Kinderen leren razendsnel. Toch is het belangrijk om - zowel de allerkleinsten als de tieners - bewust te leren omgaan met apps, online video's en sociale netwerken. In dit artikel leren we je hoe je je apparaten kunt beveiligen voor kinder- en puberhanden.

Af en toe komt er een bericht over in de media: een kind wordt gepest omdat een (ietwat) gênante foto die iemand gemaakt heeft, wordt rondgestuurd in de WhatsApp-groep van de hele klas. Dit kun je misschien niet voorkomen, en alleen beperken door goed met je kinderen te praten over het omgaan met digitale apparaten en (sociale) media. Laten we voorop stellen: dat is erg belangrijk. Gelukkig kun je wel íets doen om je kinderen online een beetje te beschermen, zodat ze niet naar je toekomen met de opmerking: "ik zag daarnet op internet toch een gek filmpje ...". Lees ook: Online samenwerken doe je zo.

01 Gebruikersaccounts

Om aan je gezinsleden verschillende instellingen toe te kennen, moet je eerst even verschillende gebruikersaccounts aanmaken. Dat voorkomt dat je zelf ook beperkt wordt in alles wat je op het apparaat doet. In Windows 10 kan dit heel eenvoudig via Instellingen / Accounts / Familie en andere gebruikers. Klik op Een familielid toevoegen en maak een keuze tussen Een kind toevoegen of Een volwassene toevoegen. Voer het e-mailadres van de persoon in kwestie in om hem of haar een uitnodiging te versturen om lid te worden. Ga verder met Volgende en Bevestigen. Hij of zij zal na enkele seconden een uitnodiging ontvangen om deel uit te maken van het gezin. Deze uitnodiging is veertien dagen geldig. Voor jonge kinderen kies je De persoon die ik wil uitnodigen heeft geen e-mailadres. Vervolgens kun je een Outlook.com-adres aanmaken. Herhaal deze stappen voor alle gezinsleden.

©PXimport

01 We raden aan om per gezinslid een gebruikersaccount aan te maken.

02 Gezinsinstellingen

Via Instellingen / Accounts / Familie en andere gebruikers /Familie-instellingen online beheren kun je vervolgens voor je zoon of dochter bepaalde instellingen in- of uitschakelen. Selecteer een kind. In het volgende venster kun je onder Recente activiteit aangeven of je een activiteitenrapport wilt ontvangen. Hierin staat onder andere welke sites hij of zij bezocht heeft, welke apps ie gebruikt heeft en hoeveel tijd je zoon of dochter op de computer doorgebracht heeft. Je kunt het rapport hier raadplegen of via e-mail ontvangen. Voor deze laatste functie vink je simpelweg Stuur mij elke week een rapport aan. Om naar de andere categorieën te gaan, klik je op het driehoekje naast Recente activiteit. Via Browsen op het web kun je de instelling Ongewenste websites blokkeren inschakelen.

Dat houdt in dat inhoud voor volwassenen geblokkeerd wordt. Onderaan kun je bepaalde websites zelf blokkeren of toestaan door de url in te voeren. In de categorie Apps, games en media kun je kiezen voor Ongepaste apps en games blokkeren. Zodra je deze functie inschakelt, kun je een leeftijdsclassificatie instellen, bijvoorbeeld 10-jarigen.

©PXimport

02 Afhankelijk van de leeftijd van je kind krijgt hij of zij bepaalde leeftijdscategorieën toegekend voor apps, films en games.

03 Beperk de schermtijd

Vind je het lastig om de afgesproken internettijd te controleren? Maak dan gebruik van een zogenoemde 'time limitting tool'. Standaard vind je in Windows de functie Schermtijd. Om dit in te schakelen ga je naar Instellingen / Accounts / Familie en andere gebruikers /Familie-instellingen online beheren. Vervolgens selecteer je een kind en kies je in het menu voor Schermtijd. Schakel de functie in door de schuifknop bij Limieten instellen voor wanneer mijn kind apparaten kan gebruiken in te schakelen. Vervolgens krijg je een schematisch overzicht met de zeven dagen van de week. Je kunt per dag instellen vanaf en tot welk tijdstip je zoon of dochter op de computer mag. Vergeet echter ook niet Limiet per dag op dit apparaat in stellen. Zo zou je op maandag bijvoorbeeld kunnen instellen dat de computer gebruikt mag worden vanaf 16:00 uur tot 20:00 uur, maar wel met een maximumduur van een halfuur.

©PXimport

03 Je bepaalt helemaal zelf wanneer en hoelang je kind de computer mag gebruiken.

Live toezicht

Ouderlijk toezicht op je computer of het blokkeren van apps of in-app-aankopen is een must. Het is echter nog belangrijker om live toezicht te houden en de dialoog aan te gaan. Enkele tips:

- Ga naast jonge kinderen zitten als ze even op je smartphone of tablet mogen spelen.

- Plaats de computer op een zichtbare plaats zodat je kunt zien wat je kind doet.

- Praat met je tienerzoon of -dochter over het gebruik van sociale netwerken, ongepaste beelden en cyberpesten.

- Maak je kind duidelijk dat hij of zij online geen persoonlijke informatie mag invoeren. Nooit. Aan niemand.

- Leer je kind dat een wachtwoord strikt persoonlijk is.

- Op www.mijnkindonline.nl vind je meer informatie en goede handvatten om gesprekken met je kinderen aan te knopen.

04 Pas op met YouTube

Het lijkt onschuldig om je kleuter even een tekenfilmpje of videoclip op YouTube te laten kijken op je smartphone of tablet. Voor je het weet heeft ie echter al tien keer op een ander fragment getikt en kijkt hij of zij naar één of andere parodie of - erger nog - naar filmpjes die niet voor zijn of haar leeftijd geschikt zijn. Van Bassie & Adriaan naar horrorclowns ... het kost echt niet veel moeite.

In de Verenigde Staten heeft Google begin 2015 YouTube Kids gelanceerd. Via die app krijg je enkel kindvriendelijke beelden te zien en kunnen ouders een timer instellen. In ruil krijg je wel reclame op kindermaat. YouTube Kids is helaas voorlopig nog niet beschikbaar in Europa.

Het is wel mogelijk om de zogenoemde beperkte modus in te schakelen. Wil je bijvoorbeeld op je smartphone bepaalde content weren? Open dan de app en klik rechts bovenaan op de knop met de drie puntjes. Kies Instellingen en tik op Filter voor beperkte modus en vervolgens op Streng. Op je pc scrol je op de homepage van YouTube helemaal naar beneden. Klik vervolgens op Beperkte modus / Aan en voltooi de bewerking met Opslaan. Videofragmenten met ongepaste inhoud worden nu verborgen. De beperkte modus is alleen van toepassing op dit apparaat en in deze browser. Zodra je ingelogd bent op YouTube, kun je deze functie vergrendelen zodat hij niet zomaar teruggezet wordt.

©PXimport

04 Om de beperkte modus op YouTube op je computer in te schakelen, moet je eerst helemaal naar beneden scrollen.

05 Extra software

Naast de standaardfuncties voor ouderlijk toezicht in Windows, kun je ook extra software voor ouderlijk toezicht installeren. Norton Family (gratis) en Norton Family Premier (30 dagen gratis daarna 39,99 euro voor 1 jaar) van Symantec zijn twee goede voorbeelden. Deze tools gaan nog iets verder dan de standaardfuncties en bieden onder andere toezicht op sociale netwerken en zoekacties, bescherming van persoonlijke gegevens enzovoort.

De betaalde versie, Norton Family Premier, is ook bruikbaar op mobiele apparaten en geeft je bijvoorbeeld toezicht op sms-gesprekken en controle over apps op Android-telefoons. Om alle functies te zien en de software te downloaden, surf je naar de website van Norton Family. Nadat je een account hebt aangemaakt, kun je net zoals bij het ouderlijk toezicht in Windows je gezin samenstellen en allerlei huisregels kiezen. YourSafetynet en NetNanny zijn andere goede voorbeelden van software voor ouderlijk toezicht.

06 Kinderbrowsers

Je kunt - zoals eerder al uitgelegd - bepaalde inhoud tegenhouden via het ouderlijk toezicht in Windows of met speciale software. Een andere optie is om speciaal voor je (jonge) kinderen een kinderbrowser te installeren. MyBee is een prima voorbeeld. Om deze browser te installeren op je pc of Mac, surf je naar www.mybee.nl en klik je op de grote blauwe Download Mybee-knop. Opmerkelijk is dat deze browser geen websites verbiedt, maar uitsluitend een verzameling leerzame sites toelaat. Voor iPad is er eveneens een gratis MyBee-app beschikbaar.

MyBee biedt content aan voor verschillende leeftijdscategorieën. Na de installatie maak je een administrator-wachtwoord aan. Vervolgens kun je één of meerdere kinderen toevoegen en de veiligheidsinstellingen kiezen. Je hebt keuze tussen Tolerante ouders, Gemiddelde ouders en Strenge ouders. Desgewenst kun je ook aangeven wat je kind verder nog mag: Favorieten toevoegen, Bestanden downloaden of Persoonlijke gegevens opsturen. Het is zelfs mogelijk om de printknop onzichtbaar te maken (dat kan je héél wat papier en inkt besparen!) of zelf een startpagina in te stellen. Het aanbod van goedgekeurde websites is erg uitgebreid: er zitten heel wat spelletjes in het aanbod en natuurlijk ook educatief materiaal. Dit is ideaal voor kinderen tot pakweg 10 jaar. Uiteraard zijn er nog andere kinderbrowsers, zoals Kibro of Maxthon.

Netflix beperken

Heb je een abonnement op Netflix? Ook daar kun je ouderlijk toezicht instellen. Je kunt sowieso verschillende gebruikers aanmaken, maar daarnaast is het ook mogelijk om een pincode in te stellen voor je kinderen en een leeftijdsgrens aan te geven. Ga hiervoor naar www.netflix.com en log in met je ID en wachtwoord. Klik vervolgens door naar Mijn account en kies Ouderlijk toezicht in de categorie Instellingen. Voer het wachtwoord van je account nogmaals in en stel een pincode in voor je kinderen. Daarna kun je op de schuifbalk je keuze maken tussen Peuters & Kleuters, Oudere kinderen, Tieners en Volwassenen. Klik op Opslaan om de wijzigingen door te voeren. Overigens is het switchen tussen profielen níet beveiligd met een wachtwoord, wat inhoudt dat kinderen eenvoudig de beperkingen kunnen omzeilen door op jouw account over te schakelen.

©PXimport

Ook de inhoud van Netflix kun je onder controle houden.

07 Blokkeren in de browser

Het is ook mogelijk om in je browser restricties op te leggen, al dan niet met een extra browserextensie. In Google Chrome kun je bijvoorbeeld 'Block site' installeren. Je surft naar de Chrome Web Store en gaat op zoek naar Block site. Daarna klik je op Toev. aan chrome / Extensie toevoegen om de extensie te installeren. Via Instellingen / Extensies / Block site / Opties kun je vervolgens websites of bepaalde zoektermen blokkeren. Deze add-on bestaat eveneens voor Mozilla Firefox. Om 'm te installeren ga je naar de add-on-pagina en klik je op Add to Firefox. Surf je voornamelijk via Microsoft Edge? Daar zijn nog geen extensies voor beschikbaar. Je kunt wel via Browsen op het web op de Family-pagina van Microsoft per gebruiker bepaalde websites blokkeren zoals beschreven in stap 2 van dit artikel.

Overigens moet je wel zelf blijven opletten, en biedt het blokkeren binnen een browser alleen veiligheid indien deze browser wordt gebruikt én de plug-in ingeschakeld is. Een kind dat de beperking wil omzeilen, zal er snel genoeg achter komen dat dit zeer gemakkelijk kan (bijvoorbeeld door de plug-in te pauzeren of een andere browser te openen).

©PXimport

Via Block site voor Google Chrome en Mozilla Firefoxkun je bepaalde pagina's of zoekwoorden blokkeren.

08 Beperkingen in iOS

Heeft je zoon of dochter een eigen smartphone of tablet? Dan kun je ook hier beperkingen opleggen. Op een iOS-apparaat bestaat er geen echte kindermodus. Je kunt wel bepaalde handelingen blokkeren via Instellingen / Algemeen / Beperkingen. Je kunt bijvoorbeeld aangeven of hij of zij Safari, de camera, FaceTime, AirDrop en andere toepassingen mag gebruiken. In het tweede deel van het scherm is het mogelijk om onder andere de iTunes Store of Apple Music Connect te blokkeren.

Je kunt hier zelfs instellen of je zoon of dochter apps mag installeren, verwijderen of aankopen. Onder Toegestaan materiaal kun je een leeftijdscategorie aangeven voor films, boeken, apps, websites enzovoort. Standaard kun je in de Apple Store gratis apps zonder wachtwoord installeren. Wil je dat niet? Tik dan op Wachtwoordinstellingen en schakel bij Gratis downloads de optie Vereis wachtwoord in. Verder kun je in het menu Beperkingen via Privacy nog enkele instellingen zoals locatievoorzieningen wijzigen, en ook beperkingen voor Game Center instellen.

Standaard worden overigens de gegevens op een iOS-apparaat gewist als er tien keer een foute toegangscode is ingevoerd. Voor ouders met (jonge) kinderen is dit meestal niet gewenst! Om deze functie uit te schakelen ga je naar Instellingen / Touch ID en toegangscode. Zorg dat Wis gegevens helemaal onderaan uitgeschakeld staat.

09 Beperkingen in Android

In Android kun je verschillende gebruikers aanmaken op één toestel. Dit werkt vanaf Android 5.0 voor smartphones en vanaf 4.3 voor tablets. Op een Android-smartphone kun je dus heel eenvoudig een gastaccount aanmaken zodat je kind bijvoorbeeld even naar YouTube kan kijken, zonder dat ie in je agenda of mailbox zit. Hiervoor ga je naar de Instellingen en kies je Gebruikers/ Gast. Bepaalde smartphonefabrikanten voorzien ook een kindvriendelijke modus in de schil die ze over Android leggen. Hiermee kun je het aantal apps beperken en een kindvriendelijke zone creëren. Op tablets kun je vanaf Android 4.3 een zogenoemd beperkt profiel aanmaken en aangeven welke apps gebruikt mogen worden.

Om in-app-aankopen te voorkomen moet je - zowel op een Android-smartphone als -tablet - in de instellingen van de Google Play Store zijn. Daar kun je via Verificatie vereisen voor aankopen kiezen tussen Voor alle Play-aankopen op dit apparaat, Elke 30 minuten en Nooit. We raden je de eerste optie aan. Bovendien kun je in de instellingen van Google Play ook Ouderlijk toezicht instellen. Hiervoor maak je eerst een pincode aan, vervolgens kun je voor de apps en games een PEGI-code toewijzen of muziek met expliciete taal blokkeren.

©PXimport

Op een Android-tablet kun je een beperkt profiel aanmaken.

10 iCloud gezinsconfiguratie

Op je iPhone of iPad kun je eveneens een gezin aanmaken. Het grootste voordeel is dat je vervolgens je aankopen uit de iTunes Store, iBooks Store of App Store kunt delen met je gezinsleden. Je hebt hierbij gewoon allemaal een eigen Apple ID, maar maakt gezamenlijke gezinsaankopen. Voor kinderen kun je bovendien restricties opleggen. Om de functie in te schakelen ga je naar Instellingen / iCloud / Configureer delen met gezin. Een handige wizard helpt je om een gezinshoofd en andere gezinsleden in te stellen. Voor kinderen kun je de functie Vraag om te kopen instellen. Hierdoor heeft je zoon of dochter jouw toestemming nodig om aankopen te doen. Dat gebeurt via een notificatie. Als hij of zij iets wil kopen, ontvang je een melding. Jij kunt de aankoop accepteren met Krijg of blokkeren met Wijs af.

Torenhoge kosten vermijden

Als je de in-app-aankopen niet blokkeert, kan je dat weleens erg duur komen te staan. Een vader uit Gerkesklooster, een dorp in de Friese gemeente Achtkarspelen, viel een tijdje geleden bijna van zijn stoel toen hij de factuur van de Google Play Store te zien kreeg. Zijn twaalfjarige zoon had ruim honderd keer credits aangekocht voor een spelletje. Het totaalbedrag lag ongeveer op 2.500 euro. De ouders probeerden Google Nederland duidelijk te maken dat het om een vergissing ging. Uiteindelijk werden ze doorverwezen naar de Amerikaanse dienst Google Inc., waar ze de klacht in behandeling namen. Na heel wat zenuwslopende conversaties hoefden de ouders het bedrag - gelukkig - niet te betalen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).