In oktober stopt de ondersteuning voor Windows 10, en niet alle computers zijn geschikt voor Windows 11. Dit is een goed moment om over een nieuwe pc na te denken. Begin meteen met een frisse start! Waar let je op bij het aanschaffen van een nieuwe computer? Zelfs in een wereld vol laptops, tablets en smartphones is er nog volop keus.

Tip 1 Besturingssysteem

Veel mensen zijn al jarenlang vertrouwd met Windows en zullen daarom niet snel overstappen op een ander systeem. Daar is niets mis mee, want Microsoft ontwikkelt al decennialang gebruiksvriendelijke besturingssystemen. Op dit moment zijn er veel pc’s te koop met een voorgeïnstalleerde versie van Windows 11. Zodra je de computer aanzet, kun je binnen enkele seconden inloggen met een (Microsoft-)account en meteen aan de slag.

Soms tref je op een nieuwe computer nog een oudere versie van Windows 11 aan, maar via Windows Update krijg je altijd de nieuwste versie, momenteel is dat 24H2. Uiteraard kun je ook voor een ander besturingssysteem kiezen. MacOS is bijvoorbeeld gebruiksvriendelijk en ziet er fraai uit, al heb je daar uiteraard wel een Mac voor nodig die meestal een flink prijskaartje heeft.

Tot slot kun je ook een pc zonder voorgeïnstalleerd besturingssysteem kopen, wat nuttig is als je Linux Mint, Ubuntu of een andere gratis Linux-distributie wilt proberen.

Via Windows Update krijg je altijd de nieuwste versie van Windows 11 aangeboden.

Tip 2 Grootte behuizing

In tegenstelling tot twintig jaar geleden zijn pc’s nu verkrijgbaar in verschillende formaten. De traditionele desktop, met een rechtopstaande systeemkast (tower), is echter nog altijd vertrouwd. Deze behuizing heeft twee belangrijke voordelen. Ten eerste is er veel ruimte om pc-componenten te vervangen en nieuwe onderdelen toe te voegen, bijvoorbeeld een videokaart of extra opslag. Daarnaast zorgt de grotere behuizing voor een betere luchtcirculatie, waardoor de kans op oververhitting van essentiële componenten afneemt.

Tegenwoordig doen de prestaties van een goede mini-pc niet meer onder voor die van een klassiek torenmodel. Deze systemen zijn vaak stiller, doordat energiezuinige onderdelen minder intensieve koeling vereisen. Sommige modellen zijn bovendien opvallend compact. Zo ontwikkelt de bekende fabrikant MSI met de Cubi-lijn bijvoorbeeld vierkante behuizingen van slechts 12,4 bij 12,4 centimeter. Je kunt zo’n mini-pc volledig uit het zicht plaatsen door de behuizing achterop een pc-monitor te bevestigen, wat werkt via de universele VESA-standaard.

Let bij de aanschaf van een mini-pc op dat sommige modellen, bijvoorbeeld van ASUS en Gigabyte, niet alle componenten bevatten. Dit noemen ze een barebone en dan installeer je zelf nog werkgeheugen en een opslagdrager.

De MSI Cubi 5 is zeer compact, terwijl deze mini-pc evengoed snel kan rekenen.

Tip 3 Rekenkracht

De processor in een pc heeft grote invloed op de uiteindelijke prijs. Hoe sneller hij rekent, hoe meer je met het systeem kunt doen. De beste processor hangt vooral af van de taken die je ermee wilt uitvoeren.

Er zijn twee fabrikanten die op grote schaal desktopprocessors maken: AMD en Intel. Gebruik je de computer voornamelijk voor basistaken, zoals internetten, e-mailen, bankieren, webwinkelen en eenvoudige spelletjes? Dan zijn er betaalbare desktops verkrijgbaar met een AMD Ryzen 3/5- of Intel Core (i)3/(i)5-processor. Gebruik je zware programma’s, zoals beeldbewerkingssoftware en 3D-games, dan is een snelle processor een must. In dat geval is een AMD Ryzen 7/9- of Intel Core (i)7/(i)9-processor een goede optie; hierdoor ondervind je nauwelijks wachttijden. Bij de nieuwste generatie Intel-processors is de ‘i’ overigens uit de productnamen verdwenen.

Elke processor heeft een of meerdere rekenkernen, ook wel cores genoemd, die functioneren op een bepaalde kloksnelheid. Hoe hoger het aantal gigahertz (GHz), hoe sneller de core rekent. Veel moderne processors bevatten meerdere kernen met een variabele kloksnelheid. Naast diverse reguliere cores hebben deze processors vaak twee of vier supersnelle rekenkernen.

Kijk op de productpagina van de beoogde processor om te zien hoe snel dit onderdeel kan rekenen.

Tip 4 Videochip

Elke moderne processor bevat een geïntegreerde videochip (gpu). Deze verwerkt de berekeningen tot een videosignaal, waardoor er beeld op de monitor verschijnt. De kwaliteit van hedendaagse geïntegreerde videochips is doorgaans uitstekend. Je kunt er probleemloos YouTube- en Netflix-video’s mee bekijken en bovendien foto’s bewerken of eenvoudige spelletjes spelen.

Speel je weleens games op hoge resolutie, monteer je films en/of werk je aan 3D-ontwerpen? Dan is een computer met een aparte videokaart doorgaans beter geschikt voor deze complexe grafische taken. Met een gespecialiseerde grafische kaart van AMD of Nvidia verschijnen de beelden vloeiend op de monitor. Om die reden hebben de meeste game-pc’s standaard al een geschikte videokaart. Bedenk wel dat je voor systemen met extra grafische rekenkracht een hogere prijs betaalt. Verder kunnen de prijsverschillen tussen losse videokaarten aanzienlijk zijn. De duurste producten zijn geschikt om videospellen op een resolutie van 3840 × 2160 pixels of hoger te spelen.

Een geavanceerde videokaart is bijvoorbeeld nuttig voor 3D-games en veeleisende ontwerpsoftware.

Tip 5 Beeldaansluitingen

Elke computer heeft een of meer beeldaansluitingen. Controleer vooraf hoe je jouw pc-monitor wilt aansluiten. Vooral bij goedkopere pc’s bezuinigen fabrikanten regelmatig op het aantal uitgangen. Als er een HDMI-uitgang aanwezig is, zit je meestal goed. Vrijwel alle pc-schermen hebben zo’n aansluiting, die je herkent aan twee ‘afgesneden’ hoekjes. Verder zijn veel pc’s en monitors voorzien van een DisplayPort-aansluiting, met slechts één afgesneden hoekje.

Met usb-c is er een extra mogelijkheid om beeld in hoge kwaliteit naar een scherm te sturen. Controleer in de pc-specificaties via welk videoprotocol dat gebeurt, bijvoorbeeld DisplayPort of thunderbolt. De usb-c-poort van de monitor moet dan hetzelfde protocol ondersteunen. Bedenk wel dat niet elke usb-c-aansluiting van de pc automatisch een beeldsignaal kan verwerken: dat hangt af van de toegewezen protocollen.

Als er meerdere beeldaansluitingen op de achterkant van je pc zitten, kun je twee (of meer) schermen aansluiten. Dat is vooral handig als je vaak tegelijkertijd in meerdere programmavensters werkt. Zo kun je bijvoorbeeld op het ene scherm tekst typen en op het andere scherm tegelijk webpagina’s open hebben. Heeft je pc een aparte videokaart, dan heeft het moederbord waarschijnlijk ook beeldaansluitingen. Gebruik in dat geval de aansluitingen op de videokaart.

Deze Medion-pc heeft bovenaan de achterkant een HDMI- en DisplayPort-aansluiting.

Tip 6 Werkgeheugen

De processor gebruikt het werkgeheugen om tijdelijk gegevens op te slaan, zoals data van actieve programma’s. Hierdoor is die informatie snel beschikbaar en kun je vlot programma’s oproepen die al geopend waren. In tegenstelling tot een ssd of harde schijf is het werkgeheugen ongeschikt voor permanente opslag. Zodra je de computer uitschakelt, wordt de inhoud gewist. Dit werkgeheugen wordt ook wel intern geheugen of RAM (Random Access Memory) genoemd.

Hoe meer werkgeheugen een computer heeft, hoe sneller hij data kan verwerken. De goedkoopste computers hebben 4 GB RAM, wat volstaat voor lichte taken zoals internetten en webwinkelen. Sommige apps, bijvoorbeeld foto- en videobewerkingssoftware, slaan veel data in het werkgeheugen op. In dat geval is 8 of 16 GB werkgeheugen een betere keuze. Een hogere capaciteit is ook handig wanneer je regelmatig meerdere apps tegelijk gebruikt. Voor de meest veeleisende gebruikers bestaan er pc’s met 24, 32, 48 of zelfs 64 GB RAM. De meeste computers bieden bovendien de mogelijkheid om later een grotere of extra geheugenmodule toe te voegen. Controleer hiervoor de specificaties van de pc.

©Alejandro Bernal Rodriguez

Zorg ervoor dat je op een later moment een extra geheugenmodule kunt bijplaatsen.

Tip 7 Opslagcapaciteit

Vanzelfsprekend beschikt elke pc over een interne opslagdrager, tegenwoordig vrijwel altijd een ssd. In tegenstelling tot een traditionele harde schijf heeft dit opslagtype geen bewegende onderdelen, wat de kans op een lange levensduur vergroot. Bovendien is een ssd een stuk sneller dan een conventionele harde schijf. De opslagcapaciteit varieert doorgaans van 128 GB tot 2 TB.

Uitgebreide desktops hebben naast een ssd ook een tweede opslagdrager. Dat is handig voor wie een grote muziek-, foto- of videocollectie op de computer wil bewaren. Met name HP levert diverse desktops met een ingebouwde secundaire harde schijf. In de meeste torenmodellen kun je bovendien eenvoudig zelf een interne schijf plaatsen, bijvoorbeeld van 4, 6 of 8 TB. Het toevoegen van een tweede ssd is ook mogelijk, maar dit opslagtype is duurder.

Overweeg je de aanschaf van een mini-pc? Houd er dan rekening mee dat de uitbreidingsmogelijkheden meestal beperkt zijn. Vaak kun je wel een ssd-insteekkaart (voor M.2-ssd’s) toevoegen. Verdiep je vooraf in de mogelijkheden.

©Ruslan Lytvyn

De opslag in een moderne pc is doorgaans een NVMe-M.2-ssd.

Tip 8 Netwerktoegang

Wanneer je een computer met een bekabeld netwerk wilt verbinden, kun je vrijwel altijd een fysieke netwerkpoort aan de achterzijde gebruiken. Voor bepaalde toepassingen is een hoge netwerksnelheid belangrijk, zoals het streamen van video’s, het spelen van netwerkgames en het downloaden van mediabestanden. Dat is doorgaans geen probleem, omdat de meeste aansluitingen snelheden tot maximaal 1000 Mbit/s ondersteunen. Dit wordt ook wel een gigabitaansluiting genoemd. Er bestaan bovendien pc’s met een ethernetpoort van 2,5 Gbit/s of sneller, ook wel multi-gigabit genoemd. Deze systemen zijn vooral gericht op de zakelijke markt; thuis is een multi-gigabitnetwerk meestal nog niet beschikbaar.

Heb je geen vaste internetaansluiting in de buurt, dan kun je de computer eenvoudig via wifi verbinden. De meeste desktops hebben standaard een draadloze netwerkadapter. Controleer bij twijfel in de specificaties met welke wifi-standaard de adapter overweg kan. Hoe hoger de standaard, hoe stabieler en sneller de verbinding. Computers met ondersteuning voor wifi 6 of 6E volstaan prima. Er zijn zelfs al systemen met wifi 7 verkrijgbaar, maar die zijn nog behoorlijk prijzig. Computers met wifi 5 of lager kom je nauwelijks meer tegen.

Deze mini-pc van MSI heeft twee ethernetpoorten met een maximale snelheid van 2,5 Gbit/s.

Kooptips

Ben je van plan een nieuwe computer te kopen? Wij vergelijken drie interessante desktop-pc's in verschillende prijsklassen.

Medion Akoya T80 (MD34580)

Medion, een Duitse fabrikant, produceert al jarenlang degelijke pc’s voor een schappelijke prijs. Dit exemplaar uit de Akoya T80-serie is daar een goed voorbeeld van. Het kloppend hart van het systeem wordt gevormd door de Intel Core i5-12450H, een processor met vier reguliere rekenkernen die een maximale kloksnelheid van 3,3 GHz bereiken. Bij zwaardere programma’s komen er nog vier zogenoemde Performance-cores bij, met een turbosnelheid tot 4,4 GHz. Verder is er 8 GB werkgeheugen aanwezig, dat je kunt uitbreiden tot maximaal 32 GB. Windows 11 Home staat op een ssd van 512 GB, zodat je meteen aan de slag kunt. Tot slot kun je via HDMI en DisplayPort desgewenst twee beeldschermen aansluiten.

HP Victus 15L Gaming Desktop (TG02-0035nd)

Speel gerust videospellen op deze HP-pc, want de systeemkast bevat een aparte videokaart. De Nvidia GeForce RTX 3050 kan 3D-games in Full-HD-kwaliteit verwerken. Daarnaast gebruik je deze computer voor allerlei andere toepassingen, zoals videostreaming en beeldbewerking. De zes rekenkernen van de AMD Ryzen 5 5500-processor presteren op een klokfrequentie van 4,2 GHz. In combinatie met 16 GB werkgeheugen voer je soepel meerdere taken tegelijk uit. Open bijvoorbeeld tientallen tabbladen in de browser en schakel vlot tussen verschillende apps. Op een ssd van 512 GB is Windows 11 Home voorgeïnstalleerd. Wanneer je meer opslagruimte wilt, plaats je er optioneel een tweede opslagmedium bij. Deze desktop is verkrijgbaar in een witte (TG02-0035nd) of zwarte (TG02-0030nd) uitvoering.

Lenovo IdeaCentre Mini 01IRH8 (90W2006JMH)

Ondanks het compacte formaat van 19,1 × 19,5 × 3,9 centimeter biedt deze mini-pc flink wat rekenkracht. De Intel Core i7-13620H-processor heeft tien kernen, waarvan vier Performance-cores op 4,9 GHz en zes kernen op 3,6 GHz draaien. Met 16 GB werkgeheugen werk je soepel met meerdere taken tegelijk. Is dat niet voldoende, dan kun je nog 16 GB RAM bijplaatsen. De ssd van 1 TB biedt voldoende ruimte voor zowel Windows 11 Home, en alle apps, foto’s en video’s. Aan de achterzijde zijn drie video-uitgangen aanwezig: DisplayPort, HDMI en usb-c. De usb-c-poort ondersteunt bovendien het thunderbolt-protocol.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).