In 14 stappen professionele PowerPoint-presentaties maken

Tip 01: Nieuwe presentatie

Zodra je PowerPoint start, kun je kiezen voor een van de meegeleverde sjablonen, maar het is veel leuker om je presentatie helemaal zelf vanaf de grond op te bouwen. Vanuit een leeg 'doek' maak je sneller een professioneel ogende presentatie. Sjablonen zien er fraai uit, maar je hebt er vaak meer werk aan om onnodige opsmuk eruit te halen en de lay-out naar wens aan te passen. Vandaar dat we op het beginscherm klikken op Lege presentatie en de sjablonen laten voor wat ze zijn.

Tip 01 Begin met een lege presentatie.

Tip 02: Linten

Als het gaat om uiterlijk en bediening lijkt PowerPoint sprekend op andere programma's uit de Microsoft Office-suite. Ben je bekend met bijvoorbeeld Word of Excel, dan voel je je vast snel thuis in dit presentatieprogramma. Ben je er minder bekend mee, dan is het belangrijk om te weten dat de traditionele menubalk is vervangen door tabbladen. Zodra je op een tab klikt, krijg je een lint te zien met daarin allerlei opties. Die zijn netjes gegroepeerd in een soort vakken, met onderin elk vak in lichtgrijs de naam van het bewuste onderdeel.

Tip 02 PowerPoint werkt met zogenaamde linten.

Tip 03: Dia's

In PowerPoint werk je met zogenaamde dia's. Een daarvan is een pagina die je aan je publiek toont. Je begint doorgaans met een titeldia en die krijg je van PowerPoint cadeau, want die is standaard in een lege presentatie aanwezig. Op deze dia zie je twee vakken. Eentje om een titel aan je presentatie te geven en nog een tweede waarin je een ondertitel opgeeft. Je klikt in een vak, waarna je tekst kunt invoeren. In het lint Start kun je bij het onderdeel Lettertype je tekst naar smaak opmaken. Zoals het lettertype, de kleur en de lettergrootte. Bij Start / Alinea kun je onder andere de tekst links, rechts of in het midden uitlijnen.

Tip 03 De meeste presentaties beginnen met een titelpagina (titeldia).

Tip 04: Nieuwe dia

De titel en ondertitel op de titeldia zijn tekstvakken. PowerPoint kent allerlei soorten vakken. In een vak kan behalve tekst ook een plaatje of een filmpje staan. Elk vak kun je vrij over de dia verplaatsen en de grootte is aanpasbaar. Dankzij tekstvakken is de lay-out eenvoudig aan te passen. Je maakt een pagina (dia) dus net even wat anders op dan in een programma als Word. Om een nieuwe dia te maken, klik je op het lint Start in het vak Dia's op Nieuwe Dia. Voor het gemak noteren we dit voortaan als Start / Dia's / Nieuwe dia. Je ziet een lijstje met soorten dia's. Kies Leeg om met een blanco dia te beginnen. Aan de linkerzijde van het scherm bevindt zich een navigatiekolom waarin je miniaturen van alle dia's in je presentatie ziet. Zo kun je snel naar een willekeurige dia springen.

Tip 04 Voeg nieuwe dia's aan je presentatie toe.

Tip 05: Opsomming

Een nieuwe dia kun je naar eigen inzicht vullen met materiaal. Stel dat je eerst wilt vertellen wat je met deze presentatie van plan bent, dan is het een prima idee om een opsomming te geven van de hoofdpunten. Daar heb je een tekstvak voor nodig en dat voeg je toe via Invoegen / Tekst / Tekstvak. Vervolgens sleep je een kader op het scherm om het tekstvak te maken. Dat vak mag je later nog verplaatsen en groter of kleiner maken, dus het maakt niet uit als je de maten en de exacte positie nog niet weet. Je kunt gelijk beginnen met het intikken van je tekst.

Wil je een opsomming maken, dan kan dat via Start / Alinea / Opsommingstekens of Start / Alinea / Nummering. Voor presentaties geldt dat je dia's het beste rustig kunt houden. Geen lappen tekst dus, maar bijvoorbeeld een paar steekwoorden of krachtige zinnen. Het is geen collectieve leesoefening, het moet jouw verhaal goed ondersteunen.

Tip 05 Voor een lijstje kun je opsommingstekens of een nummering gebruiken.

Tip 06: Tekstvakken

Theoretisch volstaat één tekstvak als je alleen maar tekst op je dia wilt neerzetten. Je kunt er een titel in kwijt, stukjes vrije tekst en je kunt er een opsomming aan toevoegen. Toch is het verstandiger om met meerdere tekstvakken te werken. Bijvoorbeeld een voor de titel, een voor een tekstalinea en een voor de opsomming. De drie tekstvakken plaats je netjes boven elkaar op de dia. Het voordeel is dat je elk tekstvak afzonderlijk kunt verplaatsen en bewerken. Titel, tekst en opsomming zijn losse elementen.

Zet je alles in één vak en wil je bijvoorbeeld meer lege ruimte onder de titel, dan moet je allemaal lege regels toevoegen. Dat is bewerkelijker dan gewoon het tekstvak iets verschuiven. Meerdere elementen tegelijk verplaatsen kan ook. Klik met ingedrukte Shift-toets op elk volgende tekstvak en versleep ze allemaal tegelijk.

Tip 06 Je kunt meerdere tekstvakken gebruiken.

Tip 07: Afbeeldingen

In een presentatie wil je vaak illustraties of foto's gebruiken. Je voegt ze toe via Invoegen / Afbeeldingen / Afbeeldingen. Blader naar een map toe en dubbelklik op de afbeelding die je wilt inladen. Je mag de afbeelding groter of kleiner maken door de vierkantjes in het kader te verslepen. Onder de paarse kopregel Hulpmiddelen voor afbeeldingen is het extra lint Opmaak verschenen. Hiermee kun je de foto eventueel nog wat verfraaien. Zoals de belichting en de kleuren aanpassen, of een filtereffect aanbrengen.

Je kunt de foto ook bijsnijden als je niet de volledige afbeelding nodig hebt. Verder kun je er uit allerlei kaders kiezen en de foto nog een andere vorm geven, maar gebruik liefst zo min mogelijk opsmuk om de presentatie rustig te houden. PowerPoint kent trouwens ook allerlei nuttige en handige vormen die je - mits goed gedoseerd - perfect kunt gebruiken. Die vind je onder Invoegen / Illustraties / Vormen.

Tip 07 Deze handige vormen komen soms goed van pas.

Keynote en Prezi

Er zijn nog meer manieren om een fraaie presentatie te maken. Heb je een Mac of een iPad? Dan sleutel je in een mum van tijd iets moois in elkaar met Keynote van Apple. Dit stelt je ook in staat om met alleen je iPad te presenteren. Al heb je dan wel een adapter nodig om deze op een beamer of televisie aan te sluiten. Keynote kan ook nog eens PowerPoint-presentaties inladen en wegschrijven, dus je zit niet eeuwig aan Keynote vast. Zonder software kan het ook. Op http://prezi.com maak je online presentaties. Zonder abonnement zijn je presentaties wel openbaar.

Ook met Keynote maak je schitterende presentaties.

Tip 08: Grafieken

Is je publiek dol op cijfertjes? Voeg dan grafieken toe. Je maakt een grafiek via Invoegen / Illustraties / Grafiek. In de linkerkolom kies je het soort grafiek, zoals een staaf-, lijn- of taartdiagram. Rechts zie je vervolgens allerlei smaken die mogelijk zijn. Na je keuze wordt de grafiek op de dia geplaatst. Ook opent een tweede venster, waarin je een spreadsheet ziet. Hier vul je de gegevens in. Heb je meer of minder kolommen of regels nodig? Geen probleem, je maakt de spreadsheet gewoon zoals jij hem hebben wilt. Pas wel de gekleurde kaders aan door de hoekpunten te verslepen, want die bepalen wat er in de grafiek te zien is.

Tip 08 Allerlei soorten professionele grafieken zijn mogelijk.

Tip 09: Excel

Wil je de grafiek liever via Excel vullen met gegevens? Klik dan bovenin de mini-spreadsheet van PowerPoint op het pictogram Gegevens bewerken in Microsoft Excel. Kom je later op deze dia terug en wil je de gegevens opnieuw bewerken via Excel of de mini-spreadsheet? Klik dan met rechts op de grafiek en ga naar Gegevens bewerken. Zodra je aan een grafiek werkt, staan er twee extra linten Ontwerpen en Indeling tot je beschikking onder de groene kopregel Hulpmiddelen voor grafieken. Daarmee kun je de stijl en de inhoud van de grafiek nog verder aanpassen.

Tip 09 Gebruik Excel of het mini-spreadsheet van PowerPoint.

Tip 10: Video's

Met een leuk, spannend of leerzaam filmpje zorg je voor een afwisselende presentatie. Een filmpje toevoegen doe je via Invoegen / Media / Video. Kies Video op mijn pc om materiaal van je eigen computer te gebruiken. Je kunt ook kiezen voor Onlinevideo, maar dan moet je wel zeker zijn van een internetverbinding tijdens de presentatie.

Op een bedrijfsnetwerk streamen is bijvoorbeeld niet altijd toegestaan. Lokale films gebruiken is altijd het veiligst. Ze worden in het presentatiebestand bewaard. Zodra je een film hebt toegevoegd, krijg je onder de blauwe kopregel Hulpmiddelen voor video twee nieuwe linten te zien. Via het lint Opmaak kun je net als bij afbeeldingen (zie tip 07) het materiaal bewerken of er een afbeeldingsstijl op toepassen. Gebruik het lint Afspelen als je het filmpje wilt bijsnijden, in of uit wilt faden of om het volume aan te passen. Via de optie Starten bepaal je of het filmpje meteen begint te draaien of pas na een muisklik.

Tip 10 Een filmpje kan meteen of na een muisklik beginnen.

Tip 11: Geluid

Ook muziek, geluiden of een commentaarstem kun je prima in een presentatie gebruiken. Je voegt het toe via Invoegen / Media / Audio. Je krijgt opnieuw extra linten te zien, ditmaal onder een blauwe kopregel Hulpmiddelen voor audio. Op het lint Afspelen kun je onder andere het geluid automatisch laten starten, in- en uitfaden en een fragment uitknippen. Behalve lokale geluidsbestanden inladen, kun je ook geluid opnemen met de ingebouwde microfoon van je computer, of gebruikmaken van online materiaal dat vrij van rechten is. Dit laatste is wel omslachtig, omdat je geen kant-en-klare lijst ziet, maar via trefwoorden alles zelf maar moet zien te vinden. Het beste kun je daarom gewone lokale geluidsbestanden gebruiken. Audio kun je overigens ook prima gebruiken om een presentatie te maken waarbij jij niet aanwezig hoeft te zijn. Je kunt het verhaal bijvoorbeeld inspreken, zodat een commentaarstem het verhaal vertelt. Dat is onder andere handig als je de presentatie online zet.

Tip 11 Kies een lokaal geluidsbestand of neem zelf geluid op.

Tip 12: Overgangen

Om van je presentatie een vloeiend geheel te maken, kun je op het lint Overgangen instellen hoe dia's in elkaar overgaan. Er is volop keus, want achter het rijtje overgangen kun je via pijltjesknoppen extra rijen opvragen of een totaaloverzicht krijgen. Voor een professioneel ogend effect is een subtiele overgang de beste keuze. Wat een overgang niet moet doen, is de aandacht van je verhaal afleiden. Een drukke overgang, of na elke dia weer voor een ander effect kiezen, is af te raden.

De overgang Vervagen is bijvoorbeeld een prima keuze. In het onderdeel Tijdsinstellingen op dit lint zijn nog enkele andere handige opties te vinden. Zo kun je met Op alles toepassen alles wat je hier instelt automatisch voor alle dia's laten gelden. Verder wordt standaard de volgende dia getoond na een muisklik, maar je kunt er ook een diashow van maken. Tot slot kun je de overgang tussen dia's van een geluid vergezeld laten gaan, al raden wij dat niet aan.

Tip 12 Dia's kunnen mooi in elkaar overvloeien.

Breek de regels

Het is ook weer niet altijd nodig om een bloedserieuze en professioneel ogende presentatie te maken. Er zijn zat gelegenheden te bedenken waarbij het allemaal wat losser mag. Soms zelfs over-the-top. Het is wel belangrijk dat je goed inschat om welke gelegenheid het gaat en wie je publiek is. Een afstudeerfeest, iemand die na 'slechts' acht keer een rijbewijs heeft gehaald, een jarige collega die erom bekend staat anderen in de maling te nemen? Gooi dan alle registers open en gebruik jolige dia's, illustraties, plaatjes en filmpjes, creatieve lettertypen en gebruik animaties en geluidsfragmenten.

Soms mag je je helemaal uitleven.

Tip 13: Animaties

Het lint Animaties stelt je in staat om een animatie aan elementen van een dia toe te voegen. Je klikt eerst op een element van een dia om het te selecteren, bijvoorbeeld een tekstvak of een afbeelding. Daarna kun je er een animatie aan toevoegen. Zo kun je de tekst of de afbeelding langzaam laten opkomen, het beeld binnen of weg laten vliegen of laten wankelen. Zelfs de bewegingsrichting en manier van bewegen is instelbaar. Een subtiel effect kan nog wel iets aan je presentatie toevoegen, maar maak er geen poppenkast van.

Tip 13 Via animaties kan een dia dynamisch worden opgebouwd.

Tip 14: Achtergrond

Dia's hoeven niet altijd een witte achtergrond te hebben, al zorgt dat wel voor rustig ogende presentaties. Een andere achtergrond instellen kan via Ontwerpen / Aanpassen / Achtergrond opmaken. In een kolom worden allerlei opties voorgeschoteld. Je kunt er voor een effen kleur kiezen, maar mooier staat het als je voor Opvulling met kleurovergang gaat. De achtergrond is dan niet egaal gekleurd, wat toch een beetje saai oogt, maar verloopt van kleur. Welke kleur dat is en hoe het verloopt is volledig instelbaar. Een afbeelding als achtergrond gebruiken mag ook. Dan kies je Opvulling met afbeelding of bitmappatroon. Selecteer bij Bestand een illustratie of een foto die op de pc staat, of ga voor een mooi patroon via Bitmappatroon. Om een foto minder te laten opvallen, verlaag je eventueel de waarde bij Doorzichtigheid. Onderaan de kolom kun je via de knop Overal toepassen al je dia's gelijktrekken. Het is ook slim om je dia's van kop- of voetregels te voorzien via Invoegen / Tekst / Koptekst en voettekst. Je kunt onder andere de datum, het dianummer of eigen tekst gebruiken. Je kunt dit weer op alle dia's tegelijk toepassen, waarbij de titeldia eventueel kan worden overgeslagen.

Tip 14 Stel een achtergrond naar keuze in.