Het komt zelden tot nooit voor dat je een foto schiet die direct helemaal perfect is. Gelukkig zijn er bewerkingsprogramma's om je beelden een finishing touch te geven.  PhotoScape X is zo'n tool waarmee je prima foto’s (in batch) kunt bewerken en verbeteren. En er kan nog veel meer: je kunt bijvoorbeeld een fotocollage maken, foto’s van leuke versieringen en tekst voorzien en animaties maken. Laten we beginnen met de editor.

PhotoScape bestaat al vele jaren en inmiddels zijn er zelfs twee versies beschikbaar, die beide (ook tegelijkertijd) onder Windows 10 draaien. PhotoScape 3.7 is geschikt voor Windows XP en hoger, PhotoScape X (momenteel 4.1.1) is er zowel voor Windows 10 als MacOS. Wat betreft functionaliteit ontlopen de twee elkaar weinig, maar de programma’s zien er wel totaal anders uit. PhotoScape 3.7 oogt wat ouderwets, terwijl PhotoScape X er met de zwarte interface modern en aantrekkelijk uitziet.

We gaan dus voor deze laatste (met dank aan lezer Jannes van der Laan voor deze tip). We houden het bij de gratis versie van PhotoScape X. Die heeft al talloze mogelijkheden en een opstapje naar de pro-variant is snel gebeurd, tenminste wie er 40 euro voor wil betalen. In dit artikel focussen we ons op de ingebouwde editor. 

©PXimport

Opstarten

Je vindt voor beide programma’s downloadlinks hier. De link naar PhotoScape X for Windows 10 gaat naar de Microsoft Store. Een paar muisklikken verder staat de fototool voor je klaar. Wanneer je linksboven het logoknopje indrukt, krijg je een overzicht te zien met vijftig links naar korte screencasts waarin telkens een andere functie wordt toegelicht. Nog meer screencasts (ongeveer tachtig) vind je hier.

Onmiddellijk naast het logoknopje staat het tabblad Weergave. Hiermee open je een bestandbrowser en zodra je hier een map met afbeeldingen opent, krijg je in het rechtervenster je foto’s in miniatuur te zien. Met een schuifknop onderaan regel je de weergavegrootte. Met de knopjes rechtsboven kun je uit andere weergaves kiezen.

Klik je een of meer foto’s met rechts aan dan komen meteen enkele handige opties tevoorschijn, zoals Vergroten/verkleinen, Roteren, Metagegevens (verwijderen) en Bewerken. Met deze laatste optie plaats je de foto’s in de Editor: het tabblad waarop we ons in de rest van dit artikel gaan focussen.

Verkenning

Laten we eerst de interface van de editor verkennen. Ook hier tref je de bestandsbrowser aan: de miniatuurfoto’s verschijnen onderaan en de geselecteerde foto komt in het middelste venster terecht om verder te bewerken. Via de pijlknoppen bovenaan kun je ook snel door je fotomap bladeren.

PhotoScape kan raw-foto’s weergeven en bewerken, maar kan die alleen bewaren in de klassieke formaten: jpeg, png, gif, bmp, tiff en webp. Bewerkte foto’s bewaren doe je via de knop Opslaan, rechtsonder. In dit venster kunt ook Project opslaan kiezen als je de foto later nog verder wilt bewerken.

Onderaan links vind je nog enkele knoppen terug waarmee je de fotoweergave aanpast, zoals de zoomfactor of een hulpraster. Erg handig zijn de knopjes rechtsonderaan. Zodra je een bewerking op een foto hebt uitgevoerd, kun je die hier altijd weer ongedaan maken en in een keer terugkeren naar het origineel, of snel schakelen tussen de bewerkte en de originele foto.

©PXimport

Gereedschapskist

In de meeste fotobewerkers kun je niet naast de gereedschapskist kijken. In PhotoScape zit die enigszins verborgen en komen de tools pas in beeld zodra je rechtsboven op Gereedschappen klikt. De tools Emmertje en Kloonstempel blijken voorbehouden aan de pro-versie, maar laat dat vooral de pret niet drukken. Er zijn namelijk nog vijftien andere gereedschappen waarmee je zo aan de slag kunt, zoals Snel retoucheerpenseel (met een muisklik verwijder je een onvolkomenheid), Rode ogen corrigeren en Kleur aanpassen.

We beperken ons hier als voorbeeld tot een tool waarmee je een specifiek deel scherp laat en de rest van de foto vervaagt. Open hiervoor Gereedschappen en kies Vaag. Je ziet nu vier vervagingstechnieken staan: Vaag, Vage lens, Mediaan en Bilateraal. Hiervan kun je de sterkte bepaalt met de onderste schuifknop.

Je moet nu wel nog aangeven op welke fotodelen je die vervaging wilt toepassen. Daarvoor klik je op het penseel Toevoegen (+) en nadat je de hardheid, de vorm en de grootte van het penseel hebt ingesteld, kun je het vervagingsgebied op je foto uittekenen. Fout gemaakt? Met de knop Aftrekken (-) haal je het gewraakte deel weer weg. Zet een vinkje bij Masker tonen als je dit rode vervagingsmasker permanent in beeld wilt. Ziet alles er goed uit, bevestig dan met de knop Toepassen.

©PXimport

Effecten

Elke creatieve fotobewerker voorziet natuurlijk ook in een aantal effecten en dat is bij PhotoScape X zeker niet anders. Klik bovenaan op de knop Bewerken en ga in het rechtervenster naar Effecten. Je krijgt dertig icoontjes te zien, waarvan er slechts twee aan de pro-editie zijn voorbehouden. Het effect is natuurlijk telkens anders, maar de onderliggende werking is behoorlijk gelijkwaardig, wat een en ander gebruiksvriendelijk maakt.

Zodra je een effect (zoals Kleurpotlood) selecteert, zet dit zich op de gehele foto door. Houd de knop Vergelijken even ingedrukt om de foto met en zonder effect te zien, of druk op het knopje met de twee cirkels om het verschil permanent in beeld te zien. De verticale scheidslijn laat zich altijd nog met de muis verslepen.

Om het effect te verzachten volstaat het om de schuifknop bij Hoeveelheid naar links te verplaatsen, maar je kunt het effect ook beperken tot een specifiek deel van je foto. Daarvoor klik je op het plusknopje bij Masker en kun je heel goed zelf bepalen op welk deel het effect zich mag doorzetten of juist niet. Om het masker te bepalen maak je standaard gebruik van de penseelmodus, maar er zijn nog andere maskermodi mogelijk. Daarvoor selecteer je een van de beschikbare modi, via de knopjes bovenaan. Via Maskermodus (1) bijvoorbeeld maak je dit masker snel cirkelvormig en hoef je maar de blauwe handgrepen te verslepen.

©PXimport

Nog meer effecten

Wie dacht dat PhotoScape X met de 28 exemplaren uit het effectenpaneel was uitgeteld, heeft niet goed rondgekeken. Bij Bewerken vind je namelijk nog veel meer opties, zowel bij het onderdeel Aanpassingen (22 in de gratis versie) als bij Transformaties (tien in de gratis versie).

En daarmee zijn we er nog lang niet. Via de knop Kleur, bovenaan, opent zich namelijk een venster waarin je een dozijn of wat kleureffecten kunt instellen en nog zo’n hoeveelheid extra via het knopje Meer. Ook hier kun je telkens met de inmiddels bekende maskers zelf aangeven waar deze effecten zich precies mogen doorzetten.

Over naar de knop Film, dat op zijn beurt acht rubrieken bevat. Stel, je wilt je foto’s een oude aanblik geven, zonder in dat eeuwige sepia te moeten vervallen. Dan heb je verschillende mogelijkheden, die je eventueel kunt combineren. Open de rubriek Oude foto’s en selecteer een van de vijf beschikbare effecten. Ook in de rubrieken Vuil en Extra’s vind je diverse effecten terug waarmee je je foto een wat verschenen of beschadigde aanblik geeft. Bij elk van deze effecten vind je onderaan een bedieningspaneel terug waarmee je het resultaat helemaal naar eigen hand zet.

Van bokeh tot geometrie

Je kunt je foto’s met PhotoScape X ook van allerlei versieringen en figuren voorzien. Als voorbeeld laten we je eerst zien hoe je bokeh toevoegt. Dat zijn wazige deeltjes in een foto, niet zelden in een bepaalde vorm. Daarna gaan we kijken hoe we allerlei geometrische figuren in een foto krijgen.

Beginnen we met bokeh. Druk daarvoor op de knop Licht en open de rubriek Bokeh. Helemaal onderaan druk je op de knop Vormen en selecteer je een geschikte vorm, waarna je met de muis boven de zestien beschikbare pictogrammen beweegt: het effect zie je telkens in je foto. Selecteer een geschikt bokehtype en pas onderaan zowel tinten, als Lichtheid, Schalen, Hoek en Verhouding naar wens aan.

Over naar de knop Invoegen, helemaal rechtsboven. Er komen nu diverse geometrische figuren tevoorschijn, zoals een pijl en een lijn en verder een vierkant (al dan niet met afgeronde hoeken) en een cirkel (al dan niet gevuld). Afhankelijk van de gekozen vorm komen er meer instellingsopties in beeld. Kies je bijvoorbeeld voor een pijl, dan kun je onder meer type, dikte, dekking, schaduw, hoek en kleur instellen. Deze laatste kun je ook zelf bepalen met behulp van een Kleurkiezer (pipet).

©PXimport

Tekst en titels

Het kan leuk zijn om af en toe een foto in je album van een korte tekst te voorzien. Daarvoor open je opnieuw Invoegen en kies je  Tekst. De modeltekst verschijnt meteen in je foto en kun je naar wens verplaatsen, schalen en roteren.

Vanuit het rechtervenster leg je nog heel wat andere opties vast, waaronder het lettertype, -kleur en -grootte, een eventuele achtergrond en schaduw. Je tekst vervormen kan net zo goed: plaats een vinkje bij Transformatie, klik op Transformeren en experimenteer naar hartenlust. Standaard zie je hier Geen staan, maar in het uitklapmenu vind je twintig mogelijke tekstfiguren terug, zoals Boog en Cirkel.

Je kunt de tekst natuurlijk ook bovenop een ander object plaatsen, bijvoorbeeld op een eerder toegevoegde rechthoek. Verdwijnt de tekst achter dat object, selecteer dan je tekst en klik in het rechtervenster op het knopje Naar voren. Het mag duidelijk zijn: PhotoScape X schreeuwt gewoon om je verbeelding. 

Deel 2

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).