Even snel een mailtje sturen? Zo gepiept met Snelle stappen in Outlook
Hoe vaak verstuur je ongeveer hetzelfde e-mailbericht? Bijvoorbeeld om de goede ontvangst van een document te melden, of om het verslag van een vergadering naar alle aanwezigen te zenden. Laat Outlook voor je werken en gebruik Snelle stappen om zo’n bericht in één seconde klaar te zetten.
In dit artikel laten we je zien hoe eenvoudig het is om een standaard-e-mailbericht op te stellen, zodat je deze met één klik of druk op de knop verzendklaar hebt staan:
- Snelle stap aanmaken
- Actie toevoegen
- Sneltoets koppelen
Op zoek naar nog meer gemak? Lees dan ook dit artikel: Alles automatisch! Zo laat je ook Windows voor jou werken
Stap 1: Nieuwe snelle stap
In dit voorbeeld zullen we een e-mailbericht voorbereiden waarmee we regelmatig het verslag van een vergadering naar de deelnemers versturen. Outlook heeft twee functies om taken te sneller uit te voeren. Je vindt ze in het tabblad Start. In het midden van dit tabblad vind je de Regels om acties automatisch uit te voeren. Maar links daarnaast staat de functie Snelle stappen, die je helpt om taken sneller af te werken. Er bevinden zich trouwens al een aantal standaard snelle stappen in de lijst. Klik op het pijltje dat naar beneden wijst en kies de knop met de bliksem Nieuwe maken.
Gebruik de knop met het bliksempje om een nieuwe snelle stap te maken.
Stap 2: Actie toevoegen
In het venstertje dat opent, geef je deze snelle stap een betekenisvolle naam, waardoor je later nog weet waarvoor die staat. Vervolgens maak je een keuze uit de acties. Klik op Kies een actie en bekijk de mogelijkheden; ze zullen je zeker inspireren. In dit geval gebruik je de actie Nieuw bericht. En in het vak Aan voer je de e-mailadressen in van de ontvangers. Je kunt tijd besparen door vooraf in je contacten een groep aan te maken, dan hoef je hier alleen de naam van de groep te noteren. Vervolgens gebruik je de knop Opties weergeven. Hier kun je het onderwerp van het bericht noteren, evenals de vlagmarkering en de graad van urgentie. Het is ook mogelijk mensen in cc of in bcc te zetten. Typ hier de tekst van het bericht, maar stel dit zo algemeen mogelijk op, zodat je de boodschap altijd kunt gebruiken.
Stel de tekst zo samen dat je hem kunt blijven gebruiken.
Een geheugensteuntje voor sneltoetsen
Schrijf ze op!Stap 3: Sneltoets en klaar
Om het helemaal gemakkelijk te maken, kies je onderaan een sneltoets, zodat je later via een sneltoets het volledige bericht kant en klaar op het scherm krijgt. Je kunt natuurlijk ook dubbelklikken op de naam van de snelle stap in het tabblad Start. Het enige wat je dan nog moet doen, is de bijlage toevoegen en op Verzenden klikken.
Met één sneltoets staat het bericht klaar en hoef je alleen nog de bijlage toe te voegen.