinkt mooi maar RAID 0 biedt geen enkele bescherming tegen dataverlies. Zou je een harddisk uit een werkend RAID 0-volume trekken, dan raak je een enorme hoeveelheid – tot Terabytes aan toe, afhankelijk van de vulling - voorgoed kwijt. Check dus eerst of je een normale gespiegelde RAID-configuratie draait (SHR, RAID 1 en RAID 5 zijn het meest voorkomend). Indien niet, dan moet je een totaal andere weg qua herstel bewandelen. 

Namelijk: eerst alle data van je nas kopiëren naar een externe harddisk en dan pas de beschadigde schijf vervangen. Het RAID-volume dient vervolgens van nul af aan opnieuw opgebouwd te worden. Doe dat dan wel gelijk in SHR. Ja, dat kost je de helft aan opslag maar het levert wel een heel veilig geheel op! En dat is waarom nas'en zijn uitgevonden: centraal en veilig data bewaren.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).