De meeste mensen zijn bekend met invoegtoepassingen voor internetbrowsers, maar ondertussen zijn er ook meer dan 2000 add-ins voor Microsoft Office 365. We bekijken de beste uitbreidingen voor Word, en onze voorkeur gaat daarbij naar plug-ins die niets kosten. Sommige hebben betaalde upgrades, maar de basisfuncties die we hier beschrijven, zijn gratis te gebruiken.

Invoegtoepassingen installeren

Om een plug-in te installeren, open je een Word-document, en in het tabblad Invoegen gebruik je de knop Invoegtoepassingen downloaden. Zo kom je in de Store om met de zoekfunctie de gewenste toepassing te vinden. Klik op de knop Toevoegen om de geselecteerde plug-in te installeren.

1 Font Finder: het juiste lettertype

De lettertypen in Word haal je uit een lange alfabetische lijst. Handig is dit niet. Font Finder organiseert de lettertypen in drie tabbladen. Het eerste tabblad Categories sorteert ze op hun uiterlijk: Classic, Handwriting, Fancy, Stencil enzovoort. Iedere categorie toont de lettertypes in hun eigen vorm en brengt ze comfortabel groot in beeld. Vanuit de invoegtoepassing kun je het geselecteerde lettertype rechtstreeks in het document toepassen. Het tweede tabblad toont jouw favoriete fonts, lettertypes die je op een van de tabbladen van een sterretje hebt voorzien. Het laatste tabblad houdt bij welke lettertypes je recent hebt gebruikt.

2 Pexels: rechtenvrije afbeeldingen

Om een project van goede foto’s te voorzien, moet je uiteraard rekening houden met auteursrechten, tenzij je de plug-in Pexels gebruikt. Dit is een bron waar fotografen hun werk vrij ter beschikking stellen. Alle foto’s mag je gratis gebruiken en het is zelfs niet nodig om de fotograaf te vermelden. En niets belet je om de foto’s te bewerken. In het tabblad Invoegen van Word verschijnt na installatie de knop Open Pexels, en in de zijbalk zoek je op onderwerp en kleur.

©PXimport

3 Emoji Keyboard: 1300 emoji

Met Emoji Keyboard heb je meer dan 1.300 verschillende emoji ter beschikking en gelukkig is die overvloed aan beeldtekens in rubrieken verdeeld, zoals Smileys & People, Animals & Nature, Food& Drink enzovoort. Je plaatst de emoji als tekst of als afbeelding, en daarbij heb je de keuze uit zes formaten. Bovendien kun je bij de smileys zes verschillende huidskleuren gebruiken. Al deze plaatjes vallen onder de Creative Commons Licence en zijn dus vrij van copyright.

©PXimport

4 Vertex42 Template Gallery: sjablonen

Word komt met een heleboel sjablonen, maar je kunt deze bibliotheek behoorlijk uitbreiden met de Vertex42-sjabloongalerij. Vertex42 Template Gallery is een collectie van 431 documenten, georganiseerd in duidelijke categorieën voor persoonlijke, educatieve en professionele projecten. Het gaat om Microsoft Word- en Excel-sjablonen voor telefoonlijsten, een quarantainekalender, officiële documenten, rasterpapier enzovoort.

5 Pro Word Cloud: woordenwolk

Je hoeft geen online generator te zoeken om een woordenwolk samen te stellen. Activeer Pro Word Cloud en typ of plak de woordenlijst in het Word-document. Met deze plug-in geef je aan hoe breed en hoog de wolk moet worden, je selecteert een lettertype en een kleurenschema. De woorden die vaker voorkomen, zijn groter dan termen die slechts één of twee keer in de lijst staan. Daarbij geef je aan of je de woorden meestal horizontaal, verticaal of kriskras door elkaar wilt zien. Wanneer je op de miniatuurwolk klikt, wordt die gekopieerd zodat je die kunt plakken in een ander document.

©PXimport

6 Smart Tagger: documenten labelen

Nadat je Smart Tagger hebt geïnstalleerd, vind je de knop terug in het tabblad Start. Net zoals je foto’s van trefwoorden kunt voorzien, is het mogelijk om aan Word-documenten tags toe te kennen. Dat kan een eigennaam zijn, een projectnaam, een locatie, een productnaam … Elk woord en elke nummerreeks is bruikbaar als label. Smart Tagger kijkt eerst of het document al labels bevat; bovendien zal de add-in zelf tags voorstellen op basis van de inhoud. Wanneer je later in Windows Verkenner een zoekopdracht invoert, verschijnt het tabblad Hulpprogramma’s voor zoeken. Bij het item Andere eigenschappen kun je dan Labels selecteren en documenten op basis van deze tags terugvinden.

7 Symbol Search: sneller bij symbolen

Microsoft Word heeft een mooie set pictogrammen in het lint zitten onder de knop Symbolen. Vaak duurt het echter erg lang voor je het juiste symbool hebt gevonden. Door de slimme en vooral duidelijke manier waarop Symbol Search de collectie beheert, kom je sneller bij de juiste categorie.

8 MyScript Math: formules schrijven

De standaard tool van Word om complexe wiskundige formules en vergelijkingen te noteren, is niet altijd intuïtief. En het kan behoorlijk tijdrovend zijn voordat zo’n formule op het scherm staat. Met MyScript Math schrijf je de vergelijkingen met de hand op een touchscreen of met de muis of tekenblok. De invoegtoepassing interpreteert je gekrabbel en vertaalt deze naar een getypte vergelijking in Word. Dit is de eenvoudigste manier om vergelijkingen aan een document toe te voegen.

©PXimport

9 Easy QR Code and Barcode: qr-code toevoegen

In dit geval krijgt het lint er een tabblad bij: Easy QR Codeand Barcode. Genereer snel een qr- of streepjescode die je naar een webpagina, een telefoonnummer, een geolocatie of een mailadres brengt. Voor een QR-code bepaal je de grootte met één regelaar en wil je een streepjescode maken, dan beschik je over twee schuifjes om de hoogte en breedte te bepalen.

10 Easy Code Formatter: code bewerken

Om code op te maken, hoef je slechts de tekst te selecteren en open je Easy Code Formatter dat als tabblad in het lint is gekomen. Daar kun je de knop Format text as code gebruiken en de knop Highlight selected line om bepaalde lijnen te markeren. Via de knop Code formatter settings open je de rechterbalk en kun je verschillende codeerthema’s uitproberen. Hier kun je ook de optie lijnnummering activeren, wat natuurlijk veel makkelijker werkt.

©PXimport

11 Scan & Paste: draagbare fotoscanner

Gebruik de mobiele app Scan & Paste in combinatie met de gelijknamige invoegtoepassing om OCR-documenten en foto’s in te laden in Word, PowerPoint en OneNote. Je neemt de foto en daarna verbind je de smartphone met de computer via de qr-code die in de zijbalk op je computer verschijnt. Hierdoor haalt de Office-toepassing de gescande foto op uit de online-opslag. De gescande foto’s worden een week online bewaard. Bovendien hoef je geen account aan te maken, terwijl de gescande afbeeldingen toch alleen voor jou beschikbaar blijven.

12 Wikipedia: opensource-encyclopedie

Hoewel Wikipedia misschien niet de meest betrouwbare bron is om je informatie vandaan te halen, is en blijft dit een van de grootste opensource-encyclopedieën. Met de add-in blader je in Word door de Engelse Wikipedia-artikelen. Bovendien kun je de Wikipedia-invoegtoepassing samen gebruiken met het taakvenster Onderzoek, dat standaard al in Word zit.

13 Excel-to-Word Document Automation: brugfunctie

De invoegtoepassing Excel-to-Word Document Automation is een mondvol voor de invoegtoepassing die de brug legt tussen de twee Office-applicaties. Je installeert het zowel in Word als in Excel, want het is de bedoeling dat je Excel en Word-documenten met elkaar verbindt. Op die manier kun je de gekoppelde gegevens updaten en uitwisselen zonder dat je ze handmatig hoeft te kopiëren. Met de add-in kun je zowel tekst, lijsten, tabellen, afbeeldingen als grafieken koppelen. De basis-versie is gratis en daarmee mag je de eerste maand vijftig basisdocumenten verwerken, daarna is het gebruik beperkt tot tien bestanden per maand.

©PXimport

14 Pixabay Images: gratis afbeeldingen

Om je presentaties in PowerPoint en documenten in Word van professioneel beeldmateriaal te voorzien, kun je met een plug-in beroep doen op Pixabay Images. Ook deze fotobank mag je – zelfs voor commerciële doeleinden – vrij gebruiken, zonder dat je toestemming nodig hebt of de auteur hoeft te vermelden. Na de installatie zit de knop naar Pixabay Images in het tabblad Invoegen. Een voordeel van deze dienst is dat je gericht kunt zoeken naar het soort bestand (foto, illustratie of vector), de oriëntatie (staand of liggend), de categorie (dieren, achtergronden, gebouwen …) en de grootte.

15 Handy Calculator: rekenmachine

Werk je aan een document met veel berekeningen, dan is Handy Calculator een handig hulpmiddel dat in het taakvenster van Word zit. De invoegtoepassing wint geen schoonheidsprijs, maar het bevat wel de basisfuncties. En je hoeft dan niet voortdurend heen en weer te schakelen naar bijvoorbeeld de Windows-calculator. Je kunt je op de inhoud concentreren en de berekeningen allemaal in hetzelfde scherm uitvoeren.

Een speaker die je zo in je handpalm kunt zetten, maar toch genoeg 'oomf' heeft om een feestje op poten te zetten. Dat is de nieuwe JBL Grip. Het apparaat is zo groot als een blikje bier (of frisdrank) en past dus makkelijk in een tas of aan je fiets. Toch moet hij genoeg vermogen, slimme functies en een stevig ontwerp bieden om mee te gaan op elk vrolijk avontuur.

De Grip levert 16 watt aan geluid en gebruikt een techniek die AI Sound Boost heet. Daarmee wordt de muziek live geanalyseerd en bijgesteld, zodat de bassen voller klinken zonder dat het geluid vervormt of kraakt. Wie zin heeft in meer volume kan twee speakers koppelen voor stereogeluid, of via Auracast meerdere modellen aan elkaar linken. Zo tover je het compacte speakertje al snel om tot een groter geluidssysteem.

©JBL

Gemaakt om mee te nemen

Met de geïntegreerde lus klik je de Grip eenvoudig vast aan een rugzak, een fiets of zelfs een kajak. Dankzij de IP68-classificatie kan hij bovendien tegen een spatje water, stofje stof of gewoon een stootje. Daarmee mikt JBL duidelijk op buitengebruik: festivals, stranddagen of een lange picknick in het park. De speaker is daarnaast licht en handzaam, waardoor je hem eigenlijk overal kwijt kunt.

Op de achterkant van het apparaatje zit subtiele verlichting die je via de JBL Portable-app kunt aanpassen. Kleuren en intensiteit kunnen worden afgestemd op je afspeellijst of de sfeer van het moment. Oké, het zal niet genoeg zijn om een heel feest van de benodigde verlichting te voorzien, maar het geeft nét een extra laagje beleving. Toch leuk.

©JBL

Accu en extra uurtjes

De Grip gaat ongeveer 12 uur mee op één lading. Wie langer door wil, kan Playtime Boost inschakelen, een functie die nog eens 2 uur extra uit de accu haalt. Daarbij past de speaker zich aan voor een harder en efficiënter geluid. Voor een dag buiten of een lange avond muziek draaien is dat een heel handige toevoeging.

De speaker verschijnt in zeven varianten, van neutraal zwart en wit tot paars, camo en felroze. Er is gekozen voor gerecycled plastic en een verpakking van FSC-gecertificeerd papier. Daarmee sluit de Grip aan bij de trend om dit soort gadgets duurzamer te maken. De adviesprijs bedraagt 99,99 euro en het model is direct verkrijgbaar via JBL.com en verschillende (web)winkels.

Met OneNote kun je op een gestroomlijnde manier snel notities maken en afbeeldingen, audio en ideeën vastleggen. De handige app is onderdeel van de Microsoft Office-suite. Wist je dat het mogelijk is om met uitbreidingen het functioneren van OneNote te verbeteren? Met de volgende add-ins word je notitie-ervaring daarmee nog beter.

OneMore: meer functies

OneMore is een degelijke opensource-add-in die een verzameling kwaliteitsfuncties aan OneNote toevoegt. Nadat je de gratis add-in (https://onemoreaddin.com/) hebt geïnstalleerd, wordt er een nieuwe groep functies in het tabblad Start toegevoegd. Die groep heet op een Nederlands systeem: Meer.

Vanaf hier kun je afbeeldingen roteren en bijsnijden, bijschriften toevoegen, afbeeldingen stileren zonder dat je een externe editor nodig hebt. Werk je met tabellen in OneNote, dan bevat het menu Tafel mogelijkheden om formules in de cellen toe te passen die doen denken aan Excel. Je beschikt over een opdracht Zoeken en vervangen. Er is een Navigator die onder meer je recent bezochte pagina's bijhoudt, en een optie biedt om herinneringen toe te voegen en te bewerken. Er is nog veel meer mogelijk. OneMore is een gratis add-in die je nooit meer wilt missen.

Onetastic: welkom in Macroland

Liefhebbers van macro's zullen smullen van Onetastic (https://getonetastic.com). Je mag gratis twintig macro's downloaden die je vijfhonderd keer mag gebruiken. Wil je onbeperkt macro's binnenhalen en gebruiken, dan kost dit 15 dollar per jaar. Zo'n macro is een miniprogramma waarmee je veel tijd bespaart, omdat het herhalende taken met een paar muisklikken uitvoert. Op die manier laat je een macro naar tekst op meerdere pagina's zoeken en vervangen, een inhoudsopgave samenstellen voor je notitieboek, of maandelijks een kalender samenstellen met een takenlijst.

De bibliotheek met inmiddels 687 macro's heet Macroland. Je kunt de collectie raadplegen op populariteit, of op recente toevoegingen, maar het handigste lijkt ons de ordening per categorie.

OneCalendar: agenda met notities

OneCalendar (https://getonetastic.com/onecal) is een speelse tool die jouw OneNote-pagina's weergeeft op basis van het moment dat je ze hebt toegevoegd of gewijzigd. Op die manier kun je gemakkelijk aantekeningen terugvinden. Wanneer je met de muisaanwijzer over zo'n kalenderitem gaat, krijg je een preview van de pagina. Door op een titel in de kalender te klikken, open je de pagina rechtstreeks in OneNote. Je kunt de aantekeningen per dag, week of maand bekijken.

Merk je dat de items die je zojuist hebt ingevoerd nog niet in OneCalendar te zien zijn? Druk dan je op F5 om de weergave te vernieuwen. Of je nu een fanatieke planner bent of gewoon je afspraken in je notities wilt bijhouden, deze add-in verbindt je notities naadloos met je agenda.

Office Lens: content scannen

Profiteer van de uitstekende samenwerking tussen Office Lens met OneNote. Microsoft Office Lens is gratis beschikbaar voor de iPhone, Android en Windows Phone. Tijdens een vergadering kun je bijvoorbeeld foto's maken met de app en die doorsturen naar OneNote. Op die manier haal je de gegevens binnen van whiteboards, kattenbelletjes of handgeschreven documenten. Open de mobiele app en kies onderaan of je een document, een whiteboard, een visitekaartje of een foto wilt scannen. Dankzij de zoekfunctie van OneNote kun je zelfs tekstfragmenten in de foto's herkennen.

OneNote Web Clipper: internetclips

OneNote Web Clipper is een gratis musthave voor de internetbrowser om de inhoud van webpagina's rechtstreeks in OneNote-notitieblokken op te slaan. Dit is een prima manier om internetinformatie te organiseren. Het is mogelijk om notities en markeringen aan te brengen op de clips. Zo heb je toegang tot de clips, zelfs als je niet verbonden bent met het internet.

Om Web Clipper te installeren, ga je eerst naar www.onenote.com/clipper. Daar klik je op de knop OneNote Web Clipper installeren. Daarna volg je de instructies afhankelijk van de browser die je het liefst gebruikt, want dit hulpmiddel werkt met een browserextensie. De eerste keer dat je deze tool gaat gebruiken, moet je je aanmelden met je Microsoft-account zodat Web Clipper de verbinding kan maken met je OneNote-app. Vervolgens kies je of je een clip wilt maken van de volledige webpagina, een bepaalde regio, een artikel of de bladwijzer. Tot slot geef je aan in welk OneNote-notitieblok en op welke pagina de clip moet worden opgeslagen.

OneNote Tagging Kit: beter tagbeheer

De ingebouwde tags zijn handig voor het markeren van alinea's. Standaard plaats je de muisaanwijzer op de tekstregel die je wilt taggen en dan kies je een pictogram uit de collectie Tags. Met OneNote Tagging Kit (https://wethat.github.io/OnenoteTaggingKit/) heb je zelfs de mogelijkheid om hele pagina's te taggen. Daarna kun je efficiënter zoeken op basis van deze tags.

Deze invoegtoepassing doet zijn werk op de achtergrond en de tags zijn compatibel met de standaard OneNote-alineatags. Je moet het nieuwe venster niet in het tabblad Tag zoeken, maar wel in het tabblad Start. Daar vind je in de groep Page Tags de knoppen: Tag Pages, Update Page, Find Pages en Settings. Krijg je tijdens het zoeken te veel resultaten? Dan kun je de zoekopdracht verfijnen door extra paginatags toe te voegen.

Scan&Paste (in Office 365): mobiele scanner

Scan&Paste (www.scanandpaste.com) is de combinatie van een mobiele app en een add-on waarmee je moeiteloos afbeeldingen, QR-codes en OCR-tekst toevoegt aan Microsoft Word, PowerPoint en OneNote. Wanneer je de app hebt gedownload, scan je het document of de afbeelding met je telefoon. Zorg dat de invoegtoepassing is geïnstalleerd in de Office 365-toepassing. Voor Word en PowerPoint kan dat in de lokale desktop-versie.

Voor OneNote moet je uitwijken naar de online variant. Dan kun je via Invoegen / Office-toepassingen de add-in installeren. Daarna koppel je de invoegtoepassing in OneNote met de mobiele app en kun je de gescande foto's uit de cloudopslag halen. Op die manier gebruik je Scan&Paste als draagbare scanner. Je hoeft geen account aan te maken om de afbeeldingen te downloaden. Dat betekent dat je anoniem blijft bij Scan&Paste, terwijl de gescande afbeeldingen wel veilig en alleen beschikbaar zijn voor jou. De gescande afbeeldingen worden zeven dagen bewaard, daarna worden ze automatisch verwijderd.

Emoji Keyboard: stickers in alle maten

De liefhebbers van emoji en stickers hebben in OneNote niet te klagen. Er zijn drie manieren om die toe te voegen. In het tabblad Invoegen zit bijvoorbeeld rechts de knop Stickers waarmee je plaatjes aan je notities toevoegt, als je tenminste houdt van katten, aapjes of kleine monstertjes. Het aanbod is niet groot.

Het emojipalet tover je tevoorschijn door de Windows-toets en de punttoets samen in te drukken. Hier krijg je een veel ruimer aanbod dat verdeeld is in categorieën. Gelukkig is er een zoekvak om heel snel bijvoorbeeld de 'strandparasol' of de 'regenworm' te vinden.

De derde bron is Emoji Keyboard (www.kwikr.nl/emkey). Dit is een gratis add-on met meer dan dertienhonderd emoji's voor Word, PowerPoint en OneNote. Bij de eerste twee toepassingen kun je Emoji Keyboard in de desktopversie inladen; bij OneNote werkt deze add-on in de online versie. De emoji's kunnen ingevoegd worden als tekst, of als plaatje van verschillende afmetingen, gaande van ultraklein 16px tot XXL (1024 px). Van ieder poppetje kun je de huidskleur in zes tinten instellen.

CloudHQ: brede cloudintegratie

Met deze invoegtoepassing integreer je OneNote met verschillende cloudopslagdiensten zoals Google Drive, Dropbox en Evernote. CloudHQ (www.cloudhq.net/onenote) zorgt voor de realtime synchronisatie van notities en bestanden op meerdere platformen, zodat je overal toegang hebt tot je documenten. Deze dienst maakt ook automatisch een back-up en synchroniseert tussen OneNote en andere cloudopslagdiensten. Er is een gratis versie met beperkte cloudintegratie. Professionals die onbeperkte back-ups en synchronisatie willen gebruiken, betalen 149 dollar per gebruiker.

Wanneer de ene collega werkt met OneNote en de andere met Evernote of Salesforce, dan kunnen ze dankzij deze tussenstap toch samenwerken. En als iemand in de samenwerking opzettelijk of per ongeluk zijn notitieboek verwijdert, hoeven de anderen met wie dit gedeeld is via CloudHQ het werk niet opnieuw doen.