De doorsnee router heeft weinig mogelijkheden tot het filteren en het scannen van bijvoorbeeld webinhoud. In het bedrijfsleven worden professionele firewalls gebruikt met uitgebreide mogelijkheden om internetverkeer te scannen. In combinatie met een (mini-)pc kun je zelf met zulke software aan de slag om een professionele router te bouwen. Wij helpen je op weg metSophos XG Firewall.

Voor het bouwen van een eigen router heb je uiteraard geschikte software nodig, maar het begint allemaal met de juiste hardware. Uiteraard moet deze pc zo energiezuinig mogelijk zijn. Een andere eis is genoeg netwerkaansluitingen, een router heeft immers minstens een wan- én een lan-aansluiting. Er zijn interessante mini-pc’s te koop die hieraan voldoen, bijvoorbeeld de Fitlet2. Kijk ook eens op websites als eBay of AliExpress, want ook daar zijn dergelijke mini-pc’s te vinden. En zoek ook eens op de term firewall.

Ga je een mini-pc kopen, dan kun je het beste kiezen voor variant met een processor die AES-NI ondersteunt. Dit komt bijvoorbeeld van pas als je de router wil gebruiken voor vpn-verbindingen. Helaas ondersteunt de Intel Celeron J1900, die je in veel goedkope mini-pc’s terugvindt, geen AES-NI.

Naast de mini-pc heb je doorgaans ook ram en opslag nodig, omdat de meeste mini-pc’s als barebone verkocht worden. Ook belangrijk om op te letten, is of de netwerkadapters voorzien zijn van een Intel-chipset. Netwerkadapters van Intel worden het beste ondersteund door de diverse softwarepakketten die je als firewall kunt inzetten.

Hardware en software

Maar wat als je al een geschikte (mini-)pc hebt staan met maar één netwerkaansluiting? Zo hadden we zelf een mini-pc van Shuttle staan met één netwerkaansluiting die we toch willen inzetten als router. De mini-pc van Shuttle is voorzien van een Intel Celeron 3205U, een dualcore-processor met een kloksnelheid van 1,5 GHz. Verder is er 4 GB ram aanwezig en een 120 GB ssd.

Het belangrijkste: de mini-pc is voorzien van een Intel i218LM-netwerkadapter. Alleen heb je natuurlijk wel een extra netwerkaansluiting nodig. In een normale pc kun je simpelweg een tweede netwerkkaart plaatsen. In een mini-pc is dit echter vaak geen optie. Je zou als alternatief een usb-netwerkadapter kunnen aansluiten, maar dat is doorgaans geen goed idee. Usb-adapters maken meestal gebruik van een chipset die niet goed ondersteund wordt en hierdoor trager of onstabiel werkt.

Er is echter een derde oplossing: een managed switch gebruiken die één netwerkaansluiting met behulp van vlans splitst in twee fysieke aansluitingen. Het nadeel van deze methode is uiteraard wel dat de bandbreedte van je wan- en lan-aansluiting gedeeld wordt door één fysieke netwerkaansluiting.

©PXimport

Het mooie aan een eigen router bouwen is dat je zelf kunt kiezen met welke software je aan de slag gaat. Bekende pakketten zijn PfSense en OPNsense. Maar deze opensource-oplossingen zijn zeker niet de enige (betaalbare) keuzes. Zo heeft Untangle een versie voor thuisgebruik die 50 euro per jaar kost en je 14 dagen gratis kunt uitproberen. Uiteindelijk hebben wij voor dit artikel besloten om aan de slag te gaan met software van Sophos. Deels uit nieuwsgierigheid, want deze software is bedoeld voor de zakelijke markt en wordt verkocht inclusief hardware. Maar met wat beperkingen is de software voor thuisgebruik gratis.

Sophos biedt twee router/firewall-oplossingen aan: Sophos UTM en Sophos XG. Bij Sophos UTM zit die beperking in het aantal apparaten, er kunnen maximaal 50 ip-adressen uitgedeeld worden. De beperking van Sophos XG zit in de hardware-ondersteuning: er worden maximaal 4 cores en 6 GB ram ondersteund.

Sophos XG downloaden en installeren

Heb je een mini-pc met minimaal twee netwerkaansluitingen, dan kun je Sophos XG Firewall Home Edition downloaden. Klik op Get Started en vul je gegevens in. Er wordt nu een licentiesleutel naar het opgegeven e-mailadres gestuurd. Je kunt het benodigde image voor installatie op een pc direct downloaden. Installeren kan met behulp van een usb-stick. Gebruik de software Rufus om het iso-bestand op een usb-stick (minimaal 512 MB) te zetten. Start Rufus en selecteer het iso-bestand en klik op Starten. Selecteer in de volgende stap DD-image-modus-mode. Je hebt nu een opstartbare usb-stick waarmee je Sophos XG op je pc kunt installeren.

Werkt het opstarten niet en krijg je de foutmelding “Failed getting ISO disk”, probeer dan in de bios de ondersteuning voor usb3.0-poorten uit te schakelen.

Nu Sophos XG Firewall geïnstalleerd is, verbind je de wan-aansluiting met internet en de lan-aansluiting met je pc. Surf naar https://172.16.16.16:4444, negeer de beveiligingsfoutmelding. Klik op Click to begin en stel vervolgens een adminwachtwoord in en ga akkoord met de licentievoorwaarden. Tik een naam voor de firewall in, bijvoorbeeld firewall.local en selecteer de juiste datum en tijd. Klik vervolgens op Continue.

In de volgende stap kun je de licentiesleutel intikken die Sophos eerder gemaild heeft en klik je weer op Continue, vul je je adresgegevens in voor zover je dat wilt en klik je wederom op Continue. Het kan vervolgens even duren voordat alle gegevens verwerkt zijn, maar uiteindelijk laat Sophos zien welke diensten je op je Firewall met de thuislicentie kunt gebruiken.

©PXimport

In de volgende stap stel je de basisnetwerkconfiguratie in. Je kunt kiezen tussen routermodus of bridgemodus, wij kiezen voor de standaardoptie This firewall (route mode) om Sophos XG als router voor ons netwerk te gebruiken. Klik op Continue waarna je in de volgende stap kunt kiezen welke netwerkbeveiligingen je in wilt inschakelen. Je kunt met de gratis licentie de eerste drie opties selecteren.

In de laatste configuratiestap kun je een e-mailadres opgegeven waar notificaties en back-ups van de instellingen heen gestuurd kunnen worden. Vul in het bovenste veld je eigen e-mailadres in en in het tweede veld notify@sophos.com. Tik een wachtwoord voor de versleuteling in. Klik op Continue en vervolgens op Finish om de configuratie af te ronden. De firewall wordt nu opnieuw opgestart.

Sophos XG Firewall werkt in de standaardconfiguratie als router. Je vindt de instellingen voor het lokale netwerk in de linkerkolom onder Configure / Network. Je vindt daar onder DHCP ook de instellingen voor de dhcp-server en een lijst met uitgedeelde ip-adressen. Iets wat echter lijkt te missen, is het reserveren van ip-adressen. Dat kan gelukkig wel.

Klik op Default DHCP Server en je ziet het onderdeel Static IP MAC mapping. Vul hier het mac-adres van het gewenste apparaat en het ip-adres in. Let erop dat dit, in tegenstelling tot bij veel andere routers, geen ip-adres kan zijn dat valt binnen het bereik van de dhcp-server. Verklein daarom eventueel het bereik van de dhcp-server door bij Dynamic IP lease het End IP te verlagen, bijvoorbeeld naar 172.16.16.200.

©PXimport

Content filteren

Een groot voordeel van Sophos XG Firewall is dat je content uitgebreid kunt filteren. Wij leggen je uit hoe je dit voor één apparaat instelt. Reserveer eerst een vast ip-adres voor het apparaat waarvan je de inhoud wilt filteren. Voeg vervolgens een gebruiker toe via Authentication / Clientless users (onder de drie stipjes). Klik op Add, vul het juiste ip-adres in en vul de door jou gewenste gegevens in (gebruik een e-mailadres van jezelf). Kies bij Quarantine digest voor Apply group settings. Klik op Save.

Klik vervolgens op Firewall / Add Firewall rule en vul een naam voor de regel in, bijvoorbeeld Kinderen. Kies bij Source zones voor LAN en bij Destination zones voor WAN. Klik onder Identity op Match known users en zorg ervoor dat de aangemaakte gebruiker geselecteerd wordt en klik op Apply. Kies vervolgens onder Web policy / Advanced voor bijvoorbeeld No Explicit Content en klik op Save. Je kunt ook een andere policygroep kiezen door in de linkerkolom voor Web te kiezen en vervolgens de gekozen groep uit te klappen,

Optioneel kun je nog Web malware and content scanning aanzetten. Kies je ook voor Decrypt & scan HTTPS, dan moet je het certificaat installeren. Dat leggen we kort uit.

©PXimport

Wanneer je https-scannen inschakelt, zul bij iedere beveiligde website een beveiligingsfoutmelding krijgen. Dat komt omdat Sophos de websites weer met zijn eigen certificaat versleutelt. Dit kun je verhelpen door het certificaat van de firewall in je browser te importeren. Klik in de linkerkolom op Certificates en vervolgens op Certificate authorities. Klik naast SecurityAppliance_SSL_CA op het downloadpictogram. Je kunt het certificaat nu installeren in je browser(s).

Onder Chrome doe je dat door in het menu te kiezen voor Instellingen / Geavanceerd / Privacy en beveiliging. Klik op Certificaten beheren en open het tabblad Vertrouwde basiscertificeringsinstanties. Klik op Importeren en kies het gedownloade bestand (alle bestanden weergeven) waarna je de wizard voltooit. Start vervolgens Chrome opnieuw op.

Een interessante mogelijkheid is dat Sophos XG Firewall de SafeSearch van Google en de beperkingen van YouTube met één klik kan afdwingen, iets wat doorgaans niet zo eenvoudig is. Klik op Edit additional settings en vink Enable Safesearch en Enforce YouTube restrictictions aan. Kies eventueel nog een niveau voor de filters en klik op Save.

Malware scannen

Sophos XG kan websites tot slot op malware scannen, standaard is dit voor https uitgeschakeld. We hebben je al laten zien hoe je dit inschakelt voor de regel die we voor individuele gebruikers hebben toegevoegd. Wil je voor alle gebruikers ook https-verbindingen scannen, klik dan op Firewall en klik onderaan op #Default_Network_Policy en activeer Decrypt & scan HTTPS. De instellingen voor het scannen vind je in het hoofdmenu onder Web / General settings. Het nadeel van het inschakelen hiervan is wel dat je het benodigde certificaat op al je clients moet installeren.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).