Lettertypes bepalen de uitstraling van je document. De keuze van het juiste lettertype is vooral een kwestie van persoonlijke smaak, maar als je typografische bibliotheek uitpuilt van honderden geïnstalleerde fonts, hoe kun je er dan nog slim gebruik van maken en er niet door overweldigd raken?

Tip 01: Installeren

Er is maar weinig zo eenvoudig als het installeren van een nieuw lettertype. Je dubbelklikt op het lettertypebestand en krijgt een voorvertoning van alle letters en cijfers en een voorbeeldzin te zien. Ben je tevreden met hoe alles eruitziet, dan kun je heel gemakkelijk het lettertype aan je systeem toevoegen door op de knop Installeren te klikken. Wanneer je daarna een programma als Word opent, zal de nieuwkomer in de lijst met lettertypes staan. Lees ook:15 tips en trucs voor Microsoft Word.

©PXimport

Tip 02: Opschonen

Heb je – wellicht zo dadelijk, na het lezen van dit artikel – wel erg veel lettertypes geïnstalleerd, dan is het handig om te weten hoe je een grote schoonmaak houdt. Er zijn hiervoor vanuit Windows twee mogelijkheden: verbergen of verwijderen. Open het onderdeel Lettertypen via het Configuratiescherm. Klik je met de rechtermuisknop op een lettertype, dan kun je het lettertype onder meer Verwijderen of Verbergen. De eerste keuze, verwijderen, is definitief. Verborgen lettertypes blijven in het systeem staan, maar zijn niet zichtbaar in je programma’s. Om een verborgen lettertype weer terug te halen, selecteer je het en klik je via de rechtermuisknop op Weergeven om het weer actief te maken.

©PXimport

Tip 03: Voorbeeld

Wanneer je in het overzicht van geïnstalleerde lettertypes met de rechtermuisknop klikt op een lettertypebestand, zie je daar ook de optie Voorbeeld. Deze voorbeeldweergave van het lettertype kun je desgewenst meteen naar de printer sturen. Om speciale lettertekens te vinden, zoals het symbool voor copyright, gebruik je in het venster Lettertypen de opdracht Een teken zoeken. In het bovenste vakje selecteer je het lettertype dat je wilt gebruiken en vervolgens klik je in het rooster op het gezochte karakter. Daarna kun je het letterteken gewoon kopiëren en plakken in een tekstdocument.

©PXimport

Font versus lettertype

©PXimport

Tip 04: Standaardlettertypes

Op de huidige generatie pc’s kun je ontzettend veel lettertypes installeren zonder dat je computer daar last van heeft. Eventuele vertraging merk je pas op wanneer een programma zijn keuzemenu voor lettertypes te langzaam opbouwt. Maar zelfs op een pc met weinig RAM-geheugen kun je probleemloos met 1.000 lettertypes werken. Onder aan het venster Lettertypen vind je het aantal lettertypes in jouw besturingssysteem terug.

Om terug te keren naar de oorspronkelijke set lettertypes die meegeleverd werd met het Windows-systeem, klik je in het venster Lettertypen aan de linkerkant op Lettertype-instellingen en kies je voor Standaardlettertype-instellingen herstellen. Deze standaardlettertypes horen bij het besturingssysteem en mag je dan ook niet verwijderen. Ze zijn geoptimaliseerd voor het scherm en niet voor afdrukken. Als je nieuwe fonts van internet downloadt, zijn dat meestal TrueType-bestanden (.ttf). Deze lettertypes kun je naar believen vergroten, zonder kwaliteitsverlies. Het OpenType-font (.otf) werd ontworpen door Microsoft en duikt daarom vooral op in Windows-toepassingen. Als laatste heb je nog PostScript-lettertypes (.pfb), deze worden standaard door Adobe geleverd voor professioneel gebruik.

©PXimport

Tip 05: Fontbanken

Via online fontbanken heb je een ruime keuze aan lettertypes. Een goed lettertype ontwerpen is echter een gespecialiseerd vak en tussen de gratis fonts vind je helaas veel broddelwerk. Websites als www.dafont.com of www.1001freefonts.com verdelen hun aanbod in verschillende categorieën. In beide bronnen zitten bovendien een heleboel dingbats. Dingbats zijn afbeeldingen, pictogrammen of ornamenten die je, net als letters, via het toetsenbord invoert. Wil je het lettertype van Metallica, Apple, Walt Disney of Coca Cola gebruiken? Op www.flexfonts.nl vind je ze in alfabetische volgorde.

Comic Sans-haat

©PXimport

Tip 06: Google Fonts

Google trakteert je op meer dan 800 kwalitatieve fontfamilies. Om snel het juiste lettertype te vinden, gebruik je de opties aan de rechterkant van je scherm. Je hebt keuze uit schreefletters (Serif) of schreefloze letters (Sans Serif), zie ook het kader ‘Over de schreef’. Er zijn lettertypes die lijken op een handschrift (Handwriting) en lettertypes die allemaal dezelfde breedte innemen (Monospace). Om deze fonts te downloaden, maak je eerst een selectie door op de plustekens bij de fontfamilie te klikken. Daarna klik je op de zwarte balk onderaan waar je ze door middel van de downloadpijl naar je computer kunt downloaden.

Om het installeren van Google Fonts nog makkelijker te maken, is er de tool SkyFonts. Kies na de installatie bij Services voor Google Fonts. Vanaf dan hoef je voor het installeren van een lettertype alleen nog maar Google Fonts te selecteren, op SkyFonts te klikken en te bevestigen met Add. Wanneer je deze app samen met Windows of macOS laat opstarten, kun je gebruikmaken van de synchronisatiefunctie zodat op al je computers dezelfde Google Fonts beschikbaar zijn.

©PXimport

Over de schreef

©PXimport

Font Pair

©PXimport

Tip 07: PrintMyFonts

Wedden dat er op jouw harde schijf een heleboel fonts staan waarvan je geen idee hebt hoe ze op papier overkomen? Het gratis programma PrintMyFonts voor Windows, macOS en Linux toont alle geïnstalleerde en nog niet geïnstalleerde lettertypes die het op je computer aantreft. Door een proefzin in te typen, kun je zien hoe de tekst daadwerkelijk oogt. Heb je nog een map met niet-geïnstalleerde lettertypes, dan kun je die toevoegen door ze naar PrintMyFonts te slepen of ze toe te voegen via Add Files. Ook die niet-geïnstalleerde lettertypes komen dan in de lijst te staan. De lijst met lettertypes kun je afdrukken of exporteren naar een afbeelding (bmp, jpg of png). Wanneer je de geëxporteerde afbeelding in dezelfde map als de lettertypes bewaart, zie je in een oogopslag hoe de fonts eruitzien, zonder het programma te hoeven openen.

Je kunt PrintMyFonts ook vanaf een usb-stick laten werken als portable app, zodat je altijd snel voorbeelden van fonts kunt bekijken.

©PXimport

WhatTheFont

©PXimport

Tip 08: Beheerder NexusFont

De ware fan wil natuurlijk genieten van een ruime keuze lettertypes, maar toch zijn programma’s minimaal belasten. In dat geval ben je aangewezen op een fontmanager. Zo’n beheerprogramma maakt het mogelijk dat je een basisverzameling aanhoudt en tijdelijk de lettertypebestanden installeert die je voor een bepaalde klus nodig hebt. Via www.xiles.net haal je het gratis Nederlandstalige programma NexusFont op waarmee je alle lettertypes in verschillende groottes, met verschillende stijlen en met elke gewenste proeftekst bekijkt. NexusFont scant bij het starten razendsnel alle geïnstalleerde lettertypes. Ben je benieuwd naar de bijzondere tekens van de lettertypes, dan open je via de tweede knop van links de Karaktermap. Hier zie je een overzicht van alle karakters in het geselecteerde lettertype. Wil je zo’n teken gebruiken in een tekst, dan kun je het hier direct selecteren en kopiëren en vervolgens daar plakken waar je het nodig hebt.

©PXimport

Tip 09: Sets en groepen

Het grootste nadeel van een overvloed aan lettertypes is niet eens het risico op vertraging van het systeem, maar het vinden van het juiste lettertype. Dat is met een grote fontbibliotheek iets als zoeken naar een speld in een hooiberg. De kracht van NexusFont zit hem in de organisatiemogelijkheden. Klik met de rechtermuisknop in de linkerbalk om een nieuwe set of groep aan te maken die je aan verschillende taken koppelt. Daarna sleep je de geselecteerde fonts uit het hoofdvak in de nieuwe sets of groepen. Een groep gebruik je om fontmappen te verzamelen. Dat kunnen ook mappen zijn met fonts die niet in het systeem geïnstalleerd zijn, maar die ergens op de harde schijf staan. Wanneer de mappen aan een groep zijn toegevoegd, kun je ze zien in Nexus Font.

Een set gebruik je om lettertypes toe te wijzen aan een bepaalde taak. Stel dat je voor een maandelijkse nieuwsbrief een paar verschillende lettertypes wilt gebruiken, dan bewaar je die in een set, zodat je ze snel kunt laden wanneer je aan die nieuwsbrief werkt. De rest van de maand heb je ze niet nodig, dus schakel je de set daarna weer uit zodat de lettertypes niet ‘in de weg zitten’ in je programma’s.

©PXimport

Tip 10: Niet geïnstalleerd

Een andere, zeer handige, functie van NexusFont is dat je mappen met niet-geïnstalleerde lettertypebestanden kunt activeren. Klik op een groep met de rechtermuisknop, selecteer de opdracht Map toevoegen en navigeer naar de map met niet-geïnstalleerde lettertypes. Zolang NexusFont actief is, kun je deze niet-geïnstalleerde lettertypes gebruiken in allerlei programma’s. Ben je klaar met je werk en sluit je NexusFont af, dan zijn de geselecteerde lettertypes niet langer te gebruiken. Je kunt eenvoudig zien of een lettertype geïnstalleerd is op het systeem waarop je werkt: in de linkerkolom zie je de groep Installed. Als je daarop klikt zie je alle geïnstalleerde lettertypes. Bovendien herken je een geïnstalleerd lettertype aan het Windows-vlaggetje voor zijn naam.

©PXimport

Tip 11: Op een usb-stick

Wanneer je NexusFont op een usb-stick plaatst, samen met je collectie lettertypebestanden, heb je zowel de fontmanager als de bibliotheek met je favoriete fonts steeds bij de hand. Op die manier heb je op iedere laptop of desktop toegang tot al je favoriete lettertypen, zonder dat je iets hoeft te installeren. Overigens is het ook mogelijk om met dit programma lettertypes te installeren en te de-installeren via het menu Lettertype.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).