Als je een blik werpt achter de pc, merk je dat de machine een heleboel aansluitingen telt. Ook gameconsoles en smart-tv's hebben tegenwoordig de nodige in- en uitgangen. Op het gebied van bekabeling zijn er meestal meerdere opties, maar wat is nou de beste keuze voor jouw systeem?

Tip 01: Pc aansluiten

Een pc aansluiten is zo gepiept. Deze machine is namelijk het beginpunt om allerlei randapparatuur te verbinden. Een pc heeft zelf alleen voeding nodig om te kunnen functioneren. Voor desktops gebruik je in de meeste gevallen een C13-voedingskabel. Lees ook: Bouw je eigen pc.

Let op dat de kabel lang genoeg is om het stopcontact of de stekkerdoos te bereiken. Wanneer je een stekkerdoos gebruikt, is het trouwens verstandig om een exemplaar met overspanningsbeveiliging te nemen. Bij blikseminslag of kortsluiting is je pc dan beschermd tegen stroompieken. Verder gebruik je voor de aansluiting van de pc (en alle overige apparatuur) het beste een geaard stopcontact, zodat overbodige spanning veilig wordt afgevoerd.

©PXimport

Tip 01 Voor het aansluiten van de pc gebruik je in veruit de meeste gevallen een C13-voedingskabel.

Tip 02: Monitor

Op welke wijze je een monitor (of beamer) kunt aansluiten op de pc, is afhankelijk van welke poorten er beschikbaar zijn op beide apparaten. Je kunt de aansluitingen VGA, DVI, HDMI en/of DisplayPort aantreffen. Als het even kan, laat je VGA het beste links liggen. Dit is een analoge aansluiting met een beperkte resolutie, terwijl moderne monitoren de beelden digitaal verwerken. Mits je de juiste DVI-kabel kiest, lukt het hiermee wel om digitaal beeld in een hoge resolutie op het scherm weer te geven.

Het nadeel is dat er verschillende ondersoorten zijn, waardoor niet iedere DVI-kabel past. Tegenwoordig is het type DVI-D duallink het meest gangbaar. Je herkent deze poort aan drie rijen van acht connectoren plus een smalle connector aan de zijkant. Een nadeel van DVI is dat het niet mogelijk is om geluid door te voeren. Bij een monitor met ingebouwde speakers is dat lastig, al gebruik je hiervoor eventueel de 3,5mm-geluidsingang die doorgaans wel aanwezig is.

DisplayPort en HDMI kunnen wel geluid transporteren, waarbij laatstgenoemde poort momenteel de meest gebruikte methode is om een monitor aan te sluiten. Let op dat er verschillende standaarden van HDMI in omloop zijn. Bekijk de specificaties van je monitor en de videokaart om te bepalen aan welke voorwaarden je kabel moet voldoen. HDMI 1.4(a) is tegenwoordig een veelgebruikte standaard. Kies bij voorkeur een kabel die daarmee overweg kan. Sommige systemen bevatten ook een DisplayPort-aansluiting. Net als HDMI geeft ook deze aansluiting beeld in een hoge resolutie en eventueel geluid door.

©PXimport

Tip 02 Een HDMI-kabel is in staat om beelden in een hoge resolutie aan je monitor door te geven.

Tip 03: Speakers

Net als bij de monitor het geval is, zijn er verschillende mogelijkheden om speakers aan een pc te koppelen. In de meeste gevallen gebruik je hiervoor een analoge audiokabel die bij de pc-speakers is meegeleverd. Aan het ene uiteinde is er een 3,5mm-connector, terwijl het andere uiteinde twee tulppluggen of eveneens een 3,5mm-connector bevat. Bij een meerkanaals-surroundset wordt het geluid eerst doorgestuurd naar de versterker van de subwoofer, die het geluid vervolgens verdeelt over de aangesloten luidsprekers.

Sommige speakers ondersteunen daarnaast ook geluidsoverdracht via een usb-kabel. Welke methode de beste audiokwaliteit levert, is moeilijk te zeggen. Wanneer je audio analoog doorstuurt via een 3,5mm-audiokabel, zet de geluidskaart van de computer het digitale audiospoor van bijvoorbeeld een liedje of film om naar een analoog signaal. Het uiteindelijke geluid dat de speakers weergeven is namelijk altijd analoog.

Gebruik je een digitale usb-poort voor de overdracht van geluid, dan is de digitaal/analoog-converter van de versterker binnen de speaker of subwoofer verantwoordelijk voor de omzetting. Het ligt er maar net aan welke digitaal/analoog-converter deze taak het beste en met de meeste precisie uitvoert. De audioconversie van digitaal naar analoog is namelijk een belangrijke factor in de uiteindelijke geluidskwaliteit. Soms is er wel een usb-poort aanwezig, maar is daarmee geen geluidsoverdracht mogelijk. De speakers gebruiken deze poort in dat geval als stroomvoorziening.

©PXimport

Tip 03 Duurdere speakers hebben vaak een eigen digitaal/analoog-converter, zoals de Bowers & Wilkins MM-1.

Kabellengte

Over de kabellengte voor analoge en digitale kabels bestaan veel misverstanden. In het algemeen geldt altijd: hoe korter, hoe beter. Wel is het zo dat analoge kabels sneller last hebben van merkbaar signaalverlies waarbij de kwaliteit van de kabel een doorslaggevende rol speelt. Zaak is dus om VGA-videokabels, 3,5mm-audiokabels en luidsprekersnoeren zo kort mogelijk te houden.

Veel mensen denken dat de maximale lengte van digitale kabels niet uitmaakt, omdat digitale informatie niet gevoelig zou zijn voor verlies. Ten onrechte, want ook lange digitale kabels hebben meer kans op storing. Dan is het doorgaans wel een kwestie van het werkt wel of het werkt niet. Functioneert een HDMI-kabel bijvoorbeeld niet goed, dan krijg je duidelijk zichtbare verstoringen zoals grote blokken in één kleur. Mogelijk wordt de maximaal haalbare resolutie bij een lange kabel lager.

Bij een passieve DisplayPort-kabel is 4K bijvoorbeeld dan niet meer mogelijk, terwijl een lagere resolutie nog wel werkt. Wie toch een langere HDMI-, DVI-, DisplayPort-, coax- of Toslink-kabel aanschaft, doet er goed aan om een wat duurder exemplaar te kiezen van een goed merk. De kans op fouten is wegens het betere materiaal dan kleiner. Bij kortere kabels tot circa twee meter is dit minder van belang, ook een goedkope HDMI-kabel werkt dan prima.

©PXimport

Duurdere kabels beperken de aanwezigheid van jitter wegens het gebruik van betere materialen.

Tip 04: Externe versterker

Pc-speakers zijn actief, wat wil zeggen dat er altijd een versterker in de luidspreker of subwoofer aanwezig is. Wellicht wil je liever passieve speakers gebruiken, omdat die een betere geluidskwaliteit bieden. In dat geval is het nodig om de pc te verbinden met een externe versterker. Dat is bijvoorbeeld van toepassing wanneer je de computer als HTPC (home-theater-pc) gebruikt, waarbij je geluid van films, series en muziek graag via de speakers in je woonkamer afspeelt.

Voor de overdracht van geluid naar je stereoversterker of receiver zijn er verschillende mogelijkheden. Als de versterker een HDMI-ingang heeft, sluit je de computer via deze kabel aan. Het hifi-apparaat stuurt geluid door naar de aangesloten speakers en het beeld naar de televisie. Controleer vooraf wel of de videokaart van je pc geluid over HDMI ondersteunt, want dat is namelijk niet altijd het geval. Je kunt geluid ook apart doorgeven via een digitale Toslink- of coax-kabel. Op het gebied van muzikaliteit maakt het niet zo veel uit welke aansluiting je kiest, al heeft je keuze wel gevolgen voor de beschikbare surroundformaten (zie kader). Verder is het ook mogelijk om een analoge kabel te gebruiken met aan de ene zijde een 3,5mm-connector en aan de andere zijde twee tulppluggen. Deze kabel gebruik je bijvoorbeeld op een oude versterker zonder digitale inputs.

©PXimport

Tip 04 Controleer welke audio-uitgangen je pc bevat om een externe versterker met speakers aan te sluiten.

Surroundformaten

Als je graag surroundformaten naar een externe receiver wilt doorsturen, is het handig om te weten welke kabel je daarvoor het beste kunt gebruiken. Een Toslink- of coax-kabel heeft voldoende bandbreedte om een meerkanaals DTS- en Dolby Digital-audiospoor naar de versterker door te sturen. Wil je liever met recentere surroundformaten aan de slag, zoals DTS-HD Master Audio of Dolby TrueHD? In dat geval is het noodzakelijk dat je videokaart minimaal een HDMI 1.3-poort bevat. Moderne videokaarten voldoen eigenlijk allemaal aan deze norm. Met een HDMI-kabel bereiken de HD-audio-formaten ongeschonden de receiver.

©PXimport

Iedere moderne videokaart met een HDMI-poort kan tegenwoordig DTS-HD Master Audio en Dolby TrueHD doorsturen, zoals deze MSI N740-2GD5.

Usb-dac

Audiopuristen die het beste geluid uit hun pc willen halen, gebruiken hiervoor een usb-dac. Dit is een klein kastje met een asynchrone usb-ingang. Deze ingang koppel je aan een usb-poort van de computer. De digitaal/analoog-omzetter van de usb-dac zet het digitale geluid afkomstig van de computer om naar een hoogwaardig analoog audiospoor. Via twee analoge uitgangen stuurt het apparaatje dit audiospoor vervolgens door naar het analoge domein van de versterker. Een goede usb-dac heeft als voordeel dat het muziek in studiokwaliteit doorstuurt naar je versterker. Ideaal wanneer je weleens muziek in hoge resolutie downloadt, bijvoorbeeld via een website als www.hdtracks.com.

©PXimport

De meeste usb-dacs bestaan uit een compact hifi-component met een asynchrone usb-poort.

Tip 05: Internet

Uiteraard wil je de pc met internet verbinden. Je regelt dat door een UTP-kabel tussen de computer en router of switch te trekken. Wanneer de pc ver van je router of switch af staat, laat je de verbinding eventueel deels via het lichtnet lopen. Hiervoor heb je een zogeheten powerline-adapter nodig. Via wifi aansluiten kan ook, maar dit is langzamer en je hebt meer kans op storingen.

Indien je regelmatig zware videobestanden streamt over het netwerk, is een gigabit-netwerk geen overbodige luxe. Door de hogere bandbreedte heb je dan minder kans op haperingen. In dat geval is het wel noodzakelijk dat de computers en alle netwerkapparatuur met gigabit overweg kunnen. Controleer in de specificaties of je de waarde 10/100/1000 Mbit/s ziet staan. Voor netwerkkabels zijn er verschillende standaarden in omloop. Voor een gigabit-netwerk heb je UTP-kabels van het type Cat 5e of hoger nodig. Heb je geen idee of de netwerkkaart in jouw pc gigabit ondersteunt? Open met de zoekfunctie van Windows het hulpprogramma Apparaatbeheer. Klik met de rechtermuisknop op de naam van de netwerkadapter en kies voor Eigenschappen. Onder tabblad Geavanceerd selecteer je de optie Speed & Duplex. In het uitrolmenu onder Waarde zie je welke snelheden jouw pc accepteert.

©PXimport

Tip 05 Voor een gigabit-netwerk heb je aan een Cat 5e-kabel voldoende.

Tip 06: Randapparatuur

Moderne pc's en laptops hebben vaak een heleboel usb-poorten aan boord. Dat is niet zonder reden, want via deze aansluiting kun je nogal wat randapparatuur koppelen. Denk aan een printer, usb-stick, externe schijf, digitale (video)camera, smartphone, tablet, navigatieapparaat, webcam, toetsenbord en muis. Meestal is er bij het betreffende product al een usb-kabel meegeleverd, zodat je daarvoor zelf niet hoeft te zorgen. Veel toetsenbord- en muiscombinaties hebben tegenwoordig een draadloze usb-ontvanger, zodat je geen last hebt van overtollige snoeren.

Voor dataoverdracht is het belangrijk om te weten dat er meerdere versies van usb bestaan. Een usb3.0-poort zet veel sneller grote hoeveelheden data over vergeleken met een usb2.0-poort. Handig wanneer je bijvoorbeeld enkele blu-ray-rips naar een externe harde schijf wilt overpompen. Je herkent een usb3.0-poort doorgaans aan een blauwe connector, waarbij je in de meeste gevallen een kabel in diezelfde kleur gebruikt. Deze kleur is niet verplicht, dus een usb3.0-poort kan ook een andere kleur gebruiken. Houd er rekening mee dat de maximale kabellengte voor usb slechts vijf meter bedraagt. Handig om te weten is dat veel printerfabrikanten geen geschikte kabel meeleveren. Je hebt hiervoor een kabel nodig met aan de ene zijde een platte usb-a-connector en aan de andere zijde een usb-b-connector.

©PXimport

Tip 06 Een usb3.0-kabel herken je meestal aan de blauwe kleur.

Tip 07: Kabelaccessoires

Soms kom je niet helemaal uit met je kabel. Geen probleem, want voor ieder type kabel zijn er verlengsnoeren verkrijgbaar. Verder komen de aansluitingen op je pc-apparatuur wellicht niet overeen. Misschien heeft je pc een HDMI-uitgang, terwijl er op de monitor alleen een DVI-poort beschikbaar is. Er zijn hiervoor speciale adapters en combinatiesnoeren verkrijgbaar waarmee je dit probleem oplost. De meeste combinaties zijn mogelijk, zoals VGA naar HDMI en DisplayPort naar HDMI. Kom je usb- of HDMI-poorten tekort, dan zijn er zogeheten hubs verkrijgbaar waarmee je het aantal aansluitingen eenvoudig uitbreidt.

Tip 08: Kabels wegwerken

Kabels zijn een noodzakelijk kwaad die je het liefst zo goed mogelijk wegwerkt. Kabelbinders, gootjes en speciale dozen voor kabelmanagement liggen natuurlijk voor de hand. Je kunt er ook voor kiezen om dunne snoeren te gebruiken. Zo zijn er bijvoorbeeld platte UTP-kabels met een dikte van slechts 1,5 millimeter verkrijgbaar die je probleemloos achter de meeste plinten wegstopt. Je legt deze kabels eventueel zelfs onder het tapijt of een laminaatvloer wanneer je grote afstanden wilt overbruggen. Wees overigens niet bang dat je wegens de dunne constructie signaal verliest, want platte kabels werken even goed als reguliere UTP-kabels.

Van HDMI-kabels zijn er ook ultradunne exemplaren beschikbaar, al is het wel de vraag of die vanwege het dunne materiaal niet storingsgevoeliger zijn. Is er achter je pc, smart-tv of receiver te weinig ruimte beschikbaar? Alle kabeltypen zijn ook verkrijgbaar met een haakse connector waardoor ze minder ver uitsteken. Ideaal als de apparatuur zich dicht tegen een muur of achterwand van een meubel bevindt.

Kabel-ABC

Welke kabel heb je in je handen? We zetten tien veelgebruikte aansluitingen die je momenteel op computers en gerelateerde randapparatuur tegen kunt komen op een rij.

DisplayPort

Digitale aansluiting voor overdracht van video en audio in een hoge resolutie.

Versies: DisplayPort 1.0, 1.1, 1.2, 1.3, 1.4

Te vinden op: computer, monitor, smart-tv

Ondersoorten: mini-DisplayPort, micro-DisplayPort

DVI-D

Digitale aansluiting voor overdracht van video in een hoge resolutie.

Versies: singlelink, duallink

Te vinden op: computer, monitor

©PXimport

eSATA

Digitale aansluiting met een hoge doorvoersnelheid voor het koppelen van interne SATA-schijven. Vaak in combinatie met een usb-poort.

Te vinden op: computer, sommige mediaspelers

©PXimport

Firewire

Alternatief voor usb om data tussen een computer en randapparatuur te transporteren.

Versies: firewire 400, 800

Te vinden op: computer

HDMI

Digitale aansluiting voor overdracht van video en audio in een hoge resolutie.

Versies: HDMI 1.0, 1.1, 1.2, 1.3(a), 1.4(a), 2.0

Te vinden op: computer, gameconsole, mediaspeler, smart-tv, receiver, monitor

Ondersoorten: mini-HDMI, micro-HDMI (digitale videocamera, tablet)

Lightning

Digitale aansluiting voor Apple-apparaten

Te vinden op: iPhone, iPad

©PXimport

S/PDIF

Digitale aansluiting voor overdracht van audio.

Versies: Toslink (optisch), coaxiaal

Te vinden op: computer, gameconsole, mediaspeler, smart-tv, receiver

Usb

Belangrijkste aansluiting voor communicatie en data-overdracht tussen computers en randapparatuur.

Versies: usb 1.0, 1.1, 2.0, 3.0, 3.1

Te vinden op: computer, gameconsole, mediaspeler, smart-tv, receiver, NAS

Ondersoorten: mini-usb, micro-usb (tablets en smartphones)

UTP

Netwerkkabel om computer- en hifi-apparaten met elkaar en het internet te verbinden.

Versies: Cat 5e, 6, 6a, 7

Te vinden op: computer, mediaspeler, smart-tv, gameconsole, NAS, receiver

©PXimport

VGA

Analoge aansluiting voor overdracht van video in een lage resolutie.

Te vinden op: computer, monitor

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).