Heb je een digitale fotoverzameling die zich maar blijft uitbreiden? Weet je nog wat erop al die beelden staat? Waar zijn ze gemaakt? En wanneer dat was? Ook wanneer je foto’s of negatieven scant, is het slim om vast te leggen wat het verhaal achter de foto’s is door middel van metadata. Anders gaat die informatie misschien wel voorgoed verloren.

Maak je graag familiefoto’s of leg je dagelijkse gebeurtenissen vast? Of fotografeer je vooral tijdens uitjes en vakanties? Trek je er misschien speciaal op uit met je camera of smartphone om gericht te fotograferen als leuk tijdverdrijf? In een aantal jaren bouw je op die manier een flink fotoarchief op. Misschien scan je ook nog de stapels analoge foto’s of negatieven die van uzelf zijn of van een (overleden) familielid. Hoe ouder en unieker foto’s zijn, hoe minder mensen weten wat en wie er op deze beelden te zien zijn. En dat is zonde, want foto’s zijn zoveel meer dan alleen fraaie plaatjes. Ze tonen de familiegeschiedenis en het veranderende dagelijkse leven en straatbeeld.

Vertel het verhaal

Vandaar dat je foto’s veel waardevoller worden als je informatie over wat en wie we zien aan deze beelden toevoegt. Want je weet misschien nog wel waar we naar kijken, of kunt dat nog bij iemand navragen, maar ooit gaat het verhaal achter deze beelden voorgoed verloren. Daarom is het belangrijk dat je het op tijd vastlegt. Het mooiste is het natuurlijk als alle relevante informatie direct te zien is zodra je of iemand anders de foto’s uit je archief bekijkt.

Maar hoe krijg je dit voor elkaar? Het is zonde om het permanent op de foto te zetten met zoiets als een fotobewerker. Want dan kun je niet meer naar het originele beeld kijken. Een apart Word-document bijhouden dan? Dat is nogal omslachtig, want dan moet je dit steeds naast het scherm houden en ook precies weten naar welke foto’s je kijkt. Ook de foto’s aan het document toevoegen, is geen oplossing, want dan ontstaat een lijvig en onhandelbaar document.

De oplossing is informatie aan je foto’s toevoegen als zogeheten metadata. In een digitale foto zit namelijk veel meer dan alleen maar beeldmateriaal. Fotografeer je bijvoorbeeld met je camera of smartphone, dan zitten er verborgen velden in het fotobestand. Die vertellen je precies wanneer en met welke camera de foto’s zijn gemaakt en zelfs welke instellingen er zijn gebruikt. Al deze informatievelden worden de metadata genoemd, omdat ze de foto beschrijven.

©PXimport

Foto’s beschrijven

Het grote voordeel is dat deze metadata en dus alles wat je over je foto’s wilt vertellen, gewoon in de fotobestanden zelf zit. Alles zit netjes bij elkaar, je kunt het niet per ongeluk kwijtraken en je hoeft ook geen losse lijsten of bestanden bij te houden. Daarnaast kan deze metadata in nagenoeg elk fotoprogramma worden opgevraagd.

Wij laten zien hoe dit werkt met het gratis Windows-programma XnView Classic. Werk je met Mac of Linux, dan kun je XnView MP gebruiken. Dat is van dezelfde maker, maar werkt soms net even anders dan wij hier beschrijven.

Om XnView Classic (of MP) te downloaden op www.xnview.com blader je een stukje omlaag tot je een aantal downloadknoppen ziet. De software is gratis zolang je het niet bedrijfsmatig inzet, dus het staatje met licenties mag je laten voor wat het is. Kies bij voorkeur de standaardversie (Standard), want dan zit er onder andere een Nederlandse taalmodule in.

Blader vervolgens naar een map met foto’s en dubbelklik op een fotominiatuur of druk op Enter om hem in het groot te bekijken. Blader v met bijvoorbeeld Page up en Page down door alle foto’s in de map. Druk op F11 om een foto beeldvullend te zien. Om aan te geven wat we op een foto zien, gebruik je sneltoets Ctrl+I of kies je voor Bewerken, Metadata, IPTC-gegevens bewerken. Er verschijnt nu een venster met een aantal tabbladen, waar wij er maar twee van nodig hebben om foto’s omschrijvingen en trefwoorden te geven.

Op het tabblad Bijschrift tik je bij het veld Bijschrift een korte of wat uitgebreidere beschrijving in. Je kunt de tekst niet mooi opmaken, het gaat om platte tekst. Voeg voor een goede leesbaarheid hier en daar een extra witregel toe om de omschrijving overzichtelijk te houden. Maak bij voorkeur de regels niet langer dan ongeveer de breedte van het invoerveld. Hier kun je dus vertellen waar wij naar kijken.

©PXimport

Trefwoorden toevoegen

Vervolgens ga je naar het tabblad Trefwoorden. Hier geef je trefwoorden of labels op waarmee je je foto’s later eenvoudig kunt terugvinden. Een trefwoord kan van alles zijn en hangt vooral af van wat je belangrijk vindt om te markeren. Kijk daarom met een kritisch oog naar het beeld. Wat en wie zien we? Locaties, gebeurtenissen, namen en familierelaties zijn voor de hand liggende keuzes.

Het scheelt enorm veel tijd en moeite als je deze trefwoorden niet iedere keer opnieuw hoeft in te tikken. Dat kan door ze in een trefwoordenlijst op te nemen. Eerst tik je een nieuw trefwoord in het bovenste invoerveld aan. Klik erachter op de knop Toevoegen. Dit trefwoord komt vervolgens in het grotere tekstvak eronder te staan. Op deze manier kun je eenvoudig meerdere trefwoorden invoeren die betrekking hebben op deze specifieke foto.

Om een zojuist ingevoerd trefwoord te bewaren voor later gebruik klik je erop. Klik daarna onder het trefwoordenvak op de knop met het driehoekje dat omlaag wijst. Hiermee kopieer je dit ene trefwoord naar het onderste vak. Herhaal dit voor alle trefwoorden die je later nodig denkt te hebben.

Bij de overige foto’s tik je zo’n trefwoord dus niet nogmaals in, maar klik je erop in het onderste vak en klik je daarna op de knop met het omhoog wijzende driehoekje. Hiermee kopieer je het uit de trefwoordenlijst naar het middelste vak waarin de trefwoorden voor de huidige foto staan verzameld. Zo eenvoudig werkt het!

Zodra je via Ctrl+I een beschrijving en trefwoorden hebt ingetikt, is het tijd om dit als metadata in deze foto op te slaan. Kies hiervoor onderin het venster bij Schrijfopties voor Combineer nieuwe & huidige waarden en zet een vinkje bij Samenvoegen met huidige waarden. De overige opties gebruik je om eerder ingevoerde gegevens te wissen in plaats van uit te breiden. Klik tot slot op Schrijven en daarna op Sluiten. Hebben meerdere foto’s dezelfde trefwoorden nodig? Selecteer ze dan en voeg daarna de trefwoorden toe.

©PXimport

Beschrijving tonen

Nu moeten we de door ons ingevoerde informatie alleen nog zichtbaar maken op de foto. Ga hiervoor naar Hulpmiddelen, Opties en klik onder Bekijken op het onderdeel Volledig scherm. Zet een vinkje bij Extra info weergeven en klik in het vak eronder. Staat hier al tekst? Selecteer die dan met Ctrl+A en druk op Delete of Backspace om een leeg vak te krijgen.

Klik dan onder het vak op Invoegen en kies bij IPTC – Trefwoorden en categorieën voor het veld Trefwoorden. In het tekstvak verschijnt nu <IPTC:Keywords>. Druk twee keer op Enter om een witregel toe te voegen. Klik daarna opnieuw op Invoegen en kies ditmaal IPTC – Bijschrift voor het veld Bijschrift. Daarmee voeg je  <IPTC:Caption> toe aan het tekstvak. Tot slot mag je eventueel nog wat extra (verklarende) tekst aan dit tekstvak toevoegen, maar dat hoeft niet.

Als het goed is ziet het tekstvak er nu (ongeveer) uit zoals bij ons. Klik op Ok om alles op te slaan. Bekijk nu een foto waar je al een omschrijving en trefwoorden aan hebt toegevoegd en druk op de I-toets of kies in het menu Beeld, Extra infotonen. In de linkerbovenhoek van de foto verschijnen nu de beschrijving en trefwoorden netjes in beeld. Terwijl je van foto naar foto bladert, komt steeds de juiste informatie op het scherm te staan. Wil je het weer verbergen, zodat alleen de foto nog te zien is, druk dan opnieuw op de I-toets om alle metadata te verbergen.

©PXimport

Tooltips

©PXimport

Diavoorstelling

Alle informatie die je op deze manier aan je foto’s toevoegt, kan ook met de meeste andere fotoprogramma’s worden bekeken. Je harde werk is daarmee toekomstbestendig en daar draait het natuurlijk allemaal om. Omdat XnView vooral een fotobeheerprogramma is, kun je hiermee ook gelijk je fotoverzameling inrichten en netjes bijhouden. Denk aan het maken van mappen en submappen en het verplaatsen van foto’s naar de map waarin ze het beste thuishoren.

Maak meteen een mooie diavoorstelling door een map of een aantal foto’s te selecteren (eventueel na een zoekactie) via Aanmaken, Diavoorstelling. Ditmaal zul je waarschijnlijk alleen maar van de mooie beelden willen genieten. Wil je toch liever ook alle extra informatie zien, klik dan in het optievenster van de diavoorstelling op Meer opties en plak in het tekstveld bij Extra info weergeven de metadatavelden die je zojuist hebt gekozen.

Zoeken naar foto’s

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).