Succesvol presenteren begint met het maken van een goede presentatie. Daar gaat het helaas nogal eens mis. Filmpjes die niet afspelen omdat er geen internet is, lappen tekst en overmatig gebruik van effecten en animaties die het publiek afleiden. Hoe het wel moet laten we zien in dit artikel.

Tip 01: Nieuwe presentatie

Zodra je PowerPoint start, kun je kiezen voor een van de meegeleverde sjablonen, maar het is veel leuker om je presentatie helemaal zelf vanaf de grond op te bouwen. Vanuit een leeg 'doek' maak je sneller een professioneel ogende presentatie. Sjablonen zien er fraai uit, maar je hebt er vaak meer werk aan om onnodige opsmuk eruit te halen en de lay-out naar wens aan te passen. Vandaar dat we op het beginscherm klikken op Lege presentatie en de sjablonen laten voor wat ze zijn.

©PXimport

Tip 01 Begin met een lege presentatie.

Tip 02: Linten

Als het gaat om uiterlijk en bediening lijkt PowerPoint sprekend op andere programma's uit de Microsoft Office-suite. Ben je bekend met bijvoorbeeld Word of Excel, dan voel je je vast snel thuis in dit presentatieprogramma. Ben je er minder bekend mee, dan is het belangrijk om te weten dat de traditionele menubalk is vervangen door tabbladen. Zodra je op een tab klikt, krijg je een lint te zien met daarin allerlei opties. Die zijn netjes gegroepeerd in een soort vakken, met onderin elk vak in lichtgrijs de naam van het bewuste onderdeel.

©PXimport

Tip 02 PowerPoint werkt met zogenaamde linten.

Tip 03: Dia's

In PowerPoint werk je met zogenaamde dia's. Een daarvan is een pagina die je aan je publiek toont. Je begint doorgaans met een titeldia en die krijg je van PowerPoint cadeau, want die is standaard in een lege presentatie aanwezig. Op deze dia zie je twee vakken. Eentje om een titel aan je presentatie te geven en nog een tweede waarin je een ondertitel opgeeft. Je klikt in een vak, waarna je tekst kunt invoeren. In het lint Start kun je bij het onderdeel Lettertype je tekst naar smaak opmaken. Zoals het lettertype, de kleur en de lettergrootte. Bij Start / Alinea kun je onder andere de tekst links, rechts of in het midden uitlijnen.

©PXimport

Tip 03 De meeste presentaties beginnen met een titelpagina (titeldia).

Tip 04: Nieuwe dia

De titel en ondertitel op de titeldia zijn tekstvakken. PowerPoint kent allerlei soorten vakken. In een vak kan behalve tekst ook een plaatje of een filmpje staan. Elk vak kun je vrij over de dia verplaatsen en de grootte is aanpasbaar. Dankzij tekstvakken is de lay-out eenvoudig aan te passen. Je maakt een pagina (dia) dus net even wat anders op dan in een programma als Word. Om een nieuwe dia te maken, klik je op het lint Start in het vak Dia's op Nieuwe Dia. Voor het gemak noteren we dit voortaan als Start / Dia's / Nieuwe dia. Je ziet een lijstje met soorten dia's. Kies Leeg om met een blanco dia te beginnen. Aan de linkerzijde van het scherm bevindt zich een navigatiekolom waarin je miniaturen van alle dia's in je presentatie ziet. Zo kun je snel naar een willekeurige dia springen.

©PXimport

Tip 04 Voeg nieuwe dia's aan je presentatie toe.

Tip 05: Opsomming

Een nieuwe dia kun je naar eigen inzicht vullen met materiaal. Stel dat je eerst wilt vertellen wat je met deze presentatie van plan bent, dan is het een prima idee om een opsomming te geven van de hoofdpunten. Daar heb je een tekstvak voor nodig en dat voeg je toe via Invoegen / Tekst / Tekstvak. Vervolgens sleep je een kader op het scherm om het tekstvak te maken. Dat vak mag je later nog verplaatsen en groter of kleiner maken, dus het maakt niet uit als je de maten en de exacte positie nog niet weet. Je kunt gelijk beginnen met het intikken van je tekst.

Wil je een opsomming maken, dan kan dat via Start / Alinea / Opsommingstekens of Start / Alinea / Nummering. Voor presentaties geldt dat je dia's het beste rustig kunt houden. Geen lappen tekst dus, maar bijvoorbeeld een paar steekwoorden of krachtige zinnen. Het is geen collectieve leesoefening, het moet jouw verhaal goed ondersteunen.

©PXimport

Tip 05 Voor een lijstje kun je opsommingstekens of een nummering gebruiken.

Tip 06: Tekstvakken

Theoretisch volstaat één tekstvak als je alleen maar tekst op je dia wilt neerzetten. Je kunt er een titel in kwijt, stukjes vrije tekst en je kunt er een opsomming aan toevoegen. Toch is het verstandiger om met meerdere tekstvakken te werken. Bijvoorbeeld een voor de titel, een voor een tekstalinea en een voor de opsomming. De drie tekstvakken plaats je netjes boven elkaar op de dia. Het voordeel is dat je elk tekstvak afzonderlijk kunt verplaatsen en bewerken. Titel, tekst en opsomming zijn losse elementen.

Zet je alles in één vak en wil je bijvoorbeeld meer lege ruimte onder de titel, dan moet je allemaal lege regels toevoegen. Dat is bewerkelijker dan gewoon het tekstvak iets verschuiven. Meerdere elementen tegelijk verplaatsen kan ook. Klik met ingedrukte Shift-toets op elk volgende tekstvak en versleep ze allemaal tegelijk.

©PXimport

Tip 06 Je kunt meerdere tekstvakken gebruiken.

Tip 07: Afbeeldingen

In een presentatie wil je vaak illustraties of foto's gebruiken. Je voegt ze toe via Invoegen / Afbeeldingen / Afbeeldingen. Blader naar een map toe en dubbelklik op de afbeelding die je wilt inladen. Je mag de afbeelding groter of kleiner maken door de vierkantjes in het kader te verslepen. Onder de paarse kopregel Hulpmiddelen voor afbeeldingen is het extra lint Opmaak verschenen. Hiermee kun je de foto eventueel nog wat verfraaien. Zoals de belichting en de kleuren aanpassen, of een filtereffect aanbrengen.

Je kunt de foto ook bijsnijden als je niet de volledige afbeelding nodig hebt. Verder kun je er uit allerlei kaders kiezen en de foto nog een andere vorm geven, maar gebruik liefst zo min mogelijk opsmuk om de presentatie rustig te houden. PowerPoint kent trouwens ook allerlei nuttige en handige vormen die je - mits goed gedoseerd - perfect kunt gebruiken. Die vind je onder Invoegen / Illustraties / Vormen.

©PXimport

Tip 07 Deze handige vormen komen soms goed van pas.

Keynote en Prezi

Er zijn nog meer manieren om een fraaie presentatie te maken. Heb je een Mac of een iPad? Dan sleutel je in een mum van tijd iets moois in elkaar met Keynote van Apple. Dit stelt je ook in staat om met alleen je iPad te presenteren. Al heb je dan wel een adapter nodig om deze op een beamer of televisie aan te sluiten. Keynote kan ook nog eens PowerPoint-presentaties inladen en wegschrijven, dus je zit niet eeuwig aan Keynote vast. Zonder software kan het ook. Op http://prezi.com maak je online presentaties. Zonder abonnement zijn je presentaties wel openbaar.

©PXimport

Ook met Keynote maak je schitterende presentaties.

Tip 08: Grafieken

Is je publiek dol op cijfertjes? Voeg dan grafieken toe. Je maakt een grafiek via Invoegen / Illustraties / Grafiek. In de linkerkolom kies je het soort grafiek, zoals een staaf-, lijn- of taartdiagram. Rechts zie je vervolgens allerlei smaken die mogelijk zijn. Na je keuze wordt de grafiek op de dia geplaatst. Ook opent een tweede venster, waarin je een spreadsheet ziet. Hier vul je de gegevens in. Heb je meer of minder kolommen of regels nodig? Geen probleem, je maakt de spreadsheet gewoon zoals jij hem hebben wilt. Pas wel de gekleurde kaders aan door de hoekpunten te verslepen, want die bepalen wat er in de grafiek te zien is.

©PXimport

Tip 08 Allerlei soorten professionele grafieken zijn mogelijk.

Tip 09: Excel

Wil je de grafiek liever via Excel vullen met gegevens? Klik dan bovenin de mini-spreadsheet van PowerPoint op het pictogram Gegevens bewerken in Microsoft Excel. Kom je later op deze dia terug en wil je de gegevens opnieuw bewerken via Excel of de mini-spreadsheet? Klik dan met rechts op de grafiek en ga naar Gegevens bewerken. Zodra je aan een grafiek werkt, staan er twee extra linten Ontwerpen en Indeling tot je beschikking onder de groene kopregel Hulpmiddelen voor grafieken. Daarmee kun je de stijl en de inhoud van de grafiek nog verder aanpassen.

©PXimport

Tip 09 Gebruik Excel of het mini-spreadsheet van PowerPoint.

Tip 10: Video's

Met een leuk, spannend of leerzaam filmpje zorg je voor een afwisselende presentatie. Een filmpje toevoegen doe je via Invoegen / Media / Video. Kies Video op mijn pc om materiaal van je eigen computer te gebruiken. Je kunt ook kiezen voor Onlinevideo, maar dan moet je wel zeker zijn van een internetverbinding tijdens de presentatie.

Op een bedrijfsnetwerk streamen is bijvoorbeeld niet altijd toegestaan. Lokale films gebruiken is altijd het veiligst. Ze worden in het presentatiebestand bewaard. Zodra je een film hebt toegevoegd, krijg je onder de blauwe kopregel Hulpmiddelen voor video twee nieuwe linten te zien. Via het lint Opmaak kun je net als bij afbeeldingen (zie tip 07) het materiaal bewerken of er een afbeeldingsstijl op toepassen. Gebruik het lint Afspelen als je het filmpje wilt bijsnijden, in of uit wilt faden of om het volume aan te passen. Via de optie Starten bepaal je of het filmpje meteen begint te draaien of pas na een muisklik.

©PXimport

Tip 10 Een filmpje kan meteen of na een muisklik beginnen.

Tip 11: Geluid

Ook muziek, geluiden of een commentaarstem kun je prima in een presentatie gebruiken. Je voegt het toe via Invoegen / Media / Audio. Je krijgt opnieuw extra linten te zien, ditmaal onder een blauwe kopregel Hulpmiddelen voor audio. Op het lint Afspelen kun je onder andere het geluid automatisch laten starten, in- en uitfaden en een fragment uitknippen. Behalve lokale geluidsbestanden inladen, kun je ook geluid opnemen met de ingebouwde microfoon van je computer, of gebruikmaken van online materiaal dat vrij van rechten is. Dit laatste is wel omslachtig, omdat je geen kant-en-klare lijst ziet, maar via trefwoorden alles zelf maar moet zien te vinden. Het beste kun je daarom gewone lokale geluidsbestanden gebruiken. Audio kun je overigens ook prima gebruiken om een presentatie te maken waarbij jij niet aanwezig hoeft te zijn. Je kunt het verhaal bijvoorbeeld inspreken, zodat een commentaarstem het verhaal vertelt. Dat is onder andere handig als je de presentatie online zet.

©PXimport

Tip 11 Kies een lokaal geluidsbestand of neem zelf geluid op.

Tip 12: Overgangen

Om van je presentatie een vloeiend geheel te maken, kun je op het lint Overgangen instellen hoe dia's in elkaar overgaan. Er is volop keus, want achter het rijtje overgangen kun je via pijltjesknoppen extra rijen opvragen of een totaaloverzicht krijgen. Voor een professioneel ogend effect is een subtiele overgang de beste keuze. Wat een overgang niet moet doen, is de aandacht van je verhaal afleiden. Een drukke overgang, of na elke dia weer voor een ander effect kiezen, is af te raden.

De overgang Vervagen is bijvoorbeeld een prima keuze. In het onderdeel Tijdsinstellingen op dit lint zijn nog enkele andere handige opties te vinden. Zo kun je met Op alles toepassen alles wat je hier instelt automatisch voor alle dia's laten gelden. Verder wordt standaard de volgende dia getoond na een muisklik, maar je kunt er ook een diashow van maken. Tot slot kun je de overgang tussen dia's van een geluid vergezeld laten gaan, al raden wij dat niet aan.

©PXimport

Tip 12 Dia's kunnen mooi in elkaar overvloeien.

Breek de regels

Het is ook weer niet altijd nodig om een bloedserieuze en professioneel ogende presentatie te maken. Er zijn zat gelegenheden te bedenken waarbij het allemaal wat losser mag. Soms zelfs over-the-top. Het is wel belangrijk dat je goed inschat om welke gelegenheid het gaat en wie je publiek is. Een afstudeerfeest, iemand die na 'slechts' acht keer een rijbewijs heeft gehaald, een jarige collega die erom bekend staat anderen in de maling te nemen? Gooi dan alle registers open en gebruik jolige dia's, illustraties, plaatjes en filmpjes, creatieve lettertypen en gebruik animaties en geluidsfragmenten.

©PXimport

Soms mag je je helemaal uitleven.

Tip 13: Animaties

Het lint Animaties stelt je in staat om een animatie aan elementen van een dia toe te voegen. Je klikt eerst op een element van een dia om het te selecteren, bijvoorbeeld een tekstvak of een afbeelding. Daarna kun je er een animatie aan toevoegen. Zo kun je de tekst of de afbeelding langzaam laten opkomen, het beeld binnen of weg laten vliegen of laten wankelen. Zelfs de bewegingsrichting en manier van bewegen is instelbaar. Een subtiel effect kan nog wel iets aan je presentatie toevoegen, maar maak er geen poppenkast van.

©PXimport

Tip 13 Via animaties kan een dia dynamisch worden opgebouwd.

Tip 14: Achtergrond

Dia's hoeven niet altijd een witte achtergrond te hebben, al zorgt dat wel voor rustig ogende presentaties. Een andere achtergrond instellen kan via Ontwerpen / Aanpassen / Achtergrond opmaken. In een kolom worden allerlei opties voorgeschoteld. Je kunt er voor een effen kleur kiezen, maar mooier staat het als je voor Opvulling met kleurovergang gaat. De achtergrond is dan niet egaal gekleurd, wat toch een beetje saai oogt, maar verloopt van kleur. Welke kleur dat is en hoe het verloopt is volledig instelbaar. Een afbeelding als achtergrond gebruiken mag ook. Dan kies je Opvulling met afbeelding of bitmappatroon. Selecteer bij Bestand een illustratie of een foto die op de pc staat, of ga voor een mooi patroon via Bitmappatroon. Om een foto minder te laten opvallen, verlaag je eventueel de waarde bij Doorzichtigheid. Onderaan de kolom kun je via de knop Overal toepassen al je dia's gelijktrekken. Het is ook slim om je dia's van kop- of voetregels te voorzien via Invoegen / Tekst / Koptekst en voettekst. Je kunt onder andere de datum, het dianummer of eigen tekst gebruiken. Je kunt dit weer op alle dia's tegelijk toepassen, waarbij de titeldia eventueel kan worden overgeslagen.

©PXimport

Tip 14 Stel een achtergrond naar keuze in.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt of je van extra gemakken voorzien. Nu de meteorologische hefst is begonnen en de temperaturen verder dalen is het tijd om te kijken of je je huis beter kunt verwarmen. Met een extra elektrisch kacheltje bijvoorbeeld.

In de koudere maanden van het jaar kan het soms heerlijk zijn om een extra warmtebron in huis te hebben. Bijverwarming is dan een uitkomst. Of je nu een koude hoek in de woonkamer wilt opwarmen, je thuiskantoor wilt verwarmen zonder de thermostaat in de hele woning omhoog te zetten, of gewoon snel wat extra warmte wilt creëren; er is een grote verscheidenheid aan elektrische kachels beschikbaar. Wij vonden vijf verschillende soorten bijverwarming, van keramische ventilatorkachels tot infrarood panelen om de ruimtes in je huis snel te verwarmen.

De'Longhi TCH8993ER.BC

Met een vermogen van 2400 watt kan deze keramische torenkachel van De'Longhi snel een grote ruimte verwarmen. Deze kachel is bovendien uitgerust met een Eco-Energy functie, die ervoor zorgt dat hij de gewenste temperatuur bereikt met zo min mogelijk energieverbruik. Dit is niet alleen goed voor je portemonnee, maar ook voor het milieu. De kachel heeft ook een handige afstandsbediening, zodat je vanuit je luie stoel de instellingen kunt aanpassen. Verder beschikt dit model over een tip-over-beveiliging, een geruststellende gedachte als je huisdieren of kleine kinderen hebt. De kachel schakelt zichzelf automatisch uit als hij per ongeluk omvalt. Door de keramische technologie wordt de lucht niet uitgedroogd en verbranden er geen stofdeeltjes, wat zorgt voor een schonere en aangenamere warmte.

Wattage: 2400W
Type verwarming: Keramische torenkachel
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Inventum KC222WOS Ceramic Fan Heater

De Inventum KC222WOS is een compact model. Deze keramische kachel heeft niet alleen twee warmtestanden (1200 en 2000 watt), maar ook een handige oscillatiefunctie. Met de 60° draaibeweging wordt de warme lucht gelijkmatig over een groter gebied verspreid, waardoor je minder last hebt van koude plekken in de ruimte. Verder is de temperatuur traploos instelbaar, wat de kachel zeer flexibel in gebruik maakt. Ook dit apparaat is voorzien van belangrijke veiligheidsfuncties zoals omvalbeveiliging en oververhittingsbeveiliging. Dit betekent dat de kachel automatisch uitschakelt bij te hoge temperaturen of als hij per ongeluk omvalt. De geïntegreerde handgreep en het lichte gewicht maken het eenvoudig om de kachel van de ene naar de andere kamer te verplaatsen.

Wattage: 1200W en 2000W
Type verwarming: Keramische ventilator
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Princess 348254 Slimme infrarood paneelverwarming

Een heel andere manier van verwarmen vind je bij deze Princess 348254. In tegenstelling tot convectorkachels die de lucht verwarmen, richten infrarood panelen zich op het direct verwarmen van mensen en objecten in de kamer. De warmte is direct voelbaar en bovendien droogt de lucht niet uit. Dit model is ook nog eens 'slim'. Met de bijbehorende app kun je de kachel namelijk overal bedienen, of je nu op de bank zit of onderweg bent. Zo kun je de kachel aanzetten voordat je thuiskomt, zodat je in een heerlijk warme kamer binnenstapt. Het paneel is met 540 watt relatief energiezuinig en kan zowel aan de muur worden bevestigd als vrijstaand worden gebruikt.

Wattage: 540W
Type verwarming: Infrarood
Beveiligingsopties: Oververhitting

ICQN Infraroodkachel

De ICQN infraroodkachel richt op het verwarmen van een klein kantoor of een aparte ruimte in huis. Met een vermogen van 900 watt levert deze kachel gerichte warmte. Het compacte en lichte ontwerp maakt het apparaat zeer handzaam en gemakkelijk te verplaatsen naar elke plek waar je extra warmte nodig hebt. De kachel werkt via een infraroodpaneel, dat warmte uitstraalt die direct op objecten en mensen gericht is, vergelijkbaar met de warmte van de zon. Dit betekent dat je de warmte meteen voelt zodra je het aanzet.

Wattage: 900W
Type verwarming: Infrarood
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

Inventum KC221W

Deze compacte keramische kachel is perfect voor het snel verwarmen van kleine tot middelgrote ruimtes, zoals een caravan, zolderkamer, of studeerkamer. Met een maximaal vermogen van 2000 watt genereert hij snel een aangename temperatuur. De kachel heeft twee warmtestanden en een aparte ventilatorstand voor in de zomer, zodat je er het hele jaar door plezier van hebt. Dankzij de traploos instelbare thermostaat kun je de temperatuur nauwkeurig naar wens instellen, en de kachel zorgt er zelf voor dat de ruimte op die temperatuur blijft. Een controlelampje laat je zien wanneer het apparaat in werking is. Het geïntegreerde handvat maakt hem gemakkelijk te verplaatsen en de omvalbeveiliging en oververhittingsbeveiliging zorgen voor een veilige gebruikservaring. Een no-nonsense kachel die doet wat hij moet doen.

Wattage: 2000W
Type verwarming: Keramische kachelventilator
Beveiligingsopties: Omvallen en oververhitting

WhatsApp gebruik je vooral om te appen, maar het kan ook je handigste metgezel zijn. Door ideeën, taken en documenten direct in je eigen chat te zetten, ontstaat een systeem dat je altijd bij de hand hebt. In dit artikel lees je hoe je WhatsApp verandert in een slim notitieboek waarmee je gedachten en bestanden nooit meer zoekraken.

Ook interessant: Chatfilters in WhatsApp: zo houd je je chats overzichtelijk

WhatsApp is de plek waar we eindeloos appen: van gênante groepsfoto’s tot boodschappenlijstjes van je partner. Maar dezelfde app kan meer, véél meer. Zie het als je digitale notitieboekje: altijd open, altijd bij de hand en verrassend krachtig. Waar veel notitie-apps al snel vergeten worden, schuift WhatsApp elke dag vanzelf je scherm in. Dat maakt de drempel om iets vast te leggen lager dan ooit. En het mooiste? Je hoeft geen nieuwe app te leren gebruiken, want WhatsApp zit vermoedelijk al diep in je dagelijkse routine.

Praat met jezelf

De slimste chat is er eentje met jezelf. Dat klinkt misschien een beetje raar, maar het werkt verrassend goed. In recente versies van WhatsApp kun je simpelweg je eigen naam kiezen in het contactenoverzicht en een gesprek starten. Lukt dat niet, stuur dan een berichtje naar je eigen nummer (al is het maar 'hallo') en je hebt je persoonlijke notitieboek geopend. Vanaf dat moment staat er een privéruimte voor je klaar waarin je ideeën, lijstjes en bestanden kwijt kunt. Zet die chat bovenaan vast, zodat hij nooit wegzakt tussen familieberichten, werkdiscussies en de eindeloze stroom aan grappige gifjes van vrienden. Het voelt in eerste instantie een beetje gek, maar na een week wil, nee kún je niet meer zonder.

Snel noteren zonder gedoe

Een idee is vaak vluchtig. Je staat bij de kassa, bent onderweg met de trein of ligt net in bed om te gaan slapen als je opeens denkt: dit moet ik onthouden! Het noteren mislukt meestal niet door een gebrek aan apps, maar door de extra moeite die het kost. Geloof ons, WhatsApp maakt dat verschil. Je opent de app toch al tientallen keren per dag, dus een korte notitie intikken is geen extra drempel. Begin met een korte eerste regel die fungeert als titel, plak er een link of losse gedachte onder en klaar. Voeg een foto of screenshot toe als geheugensteuntje. Heb je geen zin om te typen? Neem een spraakbericht op. Later kun je die afspelen op je laptop en desnoods omzetten naar tekst (superhandig: je kunt spraakberichten direct in WhatsApp laten transcriberen). Het voelt minder aan als 'notities maken' en meer als gewoon appen, en juist dat maakt het zo laagdrempelig.

Structuur die niet in de weg zit

De grootste valkuil van digitale notities is overstructureren. Je begint enthousiast met mappen, categorieën en kleurcodes, en drie weken later is het systeem te ingewikkeld om nog bij te kunnen houden. Bij WhatsApp werkt dat anders. Begin met één centrale notitie-chat en gebruik simpele labels als 'Werk', 'Idee' en 'Boodschappen'. Dankzij de zoekfunctie vind je berichten razendsnel terug. Toch behoefte aan meer onderverdeling? Maak dan aparte themagroepen met alleen jezelf. Voeg kort iemand toe, verwijder die weer en je hebt een solo-chat met een duidelijke naam en profielfoto. Een geel vlak voor 'Bonnetjes', een rood vlak voor 'Reiskosten': herkenbaar in één oogopslag. Zo heb je structuur zonder dat het systeem in de weg zit.

©Yuri Arucrs peopleimages.com

Takenlijst in WhatsApp-stijl

WhatsApp is geen taken-app, maar je kunt de functies slim inzetten. Markeer actiepunten met een ster en gebruik de antwoord-functie om updates en voortgang eraan vast te knopen. Stel: je noteert 'Bel de loodgieter' en krijgt later extra informatie. Door die informatie als reply op het oorspronkelijke bericht te zetten, blijft de hele geschiedenis bij elkaar. Klaar met de taak? Verwijder de ster of sluit af met een korte reply: 'Gedaan, 17 september'. Zo blijft je takenlijst overzichtelijk en in samenhang. Je ziet niet alleen wat je moest doen, maar ook hoe het liep. Dat geeft meer grip dan losse to-dolijstjes die uit elkaar vallen.

Je eigen archiefkast

Iedereen heeft bonnetjes, facturen, pdf's en foto's van whiteboards die ergens rondslingeren. WhatsApp kan die rol van digitale schoenendoos verrassend goed overnemen. Alles wat je in je notitie-chat plaatst, wordt automatisch gesorteerd op type. Zoek je dat ene aankoopbewijs? Open de mediabibliotheek, filter op documenten en je hebt het binnen seconden teruggevonden. Ook foto's, links en screenshots kun je daar terugvinden. Door de ingebouwde documentmodus van de camera worden scans vlak en goed leesbaar, zodat je geen aparte scan-app meer nodig hebt. Je notitie-chat groeit zo ongemerkt uit tot een compleet persoonlijk archief, zonder dat het chaotisch aanvoelt.

©PaeGaG - stock.adobe.com

Extra vaart met WhatsApp Web

Op je telefoon is WhatsApp al handig, maar pas op de laptop of desktop gaat het echt vliegen. Via WhatsApp Web of de desktop-app kopieer je moeiteloos lange teksten, codefragmenten en bestanden naar je notitie-chat. Andersom stuur je materiaal net zo makkelijk weer terug naar andere programma’s. De zoekfunctie werkt veel fijner met een toetsenbord en met sneltoetsen kun je in een oogwenk informatie uit elke app doorsluizen naar WhatsApp. Het voelt bijna alsof je een lichte projectmanagementtool gebruikt, maar dan in een jasje dat je al jaren kent.

Automatiseren voor luie slimmeriken

Deelknoppen en snelkoppelingen maken het nóg efficiënter. In Android deel je vanuit vrijwel elke app direct naar WhatsApp en stel je jouw notitie-chat in als standaardontvanger. Binnen iOS maak je via Opdrachten een actie die geselecteerde tekst met één tik doorstuurt naar jouw notitie-chat. Daarmee bespaar je tientallen kleine handelingen per dag. En maak er een ritueel van: schrijf elke avond drie korte regels (Wat gedaan, wat geleerd, wat morgen) en je notitie-chat wordt vanzelf een logboek dat overzicht en rust geeft. Geen rommel, maar een lopend dagboek waar je later veel aan hebt.

Veilig en privé

Wie WhatsApp als notitieboek gebruikt, moet ook nadenken over veiligheid. Zet verdwijnende berichten uit, zodat je informatie niet per ongeluk verdwijnt. Zorg dat end-to-end versleutelde back-ups actief zijn en beveilig die met een wachtwoord of herstelsleutel die je in je wachtwoordmanager opslaat. Activeer app-vergrendeling met vingerafdruk of gezichtsherkenning en laat de telefoon-encryptie standaard aan staan. Zo weet je zeker dat je notities net zo goed beschermd zijn als je persoonlijke gesprekken. Handig én geruststellend.

©Farknot Architect - stock.adobe.

Opruimen zonder moeite

Let op, want na een paar weken kan je notitie-chat flink uitdijen. Plan daarom regelmatig een korte opruimsessie van twee minuten in. Gebruik de zoekfunctie om grote video's te vinden en te verwijderen, archiveer oude notities of sluit ze af met een update. Wil je terug naar een specifiek moment, dan kun je in de zoekfunctie gericht naar een maand springen en snel door die periode bladeren. Zo blijft je notitie-chat overzichtelijk en bruikbaar in plaats van een digitale stortplaats.

De valkuilen ontwijken

Het lijkt simpel, maar er zijn valkuilen. De grootste fout is versnipperen: een beetje in WhatsApp, een beetje in Evernote (gebruikt iemand dat nog?) en wat losse mails. Kies één hoofdsysteem en houd je daaraan. Anders verlies je het overzicht. Een tweede fout is het gebruik van titelloze notities. Losse zinnen zonder duidelijke eerste regel zijn later onvindbaar. En tot slot vergeten veel mensen hun notitie-chat vast te pinnen, waardoor hij wegzakt in de massa. Het zijn kleine dingen, maar ze maken het verschil tussen een systeem dat werkt en een systeem dat verwatert.

Tadaa, je nieuwe gewoonteboek

Productiviteit draait om frictie wegnemen. WhatsApp open je sowieso al tientallen keren per dag, vaak zonder na te denken. Als je die gewoonte benut, verandert de app ongemerkt in een slim notitieboek. Begin met één chat met jezelf, pin hem vast, gebruik labels en maak gebruik van de zoekfunctie en mediabibliotheek. Binnen een week voelt het aan alsof WhatsApp niet langer alleen een praatpaal is, maar ook je persoonlijke geheugen. Een gewoonteboek dat je eindelijk wél volhoudt.