Niet alleen wij, maar ook onze kinderen zijn internet steeds intensiever gaan gebruiken. Kinderen hebben op steeds jongere leeftijd een smartphone, waardoor het lastiger is om in de gaten te houden wat ze doen. Veel routers bieden ouderlijk toezicht op de router waarmee de internetduur beperkt kan worden en de inhoud gefilterd kan worden. Wat zijn de mogelijkheden, maar misschien nog wel belangrijker: de beperkingen?

Waar kinderen tien jaar geleden wellicht nog gebruikmaakten van de internetverbinding van een (centrale) pc in huis, hebben ze tegenwoordig op steeds jongere leeftijd eigen apparaten met internettoegang. Zo krijgen kinderen steeds jonger een mobiel: de meeste kinderen krijgen tegenwoordig ergens tussen hun 8e en 10e een mobiele telefoon. Steeds vaker zal dat direct een smartphone zijn. Ook tablets zijn populaire apparaten om kinderen mee te vermaken.

Op die ene pc in de huiskamer was het nog relatief eenvoudig om een oogje in het zeil te houden, op een smartphone die overal gebruikt kan worden is dat wat lastiger. Het belangrijkste advies dat gegeven wordt om kinderen te leren omgaan met internet, blijft net als ‘vroeger’ communicatie. Het is altijd goed om met je kind in gesprek te blijven over wat er op internet te vinden is. Op deze website vind je diverse tips rondom het digitale mediagebruik voor kinderen.

Ouderlijk toezicht

Hoewel praten natuurlijk altijd goed is, wil je wellicht toch niet dat je kind bepaalde informatie of zaken op het internet tegenkomt. Via ouderlijk toezicht kunnen ouders beperkingen opleggen aan het internetgebruik van hun kinderen en eventueel een oogje in het zeil houden. Diverse apparaten en besturingssystemen bieden ondersteuning voor ouderlijk toezicht. Hoe handig ouderlijk toezicht per apparaat ook is: het nadeel is dat je ieder nieuw apparaat dat je kind gebruikt, moet instellen. Daarnaast verschillen de mogelijkheden voor ouderlijk toezicht behoorlijk per apparaat of besturingssysteem. Zo is het filteren van websites lang niet altijd mogelijk. Het is echter mogelijk om het internetgebruik centraal te beheren: via je router.

Lokaal ouderlijk toezicht

Centraal toezicht in de router

Routers hebben al jarenlang ouderlijk toezicht ingebouwd, het verschilt per router wat de mogelijkheden zijn. Het voordeel van gecentraliseerd ouderlijk toezicht is dat deze vorm werkt op ieder apparaat dat met het netwerk verbonden wordt. Niet alleen de inhoud op pc’s of smartphones wordt gefilterd, ook via een smart-tv of spelcomputer kan ongeschikte inhoud niet bekeken worden. Tot nu toe zijn de mogelijkheden rondom ouderlijk toezicht vrij beperkt.

Je kunt de mogelijkheden voor ouderlijk toezicht doorgaans opdelen in twee soorten. De eerste vorm is tijd-gecontroleerde toegang. Hiermee kan de gehele internettoegang van een apparaat op bepaalde tijdstippen geblokkeerd worden, waarbij je de tijdstippen per dag kunt instellen. De tweede vorm van ouderlijk toezicht is inhoudsfiltering. Hiermee worden websites die niet bezocht mogen worden geblokkeerd, waarbij er meestal een waarschuwing in beeld verschijnt dat er een blokkering actief is. Voor echt kleine kinderen is het wellicht handig om te werken met whitelists: enkel de sites die op deze lijst staan, kunnen bezocht worden. Het maken van whitelists wordt echter lang niet op iedere router met ouderlijk toezicht ondersteund. Voor oudere kinderen is een whitlist vermoedelijk niet heel handig. De meeste filters werken daarom met zogenaamde blacklists: lijsten van sites die juist níet bezocht mogen worden. Een dergelijke lijst hoeft niet zelf gemaakt te worden. Meestal kan op basis van leeftijd of categorieën gekozen worden wat voor soort websites niet bezocht mogen worden. Zo kunnen bijvoorbeeld pornografische websites en goksites doorgaans met één klik gefilterd worden.

Met nog verdergaande vormen van ouderlijk toezicht kan ook in de gaten gehouden worden wat de activiteit online geweest is en kan de webgeschiedenis van een gebruiker bekeken worden.

©PXimport

Nieuwe mogelijkheden?

In 2017 is de router in beeld gekomen als beveiligingslaag in het thuisnetwerk. De antivirusfabrikanten F-Secure, Norton en BitDefender brachten een eigen router op de markt, terwijl routerfabrikanten als TP-Link en ASUS samenwerken met Trend Micro voor een extra beveiligingslaag. De Norton Core Router en de BitDefender BOX zijn overigens nog niet in Nederland verkrijgbaar. De interesse van traditionele antivirusfabrikanten in netwerkapparatuur komt deels wellicht doordat het verkopen van antivirussoftware steeds lastiger wordt. Maar het is ook zo dat door de opkomst van het ‘smarthome’ steeds meer permanent met internet verbonden apparatuur in ons netwerk hangt. Lang niet altijd is veiligheid het eerste uitgangspunt waarmee deze slimme apparaten ontworpen zijn. Het idee van routerfabrikanten en antivirusfabrikanten is dat betere beveiligingsmogelijkheden in de router zorgen voor een veiliger netwerk.

Parallel aan die ontwikkeling is ook ouderlijk toezicht steeds sterker een eigenschap geworden die fabrikanten van routers gebruiken om hun router aan te prijzen. Doorgaans zijn de mogelijkheden voor ouderlijk toezicht in het geval van speciale ‘antivirus-routers’ onderdeel van dezelfde software die gebruik wordt voor de toegenomen beveiligingsmogelijkheden. Zo zijn bij zowel ASUS als TP-Link de mogelijkheden rondom ouderlijk toezicht onderdeel van respectievelijk ASUS AiProtection en TP-Link HomeCare.

Netwerkfabrikant Netgear kiest een andere route en werkt in tegenstelling tot sommige andere fabrikanten niet samen met een antivirusfabrikant. In plaats daarvan werkt Netgear samen met een gespecialiseerde dienst voor ouderlijk toezicht. Het gebruikte Circle is onderdeel van Disney. Behalve geïntegreerd in de routers van Netgear is Circle ook te koop in de vorm van een losstaand apparaat dat draadloos aangesloten wordt op het thuisnetwerk. Deze losse Circle kost 119 euro en biedt dezelfde mogelijkheden als de in de in ondersteunde Netgear-routers geïntegreerde Circle-software. Een verschil is dat je voor Circle in combinatie met een Netgear-router een abonnement van 4,95 euro per maand nodig hebt om alle functionaliteit te gebruiken, terwijl de losse hardwarematige Circle geen abonnement vereist. Circle is in combinatie met Netgear-routers wel gratis te gebruiken en bied dan de inhoudsfiltering, webgeschiedenis en internet-pauzeren. Wanneer het abonnement wordt afgenomen, krijg je de mogelijkheid om tijdslimieten in te stellen en krijg je uitgebreidere informatie over het internetgebruik.

©PXimport

OpenDNS als filter

©PXimport

Ouderlijk toezicht omzeilen

Laat het volgende stuk niet aan je kinderen lezen … maar door de technische werking van ouderlijk toezicht is het relatief eenvoudig om de filters te omzeilen. Het is wel handig om de beperkingen van deze beveiliging te kennen. Een tijdgebaseerde blokkering werkt voor zover wij weten altijd op basis van het mac-adres. De methode om een dergelijk filter te omzeilen is dan ook eenvoudig: stel een ander mac-adres in. Het instellen van een ander mac-adres dan het mac-adres van de in een apparaat aanwezige netwerkadapter, wordt ook wel mac-spoofing genoemd. In Windows is het vrijwel altijd mogelijk om via de eigenschappen van de netwerkkaart een ander mac-adres in te stellen terwijl dit in macOS mogelijk is via een terminalcommando. Het is daarom misschien maar goed dat kinderen steeds vaker een smartphone of tablet gebruiken voor hun internettoegang. Onder iOS is het zonder jailbreak onmogelijk om een ander mac-adres in te stellen, hetzelfde geldt voor Android zonder roottoegang. Overigens is het veranderen van het mac-adressen op een gejailbreakt iOS-apparaat of Android-apparaat dan weer eenvoudig. Nu kun je in de meeste routers natuurlijk ook een mac-filter instellen, maar dit raden we je niet aan. Uiteindelijk heb je daar zelf het meeste last van.

De slimste implementatie die we tot nu zagen is bij Circle, waar je ervoor kunt kiezen om standaard alle (nieuwe) apparaten inhoudsblokkering te geven, zo heeft het wijzigen van he mac-adres in een ander adres minder zin. Maar de echt slimme kinderen achterhalen het mac-adres van één van jouw eigen apparaten en gebruiken dat mac-adres voor hun spoof.

©PXimport

Inhoudblokkering omzeilen

Het omzeilen van een inhoudsblokkering is heel soms erg eenvoudig, want die werken dan op basis van een dns-server. Op vrijwel ieder apparaat met netwerkmogelijkheden kun je zelf een andere dns-server instellen. Ook zonder jailbreak of roottoegang kan dat gewoon in iOS en Android. Het invullen van het ip-adres van de gewenste dns-server is genoeg en aan keuze is geen gebrek. Google dns-server met de ip-adressen 8.8.8.8 en 8.8.4.4 is bijvoorbeeld een populaire dns-server die door veel gebruikers als alternatief voor de dns-server van de internetprovider wordt gebruikt. Gelukkig werkt dit trucje op veel routers in combinatie met de inhoudsblokkering niet en blijft inhoud ook geblokkeerd wanneer de gebruiker handmatig een andere dns-server instelt. Maar daar staat tegenover dat de inhoudblokkering op sommige routers per apparaat wordt ingesteld, zodat het filter met het wijzigen van het mac-adres alsnog omzeild kan worden. Doorgaans is via een vpn-verbinding de inhoudsblokkering te omzeilen, al kun je eventueel in je router de poorten voor vpn-verbindingen blokkeren.

Specifieke content blokkeren?

De inhoudsblokkering die routers bieden, werkt doorgaans op dns-niveau. Dat wil zeggen dat hele domeinen geblokkeerd worden. Het is dus niet mogelijk om op bijvoorbeeld YouTube alleen bepaalde inhoud te blokkeren: ofwel het hele domein youtube.com werkt niet meer, ofwel alle inhoud is toegankelijk. Bij de meeste diensten kun je daar verder niets aan doen. Maar laat YouTube nou net een uitzondering zijn. Deze dienst kent namelijk de zogenaamde beperkte modus. Deze beperkte modus wordt normaal gesproken op browser- of apparaat-niveau ingeschakeld. Je logt hiervoor in via je eigen account, klikt op je gebruikersnaam en zet in het menu de Beperkte Modus op Aan. Vervolgens krijgt iedere gebruiker in die browser ook YouTube in de Beperkte Modus. Heel waterdicht is dit echter niet: het open van een privé-venster of het wissen van de cookies is al genoeg om de beperking te omzeilen. Ook de zoekmachines Google en Bing kennen een soort beperkte modus in de vorm van Safe Search: een speciale variant van de zoekmachine waarbij de zoekresultaten voor bepaalde zoekopdrachten automatisch worden weggefilters. Het is mogelijk om de beperkte modus van YouTube en om Safe Search centraal af te dwingen, maar heel eenvoudig is dit niet. Hiervoor dien je een aantal cname-verwijzingen voor domeinen toe te voegen in een dns-server die je zelf beheert (via OpenDNS). Het gaat te ver om hier in dit artikel uitleg over te geven. Meer informatie hierover lees je bij Google en dns-provider OpenDNS.

Het blijkt met Circe wel mogelijk te zijn om met één vinkje Safe Search en de beperkte modus van YouTube in te schakelen. Die beperkte modus kan vervolgens niet (eenvoudig) uitgeschakeld worden. Het zelf instellen van een alternatieve dns-server op het client-apparaat heeft bijvoorbeeld geen zin. Overigens zijn ook in het geval van Circle YouTube, Google en Bing de enige ondersteunde diensten waarbij meer filtering mogelijk is dan enkel het blokkeren van het hele domein. Circle laat in ieder geval zien dat het op een eenvoudige manier mogelijk is om Safe Search en de beperkte modus van YouTube op het netwerk af te dwingen. Wellicht dat andere routers deze mogelijkheid in de toekomst ook gaan bieden.

Beperkingen

Centraal ouderlijk toezicht op de router is erg handig, maar kent wel beperkingen. Zo blijven de mogelijkheden beperkt tot filtering van het netwerkverkeer, of dat nu het blokkeren van bepaalde inhoud is of het helemaal afsluiten van de verbinding op bepaalde tijdstippen. Eventueel aangevuld met mogelijkheden om het internetgebruik van het kind te monitoren. Wie meer beperkingen aan kinderen wil opleggen, moet toch lokaal op het apparaat instellingen veranderen. Al is het alleen maar om te voorkomen dat de filtering in de router relatief eenvoudig omzeild kan worden door bijvoorbeeld het installeren van een plug-in of het wijzigen van het mac-adres.

Ouderlijk toezicht op de router heeft nog een ander groot nadeel: de beveiliging werkt enkel op het eigen thuisnetwerk. Oudere kinderen hebben waarschijnlijk een data-abonnement en kunnen simpelweg door het uitschakelen van de wifi-verbinding de filters in een router omzeilen. Ook als er verbinding gemaakt wordt met het draadloze netwerk van iemand anders, worden de filters op jouw router logischerwijs omzeild.

Circle biedt optioneel tegen 4,95 per maand de dienst Circle Go (in het geval van Circle op een Netgear-router komt dit bedrag bovenop de normale abonnementsbijdrage). Met Circle Go worden alle instellingen van Circle op het lokale netwerk overgenomen op andere draadloze netwerken of de 4G-verbinding. Technisch zet Circle Go een vpn-verbinding op naar het eigen door Circle gefilterde thuisnetwerk. Een aandachtspuntje bij deze oplossing is wel dat het kind de vpn-verbinding van Circle kan verbreken om zonder filters verbinding te maken met een ander wifi-netwerk.

Conclusie

Ouderlijk toezicht op een router kan een handig hulpmiddel zijn om het internetgebruik van (jonge) kinderen enigszins onder controle te houden. Aan de ene kant een veilig idee, aan de andere kant is lang niet alles echt dicht te zetten of te controleren/beheren. Je zult er hoe dan ook regelmatig tijd in moeten steken om problemen op te lossen of te checken of alles nog wel werkt zoals je wilt. Daarnaast kun je een filter in de router nooit blindelings vertrouwen: heeft een kind de juiste (admin-)rechten op de pc, dan is het door het installeren van software als een browserplug-in of een vpn-dienst vrijwel altijd mogelijk om filters in de router te omzeilen. Ouderlijk toezicht op de router kan bovendien niet filteren welke apps of programma’s er wel of niet geïnstalleerd mogen worden.

Uiteindelijk zul je voor de beste controle dus zowel de mogelijkheden van een besturingssysteem als de mogelijkheden van internetfiltering via een router moeten inzetten. Hoe dan ook, ouderlijk toezicht is tijdelijk. Op het moment dat kinderen wat ouder worden en/of op het moment dat ze een eigen mobiel internetbundel krijgen, staan ze ‘internettechnisch’ op eigen benen.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).