Je kunt de Windows-app Foto’s gebruiken om afbeeldingen te optimaliseren of ze van een vooraf gedefinieerd effect te voorzien. Maar helaas ben je wel snel uitgekeken op deze app door de beperkte mogelijkheden. Photoflare biedt meer om mee aan de slag te gaan. De tool kan weliswaar (lang) niet tippen aan Photoshop, maar je leert er snel mee werken en hij is ook nog gratis.

Photoflare is een gratis opensource-programma, beschikbaar voor zowel Linux als Windows. In dit artikel bekijken we de Windows-uitvoering. Die kun je downloaden als een installeerbaar bestand of in portable formaat. In het eerste geval dubbelklik je op het msi-bestand om Photoflare te installeren, in het tweede geval volstaat het uitpakken van het zip-bestand om meteen erna het bestand ce_photoflare.exe op te kunnen starten. Beide varianten zijn identiek, maar de portable versie heeft als voordeel dat je die bijvoorbeeld ook op een usb-stick kunt zetten en meenemen. Wij gingen aan de slag met de Community Edition 1.6.5. Photoflare is een werk in uitvoering en wordt dus geregeld bijgewerkt. Zo is er bijvoorbeeld wel al een plug-inbeheerder maar moet je het voorlopig nog zonder plug-ins stellen.

Instellingen

Je popelt natuurlijk om een van je afbeeldingen te bewerken, maar je doet er goed aan eerst het menu Tools, Preferences te openen, al was het maar om op het tabblad Startup de Language (bijvoorbeeld) op Dutch in te stellen. Bevestig met Restart to apply en open nogmaals Gereedschappen, Voorkeuren.

Op de diverse tabbladen vind je een aantal interessante opties terug die je wellicht het liefst meteen optimaal instelt. Bij Mappen bijvoorbeeld kun je een standaardmap instellen zowel voor het openen als voor het bewaren van een afbeelding. Bij Bewaren geef je je voorkeur op voor het bestandsformaat (zoals png, jpg, bmp en ico).

Op het tabblad Compressie kun je via een schuifknop de gewenste compressie instellen (van 0 tot 100), maar we raden je toch aan hier de optie Dialoogvenster altijd tonen te selecteren. Verder stel je bij Standaard Waarden de gewenste eenheid in, zoals pixels of centimeters. Bij Vormgeving kun je Meerdere vensters modus kiezen. Open je verschillende afbeeldingen tegelijk, dan komen die niet langer op een eigen tabblad terecht maar elk in een verplaatsbaar venster.

©PXimport

Afmetingen

Logischerwijs haal je afbeeldingen op via het menu Bestand, Open, maar een eerder geopend bestand vind je het snelst terug via Laatst gebruikte bestanden in hetzelfde menu. Je treft hier ook de optie Afbeelding Eigenschappen aan, waar je onder meer de bestandsgrootte, afmetingen, dpi en aantal kleuren afleest.

Met het muiswiel zoom je snel in en uit op het plaatje. Het is ook mogelijk de afmetingen aan te passen van zowel de foto als het canvas. Voor beide aanpassingen vind je knoppen in beeld, maar je kunt ook terecht in het menu Afbeelding.

Gaat het om de foto zelf, dan tikt je de gewenste afmetingen gewoon in. Zorg er wel voor dat het kettingpictogram is geselecteerd als je de beeldverhoudingen wilt behouden.

Maak je het canvas groter dan de foto (bijvoorbeeld om er tekst of andere beelden bij te plaatsen), dan moet je wel ook aangeven in welke richting het canvas zich mag uitbreiden. Selecteer bijvoorbeeld het foto-icoon linksboven als het canvas zich naar rechtsonder moet uitbreiden. Bij Kleur vind je een uitklapmenu met een selectie aan canvaskleuren. Klik de kleur in de balk aan om uit een royaal kleurenspectrum te kiezen.

©PXimport

Basisbewerkingen

Met de vier knoppen rechts op de onderste taakbalk of via het menu Afbeelding, Transformeren zijn foto’s te kantelen en draaien. Wil je alleen een bepaald fragment uit de foto overhouden, selecteer dan de pijl (Pointer tool) in de gereedschapskist (rechts) en trek een kader rond het fragment. Klik dit vervolgens met rechts aan en kies Crop. Je kunt uitgevoerde acties altijd ongedaan maken met de sneltoets Ctrl+Z (of vanuit het menu Bewerken, Ongedaan maken). Dat zal soms nodig zijn als je de volautomatische optimalisatietools Auto Niveaus en Auto Contrast (te vinden links op de pictogrammenbalk of via het menu Aanpassen) toepast. Ook de Helderheid, het Contrast, de Verzadiging en de Gamma correctie zijn in kleine stapjes te verlagen of verhogen met behulp van de knoppen op de balk. Met gammacorrectie pas je niet alleen de helderheid, maar ook de RGB-verhouding (rood-groen-blauw) aan.

Verder tref je hier nog knoppen aan om de foto te Vervagen en te Verzachten of juist te Verscherpen en te Versterken (hoewel het verschil tussen beide niet zo duidelijk was – een duidelijke helpfunctie ontbreekt helaas). Telkens als je zo’n knop indrukt, wordt het effect weer wat groter.

©PXimport

Kleurexperimenten

Op de taakbalk tref je ook nog knopjes aan waarmee je in één keer een specifiek effect toepast. De namen spreken voor zich: Grijswaarden, Oude fotografie en Sepia. Heb je het liever kleurrijker, dan kun je terecht bij de knopjes Kleur variatie en Helling, een wat manke vertaling van kleurverloop.

Bij Kleur variatie kun je een kleurtint de boventoon laten voeren. Die duid je aan in het spectrum of via een schuifknop. Je kunt uit twee methodes kiezen: met Inkleuren leg je als het ware een semi-transparante kleurenwaas over de foto, terwijl met Kleursamenstelling vooral de lichtere kleuren worden benadrukt.

Met Helling leg je één (Eenkleurig) kleur of twee (Duotoon) kleuren vast die dan als een waas over je foto komen liggen. Je bepaalt zelf de richting van dit kleurverloop (bijvoorbeeld diagonaal of verticaal), net als de ondoorzichtigheid van de kleur(en).

In het menu Aanpassen staat de optie Negatief. Die kan handig zijn wanneer je oude negatieven met een scanner hebt geïmporteerd. Het is ook mogelijk een foto deels transparant te maken. Daarvoor zet je het knopje Transparantie kleur in. Je hoeft het pipetje maar boven een kleur in je foto te houden en op Voorbeeld te klikken om het transparantie-effect te zien. Hoe hoger je de Tolerantie instelt, hoe meer delen met een vergelijkbare kleurtint transparant worden gemaakt.

©PXimport

Creatieve bewerkingen

In de gereedschapskist die zich standaard aan de rechterkant bevindt, vind je nog een aantal tools waarmee allerlei creatieve bewerkingen mogelijk zijn. De meeste komen je vast bekend voor, zoals de Blur- en Smudge-tool waarmee je een fotofragment kunt vervagen of uitsmeren. Er is ook een Magic Wand (toverstaf) waarmee u, afhankelijk van de ingestelde tolerantie, bepaalde kleurgebieden kunt selecteren. Helaas is de bruikbaarheid hiervan beperkt. Met de gum veeg je specifieke fotodelen weg die je vervolgens kunt opvullen met de Paint Bucket. De (voorgrond)kleur voor deze verfemmer kies je bovenaan of je klikt met de Colour Picker op de gewenste kleur in je afbeelding.

Een Line Tool (waarmee je trouwens ook pijlen kunt tekenen), een Spray Can en een Paint Brush zitten er ook bij. Van deze laatste is er ook een Advanced-versie, waarmee je een aantal (vooraf gedefinieerde) patronen op je plaatje kunt tekenen.

Via de kloonstempel zijn bepaalde gebieden uit de foto naar een andere plek te kopiëren. Klik met Ctrl+linkermuisknop eerst het brongebied aan en maak met de linkermuisknop een kloon ervan in het gewenste doelgebied. Via parameters als Straal, Druk, Vast, Verspreid enzovoort stuur je de kloonoperatie verder aan. Een teksttool vind je niet terug in de gereedschapskist, maar je kunt hiervoor wel terecht in het menu Afbeelding, Tekst.

©PXimport

Filters

Een aantal filtereffecten noemden we al eens. Er zijn er nog meer en die vind je netjes samengebracht in het Filter-menu. De filters Verzachten en Verscherpen zijn je inmiddels al bekend, maar er zijn er nog veel meer die je niet op de taakbalk terugvindt. Ze zijn onderverdeeld in rubrieken als Ruis, Artistiek en Vervormen. Bij Artistiek bijvoorbeeld vind je onder meer Olieverf en Houtskool. Jammer genoeg laat Photoflare je (vooralsnog) geen effecten bijsturen, maar het is wel mogelijk hetzelfde effect te herhalen als je wat meer impact wilt. Verschillende effecten combineren door die na elkaar toe te passen is uiteraard ook mogelijk.

©PXimport

Batchverwerking

Met Photoflare haal je niet alleen meerdere foto’s op, maar zijn ze ook tegelijk te bewerken. Open daarvoor de Gereedschappen en kies Automatiseer/Batch. Er verschijnt een dialoogvenster waarin je op het tabblad Bestanden eerst alle gewenste bronbestanden ophaalt. Op hetzelfde tabblad kun je al aangeven wat de uitvoermap moet zijn en in welk bestandsformaat ze bewaard moeten worden. Een druk op de OK-knop volstaat om de actie uit te voeren, maar wellicht wil je eerst andere bewerkingen vastleggen. Dat doe je op de andere tabbladen. Een aantal noemden we er al. Zo kun je bij Afmeting afbeelding de grootte van de plaatjes en/of van het canvas aanpassen en optimaliseer je bij Niveaus aanpassen onder meer Helderheid, Contrast en Verzadiging. Het tabblad Samenvatting geef je een overzicht van de gevraagde bewerkingen en met OK zet je het hele proces in gang.

©CIDimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).