Je beheert een bescheiden netwerk thuis of op je werk en dat betekent dat je altijd wel iets omhanden hebt. Alle hulp is dan meer dan welkom en die kan WSCC (Windows System Control Center) je zeker bieden: deze gereedschapskist bevat namelijk bijna driehonderd gratis tools. In 15 stappen kun je je perfecte thuisnetwerk aanleggen.

Tip 01: Collectie

Ben je al langer bezig met de uitbouw van je netwerk, dan ben je vast al eens gestuit op systeemtools van Sysinternals (Mark Russinovich) of van NirSoft (Nir Sofer). Wat je misschien niet weet, is dat die allebei praktisch alle eigen tools in een softwarepakket hebben samengebracht: Sysinternals Suite (ongeveer zeventig tools) en NirLauncher (ongeveer tweehonderd tools). Maar het wordt nog beter: beide pakketten zijn tot een supersuite samengesmolten in WSCC, wat staat voor Windows System Control Center. Wij telden haast driehonderd tools, en nagenoeg alle tools zijn geschikt voor Windows 7 en hoger. Toegegeven, er is enige overlap, maar één ding is zeker: ben je op zoek naar een tool voor optimalisatie of troubleshooting, dan kom je met WSCC helemaal aan je trekken.

©PXimport

Tip 02: Download

Laten we beginnen met de installatie van WSCC – hoewel, installatie … er bestaan ook portable versies van deze suite. Je vindt de downloads hier. Wijzelf kiezen voor WSCC 64-bit (Portable), dat zich als een zip-bestand laat ophalen. Heb je een 32bit-versie van Windows geïnstalleerd dan kies je logischerwijs voor WSCC (Portable) of eventueel voor WSCC (Setup). Om te achterhalen welke Windows-variant je hebt draaien, klik je in Windows 10 de Windows-startknop met de rechtermuisknop aan en kies je Systeem. Bij Typesysteem lees je de nodige informatie af.

Zodra je het zip-bestand hebt uitgepakt, dubbelklik je op het exe-bestand. Dat blijkt aanvankelijk weinig meer te zijn dan een grafische schil rond tools die je nog eerst even moet downloaden. Er verschijnt een venstertje waarin je kunt aangeven uit welke softwarebronnen je wilt putten. We stellen voor dat je alle vinkjes laat staan en dat je driemaal bevestigt met Yes en met OK. Let wel, als je van plan bent de suite alleen op systemen met dezelfde architectuur (32 bit of 64 bit) te gebruiken, vink dan Install a single architecture aan en kies dan tussen: Install the 64-bit version if available en Install the 32-bit version if available. Zodra je nu de Install-knop indrukt en met Yes bevestigt, worden alle tools netjes opgehaald en op je schijf gezet. Rustig afwachten, want dat kan een paar minuten in beslag nemen. Overigens hoef je niet bang te zijn dat je schijf dichtslibt: het totale pakket neemt ruwweg maar zo’n 100 MB in beslag.

©PXimport

Tip 03: Interface

Zodra alle downloads zijn uitgevoerd, worden de tools standaard alfabetisch weergegeven in het hoofdvenster van WSCC wanneer je in het linkervenster de rubriek AllItems aanklikt. Voor we in deze gereedschapskist duiken, is het goed om weten dat je via de knop Updates (rechtsboven) op elk moment snel kunt nagaan van welke tools er eventueel een update is uitgekomen. Die kun je dan net zo makkelijk ophalen met de Install-knop.

Toegegeven, met bijna driehonderd tools is de rubriek AllItems misschien niet de meest aangewezen weg om snel de gewenste tool te vinden. Gelukkig zijn er hulpmiddelen aan boord. Zo kun je een tool met de rechtermuisknop aanklikken en Add to Favorites selecteren. Die belanden dan automatisch in de rubriek Favorites. Verder zijn er nog thematische rubrieken, zoals File and Disk, Web Browser, Network, Internet, Security, Audio/Video enzovoort, al dan niet opgesplitst per suite (SysInternals Suite, NirSoftUtilities en een aantal Windows-eigen tools). Ten slotte is er nog de zoekbalk waarmee je gericht op trefwoorden in de namen en beschrijvingen van de tools kunt zoeken.

We wijzen je ook nog graag op de knop NewConsole. Hiermee start je een opdrachtvenster op, waarbij je zowel commando’s als de bijhorende parameters kunt uitvoeren. Via het kleine pijltje bij Command komen trouwens al meteen een paar tientallen opdrachten onder handbereik.

©PXimport

Keuze

Tip 04: Verdacht verkeer?

Je hebt al een paar keer gemerkt dat de leds op je switch of router hevig tekeergaan terwijl er nauwelijks iemand op je netwerk actief is. Dat kan op onschuldig netwerkverkeer wijzen, zoals een back-up naar een online opslagruimte, maar ook malware valt niet uit te sluiten.

In eerste instantie kun je dan Netstat (Windows / Network) starten. Die toont je de actieve netwerkverbindingen (tcp) evenals de poorten waarop de machine aan het ‘luisteren’ is. Je leest ook de adressen af van de betrokken partijen. Met Ctrl+C zet je deze sessie weer stop. Tools waarmee je nog meer te weten komt zijn TCPView (Sysinternals / Network) en vooral ook CurrPorts (NirSoftUtilities / Network). Deze laatste geeft in realtime alle netwerkverbindingen weer, inclusief de naam van en het pad naar het betreffende proces (zoals TeamViewer_Service.exe of Outlook.exe), het bedrijf dat achter dit proces zit, het lokale ip-adres en het adres van de andere partij (RemoteAddress), enzovoort.

©PXimport

Tip 05: Whois?

Er zitten echter nog een paar extra handigheden in deze tool. Wanneer je het vizier-icoon aanklikt en dat naar een programmavenster versleept, dan krijg je alleen de netwerkverbindingen te zien van dat specifieke programma. Op deze manier ontdek je heel snel welke toepassing voor welke netwerkconnecties verantwoordelijk is.

Stel, je krijgt een remote ip-adres te zien en je wilt toch achterhalen wie of wat achter dat adres zit. Ook dat kom je zo te weten! Klik het betreffende item met de rechtermuisknop aan en kies IPNetInfo in het contextmenu. Hiermee start je automatisch alweer een andere tool van NirSoft op, eentje die een zogenoemde ‘whois’-actie uitvoert. Als het goed is, kom je dan onder meer de naam, e-mailadres en telefoonnummer van de eigenaar te weten, evenals het adres en het land van herkomst.

©PXimport

Tip 06 Netwerk: snelheid

Doet een netwerkverbinding nukkig, dan is een AdapterWatch (NirSoft Utilities / Network) een prima vertrekpunt voor je troubleshooting-sessie. Die geeft namelijk een overzicht van alle netwerkadapters van het betreffende toestel en geeft je over elke adapter heel veel informatie. We focussen ons hier op een aantal items die, afhankelijk van het probleem, best nuttig kunnen zijn.

Wil je weten welke adapter op dit moment actief is, kijk dan naar ReceivedData en SentData: hier lees je namelijk ‘live’ af hoeveel data de adapter al tijdens de huidige werksessie heeft ontvangen en verstuurd.

Het item Interface Speed (Bits Per Second) vertelt je of de adapter wel degelijk is ingesteld op 1 Gigabit (1 000 000 000) dan wel op 100 Mbit (100 000 000). Blijkt het slechts om 100 Mbit te gaan terwijl je 1 Gigabit had verwacht, dan staat je adaptersnelheid wellicht foutief ingesteld. In dat geval druk op je Windows-toets+R en voer je het commando devmgmt.msc uit. Het Windows Apparaatbeheer start op. Klik met de rechtermuisknop op de betreffende adapter in de rubriek Netwerkadapters en kies Eigenschappen. Open vervolgens het tabblad Geavanceerd en zoek naar (iets als) Snelheid & duplex. Staat die ingesteld op 100 Mbps, kies dan in het uitklapmenu de optie Automatisch onderhandelen of stel die eventueel vast in op 1.0 Gbps full duplex. Bevestig met OK.

©PXimport

Tip 07 Netwerk: dhcp

Via AdapterWatch vind je onder meer nog de DefaultGateway terug, in de vorm van een ip-adres. In de meeste gevallen is dat het interne ip-adres van je router. Wanneer je dus de instellingen op je router wilt checken, dan hoef je in principe alleen maar dit adres in te vullen op de adresbalk van je browser, waarna je de webinterface van je router te zien krijgt en je je kunt aanmelden.

Het interne ip-adres van de computer zelf lees je af bij IPAddresses. Blijkt dit een adres te zijn dat begint met 169. dan heb je de pc hoogstwaarschijnlijk zó ingesteld dat die automatisch een ip-adres moet krijgen van je router – in dit geval lees je dan Yes af bij DHCP Enabled – maar krijgt die om een of andere reden toch geen (geldig) adres door. In dat geval doe je er goed aan de instellingen van je router na te lopen (zie boven) en te controleren of de dhcp-service daar wel is ingeschakeld.

©PXimport

Tip 08 Netwerk: dns

Bij een ingeschakeld dhcp krijg je, naast een ip-adres, normaliter automatisch ook de adressen van de dns-servers door – de router zelf ontvangt die gewoonlijk van je internetprovider. Kort door de bocht zorgt zo’n dns-server ervoor dat een website correct kan worden gevonden wanneer je de url in je browser invult.

Stel je op een bepaald moment vast dat je niet meer kunt surfen, controleer dan of er wel een ip-adres staat ingevuld bij DNSServers. Overigens kun je ook altijd zelf alternatieve dns-servers invullen, bijvoorbeeld die van Google. Dat doe je als volgt in Windows. Druk op Windows-toets+R en voer het commando ncpa.cpl uit. Klik de (actieve) netwerkadapter met de rechtermuisknop aan en kies Eigenschappen. Kies Internet Protocol Versie 4 en druk op de knop Eigenschappen. Vink De volgende DNS-serveradressen gebruiken aan en vul de adressen 8.8.8.8 en 8.8.4.4 in. Of, voor wie dat nuttig vindt: wanneer je hier 208.67.220.123 en 208.67.222.123 invult dan worden de meeste pornografische sites op dit toestel automatisch geblokkeerd – met dank aan de dns-servers van OpenDNS.

Tip 09 Verbonden apparaten

Stel, je wilt een bepaald apparaat bereiken dat aan je netwerk hangt, maar je kent het ip-adres (of de hostnaam) niet meer, of je wilt gewoon weten welke apparaten met je netwerk verbonden zijn. In beide gevallen kan de tool WhoIsConnectedSniffer (NirSoft Utilities / Network) je van dienst zijn. Let wel, om de ingebouwde ‘sniffer’ zijn werk te laten doen is het wel nodig dat je WSCC opstart als administrator: klik met de rechtermuisknop op wscc.exe en kies Als administrator uitvoeren. Overigens, mocht je ondervinden dat ook andere tools uit WSCC niet naar behoren functioneren: de kans is groot dat ze wél werken wanneer je WSCC als administrator opstart.

Bij het opstarten van WhoIsConnectedSniffer laat je desgevraagd de optie WinPcap Packet Capture Driver aangevinkt. Als het goed is toont de tool vervolgens de gedetecteerde toestellen, zoals een netwerkprinter, pc’s, internetcamera, router, nas, enzovoort. Je komt onder meer de ip- en mac-adressen te weten, evenals de naam van de fabrikant.

©PXimport

Tip 10 Netwerkbronnen

NetResView (NirSoft Utilities / Network) scant eveneens je netwerk, maar deze keer met de bedoeling alle bereikbare netwerkbronnen te inventariseren. Je ziet bijvoorbeeld welke gedeelde mappen zoal beschikbaar zijn, welke gedeelde printers, enzovoort. Je hoeft eigenlijk niet meer te doen dan aan te geven in welke items je precies geïnteresseerd bent – iets wat je overigens altijd nog kunt aanpassen via Options / Advanced Options. De tool deelt je onder meer de sharenaam, het lokale pad en het ip-adres mee. Als je bij een bepaald item, zoals een gedeelde map op een nas, over de nodige machtigingen beschikt, dan kun je er vanuit het contextmenu ook meteen naartoe gaan.

©PXimport

Tip 11 Wifi-optimalisatie

Heel veel thuisgebruikers hebben een wifi-netwerk dat (nog) op de 2.4 GHz-band opereert. Dat houdt in dat er slechts elf (of dertien, zo je wilt) kanalen beschikbaar zijn. Wil je er zeker van zijn dat naburige netwerken niet interfereren met je eigen draadloze netwerk, dan zorg je er het best voor dat je eigen kanaal minstens vijf kanalen verwijderd is van dat van de andere netwerken. Om te zien welke netwerken in je onmiddellijke omgeving actief zijn en op welk kanaal ze opereren, kun je WifiInfoView inzetten (NirSoft Utilities / Network). Die geeft niet alleen een overzicht van de ssd’s (netwerknamen, zeg maar), maar ook het kanaalnummer – en nog veel meer. Stel je bijvoorbeeld vast dat een naburig netwerk op kanaalnummer 9 opereert en je eigen netwerk is actief op kanaal 6 dan kun je dit laatste – in je draadloze router of accesspoint – wijzigen in bijvoorbeeld kanaal 1 (of je spreekt met je buren af dat jullie allemaal een ander kanaal kiezen).

WifiInfoView kan echter ook nuttig zijn als je een ‘site survey’ wilt uitvoeren, aangezien ook de rssi-waarde (Received Signal Strength Indicator) van de gedetecteerde toegangspunten wordt meegedeeld. Wanneer je WSCC op je laptop installeert en daarmee rondwandelt terwijl WifiInfoView draait, kun je op elk moment de signaalsterkte van je eigen draadloze router aflezen en op die manier de optimale positie van die router bepalen.

Ook goed om weten: de tool WifiHistoryView geeft je een chronologisch overzicht van alle verbindingen die je computer eerder met een draadloos netwerk heeft gemaakt.

©PXimport

Tip 12 Actieve processen

Start een computer opvallend traag op of reageert hij soms langzaam, dan is de kans reëel dat je te maken hebt met ongewenste ‘mee-eters’. Dat zijn programma’s die vaak ongemerkt tegelijk met Windows opstarten en op de achtergrond actief blijven. Je kunt wel een en ander controleren vanuit het Windows taakbeheer (druk Ctrl+Shift+Esc), met name op de tabbladen Opstarten en Processen, maar Autoruns (SysinternalsSuite / Process) werkt grondiger en is veel informatiever. Zowat alles wat automatisch wordt opgestart, krijg je hier te zien. Het tabblad Everything verzamelt al deze items, maar via de andere tabbladen krijg je een uitgesplitste weergave. Zo geeft het tabblad Logon de typische autostart-locaties weer voor alle Windows-gebruikers, vind je bij Scheduled Tasks een overzicht terug van de ingeplande taken, enzovoort. Wil je een item (tijdelijk) op non-actief zetten, dan hoef je alleen maar het bijhorende vinkje maar weg te halen. Je kunt een item echter ook effectief verwijderen door het met de rechtermuisknop aan te klikken en Delete te kiezen.

Handig is ook de mogelijkheid om een snapshot van de resultaten te nemen (via File / Save) en dat, bijvoorbeeld meteen na de installatie van een nieuw programma, te vergelijken met de huidige situatie (via File / Compare). Op die manier kom je snel te weten of dat programma niet stiekem een of ander proces activeert bij het opstarten.

Ook nuttig: wanneer je een item aanklikt met de rechtermuisknop en CheckVirusTotal selecteert, wordt het naar een online antivirusservice doorgestuurd en krijg je even later in de kolom VirusTotal (uiterst rechts) het resultaat te zien van een zestigtal antivirustools.

©PXimport

Tip 13 Schijfactiviteit

Je schijf ratelt voortdurend en je wilt wel eens weten welke schijfactiviteit er gaande is. Of je bent gewoon nieuwsgierig naar wat een bepaald programma allemaal uitspookt op je systeem. In beide gevallen heb je aan Process monitor (SysInternals Suite / File and Disk) een slimme detective. Zodra je de tool opstart, logt die standaard alles wat er op dat moment gebeurt met je register, bestandshuishouding, netwerkadapter, enzovoort. Via File / Capture Events of met de sneltoets Ctrl+E kun je op elk moment deze gebeurtenissenregistratie onderbreken en ook weer opstarten. Je zult merken: het aantal geregistreerde gebeurtenissen kan in korte tijd ontstellend groot worden. Gelukkig kun je deze informatiestroom op diverse manieren filteren of beperken. Via de knopjes rechts op de knoppenbalk kun je bijvoorbeeld alleen activiteit met betrekking tot het Windows-register, bestanden of de netwerkadapter laten monitoren. Op deze knoppenbalk tref je ook een vizierknopje aan: wanneer je dat naar het venster van een opgestarte toepassing versleept en daar loslaat, krijg je alleen nog de activiteiten te zien waar die applicatie verantwoordelijk voor is.

Wil je haarfijn kunnen instellen wat de tool moet monitoren dan maak je beter gebruik van het filterknopje. Via de uitklapmenu’s kun je hier meerdere filters activeren en bijvoorbeeld alleen bepaalde toepassingen laten monitoren die specifieke handelingen uitvoeren. Met de Reset-knop verwijder je deze extra filters weer.

©PXimport

Tip 14 Mapcontrole

Je wilt om een of andere reden weten zodra er zich een wijziging in een (al dan niet gedeelde) map of een van de submappen voordoet. Daar kan FolderChangesView (Nirsoft Utilities / File and Disk) je bij helpen. Je geeft eerst de basismap aan die je wilt laten monitoren. Standaard staat er ook een vinkje bij Monitor all subfolders under the specified folders. Het is echter mogelijk extra filters in te stellen, en bijvoorbeeld alleen bestanden te tonen – of die juist niet te tonen – die aan bepaalde voorwaarden voldoen. Bijvoorbeeld geen bestanden met extensie tmp of bak (*.tmp, *.bak) of geen bestanden groter dan 100000 bytes. Als je dat zo instelt, worden alle gedetecteerde wijzigingen automatisch in een tekstbestand bewaard of je krijgt een zelf in te stellen geluidje te horen zodra een wijziging zich voordoet.

©PXimport

Tip 15 Speciale mappen

Windows gebruikt zelf een groot aantal speciale mappen, bijvoorbeeld om toepassingsinstellingen of mediabestanden te bewaren, om tijdelijke bestanden of snelkoppelingen naar andere bestanden in op te slaan, enzovoort. Het is vaak een hele zoektocht om zo’n map te lokaliseren, aangezien die vaak diep in de mappenhiërarchie zit verborgen. Gelukkig kun je daarvoor SpecialFoldersView (NirSoft Utilities / File and Disk) gebruiken.

Zodra je deze tool opent, krijg je een overzicht van alle bekende Windows-mappen met de standaardnaam en het exacte pad naar die map. Een dubbelklik volstaat om je meteen naar de gewenste map te brengen. Plaats je bijvoorbeeld bestanden in de map CDBurning, dan duikt een pop-upvenster op van waaruit je die bestanden op cd of dvd kunt branden. En open je de map Fonts, dan krijg je een overzicht van alle geïnstalleerde fonts. Het volstaat hier een font te selecteren en Voorbeeld aan te klikken om te zien hoe dat font er in verschillende groottes uitziet.

©PXimport

Black Friday, Sinterklaas en kerst: juist nu zoeken we online massaal naar cadeaus en goede deals. Criminelen liften daarop mee. Door de snelle ontwikkeling van AI lijken nepwebwinkels, bezorgingsmails en misleidende aanbiedingen overtuigender dan ooit. Dit kun je doen om veilig te blijven.

Partnerbijdrage - in samenwerking met Bitdefender

Hoe criminelen inspelen op het feestdagenseizoen

In deze weken draait veel om gemak en tempo. Dat geeft cybercriminelen speelruimte. Ze bouwen webshops die nauwelijks te onderscheiden zijn van echte winkelketens en sturen meldingen over betalingen of zendingen die eruitzien alsof ze direct van een pakketdienst komen. Dankzij AI zijn die berichten foutloos, strak vormgegeven en arriveren ze precies op het moment waarop jij druk bent met bestellen.

Dit kun je zelf doen

Veilig shoppen heb je voor een groot deel zelf in de hand. Met een paar simpele checks kom je al een heel eind.

❗Kijk naar het webadres en let op namen die nét anders gespeld zijn of vreemde toevoegingen bevatten. Goed om te weten: een slotje en https betekenen alleen dat de verbinding versleuteld is, niet dat de winkel betrouwbaar is.
❗Staan er keurmerken op de site, bijvoorbeeld van Thuiswinkel Waarborg of Webshop Keurmerk? Klik daar dan op. Als ze echt zijn, word je doorgeleid naar de site van het keurmerk en zie je het certificaat dat aan de webwinkel is afgegeven.
❗Heb je je bestelling geplaatst en is het tijd om te betalen? Doe dat dan bij voorkeur via iDEAL of een creditcard met kopersbescherming, zodat je bij problemen sterker staat. Ontvang je een link in een mail of sms die verwijst naar een betaalpagina of inlogscherm? Ga dan zelf naar de website via je browser of de officiële app. Zo voorkom je dat je ongemerkt op een nagemaakte site terechtkomt.

©ID.nl

Het kan altijd veiliger

Met de hierboven beschreven checks kun je al veel problemen voorkomen, maar dan nog kan het fout gaan. Bitdefender helpt door juist op de momenten waarop je zelf iets over het hoofd kunt zien mee te kijken.

Twijfels? Meteen scannen met Scamio

Wanneer je twijfelt over een link, QR-code of bericht kan Scamio uitkomst bieden, een gratis tool van Bitdefender. Je plakt een link of tekst in de chat of uploadt een screenshot van een mail of bericht. Scamio analyseert de inhoud en geeft een beoordeling in drie kleuren: rood (onveilig), oranje (verdacht) of groen (geen risico gevonden).

Je hebt alleen een Bitdefender-account nodig. Daarna kun je Scamio gebruiken via de web-app, WhatsApp, Facebook Messenger of Discord. Op de achtergrond vergelijkt de tool links met bekende scam-databases, analyseert hij de opbouw van websites en ontleedt hij QR-codes voordat jij ze hoeft te scannen. Dankzij zelflerende algoritmes blijft Scamio actueel, ook wanneer criminelen nieuwe trucs inzetten.

Zo beschermt Bitdefender je tijdens het shoppen

Naast Scamio biedt Bitdefender Premium Security een breed pakket aan bescherming. Het beveiligt Windows-, macOS-, Android- en iOS-apparaten tegen virussen, malware, ransomware en cryptomining. De e-mailbeveiliging herkent misleidende berichten en houdt verdachte bijlagen tegen. Functies voor het opsporen van oplichting signaleren gedrag dat past bij fraude, zoals nagemaakte betaalpagina's of nepaanbiedingen.

Scam Copilot kijkt realtime mee terwijl je shopt en waarschuwt wanneer een website, aanbieding of link niet klopt. Voor privacy biedt Premium Security een Password Manager, onbeperkt VPN-verkeer en een advertentieblokker met anti-tracker. Voor je identiteit monitort Bitdefender datalekken en laat het direct weten wanneer jouw gegevens opduiken.

©Bitdefender

Fijne – veilige! – feestdagen

Met een paar kleine handelingen kun je er zelf al voor zorgen dat je zo veilig mogelijk online shopt. Bitdefender voegt daar een slimme laag aan toe die zich aanpast aan de nieuwste trucs van criminelen. Zo blijf je zorgeloos shoppen, van de eerste Black Friday-deal totdat het laatste cadeau onder de boom ligt!

Voor veel mensen is hun e-mailprogramma nog altijd het belangrijkste digitale hulpmiddel, maar lang niet iedereen haalt alles eruit. En dat kost tijd. Veel handmatig terugkerende taken kun je automatiseren. Of het nu gaat om het sorteren van berichten, het opstellen van standaardantwoorden of het plannen van verzendtijden: over al deze opties beschikt jouw mailprogramma al.

Misschien vind je dit ook interessant: 10 e-mailhacks: van overvolle inbox naar opgeruimd staat netjes

Een overvolle inbox leidt niet alleen tot stress, maar kost ook veel tijd bij het zoeken naar belangrijke berichten. Door slimme filters in te stellen, komt daar verandering in. Filters zorgen ervoor dat binnenkomende e-mails automatisch worden gesorteerd, gelabeld of doorgestuurd op basis van door jou bepaalde criteria.

In Gmail vind je deze functie via het tandwielpictogram rechtsboven. Klik op het radertje voor instellingen en daarna op Alle instellingen bekijken. Ga vervolgens naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen. Kies voor Nieuw filter maken.

In Outlook vind je vergelijkbare mogelijkheden via het menu met het radertje en het tabblad E-mail. Klik op Regels en dan op Nieuwe regel toevoegen. In Apple Mail ga je naar Mail in de menubalk, kies je voor Instellingen en klik je op het tabblad Regels.

Opgeruimd staat netjes

Het instellen van een effectieve filter begint met het bepalen van je specifieke behoeften. Wil je bijvoorbeeld alle berichten van je team in een aparte map verzamelen? Stel dan een filter in dat zoekt naar e-mailadressen met het domein van je bedrijf en deze automatisch verplaatst naar een speciale teammap.

Voor frequente nieuwsbrieven kun je een filter maken dat alle e-mails met 'nieuwsbrief' in de onderwerpregel naar een toegewezen map verplaatst. Een praktische toepassing is het automatisch labelen van e-mails waarin bepaalde projectcodes voorkomen. Als je bijvoorbeeld werkt aan 'Project Phoenix', kun je een filter instellen dat alle e-mails met deze term in het onderwerp of de inhoud voorziet van een specifiek label of verplaatst naar de projectmap. Experimenteer met verschillende filtercriteria om te ontdekken welke combinatie het beste werkt voor jouw specifieke workflow.

Handtekeningen

Handtekeningen doen meer dan alleen contactgegevens weergeven; ze kunnen dynamische informatie bevatten die automatisch wordt aangepast op basis van de ontvanger of het tijdstip. In Outlook ga je naar Bestand / Opties / E-mail / Handtekeningen om geavanceerde handtekeningen te maken. Gmail-gebruikers vinden deze functie onder Instellingen / Algemeen / Handtekening. Apple Mail biedt handtekeningopties via Mail / Instellingen / Handtekeningen.

Een fijne functie is het gebruik van voorwaardelijke handtekeningen. In Outlook kun je bijvoorbeeld verschillende handtekeningen maken en deze koppelen aan specifieke e-mailaccounts of zelfs aan bepaalde ontvangers. Zo kun je een formele handtekening gebruiken voor externe communicatie en een informelere voor interne berichten. De variabelen in Outlook (zoals %Company% of %Phone%) worden automatisch gevuld met informatie uit je profiel, wat zorgt voor consistentie en tijdsbesparing bij het onderhouden van je contactinformatie.

Overweeg om html-elementen toe te voegen aan je handtekening voor een professionelere uitstraling. Voeg bijvoorbeeld een gepersonaliseerde afspraaklink toe die rechtstreeks naar je agenda verwijst, zodat ontvangers met één klik een vergadering kunnen plannen. Of integreer een dynamische banner die je nieuwste producten of diensten promoot. Ook kun je informatieve links naar veelgestelde vragen of kennisartikelen opnemen, wat het aantal routinevragen in je inbox kan verminderen. Zorg er wel voor dat je handtekening niet te groot of afleidend wordt – houd het professioneel en functioneel.

Uitgestelde verzending

Het timen van e-mails kan heel belangrijk zijn voor de effectiviteit ervan. De functie voor uitgestelde verzending stelt je in staat om e-mails voor te bereiden wanneer het jou uitkomt, maar ze te laten bezorgen op een ander moment. In Gmail activeer je deze functie tijdens het opstellen van een bericht door op het kleine driehoekje naast de knop Verzenden te klikken en Verzenden plannen te selecteren. Vervolgens kun je een specifieke datum en tijd kiezen of een van de voorgestelde tijdstippen selecteren.

Outlook-gebruikers kunnen een vergelijkbare functie vinden in het Opties-tabblad tijdens het opstellen van een e-mail. Klik op Verzenden plannen en specificeer wanneer het bericht moet worden verzonden. In Apple Mail klik je ook op het pijltje naast de verzendknop, en vervolgens op Stuur later. Het inplannen van mails is meer dan alleen een technische truc; het is een strategisch communicatiemiddel.

E-mailsjablonen

Het herhaaldelijk typen van vergelijkbare e-mails is een verborgen productiviteitsdief. E-mailsjablonen bieden een elegante oplossing voor dit probleem. In Gmail kun je sjablonen instellen door eerst Geavanceerde instellingen te activeren. Ga naar Instellingen / Geavanceerd en schakel Templates in. Tijdens het opstellen van een e-mail kun je nu via de drie puntjes rechtsonder kiezen voor Templates / Concept opslaan als sjabloon. Bij toekomstig gebruik selecteer je simpelweg het gewenste sjabloon via hetzelfde menu.

Outlook-gebruikers kunnen sjablonen maken door een nieuwe mail te openen, naar Invoegen / Apps / Mijn sjablonen te gaan en op + Sjabloon te klikken. In Apple Mail kun je werken met tekstfragmenten via de ingebouwde tekstvervanging van macOS. Ga naar Systeeminstellingen / Toetsenbord / Tekst en voeg daar je veelgebruikte tekstfragmenten toe met bijbehorende snelkoppelingen.

Herinneringen

Een van de meest onderschatte functies in e-mailprogramma's is de mogelijkheid om automatische herinneringen in te stellen voor berichten waarop je een antwoord verwacht. In Outlook kun je een bericht markeren voor opvolging door op de Opvolgen-vlag te klikken in een geopend bericht. Door met de rechtermuisknop op deze vlag te klikken, kun je een specifieke herinneringsdatum instellen en zelfs aangeven dat je een herinnering wilt ontvangen als je geen antwoord hebt gekregen.

Gmail-gebruikers kunnen de Snooze-functie inzetten om berichten tijdelijk te verbergen en op een later tijdstip weer te laten verschijnen. Klik met de rechtermuisknop op een bericht en selecteer Snoozen. Vervolgens kun je kiezen wanneer het bericht weer in je inbox moet verschijnen.

Voor Apple Mail-gebruikers biedt de ingebouwde Herinnering-functie vergelijkbare mogelijkheden. Selecteer een bericht, klik rechts en kies Herinnering. Vervolgens kun je aangeven wanneer je aan dit bericht herinnerd wilt worden.

Productiever

De functies die we in dit artikel hebben besproken, vormen slechts het topje van de ijsberg als het gaat om de verborgen mogelijkheden van je e-mailprogramma. Door filters en regels in te stellen, creëer je een inbox die automatisch sorteert en prioriteiten stelt. Slimme handtekeningen zorgen voor consistente, professionele communicatie, terwijl uitgestelde verzending garandeert dat je berichten op het optimale moment aankomen.

Met sjablonen elimineer je het repetitieve typewerk en dankzij geautomatiseerde follow-ups blijft geen enkele belangrijke e-mail onbeantwoord. Deze functies werken samen om je dagelijkse e-mailroutine drastisch te versnellen en je communicatie te professionaliseren. Door nu tijd te investeren in het ontdekken en instellen van deze verborgen e-mailkrachten, win je in de toekomst uren aan productieve tijd terug. Die tijd kun je besteden aan echt waardevol werk in plaats van aan het beheren van je inbox.