Toen Apple een paar jaar geleden iCloud introduceerde, was dat superduidelijk: één oplossing voor al je foto's. Maar inmiddels hebben we iCloud-fotobibliotheek, Fotostream, iCloud Drive ... en dus zien we door de bomen het bos niet meer. Wat is nu precies wat en wat kun je ermee?

In dit artikel scheppen we helderheid in de - toch wel wat verwarrende - wereld van iCloud-diensten. Want ook al lijken deze diensten qua naam allemaal op elkaar, ze zijn in werkelijkheid behoorlijk verschillend. Zodra je dit artikel gelezen hebt weet je welke verschillende iCloud-diensten beschikbaar zijn en welke dienst je kiest voor welke oplossing. Lees ook: Al je apparaten synchroniseren met iCloud.

iCloud

Het verwarrende in het hele verhaal is dat Apple vrijwel overal het woord iCloud voor heeft geplaatst. Hoewel dat dus juist verwarring zaait, is de gedachte erachter eigenlijk heel helder. Met iCloud geeft Apple namelijk aan dat de bestanden in kwestie online worden geplaatst, op de servers van Apple, dus niet (alleen) op het apparaat zelf. Apple geeft daarvoor 5 GB gratis aan alle gebruikers van iCloud. Meer opslag is mogelijk, maar daarover later meer.

iCloud is dan ook zeker niet alleen bedoeld voor foto's. Documenten die je hebt gemaakt in Pages, Notities, Herinneringen en noem maar op, ze kunnen allemaal online worden opgeslagen. Zo houd je meer ruimte op je iPad over voor bijvoorbeeld apps. Een ander voordeel van het opslaan van bestanden in iCloud, is dat je niets kwijt bent wanneer je iPad kapot gaat of bijvoorbeeld wordt gestolen. Je koppelt dan simpelweg een andere iPad (of iPhone, Mac enzovoort) aan je Apple ID en je hebt direct weer toegang tot alles dat in iCloud is opgeslagen. Dit geldt ook voor bijvoorbeeld Contactpersonen, waardoor de bekende uitspraak: 'Mijn telefoon is gestolen, kan iedereen me z'n nummer even opnieuw toesturen' definitief verleden tijd is.

Toen Apple een paar jaar geleden iCloud voor het eerst aankondigde, lag de nadruk niet zozeer op het synchroniseren van bestanden en - bijvoorbeeld - contactpersonen, maar inderdaad op foto's. Totdat Fotostream werd aangekondigd, was er geen goede manier om foto's tussen bijvoorbeeld je iPad en iPhone te synchroniseren.

©PXimport

iCloud is niet specifiek voor foto's, maar is simpelweg online opslagcapaciteit die Apple biedt.

Fotostream

Wat Fotostream doet is eigenlijk heel eenvoudig. Wanneer je de dienst hebt ingeschakeld (je doet dit door te navigeren naar Instellingen / iCloud / Foto's), dan worden foto's die je maakt op je iPad automatisch gesynchroniseerd met andere iOS- en OS X-apparaten die zijn verbonden met iCloud via hetzelfde Apple ID. Wanneer je een foto maakt op je iPad, is deze automatisch ook beschikbaar op je Mac en iPhone en andersom.

Het fijne van Fotostream is dat foto's die op deze manier in iCloud worden geplaatst, geen ruimte opslokken van de 5 GB die je van Apple hebt gekregen. Oftewel, al heb je 100 GB aan foto's, het is niet van invloed op de opslagcapaciteit in iCloud. Dat aantal zul je echter nooit bereiken, want een nadeel van iCloud is dat er maximaal 1000 foto's van de afgelopen 30 dagen worden bewaard. Daarnaast worden video's niet meegenomen in Fotostream. De foto's in je Fotostream vind je overigens door de app Foto's te openen, te drukken op het tabblad Albums en vervolgens op het album Mijn fotostream.

©PXimport

Fotostream is een handige manier om foto's te synchroniseren met al je apparaten.

iCloud-fotodelen

Fotostream is heel praktisch, maar een nadeel is wel dat álle foto's die je maakt automatisch worden gesynchroniseerd met al je andere iOS-apparaten die hetzelfde Apple ID gebruiken. Als je dat niet wilt en graag zélf de controle wilt hebben over foto's die je wel en niet deelt, dan is er de optie iCloud-fotodelen. Wanneer je een foto opent in Foto's en drukt op het pictogram Delen linksonder, dan kun je kiezen voor iCloud-fotodelen.

Er wordt dan een deel-album aangemaakt, dat je voorziet van een naam en beschrijving, waarna je aangeeft met welke personen (Apple ID's) je het album wilt delen. Foto's die je toevoegt aan dit album worden vervolgens automatisch met deze mensen gedeeld. Het iCloud-fotodelen valt in zekere zin wel onder iCloud, maar gaat niet van je opslagruimte van iCloud af. Overigens houd jij de controle: wanneer je een album besluit niet meer te willen delen haal je het weer offline, waarna de andere personen er ook niet meer bij kunnen.

©PXimport

Met iCloud-fotodelen bepaal je zelf welke foto's je deelt met wie.

iCloud Drive

Dan is er nog iCloud Drive. Dat is in dit verhaal enigszins een vreemde eend in de bijt. In principe heeft iCloud Drive namelijk niets met fotobeheer te maken, maar omdat we in dit artikel duidelijkheid willen verschaffen in het iCloud-doolhof, is het belangrijk dat we ook deze optie even uitleggen. iCloud Drive laat zich het beste omschrijven als Apples versie van diensten als Dropbox en OneDrive.

Nu geldt dat natuurlijk voor iCloud in z'n geheel, alleen het probleem met iCloud was lange tijd dat er geen mogelijkheid was om de bestanden die door apps werden opgeslagen in iCloud, op een centrale plek te benaderen. Oftewel: een app als Pages kon wel bestanden uit iCloud openen, maar je kon niet een 'map' in iCloud openen om te zien welke bestanden je daarin allemaal had opgeslagen. Dat was overigens heel bewust, Apple wilde de functionaliteit van een clouddienst bieden, zonder de gebruiker lastig te vallen met extra handelingen; de dienst moest z'n werk doen op de achtergrond. Gebruikers gaven echter massaal aan dat ze toch graag meer controle wilden over hun bestanden.

©PXimport

iCloud Drive is te vergelijken met diensten als Dropbox en OneDrive.

Dat iCloud Drive niet primair bedoeld is voor de opslag van foto's, wil niet zeggen dat je de dienst daar ook niet voor kunt gebruiken. Het probleem is echter dat je in iOS zelf nog steeds geen manier hebt om de bestanden op een centrale plek te benaderen ... tenzij je daar een speciale app voor downloadt, zoals Documents Pro. Het voordeel daarvan is dat je met deze app door je bestanden kunt bladeren en dat het tevens een 'Office-app' is, waardoor je foto's heel eenvoudig rechtstreeks vanuit iCloud Drive in je documenten kunt plaatsen. Zo gebruik je iCloud Drive dus toch nog een beetje voor foto's. Een andere manier om iCloud Drive te benaderen is door op je pc of Mac te navigeren naar www.icloud.com, in te loggen met je Apple ID en te klikken op iCloud Drive. Dan krijg je een compleet overzicht te zien van alle bestanden die in iCloud Drive staan. Je kunt hier ook foto's naartoe uploaden.

iCloud-fotobibliotheek

Dan de nieuwste telg in de iCloud-familie: de iCloud-fotobibliotheek. Deze dienst van Apple heeft lange tijd in bèta-modus gedraaid, waarmee het een beetje de vraag was of de dienst nu wél of geen definitief onderdeel van iOS zou worden. Die bètafase is inmiddels voorbij, dus we kunnen veilig gebruikmaken van de fotobibliotheek. Dit is misschien de meest verwarrende optie binnen iCloud, omdat hij qua werking veel lijkt op Fotostream.

Toch is het allesbehalve hetzelfde. Ten eerste maakt Fotostream géén gebruik van je iCloud-opslag van 5 GB, waar iCloud-fotobibliotheek dat wel doet. Dat is toch geen vooruitgang, zou je denken? Wel dus, want hierdoor is de maximale limiet van 30 dagen en 1000 foto's verdwenen. Daarnaast worden naast foto's ook video's geüpload naar de bibliotheek, hetgeen met Fotostream niet het geval is. Nadeel is uiteraard wel dat je het met je 5 GB nooit gaat redden, dus je zult ruimte bij moeten kopen. Ben je daartoe bereid, dan is het grote voordeel dat je écht overal toegang hebt tot je foto's, zelfs vanuit je browser (via www.icloud.com).

©PXimport

iCloud-fotobibliotheek lijkt op Fotostream, maar biedt meer mogelijkheden.

Synchroniseren

Dat synchroniseren via iCloud-fotobibliotheek werkt volautomatisch (via wifi overigens), maar daarvoor zul je wel aan een aantal voorwaarden moeten voldoen. Ten eerste dienen alle apparaten te zijn voorzien van iOS 8, of in het geval van de Mac van OS X Yosemite. Dit betekent dat de eerste iPad niet aan dit feestje kan meedoen, en dat ook de iPhone 4S geen gebruik kan maken van de fotobibliotheek. Dat is natuurlijk wel iets om over na te denken. Daarnaast, en dat onderwerp komt vaker terug zoals je hebt gemerkt, is opslagcapaciteit een belangrijk aspect. Want stel dat je 1 GB aan foto's op je iPad hebt en je schakelt iCloud-fotobibliotheek in, dan is er niets aan de hand. Als je die foto's echter vervolgens wilt synchroniseren met je iPhone, en op die iPhone staat 8 GB aan foto's, dan gaat dat al niet. Kortom, hoe handig iCloud-fotobibliotheek ook is, Apple lijkt er nu echt op aan te sturen dat we massaal gaan investeren in extra opslagcapaciteit.

Ruimte besparen

Er is nog een aspect waarin iCloud-fotobibliotheek zich onderscheidt van Fotostream, en het is zonde dat dit onderdeel bijna nooit aandacht krijgt (vooral omdat we denken dat de fotobibliotheek op den duur Fotostream zal gaan vervangen). Het is namelijk nogal dubbelop dat de foto's zowel op je iPad staan als in de iCloud-fotobibliotheek. Apple gaat nog niet zo ver dat de foto's alléén via de iCloud te benaderen zijn, maar biedt wel een prachtige tussenoplossing. Wanneer je iCloud-fotobibliotheek hebt ingeschakeld (in iCloud / Foto's), verschijnt er een extra optie, genaamd Optimaliseer iPad-opslag. Wanneer je deze optie inschakelt, worden de originele foto's in hoge resolutie bewaard in iCloud, en worden alleen geoptimaliseerde versies bewaard op het apparaat (of de apparaten) zelf. Dat is ideaal, want zo kun je je foto's gewoon nog bekijken op de iPad, zonder dat dit direct kostbare MB's van je opslagruimte op het apparaat opslokt. Heb je een versie in hoge resolutie nodig, dan kun je die eenvoudig downloaden vanuit je fotobibliotheek.

Als je een foto bewerkt, bijvoorbeeld door een filter toe te voegen, dan wordt deze bewerking ook op alle andere apparaten getoond, óók in de geoptimaliseerde versies. Daarmee zit iCloud-fotobibliotheek écht heel goed in elkaar.

©PXimport

Door alleen geoptimaliseerde foto's op je iPad op te slaan, bespaar je tijd.

Foto's toevoegen

Het is fijn om te weten dat de foto's die je maakt op je iPad, ook automatisch op bijvoorbeeld je iPhone verschijnen, als je Fotostream en/of iCloud-fotobibliotheek gebruikt. Maar wat nu als je foto's op een andere manier wilt toevoegen aan de bibliotheek dan met behulp van je iPad-camera? Gelukkig is dat ook heel eenvoudig. Natuurlijk is er de mogelijkheid om afbeeldingen vanuit je browser op te slaan, maar dat is wellicht niet praktisch als je honderden foto's (die je bijvoorbeeld met je gewone camera hebt gemaakt) in de iCloud-fotobibliotheek wilt plaatsen. Er zijn een paar manieren waarop je dit kunt doen. Je kunt de foto's natuurlijk importeren met behulp van een Camera Connection Kit (35 euro in de Apple Store), maar je kunt ook de app Foto's openen in OS X en de foto's daarin importeren. Tot slot is het ook nog mogelijk om te surfen naar www.icloud.com, in te loggen met je Apple ID, te klikken op foto's en op die manier je foto's te uploaden.

iCloud-opslag

We hebben het er in dit artikel al een paar keer over gehad: wil je optimaal gebruik kunnen maken van de opslagmogelijkheden van iCloud, dan zul je extra opslagcapaciteit bij moeten kopen. Heel vreemd is dat natuurlijk niet, servers kosten nu eenmaal geld en Apple is geen filantropische instelling. Wel is het zo dat de opslagcapaciteit van Apple wat aan de dure kant is. Waar je bijvoorbeeld bij Dropbox voor 10 euro per maand maar liefst 1 TB (1000 GB) opslagcapaciteit krijgt, betaal je bij Apple het dubbele voor die hoeveelheid.

Nu heb je uiteraard waarschijnlijk geen terabyte nodig, maar zelfs de 200 GB optie (die je met een flinke hoeveelheid foto's van verschillende apparaten echt wel nodig zult hebben), kost je 3,99 euro per maand. Dat is toch ineens best een investering voor een 'extra' dienst. Daar zit hem ook meteen de crux, want je betaalt deels voor het Apple-ecosysteem. Je kunt namelijk wel besluiten om je foto's op te slaan op Dropbox, maar dat systeem is lang niet zo diep in iOS en OS X geïntegreerd als iCloud. De grote vraag is en blijft dan ook: hoeveel heb je ervoor over om altijd en overal (veilig) toegang tot je foto's en video's te hebben?

©PXimport

iCloud-opslag van Apple is duurder dan bij veel concurrenten, maar je betaalt ook voor het ecosysteem.

Waar is iPhoto?

Tot slot nog even een ontwikkeling die Apple enigszins stilzwijgend heeft doorgevoerd. Want voorheen zouden we het in dit artikel veelvuldig over iPhoto hebben gehad, de foto-app van Apple waar we zeer enthousiast over waren. Dat kan helaas niet meer, want Apple heeft de app ijskoud de nek omgedraaid. Dat is heel spijtig, maar het is gelukkig niet zo dat Apple ons écht heeft beroofd van een handige foto-app. De beste functionaliteiten van iPhoto zijn namelijk geïntegreerd in Foto's (zowel voor iOS als voor OS X), al zijn er nog wel wat mooie functies die we missen, zoals de mogelijkheid om een collage te maken. Hoe dan ook: het is natuurlijk beter om maar één officiële foto-app van Apple te hebben, want de reden we je alle foto-opslagmogelijkheden moeten uitleggen, is immers dat er nogal wat onduidelijkheid is op fotogebied bij Apple.

Lange documenten in Word voorzie je natuurlijk van paginanummers. Maar wat als je project begint met een voorblad en een inhoudsopgave? Dan wil je de paginanummering misschien pas later laten starten, bijvoorbeeld bij het eerste hoofdstuk. Gelukkig kun je zelf bepalen vanaf welke pagina de nummering begint en hoe die wordt weergegeven.

Stap 1: Sectie-einde

Stel dat je de paginanummering pas op pagina vier wilt laten beginnen. Plaats dan de cursor aan het einde van de tekst op de derde pagina. Ga naar het tabblad Indeling, klik op Eindemarkeringen en kies onder Sectie-einden de optie Volgende pagina. Zo voeg je een sectie-einde toe tussen pagina drie en vier.

Stap 2: Ontkoppel de sectie

Klik in de kop- of voettekst van pagina vier. Je ziet nu het label Koptekst (Sectie 2) of Voettekst (Sectie 2) verschijnen. Zodra je dit doet, opent automatisch het tabblad Koptekst en voettekst. Klik op Aan vorige koppelen in de groep Navigatie om de kop- en voettekst van deze sectie los te koppelen van de vorige. Zo voorkom je dat de paginanummers ook op de eerste drie pagina’s verschijnen.

Stap 3: Nummering plaatsen

Plaats de cursor opnieuw in de kop- of voettekst van pagina vier waar je de nummering wilt starten. Ga naar Paginanummer, kies waar je het nummer wilt tonen (bovenaan of onderaan) en kies een stijl. Je ziet nu waarschijnlijk dat pagina vier het cijfer 4 krijgt. Dat wil je aanpassen. Klik opnieuw op Paginanummer en kies Opmaak paginanummers. Selecteer hier Beginnen bij en vul het gewenste startnummer in – in dit voorbeeld: 1. Klik op OK. Nu begint de nummering pas op pagina vier, met het cijfer 1.

De eerste drie pagina’s hebben nu geen nummering. Als je die drie pagina’s door middel van Romeinse cijfers wilt nummeren, dan ga je terug naar de allereerste pagina en weer klik je op Paginanummer. Je beslist of de nummering boven- of onderaan de pagina moet komen. In het pop-up venster Opmaakpaginanummers selecteer je bovenaan de Romeinse stijl en in het vak Beginnen bij selecteer je 1.

Vroeg of laat moet je bepaalde informatie digitaal delen. Denk aan contracten, medische gegevens of vertrouwelijke rapporten. Dat is vaak ook precies het moment waarop het mis kan gaan. Eén foutieve klik en je bestand belandt in verkeerde handen. Gelukkig zijn er slimme en relatief eenvoudige manieren om het risico te beperken, zonder paranoïde toestanden.

Lees ook: 20 tips om je online privacy te waarborgen

Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie terechtkomt bij onbevoegden, gebruik je bij voorkeur een combinatie van beveiligingsmaatregelen. Versleutel je bestanden vóór verzending, gebruik wachtwoorden of toegangsrechten en kies voor veilige overdrachtsdiensten in plaats van standaardmail. Beperk daarnaast de toegang tot enkel de juiste personen of groepen. Zo houd je je data echt privé, ook na verzending. 

Metadata verwijderen

Welke versie van Windows je ook gebruikt: als je gevoelige bestanden deelt, is het verstandig om eerst de metadata te wissen. Wanneer je een bestand aanmaakt, slaat het systeem automatisch extra gegevens op, zoals de naam van de auteur, de datum van de laatste wijziging, de computernaam en meer. Deze metadata kunnen onbedoeld gevoelige informatie prijsgeven.

Gelukkig kun je deze metadata in Windows Verkenner eenvoudig verwijderen. Navigeer naar het bestand dat je wilt delen. Klik er met de rechtermuisknop op en kies Eigenschappen. Of gebruik de toetscombinatie Alt+Enter. Ga naar het tabblad Details. Klik onderaan op Eigenschappen en persoonlijke gegevens verwijderen. Hier kun je ook de optie Maak een kopie waarbij alle mogelijke eigenschappen zijn verwijderd selecteren. Bevestig met OK. Hierdoor ontvang je een kopie van het bestand zonder de metadata.

➡️7-Zip

Installeren

Ben je van plan om een bestand via internet te versturen? Dan is versleuteling een slimme zet. Door een bestand te versleutelen, voorkom je dat onbevoegden toegang krijgen tot de inhoud, zelfs als ze dat per ongeluk in handen krijgen. Hoewel Windows 11 zelf versleutelingsopties biedt, zijn die alleen bedoeld voor lokale opslag en dus niet geschikt voor bestanden die je wilt delen. Gebruik daarom een externe tool zoals 7-Zip, een gratis, opensource-programma dat uitstekend werkt voor veilige compressie én encryptie.

7-Zip installeer je via de Opdrachtprompt: Open het Startmenu en zoek naar Opdrachtprompt. Klik met de rechtermuisknop op het resultaat en kies Als administrator uitvoeren. Typ de volgende opdracht en druk op Enter: winget install --id 7zip.7zip.

De tool wordt automatisch gedownload en geïnstalleerd. Zodra 7-Zip klaarstaat, kun je je bestand inpakken in een met een wachtwoord beveiligd archief (7z of zip) met sterke AES-256-encryptie. Op die manier kun je het bestand veilig versturen, bijvoorbeeld via e-mail of een cloudservice, mits je het wachtwoord apart en veilig deelt.

Versleutelen

Om 7-Zip te starten, zoek je via Startmenu naar 7-Zip File Manager. Open de app en navigeer naar het bestand dat je wilt beveiligen. Selecteer dat en klik op de groene knop Toevoegen. Onderaan, in het gedeelte Versleuteling, vul je een wachtwoord in om het bestand te beveiligen. Typ het wachtwoord twee keer ter bevestiging.

Je kunt ervoor kiezen om het wachtwoord zichtbaar te maken, zodat je zeker weet dat je geen typfouten maakt. Daarnaast kun je ook de bestandsnaam versleutelen. Dat zorgt ervoor dat zelfs de naam van het bestand niet meer herkenbaar is, wat de inhoud extra goed afschermt voor nieuwsgierige ogen. Het resultaat is een versleuteld archiefbestand - een soort digitale container - dat alleen geopend kan worden met het ingestelde wachtwoord.

Standaard blijft het originele, niet-versleutelde bestand behouden. Wil je dat automatisch laten verwijderen? Vink dan in het venster Toevoegen aan archief de optie Bestanden na inpakken verwijderen aan. Zo blijft enkel de beveiligde versie over.

Versleutelen en splitsen

Wil je nog een extra beveiligingslaag toevoegen? Dan kun je het bestand niet alleen versleutelen met 7-Zip, maar ook opsplitsen in meerdere delen. Vervolgens kun je elk deel apart versturen, eventueel zelfs op verschillende momenten of via verschillende kanalen.

Open opnieuw 7-Zip en voeg het bestand toe dat je op deze manier wilt beveiligen. Stel een encryptiewachtwoord in en bevestig dat. In het veld Opsplitsen in volumes, bytes kies je de gewenste bestandsgrootte per deel. Dit is vooral handig voor grote bestanden. Stel dat het originele bestand 40 MB groot is. Als je 10 MB opgeeft, maakt 7-Zip er automatisch vier gelabelde delen van.

Voor maximale veiligheid kun je elk deel via een andere dienst of e-mailaccount verzenden. De ontvanger selecteert alle delen in 7-Zip (houd hiervoor de Ctrl-toets ingedrukt tijdens het aanklikken) en kiest daarna Uitpakken. Zodra het juiste wachtwoord wordt ingevoerd, worden de delen automatisch samengevoegd en ontsleuteld.

➡️OneDrive

Machtigingen

Met OneDrive stel je eenvoudig machtigingenin waarmee je bepaalt wie er toegang krijgt tot het bestand dat je eerder met 7-Zip hebt versleuteld. Het delen kun je op elk moment weer stopzetten. Open OneDrive via verkenner en navigeer naar de map waarin de versleutelde container staat. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Delen.

In het pop-upvenster voer je het e-mailadres in van de persoon met wie je het bestand wilt delen. Je kunt ook meerdere e-mailadressen of een mailgroep invoeren. Klik vervolgens op het potloodicoon om aan te geven of de ontvanger het bestand mag Bewerken of Alleen mag bekijken. Ben je klaar? Klik dan op Verzenden. De ontvanger krijgt een e-mail met een link om het bestand te downloaden.

➡️Outlook

E-mailversleuteling

Heb je een Microsoft 365-abonnement? Dan kun je gebruikmaken van de ingebouwde versleutelfunctie in Outlook om je e-mails en bijlagen extra te beveiligen.

Open de Outlook-app en klik op Nieuwe e-mail om een nieuw bericht op te stellen.Ga eventueel naar het tabblad Invoegen en kies Bestand bijvoegen.Selecteer via Op deze computer zoeken het gewenste bestand en klik op Openen.

Daarnaga je naar het tabblad Opties bovenaan het Lint.Klik op de knop Versleutelen. Je kunt hier ook kiezen uit verschillende beveiligingsniveaus.Maak je bericht af zoals gewoonlijk en klik op Verzenden.De e-mail wordt nu automatisch versleuteld verstuurd. De inhoud is onderweg beschermd en kan alleen worden geopend door de bedoelde ontvanger.

Beveiligingsopties

Onder de knop Versleuteling zie je drie opties als je een Microsoft 365 Family- of Personal-abonnement gebruikt. De eerste optie is Niet doorsturen. Hierdoor blijft je bericht versleuteld binnen Microsoft 365 en kan de ontvanger het niet kopiëren of naar anderen doorsturen. Kies je Versleutelen, dan kunnen ontvangers met een Outlook.com- of Microsoft 365-account de bijlagen downloaden vanuit Outlook.com of de mobiele Outlook-app.

Wie een andere e-mailclient gebruikt, zoals Gmail, Thunderbird of Apple Mail, ontvangt een bericht dat er een Microsoft Office 365-versleutelde e-mail op hem wacht. Als de ontvanger op de link Bericht lezen klikt, dan schakelt hij naar het Microsoft 365 Portal voor berichtversleuteling en daar moet hij zich aanmelden met een eenmalige wachtwoordcode. Die code ontvangt hij in zijn e-mailclient en daarmee kan hij dan het bericht op de portal openen.

De derde optie is Geen machtiging ingesteld en daarmee verwijder je eerdere machtigingen. De versleutelfunctie in Outlook is ideaal voor wie snel en zonder technische omwegen gevoelige informatie wil delen binnen een professionele context. Je hoeft geen extra tools te installeren.

➡️Gmail

Vertrouwelijke modus

De extra beveiliging in Gmail heet Vertrouwelijke modus. Hiermee versleutel je je berichten, zodat alleen de bedoelde ontvanger ze kan lezen, zelfs als iemand anders toegang krijgt tot diens mailbox. Klik op Opstellen om een nieuw bericht te maken. Vul het e-mailadres van de ontvanger in, kies een onderwerp en typ je bericht. Voor je op Verzenden klikt, activeer je de extra beveiliging. Onderaan het berichtvenster zie je een aantal grijze knoppen. Helemaal rechts staat een pictogram van een slot met een wijzerplaat. Klik daarop om de Vertrouwelijke modus in te schakelen.

Gebruik je de mobiele app? Tik dan op de drie puntjes rechtsboven en kies daar het slotje. Ontvangers kunnen deze mail vervolgens niet doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden. Er verschijnt ook een pop-upvenster waarin je de vervaltijd van het bericht instelt. Je kunt kiezen uit: 1 dag, 1 week, 1 maand, 3 maanden of 5 jaar. Na afloop van de gekozen periode verdwijnt het bericht automatisch uit de postbus.

Sms-beveiliging

In hetzelfde pop-upvenster kun je een extra beveiligingslaag toevoegen via de optie Toegangscode vereisen. Vink hier de optie Sms-toegangscode aan. De ontvanger kan het bericht dan pas lezen nadat hij of zij een code invoert die via sms op de mobiele telefoon wordt bezorgd. Hiermee voeg je een tweede beveiligingsfactor toe, wat het voor een indringer vrijwel onmogelijk maakt om toegang te krijgen. Die moet immers niet alleen de mailbox, maar ook de sms-berichten van de ontvanger onderscheppen. Dat is een bijzonder lastige combinatie.

Klik op Opslaan en vervolgens op Verzenden. Op dit moment kun je eventueel nog de vervaltijd van het bericht aanpassen. Dan verschijnt er nu een tweede pop-upvenster waarin je het telefoonnummer van de ontvanger moet invoeren. Klik opnieuw op Verzenden. De ontvanger krijgt vervolgens een e-mail met daarin een knop om het vertrouwelijke bericht in de browser te openen. Is sms-verificatie ingeschakeld? Dan ziet de ontvanger ter bevestiging de laatste twee cijfers van zijn of haar gsm-nummer. Na een klik op Send passcode wordt de toegangscode per sms verstuurd.

Lees ook: 20 (écht) onmisbare tips voor Gmail

Documenten ondertekenen op je iPhone? Zo maak je een handtekening aan

➡️Proton Mail

Zwitserse veiligheid

De grote mailproviders maken er geen geheim van dat ze het e-mailverkeer scannen. Volgens eigen zeggen doen ze dat om hun dienstverlening te verbeteren. Daarbij richten ze zich vooral op de metadata van berichten: wie met wie communiceert, wanneer en hoe vaak. Ben je op je privacy gesteld, dan geeft dit idee een onbehaaglijk gevoel, zeker wanneer het om vertrouwelijke informatie gaat.

In dat geval kun je overstappen naar een ultraveilige aanbieder zoals Proton Mail (https://proton.me), een dienst die privacy centraal stelt. De servers staan in Zwitserland, waardoor de dienst onderworpen is aan een van de strengste privacywetgevingen ter wereld. Proton Mail werkt standaard met end-to-end-encryptie. Bij gewone e-mails is de verbinding tussen jou en de server meestal wel versleuteld met TLS (Transport Layer Security), maar de e-mail zelf wordt op de server in leesbare vorm opgeslagen.

End-to-end-encryptie (E2EE) bij e-mail betekent dat alleen de afzender en de beoogde ontvanger de inhoud van het bericht kunnen lezen. Zelfs de e-maildienst zelf kan niet zien wat er in de e-mail staat, omdat de versleuteling pas wordt verwijderd op het toestel van de ontvanger.

De gratis versie, Proton Free, biedt dezelfde sterke beveiliging als de betaalde formules, maar met enkele beperkingen. Je beschikt over één e-mailadres en 1 GB e-mailopslag. Daar staat tegenover dat je volledig reclamevrij werkt, niet gevolgd wordt en je berichten niet worden geanalyseerd of gelogd. Wie meer nodig heeft, kan upgraden naar een betaald abonnement, zoals Mail Plus (3,99 euro per maand bij jaarlijkse betaling).