Hoewel Creative Suite 3 pas het tweede kwartaal van 2007 op de markt komt, heeft Adobe nu al een bèta van Photoshop CS3 beschikbaar gemaakt en online gezet. De bèta is tot die tijd gratis te proberen door iedereen die een licentie van CS2 (Suite of Photoshop) heeft.

Vooral de gebruikers van een Apple Macintosh met Intel-processor kijken reikhalzend uit naar het verschijnen van Adobe Creative Suite CS3. De CS2-programma’s draaien wel op een ‘Intel Mac’, maar omdat dit onder een soort emulatie (‘Rosetta’) moet gebeuren, gaat dat ten koste van de snelheid. CS2 is zo’n 30 procent trager op een Intel Mac dan op een G5 Mac, en dat is natuurlijk niet waarom je een nieuwe snellere computer koopt. Het is vooral met het oog op die gebruikers dat Adobe nu al een bèta van Photoshop CS3 online heeft gezet, al kunnen G4/G5 Mac-gebruikers daar ook gebruik van maken (het pakket is een ‘Universal Binary’), terwijl er ook een bèta is voor Windows-gebruikers. Ook die laatste groepen zien wel wat snelheidswinst, maar behalve bij het opstarten (dat gaat echt veel sneller) is dat niet zo spectaculair. Voor hen is het natuurlijk vooral interessant om nu al te kunnen spelen met de nieuwe functies van Photoshop, want nieuwe functies zijn er genoeg in CS3. De interface van Photoshop is een ook beetje aangepast, met nu een enkelvoudige rij gereedschappen aan de linkerzijde (desgewenst weer te veranderen naar twee rijen) en ‘uitklapbare’ en/of ‘automatisch verdwijnende’ paletten aan de rechterzijde. Vooral bij het werken met kleinere schermen, zoals bij laptops, zal dit handig zijn.

CAMERA RAW
Eén van de opvallendste veranderingen is Adobe Camera RAW, de ingebouwde raw-converter van Photoshop. Versie 4.0 die met Photoshop CS3 meekomt is een combinatie van de oude versie 3.6 met alle mogelijkheden van de converter in Adobe Lightroom, waardoor er sprake is van een zeer fors verschil met Photoshop CS2. Bovendien kunt u met Camera RAW niet alleen 400 verschillende raw-formaten converteren, maar kunt u het nu ook gebruiken voor het openen van jpeg’s (en tiff’s)! Voor jpeg kunt u zelfs in de voorkeuren aangeven dat dit altijd zo moet gaan. Eigenlijk is dat een hele vreemde optie, want het komt erop neer dat er een soort tweede, eenvoudiger beeldbewerkingsprogramma zit ingebouwd in Photoshop, waarmee u vrijwel alle kleur-, helderheids- en contrastcorrecties kunt doen voordat het beeld daadwerkelijk door Photoshop geopend wordt. De gedachte hierachter is waarschijnlijk dat het handig is om altijd dezelfde interface te zien bij het openen van foto’s uit een digitale camera, ongeacht of dat nu raw’s of jpeg’s zijn.
Camera RAW heeft nu maar liefst acht tabs, met daaronder een zeer groot aantal nieuwe instelmogelijkheden, zoals omzetten naar grijswaarden, een tooncurve met schuifjes, Kleurtoon/verzadiging-schuifjes, en Split Toning om duotones te maken. Vooral het Recovery schuifje, waarmee u uitgebeten lichte partijen kunt herstellen zonder de algehele belichting te moeten verminderen, vinden wij een aanwinst. Fill Light (de Shadows van Shadow/Highlight) is onze tweede favoriet. En het Vibrance-schuifje, een soort Smart Saturation waarmee Photoshop de kleurverzadiging van de minder verzadigde tinten sterker opschroeft dan de reeds verzadigde tinten, komt op onze derde plaats. Minder logisch vinden we het feit dat er nu twee Curves te vinden zijn onder het tweede tabje; een klassieke curve en een Parametric curve met schuifjes eronder. Die curves zijn namelijk onafhankelijk van elkaar in te stellen en dat is verwarrend. U zou veel tijd kwijt kunnen zijn aan het instellen van een bepaalde correctie, om er dan pas achter te komen dat de tegengestelde correctie bij de andere curve nog stond ingesteld en dus gewoon even ongedaan had hoeven worden gemaakt! Dat alle kleurgerelateerde schuifjes nu ook in kleur zijn, is wel weer heel handig. Niet iedereen weet uit zijn hoofd dat het Tint-schuifje van de Kleurtemperatuur tussen groen en magenta schuift, terwijl de kleurtemperatuur zelf voor de balans tussen blauw en geel zorgt.

SMART FILTERS
Binnen Photoshop zijn ook enkele grotere, en vele kleinere aanpassingen gemaakt. Een hele nieuwe functie is Smart Filters, waarmee het nu ook mogelijk is om filters op een ‘niet destructieve’ manier toe te passen. In verschillende commentaren wordt de vergelijking met Aanpassingslagen gemaakt, maar het is meer een nieuwe soort Laagoptie. Om van deze mogelijkheid gebruik te maken, zet u een laag eerst om naar een zogenaamd Smart Object. Dat is ook als menu bij de filters toegevoegd, al is het feitelijk een vreemde plek voor dit menu. In Photoshop CS2 zit dit onder Layers, Smart Objects, Group into New Smart Object en daar zit het in Photoshop CS3 ook nog een keer. Om het niet te verwarrend te maken, heet het bij Filter iets anders (Convert for Smart Filters), maar het is precies hetzelfde. Als u nu een filter toepast op zo’n Smart Object, wordt dat filter als een soort Laagoptie toegevoegd en dat is het verschil met CS2. In CS2 krijgt u een waarschuwing dat het Smart Object eerst weer gerenderd moet worden tot een normale laag voordat het filter kan worden toegepast. Net als iedere andere laagoptie kunt u de instellingen van een Smart Filter op elk moment weer wijzigen, kunt u de filters aan- of uitzetten, en de volgorde veranderen (eerst filter A en dan B geeft meestal een ander effect dan eerst filter B en dan A).

ZWART-WIT
Een andere volledig nieuwe optie is Image – Adjustment - Black & White. Zoals de naam al aangeeft, kunt u hiermee het beeld omzetten naar zwart-wit, en het lijkt ook sterk op de bekende Kanalenmixer waar dat ook al sinds jaar en dag prima mee gaat. ‘Black & White’ werkt echter makkelijker en subtieler, omdat u zes schuifjes hebt (niet alleen de primaire kleuren rood, groen, blauw, maar ook de secundaire kleuren magenta, geel en cyaan) en omdat er al een flink aantal ‘presets’ beschikbaar zijn. Een bijzondere mogelijkheid is dat u met de muis in het beeld kunt gaan en dan met ingedrukte muisknop naar links of rechts kunt bewegen, om zo de onderliggende tint donkerder of lichter te maken. Dat werkt verrassend intuïtief, omdat het grootste probleem van de rest van de interface is dat u de kleuren al niet meer ziet. Hoe weet je welk kleurenschuifje het beste kan worden aangepast als het voorbeeld al zwart-wit is? Een ‘voor/na’ voorvertoning zou daarom eigenlijk ook een onderdeel van de interface moeten zijn, maar die ontbreekt.

CURVES
Niet revolutionair, wel handig is de verbeterde interface van Curves. Eindelijk heeft Adobe daarin een histogram opgenomen, zodat de handelingen die u anders eerst in Levels doet nu ook direct in Curves kunnen worden gedaan. Het is ook handig dat u desgewenst alle kleurcurves in één beeld kunt zien, in plaats van dat u constant heen en weer moet schakelen tussen de verschillende kleurkanalen om te zien hoe bijvoorbeeld het klikje met het grijspuntpipet die curves heeft aangepast. Dat dit zo lang geduurd heeft illustreert wel een beetje de eigenwijsheid van Adobe, dat bijvoorbeeld ook nu nog steeds niet een simpele tool heeft gemaakt om beelden recht te zetten en dan af te snijden. Waar dat in een programma als Paint Shop Pro al jaren in één handeling gaat, moet de Photoshop CS3-gebruiker nog steeds dezelfde drietrapsroute gebruiken (meetlat over horizon trekken, roteer canvas arbitrary, crop tool selecteren en handmatig afsnijden).

UITLIJNEN
Photoshop had al de mogelijkheid om automatisch foto’s aan elkaar te plakken tot een panorama. Die functie is nu verbeterd en volautomatisch; u krijgt zelfs geen interface meer waar u handmatig nog kunt ingrijpen, zo zeker lijkt Adobe van zijn zaak. Dat is prachtig en lekker makkelijk als het allemaal goed werkt, maar het betekent ook dat er echt niets meer aan te doen valt als het programma er om de één of andere reden een keer niet in slaagt de juiste verdeling te vinden. En dat overkwam ons natuurlijk meteen bij de eerste de beste poging. De automatische stitch-functie wordt bovendien nu ook gebruikt voor de nieuwe Auto Align- en Auto Blend-functies, die bedoeld zijn voor als u meerdere foto’s van het zelfde onderwerp hebt. Stel dat u een aantal foto’s van een groepje mensen hebt gemaakt. Op de ene foto staat meneer A met zijn ogen dicht, op de andere foto is het juist mevrouw B die een gek gezicht trekt. Samenvoegen en één gezicht uit die andere foto gebruiken zou de oplossing zijn, maar is nog niet zo eenvoudig, zeker niet als u uit de hand hebt gefotografeerd waardoor de foto’s niet goed uitlijnen. Photoshop kan dat nu allemaal automatisch doen en twee of meer foto’s in lagen zodanig vervormen dat ze optimaal passen. Daarna is het maskeren om één van de gezichten uit een andere laag te halen vrij eenvoudig geworden.

SELECTIE
De selectiekwast is ook nieuw, en is een soort Magic Wand in kwastvorm. U schildert over een stuk foto heen en Photoshop selecteert automatisch dat deel wat qua kleur en helderheid bij het geschilderde deel behoort, zodat u zeer snel een redelijk goede selectie hebt. Maar daarna wordt het pas echt interessant (en dat werkt ook met andere selectiemethoden). Via Refine Edge kunt u een selectie oproepen, en vervolgens de randen sterker ‘doezelen’, het maskercontrast veranderen, de randen scherper of vloeiender maken of de selectie groter of kleiner maken. Dat kon natuurlijk allang via verschillende menu’s, maar nu ziet u ‘live’ precies wat u doet en dat is een enorme verbetering. Ook het kloonstempel is met enkele opties uitgebreid, onder andere met het doel om het uitlijnen makkelijker te maken. De wijze waarop Adobe dit heeft gedaan roept bij ons echter vraagtekens op. U krijgt een soort ‘geestbeeld’ te zien, zodat u het bronbeeld en het doelbeeld tegelijk ziet. Misschien is het een kwestie van wennen, maar waarom dit niet op dezelfde manier gedaan als bij Perspectiefpunt, waarbij de kwast een klein stukje voorvertoning wordt in plaats van een leeg rondje? Nu we het toch over Perspectiefpunt hebben: ook die is verbeterd. Het is nu mogelijk om gekopieerd materiaal in één keer over verschillende perspectiefvlakken te leggen en bovendien hoeven die vlakken nu niet meer per definitie altijd onder 90 graden te staan.

BRIDGE
Ten slotte is ook Bridge aangepast. Onder het motto ‘Beter goed gejat dan slecht verzonnen’ heeft Adobe zeer goed naar Apple Aperture gekeken en vervolgens de stacks en de loep schaamteloos gekopieerd. Toch is dat maar ten dele geslaagd. De kracht van de loep in Aperture is dat die ook werkt op thumbnails en dat is bij Bridge niet zo. U kunt de loep alleen gebruiken op een preview, dus u moet toch eerst het beeld geselecteerd hebben. Gelukkig kunnen er nu wel meerdere beelden geselecteerd zijn, zodat er meerdere previews tegelijk getoond worden, maar het is nog steeds niet zo flexibel als bij Aperture. Ook de stacks van Bridge bieden niet dezelfde functionaliteit qua sorteren en vergelijken als ze in Aperture bieden, maar ten opzichte van het oude Bridge is dit wel handiger.

Test: Johan Elzenga

PluspuntenMinpuntenConclusie

De bèta van Photoshop CS3 laat zien dat er weer een aantal leuke nieuwe dingen aankomen, en dat het niet alleen een update is om Photoshop op full speed op Intel Macs te laten draaien. Niet alle nieuwe functies vinden we even handig, maar dat is persoonlijk en valt ook te verwachten. Adobe kan het nooit voor iedereen 100 procent perfect doen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).