Met een VPN-verbinding (Virtual Private Network) wordt het internetverkeer op je pc, smartphone of tablet omgeleid via een versleutelde (en dus beveiligde) internetverbinding met een VPN-server. In deze cursus leggen we uit hoe je zelf met een VPN aan de slag gaat.

Een VPN ken je misschien wel van je werk: je kunt dan vanuit huis bij alle interne websites en gedeelde bestanden op het intranet van je werkgever, maar niet zonder eerst verbinding te maken met de VPN-server van dat bedrijf. Alle netwerkcommunicatie tussen je thuiscomputer (of je laptop, smartphone, tablet als je onderweg bent) en het bedrijf verloopt dan versleuteld, zodat je geen bedrijfsgeheimen lekt. Iemand die bijvoorbeeld stiekem een netwerksniffer in een hotel geïnstalleerd heeft, kan in principe al het netwerkverkeer van de andere gasten onderscheppen. Verloopt je communicatie via de VPN-dienst van je werk, dan ziet die persoon echter niets zinnigs omdat de VPN-verbinding encryptie gebruikt. Ook om meerdere vestigingen van een bedrijf op een veilige manier met elkaar te verbinden, worden VPN's ingezet.

©PXimport

Veel draadloze netwerken zijn onbeveiligd en dus niet aan te raden om zonder VPN te gebruiken.

Persoonlijk gebruik

Ook voor persoonlijk gebruik komt een VPN vaak van pas, vooral als je veel van huis bent en verbinding maakt met internet via allerlei wifi-netwerken. Kortweg: ga ervan uit dat alles wat je op een wifi-netwerk doet af te luisteren is door anderen die verbinding hebben met datzelfde netwerk (als ze weten hoe ze dat moeten doen). Je kunt dan besluiten dat je nooit met een wifi-netwerk verbindt buiten dat van jezelf thuis, maar soms kun je nu eenmaal niet anders. Je bent bijvoorbeeld op reis in het buitenland en de enige manier om te internetten is het netwerk van je hotel. Een VPN is in zo'n geval een oplossing: je verbindt dan met het onbetrouwbare netwerk en zet dan onmiddellijk een veilige verbinding op met de VPN-server. Zodra dat gebeurd is, surf je veilig zonder dat speurneuzen op het onbetrouwbare netwerk je digitale doen en laten kunnen volgen. Met een VPN kun je dus vanaf iedere locatie veilig internetten. Zowel Windows, OS X en Linux als iOS, Android en Windows Phone ondersteunen VPN-verbindingen.

Een VPN heeft nog een ander voordeel: de websites die je bezoekt terwijl je met een VPN-server verbonden bent, zien het IP-adres van de VPN-server, niet dat van jou. Handig als je de website niet vertrouwt en niet wilt dat ze je IP-adres kent. Nog handiger is dat je met een VPN landrestricties kunt omzeilen. Een website kan immers aan je IP-adres zien uit welk land je komt. Een website zoals Hulu weigert zijn series en films te tonen aan Nederlanders en Belgen. Daar steek je echter een stokje voor als je eerst een VPN-verbinding naar een Amerikaanse server opzet. Voor Hulu lijkt het dan alsof je zelf uit Amerika komt, waardoor de website je probleemloos zijn video's voorschotelt. Tenminste, zolang je VPN-provider niet op een zwarte lijst staat, want sinds enkele maanden blokkeert Hulu gebruikers van bekende Amerikaanse VPN-diensten.

©PXimport

Met software zoals Firesheep kan iedereen je accounts overnemen als je op een onbeveiligd netwerk inlogt.

©PXimport

Met een VPN kun je landrestricties van allerlei websites omzeilen.

Gratis of betaald?

Er bestaan heel wat VPN-diensten die servers aanbieden waarmee je je netwerkverbinding kunt beveiligen. Te veel om allemaal op te noemen, dus we bespreken hier eerder waarop je moet letten bij de keuze voor een VPN-provider. Allereerst is er de prijs. Er bestaan gratis VPN-diensten, maar die zijn vaak te beperkt. Ze garanderen je bijvoorbeeld geen bandbreedte, waardoor het surfen heel traag gaat. Of je mag slechts enkele honderden megabytes netwerkverkeer per maand via hun servers laten gaan. Om zo nu en dan eens je e-mails op reis te lezen zonder pottenkijkers volstaat zo'n dienst wellicht. Gebruik je wat regelmatiger een VPN, dan is een betaald abonnement echter geen overbodige luxe.

©PXimport

Op websites zoals VPN Gate vind je talloze gratis te gebruiken VPN-servers.

Nog anoniemer met Tor

Gebruik je een VPN vooral om anoniem te surfen, dan kun je ook Tor overwegen. Tor (afkorting van The Onion Router) is een netwerkprotocol waarbij je internetverkeer geanonimiseerd wordt door het via willekeurige servers te laten verlopen. Om de tien minuten volgt je netwerkverkeer een ander willekeurig pad, waardoor het in de praktijk heel moeilijk is om al je netwerkverkeer af te luisteren. Tor is dan ook handig om anoniem te internetten zonder dat je door advertentiebedrijven te traceren bent, of als je niet wilt dat overheden over je schouder meekijken.

Bij gebruik van een VPN moet je immers nog altijd erop vertrouwen dat je VPN-provider je niet afluistert, bijvoorbeeld in opdracht van de autoriteiten. Tor gebruiken kan door de Tor Browser Bundle te downloaden en die browser te gebruiken om anoniem te surfen. Als alternatief kun je van je Raspberry Pi een Tor-router maken waardoor alle aangesloten apparaten via Tor surfen. Ook voor Tor geldt overigens dat anonimiteit zijn grenzen lijkt te hebben, uit recente berichtgeving zou blijken dat de NSA op indirecte manier toch Tor-gebruikers probeert te traceren.

©PXimport

Tor is een alternatief voor een VPN als anonimiteit belangrijk voor je is.

Herkomst

Als je landrestricties wilt omzeilen, is keuzevrijheid uiteraard heel belangrijk. Kijk in welke landen een VPN-dienst zijn servers heeft staan en of je zelf kunt kiezen via welk land je surft. Let ook op de locatie binnen het land. Wil je bijvoorbeeld de landrestrictie van een Amerikaanse website omzeilen, kies dan een VPN-provider met servers aan de oostkust, zodat de verbinding zo weinig mogelijk vertraagd wordt. Gebruik je de VPN-dienst enkel om je privacy te beschermen tijdens het surfen op onbetrouwbare netwerken, dan is dit minder relevant.

Je moet wel beseffen dat de VPN-dienst zelf je netwerkverkeer wél kan afluisteren, want het netwerkverkeer tussen hen en jouw bestemming verloopt onversleuteld. Je moet dus wel vertrouwen hebben in je VPN-provider. Ben je daar echt bezorgd over, dan is het land van de VPN-server en het land waar de provider gevestigd is ook een aandachtspunt. Kies dan bij voorkeur voor een Europese provider, waar de privacywetgeving strenger is dan bijvoorbeeld de VS. Vraag ook naar de dataretentie: welke logs houdt de provider allemaal over je bij? En hoe lang worden deze opgeslagen?

Betaalmogelijkheden

De betaalmogelijkheden zijn een volgend aandachtspunt. De meeste VPN-diensten accepteren creditcards en PayPal, maar naar andere mogelijkheden zijn soms schaars. Sommige aanvaarden betalingen in Bitcoin, waardoor je ook anoniem kunt blijven voor de provider. Betaling via iDEAL zul je niet zo snel vinden. Verder moet je uiteraard letten op: de snelheid die de VPN-verbinding biedt, of er een datalimiet opgelegd wordt, of je de dienst met meerdere apparaten mag gebruiken en of bepaalde netwerkprotocollen (zoals BitTorrent) toegestaan zijn.

Software en apps

De mate van ondersteuning is erg belangrijk: levert de VPN-dienst software of een mobiele app die het opzetten en configureren van de verbinding voor jou doet of laat de VPN-dienst dat allemaal aan jou over? Een VPN-dienst zelf configureren in je besturingssysteem is niet zo moeilijk, maar als de dienst de keuze uit meerdere servers geeft, is het handiger als dat via een gebruiksvriendelijke interface gaat.

Verder werken de diensten met allerlei verschillende VPN-protocollen.

In de meeste omstandigheden maakt het niet echt uit welk protocol je gebruikt, omdat ze allemaal zo goed als dezelfde functionaliteit aanbieden. In sommige situaties wordt je keuze echter beperkt door welke protocollen je apparaten ondersteunen. PPTP, L2TP en IPSec worden door de meest courante besturingssystemen voor pc's en mobiele apparaten ondersteund. Enkel PPTP raden we niet aan, omdat aangetoond is dat het niet zo veilig meer is. Een ander veel voorkomend protocol is OpenVPN, dat populair is onder Linux-gebruikers en dat ook in de opensource Android-firmware CyanogenMod standaard ondersteund wordt.

Als een VPN-protocol standaard niet op jouw toestel ondersteund wordt, bestaat er wellicht wel een tool van een derde partij die ondersteuning toevoegt.

Twee interessante clientprogramma's met bijbehorende VPN-dienst zijn SecurityKISS en Cyberghost VPN Beide diensten ondersteunen naast hun client bovendien L2TP en het minder veilige PPTP, dus ze zijn ook met andere clients te gebruiken. Ze bieden ook allebei servers in diverse landen aan, en bieden zowel een gratis als een betaalde versie aan. Een andere populaire gratis VPN-dienst met client en mobiele apps is Hotspot Shield.

©PXimport

De meeste besturingssystemen ondersteunen de VPN-protocollen PPTP, L2TP en IPSec.

Interessante VPN-diensten

Vind je het vooral belangrijk dat je VPN-provider niet te veel informatie over je heeft en zo weinig mogelijk logt, neem dan eens een kijkje bij onderstaande diensten. Zij focussen zich allemaal op privacy.

BTGuard (Canada)

Faceless.ME (Nederland)

iPredator (Zweden)

Its Hidden (Seychellen)

Private Internet Access (VS)

TorGuard (Panama)

Vergelijkingssites

Een vergelijkingssite voor VPN's kan je helpen met het vinden van een dienst die het meest aansluit bij jou wensen. Check deze of bezoek deze website.

Een andere mogelijkheid is om, in plaats van een VPN-dienst, zelf een VPN-server in te stellen op je computer. In deel 2 van deze workshop gaan we daar dieper op in.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).