Van de populaire Linux-distributie Ubuntu bestaan heel wat varianten en afgeleiden. Naast de vele onofficiële afgeleiden bestaan er ook tien officiële smaken. Deze gebruiken dezelfde pakketten als de standaard Ubuntu-versie, maar bieden een andere gebruikersinterface. Wat zijn de verschillen en hoe kies je daartussen?

Ubuntu is al twintig jaar een van de populairste Linux-distributies. Ze werd oorspronkelijk ontwikkeld door Mark Shuttleworth als gebruiksvriendelijke afgeleide van Debian, zowel op de desktop als op servers. Ubuntu Desktop is belangrijk geweest om Linux op de desktop te verbeteren.

Ubuntu vormt zelf ook de basis van diverse andere populaire Linux-distributies, zoals Linux Mint en Zorin OS. Maar de community ontwikkelt ook enkele Ubuntu-varianten die officieel zijn ondersteund door Canonical, het bedrijf dat Ubuntu ontwikkelt. Dit zijn de Ubuntu-smaken en daar zijn er ondertussen tien van. In dit artikel bekijken we waarom je ze zou gebruiken.

1 Verschillende smaken

De standaard Ubuntu-desktop komt met de populaire desktopomgeving GNOME. Die focust op eenvoud en gebruiksvriendelijkheid. De verschillende Ubuntu-smaken bieden andere ervaringen aan (met een andere desktopomgeving) of spitsen zich door de keuze van standaardtoepassingen toe op een specifiek gebruik, zoals multimedia of educatieve doeleinden. Er is zelfs een speciale versie voor Chinese gebruikers: Ubuntu Kylin.

De verschillende smaken installeren dus standaard andere softwarepakketten, maar die software komt wel uit dezelfde pakketbronnen als de standaard Ubuntu. De basispakketten van de verschillende smaken en de standaardversie van Ubuntu zijn dus ook hetzelfde, alleen worden er andere pakketten extra geïnstalleerd. En als er een update beschikbaar is, komt die in al deze versies beschikbaar. Gebruikers van een specifieke Ubuntu-smaak profiteren dus mee van heel wat van dezelfde voordelen als de gewone Ubuntu.

Er bestaan tien officieel ondersteunde Ubuntu-smaken.

2 Kubuntu

Kubuntu was de eerste officiële Ubuntu-smaak, met Kubuntu 5.04 in april 2005. Het kan ook moeilijk anders, omdat de desktopomgevingen GNOME en KDE vaak in één adem worden genoemd. KDE is de bekendste ‘concurrent’ van GNOME. Het project ontwikkelt de Plasma Desktop, een desktopomgeving die krachtige mogelijkheden biedt en waarin je heel veel kunt aanpassen. Dat onderscheidt Kubuntu van de standaard Ubuntu, die met GNOME een gebruikersinterface heeft die het eenvoudig houdt. Kubuntu is dus ideaal voor gebruikers die graag hun desktopomgeving volledig naar hun hand zetten.

Je merkt dit verschil ook aan de meegeleverde programma’s. Terwijl Ubuntu bijvoorbeeld GNOME Videos als videospeler en Rhythmbox als muziekspeler meelevert, twee relatief eenvoudige programma’s, kiest Kubuntu voor VLC media player en Elisa. Vooral VLC is daarbij een opvallende keuze: het staat bekend als de krachtigste en meest veelzijdige mediaspeler. Verder heeft Kubuntu al Firefox, Thunderbird en LibreOffice voorgeïnstalleerd. Kubuntu biedt met KDE Connect ook een nauwe integratie met je smartphone aan.

Kubuntu biedt met KDE Plasma uitgebreide aanpassingsmogelijkheden.

3 Lubuntu

Lubuntu gebruikt de desktopomgeving LXQt, wat voluit Lightweight Qt Desktop Environment betekent. Qt is dezelfde grafische toolkit waarop KDE’s Plasma Desktop is gebaseerd, maar LXQt is zoals de naam al zegt een meer lichtgewicht oplossing. Dat maakt Lubuntu ideaal om een oudere pc nieuw leven in te blazen. Ondanks dat LXQt niet veel systeemvereisten vraagt, voelt dit systeem nooit oubollig aan en biedt het alle functionaliteit die je van een moderne desktopomgeving verwacht.

Tot de standaard geïnstalleerde toepassingen behoren de browser Firefox, de mediaspeler VLC en het kantoorpakket LibreOffice. De standaard systeemhulpmiddelen zijn allemaal lichtgewicht programma’s, zoals de bestandsbeheerder, imageviewer en het programma om archiefbestanden (zoals zip-bestanden) uit te pakken.

Lubuntu ziet er met LXQt modern uit zonder al te zware systeemvereisten te hebben.

4 Ubuntu Budgie

Ubuntu Budgie is voorzien van de desktopomgeving Budgie. Deze maakt gebruik van componenten uit het GNOME-project, zoals de grafische toolkit GTK en de windowmanager Mutter, maar biedt een moderne interface die zich duidelijk aan macOS spiegelt en sterk aanpasbaar is. Voor Mac-gebruikers is er zelfs een applet dat Mission Control-achtige mogelijkheden biedt.

Aan de rechterkant van het bureaublad ontvouwt zich een zijbalk met je agenda, mediabesturing en notificaties, net zoals dat in recente Windows-versies gebeurt. Al met al voelt de Budgie-desktop aan als een KDE Plasma-desktop gebouwd op GNOME-componenten en met iets minder flexibiliteit. Standaard bevat Ubuntu Budgie onder andere Firefox, Thunderbird, LibreOffice en Rhythmbox. Het is de ideale Linux-distributie voor wie overstapt van Windows of macOS.

Ubuntu Budgie lonkt met de Budgie Desktop naar wie overstapt van Windows of macOS.

5 Ubuntu Cinnamon

Ubuntu Cinnamon is de nieuwste smaak in het rijtje. Deze versie werkt met de traditionele desktopomgeving Cinnamon.

Cinnamon werd ooit door het team achter Linux Mint ontwikkeld toen GNOME met versie 3 een heel andere richting uitging dan in GNOME 2. Aanvankelijk probeerden de ontwikkelaars GNOME-uitbreidingen te maken die GNOME 3 meer zoals GNOME 2 liet gedragen. Maar uiteindelijk besloten ze om GNOME 3 te forken en sindsdien wordt het als onafhankelijk project ontwikkeld. Ook buiten Linux Mint heeft Cinnamon aan populariteit gewonnen.

Cinnamon biedt een traditionele desktop die wat van Windows 7 wegheeft, en is uit te breiden met thema’s, applets, desklets en meer. Die add-ons staan bekend als Cinnamon-spices. In de standaardinstellingen is er weinig aan te passen. Standaard bevat Ubuntu Cinnamon de programma’s LibreOffice en Firefox. Een nadeel van Cinnamon is dat er weinig documentatie van bestaat, maar door zijn traditionele aanpak is de leercurve niet zo steil.

Ubuntu Cinnamon biedt een traditionele desktop in de stijl van GNOME 2.

6 Ubuntu MATE

Ubuntu MATE draait een desktopomgeving die vaak in één adem wordt genoemd met Cinnamon: MATE. De ontstaansreden van beide projecten is dezelfde: onvrede met de nieuwe richting die GNOME 3 uitging. Maar waar Cinnamon werd ontwikkeld op basis van GNOME 3-componenten, is MATE een doorontwikkeling van de code van GNOME 2. Heel wat van de oorspronkelijke GNOME-toepassingen (zoals de bestandsbeheer, image viewer, teksteditor en rekenmachine) werden geforkt en doorontwikkeld onder een andere naam. Enkele jaren geleden werd de GUI-toolkit GTK2 in MATE wel vervangen door GTK3, omdat de meeste software hier nu eenmaal naar was overgestapt.

In de praktijk werkt Ubuntu MATE als een traditionele desktop, maar is deze meer te configureren dan Ubuntu Cinnamon. Door de lage systeemvereisten is deze versie ideaal om op een oudere pc of een Raspberry Pi te draaien. Maar ook voor gebruikers die het meeste uit hun systeem willen halen en de traditionele GNOME gewend zijn, is Ubuntu MATE een goede oplossing. Standaard zijn onder andere Firefox, LibreOffice, Rhythmbox, het e-mailprogramma Evolution en de fotobeheerder Shotwell van GNOME geïnstalleerd.

Ubuntu MATE brengt gebruikers nog het dichtst bij de traditionele GNOME 2-desktop.

7 Ubuntu Unity

In 2010 ontwikkelde Canonical met Unity een grafische interface voor de netbookeditie van Ubuntu. Unity was gebaseerd op GNOME, maar verving GNOME Shell door een interface met een verticale applicatiestarter en andere grafische componenten. Later schakelde ook de desktopversie van Ubuntu naar Unity over. Maar dat eindigde weer in 2017, toen Canonical aankondigde dat het de ontwikkeling van Unity zou stopzetten en naar GNOME 3 zou overschakelen.

Unity werd echter doorontwikkeld door de community onder het project Unity7 en sinds 2022 is er ook een officiële Ubuntu-smaak met die desktopomgeving: Ubuntu Unity. Vooral liefhebbers van de oude Ubuntu-interface zullen zich hierin vertrouwd voelen. Naast toepassingen zoals Firefox, Thunderbird en LibreOffice zijn ook veel van de standaard GNOME-toepassingen meegeleverd.

Maar Unity heeft ook voor wie niet vertrouwd is met de oude Ubuntu zijn verdiensten. Het is niet alleen een mooie, maar ook efficiënte gebruikersinterface waarbij veel acties ook met toetscombinaties uit te voeren zijn. Opvallend is het globale menu: het menu van de actieve toepassing verschijnt in het paneel helemaal bovenaan, wat verticale ruimte bespaart. En de HUD (Heads-Up Display) laat je na het indrukken van de Alt-toets typen om sneller menu-items te openen, zonder te hoeven klikken.

Ubuntu Unity biedt met Unity een unieke gebruikersinterface aan met bijvoorbeeld de Heads-Up Display om menu’s te doorzoeken.

8 Xubuntu

Gaat je voorkeur meer uit naar een traditionele, lichtgewicht en configureerbare interface, dan kom je al snel bij Xfce uit. Ook hiervoor bestaat een officiële Ubuntu-smaak: Xubuntu. Die is ideaal als je op een wat oudere computer nog productief wilt zijn. Vergeleken met Lubuntu ziet Xubuntu er wat gedateerder en misschien wat basic uit, maar hij biedt wel meer configuratiemogelijkheden: je kunt de Xfce-desktop helemaal naar je hand zetten.

Xubuntu bevat allerlei lichtgewicht standaardtoepassingen van het Xfce-project, zoals de bestandsbeheerder Thunar, de teksteditor Mousepad en de imageviewer Ristretto. Maar de distributie levert ook enkele programma’s van het MATE-project mee, zoals de documentviewer Atril, de archiefbeheerder Engrampa om archiefbestanden uit te pakken, en MATE Calculator. Van het GNOME-project worden dan weer de Disk Usage Analyzer, Disk Utility, Rhythmbox en Simple Scan geïnstalleerd. Daarnaast krijg je ook Firefox, Thunderbird, LibreOffice en GIMP.

Xubuntu is dankzij de Xfce-desktop ideaal voor oudere computers.

9 Edubuntu

Terwijl de meeste Ubuntu-smaken zich van de standaard Ubuntu-versie onderscheiden door de gebruikersinterface die ze aanbieden, focust Edubuntu op een specifiek gebruik: het onderwijs. De bedoeling van Edubuntu is dat een leraar met weinig Linux-kennis er snel een computerlab of leeromgeving mee kan opzetten. Edubuntu gaat al mee sinds Ubuntu 5.10, maar de ontwikkeling lag lange tijd stil na versie 14.04 LTS. Sinds versie 23.04 is de ontwikkeling weer opgepikt.

Edubuntu gebruikt als desktopomgeving GNOME en ziet er op het eerste gezicht dus hetzelfde uit als de gewone Ubuntu-editie. Maar standaard is er heel wat educatieve software geïnstalleerd, zoals GCompris voor kinderen van 2 tot 10 jaar en het project KDE Education met software voor talen, wiskunde en wetenschappen. Er worden ook tools voor leerkrachten meegeleverd, zoals software om tests met meerkeuzenvragen op te stellen. Edubuntu ondersteunt ook expliciet de Raspberry Pi als goedkoop hardwareplatform voor scholen.

Edubuntu breidt de standaard Ubuntu-editie uit met allerlei educatieve software.

10 Ubuntu Studio

Een andere Ubuntu-smaak die zich focust op een specifiek gebruik is Ubuntu Studio. Het biedt allerlei software voor opnames en bewerking van audio en video, voor grafisch ontwerp en voor fotografie en beeldbewerking. In zekere zin is Ubuntu Studio een showcase van wat er allemaal aan krachtige opensource-software bestaat voor creatieve professionals.

Ubuntu Studio maakt gebruik van KDE’s Plasma Desktop als desktopomgeving. Audioprofessionals kunnen met Ardour audio opnemen, bewerken en mixen, en hebben ook toegang tot de softwaresynthesizer Yoshimi en de drummachine Hydrogen. Ook de video-editor Kdenlive en de livestreamingsoftware OBS Studio zijn van de partij. Fotografen hebben toegang tot digiKam en darktable. Voor beeldverwerking in het algemeen zijn Krita, Inkscape, GIMP, de pixeleditor PikoPixel en de 3D-suite Blender geïnstalleerd.

Ubuntu Studio verzamelt opensource-software voor creatieve professionals in een Plasma Desktop-interface.

11 Andere smaak installeren

Al deze Ubuntu-smaken bieden iso-images aan, die je net zoals de standaard Ubuntu-editie op je computer kunt installeren. Maar wat als je al Ubuntu hebt geïnstalleerd en naar een andere smaak wilt overstappen? Dan hoef je niet een volledige herinstallatie uit te voeren. Uiteindelijk bestaan al deze smaken immers uit dezelfde Ubuntu-basis met daarbovenop een andere selectie van pakketten. Je kunt dus elke Ubuntu-smaak naar een andere Ubuntu-smaak omzetten door de juiste pakketten te installeren.

De ontwikkelaars van Ubuntu hebben het gemakkelijk gemaakt en zowel voor de standaardeditie als voor de Ubuntu-smaken één pakket gemaakt dat de andere desktop installeert. Zo zijn er pakketten xubuntu-desktop, lubuntu-desktop, ubuntustudio-desktop enzovoort. Daarna kun je in het aanmeldvenster kiezen tussen de geïnstalleerde desktops. Zo probeer je ook eenvoudig een andere desktopomgeving uit zonder een volledige herinstallatie.

Bij het aanmelden kies je eenvoudig welke sessie je wilt opstarten.

12 Nadelen van Ubuntu-smaken

Hoewel de diverse Ubuntu-smaken profiteren van vele voordelen van Ubuntu, kleven er ook wel wat nadelen aan. Ondanks dat Canonical voorwaarden oplegt aan de projecten om de kwaliteit te garanderen (zie het kader ‘Voorwaarden voor Ubuntu-smaken’), zijn het doorgaans wel projecten met minder mankracht. Daardoor is het mogelijk dat er plots geen release meer wordt uitgebracht, zoals dat bij Edubuntu tien jaar lang het geval was. De afgelopen jaren zijn diverse andere Ubuntu-smaken stopgezet.

Het gebrek aan mankracht merk je ook aan de beschikbare documentatie. Die is vaak beperkt. Natuurlijk kun je altijd terecht bij de documentatie van de gebruikte desktopomgeving, maar dat zijn soms ook kleinere projecten, met hun eigen tekorten. Voor algemene informatie kun je uiteraard ook terecht in de officiële documentatie van Ubuntu. Maar al met al vereist de keuze voor een Ubuntu-smaak in plaats van de standaardeditie wat meer opzoekwerk als je ergens tegenaan loopt.

Ubuntu Budgie heeft een aantrekkelijke website, maar slechts beperkte documentatie.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).