Er zijn vast enkele taken die je herhaaldelijk zelf uitvoert op je pc. Dat is zonde van je tijd, zeker als je die taken ook kunt automatiseren. Windows zelf bevat hiervoor een paar tools, maar met enkele gratis hulpjes kun je nog meer tijd besparen.

Tip 01: Automatisch starten

Je kunt Taakplanner inzetten om een applicatie automatisch met Windows te starten als deze zelf niet die mogelijkheid biedt, maar het kan ook eenvoudiger. Open Instellingen van Windows en kies Apps / Opstarten. Schakel eenvoudigweg het schuifje bij de gewenste toepassingen in.

Staat je applicatie niet in deze lijst, druk dan op Windows-toets+R, voer shell:startup uit (als je dit alleen voor je eigen account wilt) of shell:common startup (als dit voor alle gebruikers moet gelden). Sleep nu de snelkoppeling van je toepassing naar het geopende Verkenner-venster.

Tip 02: Basistaak

Je wilt misschien niet dat specifieke apps of scripts altijd samen met Windows worden uitgevoerd, maar alleen onder bepaalde omstandigheden. Met de ingebouwde Taakplanner kan dit. Hieronder laten we kort zien hoe je hiermee aan de slag kunt gaan om je pc automatisch op een bepaald tijdstip te laten afsluiten, maar we gaan al snel over naar meer geavanceerde taken.

Open Taakplanner via het Windows-startmenu en klik in het rechterdeelvenster op Basistaak maken. Vul een naam en beschrijving in en klik op Volgende. Bij Trigger kies je (bijvoorbeeld) Dagelijks en in het volgende venster geef je het tijdstip op, bijvoorbeeld 20:00:00 uur. Druk nogmaals op Volgende en kies Een programma starten – dit is trouwens de enige nog werkende optie. Klik op Volgende en verwijs via de knop Starten naar de applicatie die je wilt laten uitvoeren. In ons voorbeeld wordt dit C:\Windows\System32\shutdown.exe. Bij Parameters toevoegen kun je hier bijvoorbeeld invullen: -s -t 30 -c "Dit systeem sluit zo meteen af!". Met -s geven we aan dat we de pc volledig willen afsluiten (-h zet je pc in sluimerstand), -t 30 zorgt voor dertig seconden vertraging en de commentaartekst achter -c zal als melding verschijnen. Bevestig met Volgende en rond af met Voltooien.

De taak wordt toegevoegd, maar via een dubbelklik kun je deze altijd nog bewerken. Op het tabblad Algemeen kun je deze bijvoorbeeld de optie Uitvoeren ongeacht of gebruiker wel of niet is aangemeld selecteren. In het rechterdeelvenster kun je een geselecteerde taak (tijdelijk) Uitschakelen of (definitief) Verwijderen.

Tip 03: Systeemgebeurtenis

In de vorige tip hebben we een voorbeeld gegeven van een taak die automatisch op vaste tijdstippen wordt uitgevoerd, maar op het tabblad Trigger zijn er nog andere opties, zoals Als de computer wordt opgestart, Als ik mij aanmeld en Als een specifieke gebeurtenis wordt geregistreerd. Deze laatste vergt enige toelichting.

Windows houdt namelijk gedetailleerd bij wat er op je systeem gebeurt via logboeken. Je opent deze door op Windows-toets+R te drukken en eventvwr.msc uit te voeren. We kunnen hier niet diep ingaan op deze tool, maar als je in het linkerdeelvenster Windows-logboeken opent, zie je al meteen enkele interessante logboeken, waarvan de belangrijkste het Systeem-logboek is. Wanneer je deze opent, zie je in het middelste venster een chronologische lijst van systeemgebeurtenissen. Klik op de kolomtitel Niveau om mogelijke problemen te identificeren, zoals waarschuwingen en fouten.

Stel dat je automatisch een melding wilt ontvangen wanneer zich een specifiek probleem opnieuw voordoet. Rechtsklik dan op dit item en kies Taak aan deze gebeurtenis koppelen. Taakplanner start nu op met het venster Een basistaak maken. Alles staat al correct ingevuld, zoals je merkt in het onderdeel Bij gebeurtenisregistratie. Het enige wat je nu nog hoeft te doen, is de gewenste actie te koppelen aan deze gebeurtenis.

Tip 04: Notificatie

Je bepaalt natuurlijk zelf wat er in dit geval moet gebeuren (zoals het opstarten van een toepassing, zie tip 2), maar wat als je gewoon een pop-upvenster met een melding wilt laten verschijnen? De optie Een bericht weergeven is helaas uitgeschakeld, maar er is een handig trucje.

Kies hier Een programma starten en klik op Volgende. Bij Programma/script vul je het interne commando msg in en bij Parameters toevoegen (optioneel) vul je * <melding> in, bijvoorbeeld * OPGELET: Systeemgebeurtenis ID 15016 !. Bevestig met Volgende en met Voltooien. Wanneer je vervolgens Taakplanner opent, zul je zien dat je taak is toegevoegd bij Task Scheduler-bibliotheek / Taken voor Logboeken. Net als bij andere taken kun je ook deze meteen even testen. Selecteer de taak en klik op Uitvoeren in het rechterdeelvenster.

Tip 05: Batchscript

Vanuit Taakplanner kun je ook eigen (batch)scripts laten uitvoeren. Zo’n script kan handig zijn om meerdere opdrachten na elkaar uit te voeren. Stel dat je met een muisklik alle tijdelijke of overbodige bestanden wilt verwijderen. Open Kladblok en voer de volgende regels in:

Bewaar dit bestand met de extensie bat of cmd (dus niet txt), bijvoorbeeld op je bureaublad. Met een dubbelklik voer je dit batchbestand uit, waarbij de eigenlijke opruimactie gebeurt door de del-commando’s. Je kunt deze bestandsextensies uiteraard naar wens aanpassen. De parameter /s zorgt ervoor dat bestanden in submappen ook worden meegenomen. Handig om weten: voor een lijst met beschikbare commando’s ga je naar de Opdrachtprompt en voer je help uit, gevolgd door help <commando> voor informatie over een specifiek commando.

Om dit script met de Taakplanner uit te voeren, voeg je het volledige pad naar dit bestand toe in het veld Programma/script, bijvoorbeeld: "C:\Users\<accountnaam>\Desktop\opschoon.bat"

Het zou handig zijn als je dit script kunt laten uitvoeren wanneer je je afmeldt bij Windows, maar helaas is deze trigger niet beschikbaar in Taakplanner. Gelukkig is er een slim trucje waarmee je dit toch kunt regelen. Het afmeldproces is namelijk een systeemgebeurtenis die wordt vastgelegd in het Windows-logboek Beveiliging met de naam Logoff. Zoals we hebben gezien in tip 3, kun je hier makkelijk een taak aan koppelen, bijvoorbeeld je batchbestand.

Tip 06: RoboIntern

Met de juiste combinatie van scripts en triggers valt dus best veel uit de ingebouwde Taakplanner te halen, maar wie op zoek is naar een krachtiger alternatief zonder dat je zelf met scripts aan de slag moet, kan bij het gratis RoboIntern terecht. Het tabblad Features geeft een overzicht van alle mogelijkheden (merk wel op dat systeemgebeurtenissen als trigger hier helaas ontbreken).

We demonstreren hier hoe je bij een bepaalde gebeurtenis jezelf een e-mail kunt laten sturen. Download en pak het zip-bestand uit en start het programma op (een installatie is niet nodig). Er zijn al een aantal voorbeeldtaken opgenomen waar je heel wat uit kunt leren.

Selecteer een willekeurige taak en druk op het bijbehorende knopje Edit task. Je herkent ook hier de vertrouwde Taakplanner-logica, met de tabbladen Actions, Triggers en Options. Wanneer je op het tabblad Actions het Edit-knopje indrukt, merk je al snel de kracht van RoboIntern: we telden meer dan zestig mogelijke acties. Bekijk zeker ook de beschikbare opties op de andere twee tabbladen. Ongewenste taken laten zich op elk moment verwijderen met het vuilnisbakpictogram.

Tip 07: E-mail ontvangen

Stel dat je graag een e-mail wilt ontvangen wanneer een specifiek bestand wordt aangepast, bijvoorbeeld in een gedeelde map. Druk hiervoor op de gele plusknop, zowel in het taakoverzicht als op het tabblad Actions. Bij Type selecteer je bijvoorbeeld Send email with plain text, eventuele bijlagen voeg je toe met de knop Attachments. Bij Email from selecteer je het gewenste e-mailaccount, bijvoorbeeld Default Outlook account of je klikt op Edit account / Email server en kiest een optie zoals Gmail, Hotmail of Custom. Zorg wel dat je hier de juiste instellingen invult. De overige velden, zoals Email recipients, Subject en Body spreken voor zich. Onderaan stel je Email action in op Send. Bewaar je instellingen met Add action.

Uiteraard moet je op het tabblad Triggers nog een voorwaarde instellen. Druk ook hier op de plusknop en kies bij Type bijvoorbeeld in de rubriek File status de optie File Modified. Bij File path vul je het pad in naar het bestand dat je wilt monitoren. Bevestig met Add trigger / Add task en druk op de knop Run task om de taak te testen.

Weet dat je probleemloos meerdere actions en/of triggers kunt definiëren. Op het tabblad Options bepaal je hoe deze acties moeten worden uitgevoerd (In parallel of Serially) en of aan alle triggers moet worden voldaan (Any true of All true). Wijzigingen leg je vast met de knop Update task.

Slimme scripts

In dit artikel focussen we ons op automatiseringstools waarvoor zo goed als geen kennis van enige scripttaal is vereist. Ben je bereid je in een scripttaal te verdiepen, dan verdient AutoHotkey je aandacht. Let op: de app kan wel vals-positieven opleveren bij antivirustools.

De installatie is nauwelijks meer dan een muisklik, maar voor je er iets zinnigs mee kunt doen, moet je eerst een script maken. Dit kan met Kladblok, maar een handiger editor is SciTE4AutoHotkey. Start deze op en kies File / New. Je kunt nu meteen de gewenste instructies invoeren. We geven een eenvoudig testscript als voorbeeld:

Bewaar het scriptbestand met de extensie hka. Sluit de editor af en dubbelklik op het bestand zodat het script geladen wordt en als een pictogram zichtbaar is in het systeemvak van Windows.

De syntax van het script is redelijk duidelijk. De eerste scriptregel zorgt ervoor dat Kladblok wordt opgestart wanneer je in Windows Alt+N indrukt. Wanneer je vervolgens in Kladblok Ctrl+H indrukt wordt automatisch Hallo, wereld! getypt en verder worden tikfouten als Mircosoft en Andorid automatisch gecorrigeerd. Wat eenvoudige instructies als voorbeeld, maar AutoHotkey biedt veel meer en krachtigere mogelijkheden.

Via deze webpagina vind je een (Engelstalige) beginnerscursus en er zijn ook veel instructievideo’s te vinden op YouTube.

Tip 08: TinyTask

Een aantal krachtige programma’s, zoals Adobe Photoshop of de kantoorapplicaties van Microsoft Office, ondersteunen het gebruik van macro’s. Dit zijn reeksen instructies of commando’s die later met één enkele opdracht na elkaar kunnen worden uitgevoerd om repeterende taken te automatiseren. Het proces van het maken en uitvoeren van macro’s kan verschillen per applicatie. Met TinyTask kun je (een soort) macro’s opnemen die in principe overal in Windows werken, zonder dat je je zorgen hoeft te maken over de onderliggende code.

Ga naar TinyTask en download het exe-bestand. Je kunt het bestand direct uitvoeren, er is geen installatie vereist. Houd er rekening mee dat antivirussoftware dit bestand mogelijk onterecht als een ‘keylogger’ ziet, maar dit is niet ongebruikelijk bij macrorecorders.

Er verschijnt een zwevend venster met zes knoppen. Om een macro-opname te starten, druk je op de Rec-knop. Deze knop wordt rood om aan te geven dat de opname is gestart. Alles wat je nu op je computer doet, wordt automatisch vastgelegd. Dit geldt niet alleen voor toetsaanslagen, maar ook voor muisbewegingen en -klikken. Je kunt bijvoorbeeld een programma starten, naar een map navigeren, (rechts)klikken op een bestand of tekst typen. Druk op de rode knop (of op Ctrl+Shift+Alt+R) om de opname te stoppen.

Tip 09: Opties

Test je macro-opname met behulp van de groene afspeelknop in TinyTask. Houd er rekening mee dat TinyTask alleen de schermcoördinaten opslaat. Als een knop of menu zich niet op dezelfde locatie bevindt als tijdens de opname, kan de macro mogelijk niet het gewenste effect hebben. Je kunt je opnames natuurlijk ook opslaan. Gebruik hiervoor de knop Save. De opname wordt dan opgeslagen in een rec-bestand en je kunt deze altijd oproepen en afspelen via de Open-knop.

Je kunt zo’n macro ook uitvoeren vanaf de Opdrachtprompt, waardoor je de macro – of eventueel meerdere exemplaren – kunt opnemen in een batchbestand of in Taakplanner. Zo’n opdrachtregel kan er als volgt uitzien:

Bijvoorbeeld:

Maar er is nog een handige functie. TinyTask heeft namelijk een ingebouwde compiler. Hiermee kun je een rec-bestand omzetten in een uitvoerbaar exe-bestand. Het enige wat je hoeft te doen, is de macro laden en op de knop Opslaan als drukken. Vervolgens geef je een naam en pad voor het bestand op.

Met de Prefs-knop kun je verschillende instellingen aanpassen, waaronder de afspeelsnelheid van de macro. Standaard is de afspeelsnelheid ingesteld op 1x, maar je kunt via Set Custom Speed willekeurige waarden invoeren, van 1 tot 100. Je kunt hier eveneens instellen hoe vaak de macro moet worden herhaald (standaard is dit één keer).

Tip 10 Clavier+

Als je voornamelijk tekstmacro’s wilt maken, waarbij de gewenste tekst wordt uitgeschreven zodra je een sneltoets indrukt of een specifieke tekencombinatie typt, kun je beter een tool als Clavier+ of PhraseExpress gebruiken. Hoewel tekstverwerkers zoals Microsoft Word ook dergelijke functies hebben, werken ze meestal alleen binnen die specifieke applicatie.

We nemen hier het gratis Clavier+ als voorbeeld (met opensource GPLv3-licentie) en tonen je ook hoe je de tool kunt gebruiken om snel programma’s te starten.

Download de app (beschikbaar in zowel 32bit- als 64bit-versies, evenals een draagbare editie). De installatie vereist slechts enkele muisklikken.

Bij de eerste keer opstarten zie je meteen enkele eenvoudige voorbeelden. Selecteer ze en controleer telkens de bijbehorende instellingen in het dialoogvenster. Als je een van de vooraf geprogrammeerde sneltoetsen probeert uit te voeren (zoals Win+Shift+E om het euroteken te verkrijgen), werkt dit mogelijk niet. Je moet namelijk eerst het dialoogvenster sluiten voordat de sneltoetsen actief worden.

Je zult merken dat Clavier+ zeer gebruiksvriendelijk is, maar heb je aanvullende informatie of ondersteuning nodig, raadpleeg dan de documentatie op de website van Clavier+.

Tip 11 Extra opties

Je kunt de voorbeeldmacro’s eenvoudig verwijderen via het rode kruis. Om je eigen sneltoets toe te voegen, druk je op de blauwe plusknop en kies je de optie Tekst toevoegen. Geef de gewenste toets of toetscombinatie op bij Sneltoets. Als je onderscheid wilt maken tussen bijvoorbeeld de linker en rechter Ctrl-toets, vink dan Linker en rechter toets onderscheiden aan. Bij Activatievoorwaarde kun je aangeven of toetsen als Caps Lock, Num Lock of Scroll Lock eveneens ingeschakeld moeten zijn. Dit kan handig zijn als je dezelfde basistoets voor verschillende handelingen wilt gebruiken.

Typ vervolgens je tekst in het veld Tekst schrijven. Je kunt op het pijlknopje klikken voor extra opties, zoals Toetsen aanslag simuleren, (Speciaal) karakter typen of Bijzonder commando uitvoeren. In deze laatste categorie vind je handige functies zoals Wachten (gebruik <duration> om het gewenste aantal milliseconden aan te geven), Muisknop (bijvoorbeeld MouseButton, L om een linkermuisklik te simuleren) en Muis plaatsen (abs.) (gebruik x en y om de gewenste horizontale en verticale schermcoördinaten aan te geven). Bij Activeren om geef je aan in welke applicaties deze sneltoets wel of niet actief moet zijn. Sleep eventueel de vizierknop naar een programmavenster om de applicatie te selecteren.

Naast tekstmacro’s zijn er ook opties om een programma of een (Windows-)app te starten, een map te openen of naar een specifieke webpagina te gaan. Je hoeft hiervoor enkel de doellocatie aan te geven. Een handige tip: vink Clavier+ lanceren bij het opstarten van Windows aan als je wilt dat de tool altijd beschikbaar is.

Wellicht merk je er zelf wel wat van en anders heb je het vast wel eens om je heen gehoord: smartphones die mettertijd trager worden. En dat terwijl de hardware toch echt razendsnel was op het moment dat je het toestel kocht. Dit is waarom ze toch minder snel worden.

Niet iedereen heeft het geld ervoor (over) om ieder jaar of misschien om de twee jaar een nieuwe smartphone te kopen. De meeste toestellen kunnen minimaal vijf jaar meegaan, maar toch proberen fabrikanten ons ertoe te verleiden een nieuw model te kopen. Want je hebt vast wel gemerkt dat je huidige telefoon trager is dan eerst, toch? Toch?! Aangezien we collectief een hekel lijken te hebben aan trage toestellen, gaan we vaak overstag. Maar als je begrijpt waarom smartphones trager worden, dan kun je daar misschien ook iets tegen doen.

Algemene of geplande veroudering

Eén van de eerste redenen die hieraan ten grondslag liggen is algemene of geplande veroudering. Het idee daarachter is dat techbedrijven producten met een beperkte levensduur uitbrengen. Dergelijke apparaten lopen dan achter op nieuwe producten, kunnen recente technologische ontwikkelingen niet ondersteunen of verslechteren na iedere update.

Met dat soort tactieken proberen fabrikanten er alles aan te doen om je aan het upgraden te krijgen. Maar eerlijk is eerlijk, soms is een apparaat ook aan vervanging toe. Kijk eerst of je nog iets zelf (kunt laten) maken en bedenk dan pas of upgraden echt nodig is. Als je smartphone echt te oud wordt, merk je dat vanzelf en dan kun je het beste upgrademoment zelf inplannen.

©fizkes

Systeemupdates nemen meer ruimte in beslag

In het verlengde van het vorige punt kan het ook zijn dat de systeemupdates voor je smartphone simpelweg meer ruimte in beslag nemen. Nieuwe hardware beschikt over geoptimaliseerde software, die perfect aansluit bij hoe het toestel op dat moment in de markt gezet wordt. Maar na jaren updates en upgrades ontvangen, loopt de systeemopslag al snel vol.

En omdat oudere apparaten ook nieuwere functies ontvangen, blijft die opslag alsmaar vollopen. Het kan ook zijn dat recente functies meer vragen van verschillende systeemonderdelen, waardoor het toestel het gebruik niet meer kan bijbenen. Het kan hierbij helpen om af en toe je toestel terug te zetten naar de fabrieksinstellingen.

Systeemopslag raakt vol

En tot slot spelen andere opgeslagen bestanden hier ook vaak een rol in. Hoe meer apps je downloadt, hoe meer opslag er nodig is. En hoe meer apps je gebruikt, hoe voller het cachegeheugen zit. Bovendien brengen appmakers ook steeds updates uit die ruimte in beslag nemen, om nog maar te zwijgen over alle foto's en video's die we tegenwoordig zelf maken in hoge resoluties.

Wat je hiertegen kunt doen is gelukkig simpel. Leeg af en toe het cache van je Android-apparaat of de apps die je gebruikt en sla beeldmateriaal (foto's) op in de cloud of een pc. Het kan daarnaast geen kwaad om kritisch te zijn op de apps die je gebruikt. Verwijder alle apps die al een tijdje digitaal stof verzamelen en voor je het weet voelt je smartphone alweer een stuk sneller aan.

Lees meer: Cache leegmaken en data verwijderen op Android is belangrijk

'Van je fouten kun je leren.’ Deze uitspraak is nogal een dooddoener, want vaak realiseer je niet eens waar het misging. Laten we daarom eens de meest voorkomende missers bekijken bij het gebruik van Microsoft Word. En vooral: hoe kun je het dan wél goed en efficiënt doen?

Microsoft Word wordt al 38 jaar gebruikt voor het opstellen van de meeste tekstdocumenten. Veel mensen gebruiken dit programma vanaf de dag dat ze een computer hebben. Maar het gebruik is te vergelijken met het rijden van een auto. Zonder dat je het door hebt, ontwikkel je een aantal slechte gewoontes. Daardoor verlies je tijd en werk je minder efficiënt. Wat zijn de meest voorkomende fouten die je kunt vermijden bij het maken van nieuwsbrieven, verslagen en andere documenten? Laten we ze eens doornemen.

1 Stijlen voor kopjes

Waarschijnlijk heeft je document een titel en verdeel je de inhoud in logische onderdelen die telkens beginnen met een kopje. Uiteraard wil je dat zo’n kop in het oog springt en daarom zet je hem in een groter of ander lettertype en misschien maak je hem ook vet. Door de kopjes handmatig op te maken, zorg je helaas dat een aantal automatische functies in Word niet goed functioneren.

Voor de tekst en vooral voor kopjes gebruik je beter de groep Stijlen op het tabblad Start. Plaats de muisaanwijzer op de eerste kop van de tekst en kies in de groep Stijlen of in het deelvenster Stijlen de stijl Kop 1. Wanneer er een subkop is, krijgt die daarna de stijl Kop 2. Op die manier voorzie je alle kopjes van een zogeheten kopstijl.

Bevalt de stijl je niet? Je kunt elke kopstijl aanpassen. De wijzing wordt automatisch in het volledige document doorgevoerd. In de groep Stijlen van het tabblad Start klik je met rechts op de stijl Kop 1 en je selecteert de opdracht Wijzigen. Daarna pas je in het dialoogvenster Stijl wijzigen het lettertype, de lettergrootte en -kleur aan. Pas dit toe en sla de stijl op, zodat die meteen wordt doorgevoerd in de volledige inhoud van het document.

Elke kopstijl kun je aanpassen naar jouw wensen.

2 Opvallende lettertypes

Of je nu Arial, Verdana of Avenir gebruikt, houd je aan hetzelfde lettertype door het hele document. Gebruik eventueel alleen een ander lettertype voor koppen, ondertitels, bijschriften of specifieke tekstsoorten. Als je wilt dat de kop eruit springt, kun je een meer opvallend lettertype gebruiken, maar houd het in ieder geval eenvoudig.

Het is niet de bedoeling dat de vormgeving de lezer afleidt van de inhoud. Je kunt bijvoorbeeld het lettertype iets groter maken dan de tekst die volgt, of bepaalde kleurnuances gebruiken, zoals tinten van blauw. Voor kopjes wordt vaak een schreefloos lettertype gekozen. Dit lettertype heeft geen dunne dwarsstreepjes aan de basislijn. Schreefloze lettertypes zien er moderner uit dan lettertypes met schreven, die een klassiekere uitstraling hebben.

Schreefletters hebben een streepje aan de basis.

3 Alinea’s laten inspringen

De opmaak waarbij je de eerste regel van een alinea laat inspringen, is tegenwoordig achterhaald. Als je hier toch aan vasthoudt, moet je de alineastijl aanpassen en zeker nooit de spatiebalk gebruiken. Als je dat toch doet, zul je merken dat het inspringen door de hele tekst verschilt.

Gebruik liever de optie Alineastijl. Klik in het tabblad Start op het kleine pijltje rechtsonder naast Alinea. Kies onder de sectie Inspringing bij Speciaal de optie Eerste regel en typ daarna de gewenste inspringingsafstand. Klik op OK en alle alinea’s met die stijl krijgen een consistente inspringing van de eerste regel.

Laat alinea’s inspringen met de Alineastijl.

4 Voldoende witruimte

Een Word-document is geen PowerPoint-presentatie waarin je per dia met een afbeelding en enkele steekwoorden een boodschap overbrengt. Vergeet alleen niet om voldoende witruimte te gebruiken om de tekst leesbaar te houden. Zorg voor voldoende ruimte in de tekst. Het is niet zo dat een pagina die volgepropt is met inhoud direct professioneler oogt. Als je wat ruimte laat, komt de boodschap veel aangenamer over. Voeg eventueel twee regelafbrekingen toe om extra witruimte te creëren en zorg ervoor dat de paginamarges breed genoeg zijn.

Klik in het lint op het tabblad Indeling en klik op Marges om deze in te stellen. Hier maak je een selectie uit vijf standaardinstellingen (Normaal, Smal, Gemiddeld, Breed en Gespiegeld) en de Laatste aangepaste instelling. De term Gespiegeld wordt gebruikt voor pagina’s die tegenover elkaar liggen. Dat is nuttig wanneer je documenten dubbelzijdig afdrukt. Met de optie Aangepaste marges voer je de breedte van de marges numeriek in.

Meer witruimte maakt een document altijd beter leesbaar.

5 Nieuwe pagina toevoegen

Een klassieke fout van de Word-gebruiker zonder opleiding is de manier waarop een nieuwe pagina wordt toegevoegd. Stel dat je halverwege een pagina bent en je wilt dat het volgende onderdeel op een nieuwe pagina begint. Het is een vergissing om dan meerdere keren op de Return- of Enter-toets te drukken totdat de cursor op de volgende pagina staat.

De tekststroom in Word hangt af van het gebruikte lettertype en de geselecteerde printer. Als je later iets in de tekst wijzigt, verandert de locatie waar je de nieuwe pagina had verwacht. Ook wanneer je bijvoorbeeld in een stukje tekst het lettertype of de lettergrootte verandert, brengen de returns je in moeilijkheden.

Om een nieuwe pagina toe te voegen, klink je eerst op de positie waar je deze wilt hebben. Daarna ga je naar het tabblad Invoegen in het lint en klik je op Pagina-einde. Of je gebruikt de toetscombinatie Ctrl+Return of Ctrl+Enter. De pagina wordt daarmee automatisch ingevoegd.

Om een nieuwe pagina te beginnen, voeg je een pagina-einde toe.

6 Controle met verborgen opmaaktekens

Microsoft Word heeft een manier om alle opmaaktekens te tonen. Deze tekens zijn normaal verborgen en worden niet afgedrukt. Door ze tevoorschijn te toveren, zie je waar de spaties, de tabs, de pagina-einden en de nieuwe alinea’s staan. Daarmee ontdek je waar en waarom het misgaat in de opmaak.

Je ziet bijvoorbeeld dat je meerdere spaties hebt geplaatst in plaats van een tab, of vier paragraaftekens in plaats van een pagina-einde. Om snel die opmaaktekens te zien, klik je in het tabblad Start op de knop Alles weergeven of gebruik je de toetscombinatie Ctrl+8. Deze knop vind je in de groep Alinea en heeft het pictogram van een paragraafteken.

Dit is knop om de verborgen opmaaktekens te tonen en te verbergen.

7 Raster maken met tabs

Om vergelijkende informatie in rijen en kolommen te ordenen, gebruik je vaak tabs. Maar met tabs krijg je soms problemen bij het uitlijnen van de gegevens. Dan begint bij veel mensen het improviseren met tabs in combinatie met spaties. Als je merkt dat je zowel tabs én spaties gebruikt om al deze informatie te ordenen, stop dan onmiddellijk en gebruik een tabel.

De tabtoetsen zijn een overblijfsel van de typmachine. Toen was er geen andere manier om een dataraster te maken. Tabellen maken het mogelijk om in de kolommen de gegevens op de juiste manier uit te lijnen. Als je de gegevens al in tabs hebt gezet, dan kun je die gemakkelijk omzetten naar een tabel.

Selecteer eerst alle gegevens en kies daarna voor Invoegen / Tabel / Tekst naar tabel converteren. Word vraagt vervolgens hoeveel kolommen en rijen je wilt. Je kunt ook een vaste kolombreedte hanteren, een kolombreedte aanpassen aan de inhoud, of een tabel kiezen die zich automatisch aangepast aan het venster.

Wanneer je zit te prutsen met tabs en spaties, kun je beter overschakelen naar een tabel.

8 Mijd WordArt en ClipArt

Eigenlijk is het verbazingwekkend dat Microsoft Word nog steeds WordArt aanbiedt, vooral omdat er zo’n rijke keuze aan lettertypes beschikbaar is. Wanneer je wilt laten zien dat je een minder goede smaak hebt en niet weet hoe je een document professioneel opmaakt, dan gebruik je WordArt. Kies Invoegen en vervolgens WordArt invoegen.

Je kunt de tekst nu een gloed geven, laten weerspiegelen, een schaduw toevoegen en meer. Hierdoor ziet de tekst er uit als neonreclame of als een snoepje. Als je een strak en professioneel document wilt, gebruik je dus geen WordArt of heel zuinig. Ook met ClipArt, de kleine tekeningen die je het internet vindt, ondermijn je je professionele waardigheid.

Laat je niet verleiden om WordArt te gebruiken.

9 Lage resolutie

Wil je afbeeldingen, zoals foto’s, toevoegen in je Word-document? Zorg dan dat deze voldoende resolutie hebben. Daarmee bedoelen we 300 pixels per inch (ppi). Een afbeelding op lagere resolutie ziet er op het scherm misschien goed uit, maar op de afdruk zie je alle losse pixels.

Je kunt de standaardresolutie wijzigen in de opties van Word. Klik op Bestand / Opties / Geavanceerd en wijzig in het onderdeel Grootte en kwaliteit van afbeelding de standaardresolutie naar 330 ppi of Hoge beeldkwaliteit. In de hoogste kwaliteit worden de afbeeldingen niet gecomprimeerd, tenzij ze groter zijn dan de canvasgrootte van het document. Het nadeel van de instelling Hoge beeldkwaliteit is dat het Word-document veel lijviger wordt en dat de verwerking iets trager aanvoelt op computers met weinig geheugen.

Je kunt de standaardresolutie van de afbeeldingen in het document instellen op 330 pixels per inch.

10 Te veel kleur

Iedereen houdt van een beetje kleur, maar net als met lettertypes moet je zuinig omgaan met het kleurenpalet. Je kunt je beperken tot een paar tinten, zeker als je volgens een bepaalde huisstijl werkt. Je kunt kleuren gebruiken om een onderscheid te maken tussen verschillende categorieën of hoofdstukken, maar probeer dan verschillende tinten te gebruiken van dezelfde kleur om het geheel samenhangend te houden, terwijl er toch variatie is.

Een voorbeeld van schreeuwerig kleurgebruik.