ID.nl logo
De beste huishoud-apps voor je smartphone
© Reshift Digital
Huis

De beste huishoud-apps voor je smartphone

Het huishouden is een strak geregeld bedrijf. De één doet de boodschappen, de ander vouwt de kleren op, toch? Om al deze taken makkelijker te maken, zijn er talloze huishoud-apps die je hierbij kunnen helpen. We hebben ze voor je onderverdeeld in vier categorieën, te beginnen met Boodschappen in Inkopen.

01 Sjoprz

Een belachelijke naam, maar wel een handige app. Sjoprz laat zien welke producten op dit moment bij welke supermarkt in de aanbieding zijn en je kunt van bepaalde producten de prijzen vergelijken. Kies eerst bij welke supermarkt je normaal gesproken boodschappen doet en geef eventueel een paar producten op die je vaak koopt. Je ziet meteen waar het product het goedkoopst is. Van de meeste producten zie je zelfs meer informatie over de voedingswaardes. Per winkel kun je de items uit de reclamefolder digitaal bekijken en eventueel producten aan je collectie toevoegen.

02 Scoupy

Vroeger knipte je bonnetjes uit de folders, tegenwoordig gebruik je gewoon de app Scoupy. Je vindt er allerlei cashback-acties, de meeste werken gewoon door in de app een foto te maken van je kassabon, de fabrikant maakt dan het bedrag binnen een paar dagen over naar je rekening. De app maakt een cashback zo veel makkelijker dan dat je het allemaal met de hand en per post moet doen. Scoupy kan je ook informeren over specifieke acties van een supermarkt, hiervoor geef je maximaal drie van je favoriete supermarkten aan.

©PXimport

03 HelloFresh

Geen zin om zelf boodschappen te doen? Met HelloFresh hoef je de deur niet uit, je ontvangt de ingrediënten plus de bijbehorende dagelijkse recepten. Meld je aan bij de dienst en kies één van de opties, bijvoorbeeld vegetarisch of quick & easy. Geef aan voor hoeveel personen je het pakket wilt ontvangen en hoe vaak per week je wilt eten met recepten van HelloFresh. De prijzen zijn schappelijk, je betaalt zo’n 5 tot 7 euro als je ‘s avonds met z’n tweeën eet. Je betaalt via de app met PayPal, iDEAL of creditcard.

04 Bring!

Boodschappenlijstjes kun je natuurlijk gewoon op papier schrijven, maar een app kan handiger zijn, vooral als je deze automatisch wilt delen met je partner. Bring! heeft honderden producten in z’n database staan en je kunt deze snel aan je persoonlijke boodschappenlijstje toevoegen. Helaas zijn de producten wel allemaal in het Engels, maar je kunt eenvoudig zelf producten met hun Nederlandse naam toevoegen. Heb je een item gekocht, dan tik je erop om het weer uit je lijstje te verwijderen.

05 Picnic Online-Supermarkt

©PXimport

Je hoeft natuurlijk niet zelf naar de supermarkt te gaan, met de app Picnic Online-Supermarkt bestel je gewoon al je boodschappen online en worden ze gratis aan huis geleverd als je voor meer dan 25 euro bestelt. Picnic bezorgt nog niet in heel Nederland, de meeste grote steden zijn wel al onderdeel van het levergebied. Ook kan het zijn dat je op een wachtlijst wordt geplaatst omdat er in jouw stad nog te weinig bezorgers actief zijn. Picnic heeft allerlei producten in de database, variërend van verse groenten tot aan flesjes bier.

06 Kies Ik Gezond?

De app van het voedingscentrum is bedoeld om mee te nemen naar de supermarkt. In plaats van op het etiket te kijken en e-nummers te lezen, scan je de streepjescode in. Grote kans dat de app weet om welk product het gaat. Weet deze app het het niet, dan kun je een product ook vinden via de zoekfunctie. De app vertelt je of jouw keuze een gezonde keuze is en of er niet te veel vet, suiker of andere troep in zit. Handig is dat de app ook aangeeft wat een gezonder alternatief kan zijn.

07 E-Nummers

Benieuwd wat die e-nummers op verpakkingen nu eigenlijk betekenen? Met deze app (van Van Stam ICT) typ je een nummer in en zie je meteen of de toevoeging potentieel slecht voor je is. Een rode achtergrond betekent dat het om een potentieel gevaarlijke toevoeging gaat dat je beter kunt vermijden. Tik erop om te zien of de stof bij jouw dieet past. Wist je bijvoorbeeld dat veel kleurstoffen dierlijke bestanddelen bevatten of dat sommige snoep niet halal is vanwege varkensgelatine? Handig is dat je ook op naam kunt zoeken of via een lijst, omdat soms niet het e-nummer maar de naam wordt gebruikt. Je kunt de taal van de toevoegingen wijzigen voor als je je in het buitenland bevindt.

©CIDimport

08 Runtasty

Runtastic ken je als hardloop-app, maar Runtasty is een recepten-app die op gezonde recepten focust. Middels gekleurde icoontjes zie je meteen of een recept goed is voor spieropbouw, of er vlees of vis in zit en of het geschikt is voor een bepaald dieet. De recepten zijn allemaal in het Engels, maar de beschrijvingen zijn simpel en ook goed te volgen als je niet zo goed Engels spreekt. Je ziet hoeveel calorieën de maaltijd heeft en wat de voedingswaarden per portie zijn.

09 Calorific

En als je dan allerlei gezonde ingrediënten koopt en recepten maakt, dan wil je natuurlijk ook weten hoeveel calorieën je binnenkrijgt. Calorific is geen standaard food-tracker, maar geeft aan de hand van mooie foto’s weer hoeveel 200 calorieën nu eigenlijk zijn. Voor 200 calorieën eet je bijna twee appels, of een halve avocado. De app is grappig omdat hij je op een speelse manier laat zien wat verstandige voedselkeuzes zijn en welke keuzes wellicht niet handig zijn als je gewicht wilt verliezen.

©CIDimport

10 Wholesome – Healthy Eating

Wholesome is een mooie app die op dit moment alleen voor iOS beschikbaar is, een Android-versie volgt na de zomer. Je vindt er gezonde recepten en van elk recept zie je meteen hoeveel calorieën het bevat. Handig is dat je precies kunt zien hoeveel procent van de dagelijks aanbevolen hoeveelheid van bijvoorbeeld vitamine K, koper of ijzer binnenkrijgt. Je kunt zoeken op ingrediënt en dit doe je op kleur via foto’s van het specifieke ingrediënt. Interessant, want op deze manier hoef je niet alle Engelse termen te kennen.

11 AfvalWijzer

Wil je weten wanneer de GFT-bakken worden geleegd of wanneer het papier aan de straat gezet kan worden? Dan moet je de AfvalWijzer-app installeren. Geef je adres op en je ziet wanneer het volgende ophaalmoment is. Als je wilt, stel je een herinnering in of zoek je naar specifieke ophaaldata. Je kunt ook zien waar je in jouw gemeente bijvoorbeeld het best oude batterijen inlevert. De app is alleen voor Android beschikbaar, maar iPhone-gebruikers kunnen ook gewoon de site www.mijnafvalwijzer.nl gebruiken.

12 Tody

©CIDimport

Tja, het huis schoonmaken. Niet echt de favoriete hobby van de gemiddelde mens. Toch moet het gebeuren. Met de app Tody heb je een overzicht van alle huishoudelijke taken die moeten gebeuren. Je ziet in één oogopslag hoelang geleden je eigenlijk je lakens had moeten verschonen of de administratie had moeten doen. De app heeft heel veel mogelijkheden, je kunt familieleden of andere personen in je huishouden taken geven en inzien hoeveel tijd je aan bepaalde activiteiten hebt besteed. En het mooiste, het werkt écht! Na een paar dagen wil je niet meer zonder Tody. Het enige nadeel: 7,99 is wel heel erg prijzig voor de app, twee of drie euro zou beter zijn geweest.

13 Charly Cares: Oppas App

Als je eens een keer geen oppas kunt vinden, zou je dit via de app Charly Cares kunnen regelen. Uiteraard is het enorm belangrijk dat je een betrouwbare oppas inhuurt, vandaar dat alle oppassers in de database persoonlijk gescreend zijn door het bedrijf. Je kunt dezelfde oppas gemakkelijk nog een keer boeken en vanzelfsprekend zijn recensies in de app erg belangrijk. Vanuit de app chat je met de oppasser en lees je of de oppasser bijvoorbeeld recentelijk een EHBO-cursus heeft gedaan. Een Premium-abonnement van 25 euro is mogelijk, je hoeft dan niet meer per dienst te betalen. Vooralsnog is de dienst alleen in Amsterdam, Rotterdam, Den Haag, Haarlem en Utrecht te gebruiken.

©CIDimport

14 OmaWeetRaad

Een vlek van rode wijn in je witte overhemd of bloemen in je tuin die maar steeds doodgaan? Tijd om OmaWeetRaad te raadplegen. De app staat boordevol oplossingen, tik op een categorie en vind een oplossing door één van de thema’s te kiezen. Je ziet geselecteerde toptips en daaronder tips van gebruikers die ze via de website of app hebben gegeven. Het is niet gezegd dat de gegeven oplossingen helpen, maar als de tip door veel gebruikers als waardevol is gemarkeerd, dan zie je tip automatisch bovenaan verschijnen.

15 ANWB Onderweg

Bij het huishouden hoort ook autorijden en met de app van de ANWB heb je allerlei informatie bij de hand. Zie bij welk tankstation in de buurt je het beste kunt tanken, of je gebruikt de app om bij sommige parkeergarages automatisch te betalen. Je kunt ook de status van je accu inzien als je de dongel ANWB Connected gebruikt in je auto. De app kan in samenspraak met de dongel ook tips geven om geld te besparen tijden het rijden en houdt gemaakte ritten voor je bij. Dat laatste is handig als je zzp’er bent.

16 Cozi

Cozi is een app die elke strak geregisseerde familie moet hebben. Na installatie moet je een account aanmaken met een wachtwoord dat door elk familielid wordt gebruikt. In de app vind je een gezamenlijke agenda, maar vooral de optie Lists is handig. Hier houd je een gemeenschappelijke taken- of boodschappenlijst bij. Je familieleden zien meteen wanneer er een nieuwe taak aan een gedeelde lijst wordt toegevoegd en iedereen kan een bepaalde taak afvinken. Je kunt agenda’s van Apple, Google of Microsoft ook in de app integreren. 

©CIDimport

17 HomeBudget Lite (w/Sync)

Om de gemeenschappelijke uitgaven te reguleren, kun je een app als HomeBudget installeren. De app is geheel in het Engels, maar de werking is simpel. Onder Bills geef je al je terugkerende betalingen aan, vanuit de app geef je aan of ze al betaald zijn. Alle gegevens worden op je smartphone opgeslagen, tenzij je de app wilt synchroniseren met familieleden. Je ziet een goed overzicht van al je inkomsten en uitgaven en weet precies of er nog rekeningen betaald moeten worden deze maand. Met de lightversie kun je maximaal 20 uitgaven en 10 inkomsten opgeven, met de volledige versie van 4,49 euro heb je deze beperking natuurlijk niet.

18 Remember The Milk

De naam doet vermoeden dat het om een boodschappenlijstjes-app gaat, maar Remember The Milk is veel meer dan dat. Je kunt feestjes organiseren met je familieleden, bijhouden welke klusjes er nog in huis moeten worden gedaan en aangeven wie van de familie je graag wilt betrekken bij een huishoudelijke activiteit. De app is voor zowel iOS als Android beschikbaar. Het leuke is dat je zelfs taken kunt aanmaken via gesproken berichten.

19 Family Locator & Safety

©CIDimport

Als je kinderen hebt, wil je het liefste bijhouden waar ze zich bevinden. Met de app Locator & Safety Family GPS (ook voor iOS) kun je in één oogopslag zien of je zoon of dochter op school is aangekomen en of je partner al weg is van zijn of haar werk. Je kunt aangeven wat de locatie van een school is en krijgt eventueel een notificatie als één van je kinderen er aankomt. Je kunt verschillende groepen aanmaken en zo dus ook zien waar je vrienden zich bevinden.

20 Datumprikker

Moeite om afspraken met je gezin, vrienden of familie te plannen? Installeer dan de app Datumprikker. Kies wat voor evenement of afspraak je wilt creëren en geef aan of je één datum wilt vaststellen of dat je wilt dat genodigden uit meerdere data kunnen kiezen. Selecteer wie je voor het evenement wilt uitnodigen, de persoon kan gewoon via de koppeling in de mail zijn of haar voorkeuren aangeven. Zodra iedere genodigde heeft aangegeven wanneer de afspraak het best uitkomt, kun jij als organisator de datum inroosteren. De genodigden krijgen hiervan een e-mail.

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.