Er zijn meerdere diensten die je gratis plaatjes laten maken met behulp van kunstmatige intelligentie (AI), maar Playground AI biedt daarnaast heel veel extra’s.

In het artikel Dall-E of SDXL: wie maakt betere plaatjes? hebben we het uitgebreid gehad over de sterke en zwakke punten zijn van de twee bekendste gratis AI-plaatjesmakers Dall-E 3 en Stable Diffusion XL (SDXL). We zagen dat de eerste voor beginners wat meer gelikte resultaten kan bieden maar regelmatig ‘nee’ zegt tegen opdrachten (prompts genaamd). Ook kun je met Dall-E niet voortborduren op eerder gemaakte afbeeldingen. SDXL biedt je aanzienlijk meer vrijheid en Playground AI, een site waar je gratis met dit model kunt werken, biedt bovendien allerlei aanvullende AI-tools, bijvoorbeeld om plaatjes uit te breiden. Tijd om dit moois eens nader te bekijken.

Inloggen

Je vindt Playground AI op www.playgroundai.com. Klik je daar bovenin op het menu Pricing dan zie je dat je in de gratis versie dagelijks tot 500 afbeeldingen kunt maken. Ook zie je welke functies beperkt bruikbaar zijn (zoals vergroten, oftewel upscale) en welke betaalde mogelijkheden er zijn.

Klik je op Create first image in de kolom onder Free dan kom je op een pagina waar je in kunt loggen met behulp van je Google-account. Aangezien dat de enig beschikbare methode is, heb je dus zo’n account nodig. Eenmaal ingelogd kom je op de Canvas-pagina, een plek waar je plaatjes in één groot werkblad worden verzameld.

Ga je een volgende keer naar de website, dan zie je rechts bovenin in plaats van Get Started for Free een knop Create die je naar je Canvas brengt.

Soms zie je ook een pop-upvenster waar je een introductie of video over nieuwe functies kunt bekijken. Die klikken we voor nu weg.

Instellingen

Playground AI kent een heleboel instellingsmogelijkheden die je in het paneel aan de rechterkant vindt. Te beginnen met Model. Standaard kiest Playground AI een van de modellen uit, maar als je het uitklapmenu opent, kun je kiezen uit Stable Diffusion XL, Playground v2 en Playground v2.5.

Daaronder zie je Image Dimensions. Met de schuifjes kun je de breedte (W) en hoogte (H) aanpassen, maar de standaardresolutie van 1024x1024 werkt vaak het best. Bovendien kun je plaatjes ook achteraf bijsnijden met het Crop-gereedschap.

De schuifjes voor Prompt Guidance, Quality & Details en Refinement hebben allemaal invloed op de kwaliteit van de gemaakte afbeeldingen. We komen hier later op terug.

Seed is een willekeurig startgetal dat ervoor zorgt dat je met dezelfde prompt steeds verschillende plaatjes kunt maken. Gebruik je de Seed en prompt van een eerder gemaakt plaatje dan krijg je dat opnieuw. Zo kun je varianten van dezelfde afbeelding maken door met de overige instellingen of de prompt te spelen.

Scrol je in het rechterpaneel naar beneden, dan zie je nog Number of Images waar je maximaal vier plaatjes tegelijk kunt maken en Sampler. Dat is de benaming voor een technische functie die bepaalt hoe plaatjes worden gemaakt. Ook daar komen we op terug.

De functies in het linkerpaneel behandelen we verderop.

Je eerste plaatje

Bovenin zie je een achttal pictogrammen. Om ons eerste plaatje te maken, klikken we op het vierde daarvan (Generate Image). Er verschijnt nu een vierkant kader (Generation frame) met de ingestelde resolutie. Klik je daarop, dan verschijnt daaronder een tekstvak waar je je prompt kunt typen. Playground kan automatisch Nederlandstalige prompts vertalen, maar daarbij gaan altijd nuances verloren. Dit kan tot ongewenste resultaten leiden, omdat de AI met de Engelse taal getraind is. Wij gebruiken in deze workshop daarom Engelse prompts. We typen a cute kitten en klikken op Generate. De AI gaat nu aan de slag en na doorgaans een halve minuut is daar je eerste plaatje.

Daarnaast verschijnt meteen een nieuw leeg vak met daaronder je laatst gegeven prompt.

Preview-modus

Waar je bij de meeste AI-diensten maar moet afwachten wat je krijgt, kun je bij Playground een voorvertoning (Preview) vragen. We zetten dat knopje aan onder het lege vak. Je ziet nu een nieuw katje en met een klik op het dobbelsteenpictogram kun je een andere variant opvragen.

De grote kracht van Preview is dat deze wordt bijgewerkt wanneer je je prompt aanpast. Op die manier kun je ontdekken wat de invloed van bepaalde woorden is, wat voor gevolgen woordvolgorde heeft, enzovoort. Het maken van goede prompts is namelijk een kunst op zich die oefening vergt.

Om Preview in actie te zien, typ je achter de tekst een spatie en de tekst wearing a red hat. Je ziet meteen hoe de Preview wordt bijgewerkt. Ben je tevreden over de voorvertoning dan kun je op Generate klikken, maar je kunt ook verder aan de prompt sleutelen of een hele nieuwe opgeven. Het plaatje is namelijk nog niet gemaakt.

Klik op Generate om het plaatje alsnog te maken.

Navigeren en opslaan

Omdat na elk gemaakt plaatje een nieuw Generation frame verschijnt, schuiven eerder gemaakte plaatjes naar links en verdwijnen zo uit beeld. Ze zijn echter niet weg. Het Canvas is één grote vergaarbak met eerder gemaakte plaatjes waarin je eenvoudig kunt navigeren.

Met Control-toets+muiswiel kun je in- en uitzoomen op het Canvas en sleep je met ingedrukte linkermuisknop+spatiebalk, dan kun je het Canvas verschuiven.

Klik nu op het middelste plaatje van de kitten met de rode hoed. Er verschijnen zes pictogrammen boven. De linker daarvan is Download. Klik daarop en sla het plaatje op in een map naar keuze met de standaard-bestandsnaam. Deze bevat het Seed-nummer wat handig is om verder aan een plaatje te werken.

Experimenteren

Omdat naast elk gegenereerd plaatje een nieuwe Preview met dezelfde prompt verschijnt, kun je gemakkelijk kijken wat de instellingen doen. Speel zo met de schuifjes voor Prompt Guidance en Quality & Detail.

De standaardwaarde van 7 voor de eerste is vaak goed. Als je hem erg hoog maakt, kan de beeldkwaliteit daar onder lijden. Een en ander hangt ook samen met de promptlengte. Langere prompts kunnen doorgaans een hogere waarde hebben.

Het Quality-schuifje staat standaard op 80, maar daar kun je ook wel 50 van maken. Plaatjes zijn daarmee vaak nog uitstekend, maar ze zijn sneller klaar.

Als Preview aan staat, is het schuifje Refinement voor fijnere details niet actief. Om daarmee te experimenteren moet je Preview dus even uitzetten.

In je experimenten kun je ook kiezen voor verschillende instellingen onder Sampler. Deze bepaalt hoe de AI uit het universum van alle mogelijke plaatjes een geschikte destilleert. Met dezelfde Seed en prompt levert dit vaak een iets of zelfs totaal ander resultaat. Onze favorieten zijn Euler a en DPM2 a. De betaalde versie van Playground bevat enkele samplers die nog betere resultaten kunnen geven.

Inpainting

In Playground kun je gemaakte afbeeldingen op verschillende manieren te lijf.

Zet indien nodig Preview weer aan en geef de meer uitgebreide prompt a contemporary living room on a foggy winter dawn, wide-angle, intricate, realistic, highly detailed, 35mm, Kodachrome, vibrant, HDR. Klik op de dobbelsteen totdat het resultaat je bevalt en maak dan het plaatje.

Selecteer het plaatje, klik bovenin op ^ achter het voorlaatste pictogram en kies Inpaint. Klik ergens op de vloer van het interieur om daar een cirkel te plaatsen. Geef vervolgens in het vak onder de afbeelding als prompt a cute kitten en klik op Inpaint. Even later verschijnt de kat in het interieur. Valt het resultaat tegen, dan kun je er eenvoudig overheen schilderen met het Inpaint-penseel en een nieuwe poging doen.

Klik op ^ achter het zesde pictogram en kies Object Eraser. Ga met het penseel over de kat en klik op Erase als deze is afgedekt. De kat wordt nu verwijderd.

Outpainting

Selecteer opnieuw het gemaakte interieur (dus niet de Preview) en klik weer op het pictogram Generate image (vierde pictogram bovenin). Zorg dat in het tekstvak weer de prompt voor het interieur staat. Ga je nu met de cursor over de afbeelding dan zie je Drag to move frame. Sleep met ingedrukte linkermuisknop ongeveer 1/3 van de afbeelding naar rechts zodat daar een lege strook verschijnt en klik op Outpaint. Je plaatje wordt nu naar rechts uitgebreid met nieuwe inhoud die aansluit bij het aanwezige beeld.

Sleep het kader vervolgens naar links en voeg daar een soortgelijke strook beeld toe zodat uiteindelijk een breedbeeld-afbeelding van het interieur ontstaat.

Outpainting werkt niet alleen naar links en rechts maar ook naar boven en beneden.

Mochten er tijdens het proces ongewenste beeldelementen verschijnen (zogeheten artefacten, zoals letters) dan kun je die met de Object Eraser te lijf.

Negatieve prompts

Als we het hebben over ongewenste beeldelementen, dan komen we automatisch bij zogeheten negatieve prompts. Waar je in je gewone prompt beschrijft wat je in een plaatje wilt zien, beschrijf je met een negatieve prompt wat je juist níét wilt zien.

Je vindt deze in het scherm links onder Exclude from image. Hier staan standaard de nodige zaken (zoals missing fingers) waar SDXL meer last van heeft dan bijvoorbeeld Dall-E. Je kunt de lijst ook vervangen door of aanvullen met je eigen termen. Begrippen aan het eind van lange prompts verliezen echter aan betekenis, dus houd het beknopt.

Prompthulp

Nu we toch in het linker schermdeel zijn aanbeland kunnen we mooi even kijken naar enkele andere functies.

Maak een Preview voor een nieuwe afbeelding met als prompt A spooky forest. Zet links Expand Prompt aan en maak het plaatje. Wanneer het klaar is en je erop klikt, dan zie je rechts de technische details. Als eerste zie je de originele prompt en daaronder de Expanded Prompt, een met behulp van AI opgepepte versie van je oorspronkelijke prompt die mooier beeld moet leveren. In de gratis versie van Playground kun je maximaal 30 prompts per maand laten uitbreiden.

Een andere manier om je prompts op te peppen, is met Filters. Dat zijn geen filters zoals je die kent van een fotobewerker, maar speciaal afgestelde varianten van een AI die zijn geoptimaliseerd voor een bepaald type afbeelding. Klik links onder Filter en kies uit de aanwezige modellen Mysterious V4. Genereer vervolgens nogmaals een eng bos.

Zoals je ziet levert een ander model voor dezelfde prompt een afbeelding met een heel andere sfeer. Je kunt ze desgewenst allemaal testen om te zien wat wel en niet past bij jouw smaak en wensen.

Voorbeeld

Behalve door prompts automatisch uit te laten breiden, zijn er nog twee andere manieren om de AI een handje te helpen. De eerste heet Image to Image. We hebben een erbarmelijk schetsje op papier gemaakt en gefotografeerd. Dat laden we door op de + onder Image to Image in het venster links te klikken.

We zetten het schuifje Image Strength op 50 en maken een plaatje met de prompt A house in a green field. Blue sky with white fluffy clouds and sun. Flowers in front of the house. Het witte papier is vooral omgezet in wolken. We doen een tweede poging met het schuifje op 25. Da’s beter. Alles staat op de plek van de schets, zelfs het zonnetje rechtsboven.

Controle

Zet de cursor op het geladen schetsje en klik op het prullenbak-pictogram om deze te wissen. Dat is nodig omdat we gaan kijken naar een recentere en nog krachtiger methode om de AI te helpen, namelijk ControlNet.

Scrol in het linkervenster zo nodig omlaag tot je de knop + Add Control onder Control Traits ziet. Klik op Upload en laad daar het schetsje. Laat de instelling op Edge staan. Genereer een nieuw plaatje met dezelfde prompt. Deze lijkt aanzienlijk meer op het schetsje, inclusief krakkemikkige lijntjes. Kies je in plaats van Edge voor Depth en maak je een nieuw plaatje, dan zie je meer realisme waarbij ons schetsje keurig wordt ‘strakgetrokken’ maar exact wordt gevolgd.

De modus Pose is vooral bedoeld voor plaatjes van mens en dier, maar ook die maakt van het schetsje een compleet huis.

Met SDXL gemaakte plaatjes kun je vanuit het Canvas direct naar Image to Image en Control Trait sturen via de pictogrammen boven een geselecteerd plaatje.

Het menu boven een geselecteerd plaatje biedt nog wat andere functies, zoals vier keer vergroten (maximaal 30 per maand), bijsnijden en achtergrond verwijderen die je zelf mag ontdekken.

Een deel van de functies kun je ook toepassen op bestaande foto’s die je importeert via het eerste pictogram bovenin Canvas.

De modus Board die je linksboven ziet, is een vereenvoudigde werkomgeving met minder functies zodat we die buiten beschouwing hebben gelaten. Met je kennis van Canvas mag het werken daarin geen probleem zijn.

Met alles wat je nu weet, kun je in een handomdraai de meest fantastische plaatjes maken. Veel creatief plezier daarbij!

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).