Onder het merk ConceptD brengt Acer producten voor grafische professionals op de markt. De ConceptD 3 Ezel valt op door de Ezel-scharnier waarmee je het scherm in een tekenstand kunt zetten. De ideale laptop voor digitale kunstenaars?

De Acer ConceptD 3 Ezel (linkt naar de Ezel 3 Pro, zie verderop in het artikel) is een opvallende laptop en niet alleen door de Ezel-scharnier waardoor de laptop als digitaal tekenblok inzetbaar is. Zo is de witte kleur van de behuizing opvallend, het gros van de laptops is tegenwoordig immers grijs. Het gaat om een behuizing gemaakt van een magnesium-aluminium-legering die is gecoat met een keramisch oppervlak in een witte tint. Het zorgt een stevige behuizing van een materiaal dat prettig aanvoelt en niet gevoelig is voor vingerafdrukken. De ConceptD-laptops zijn bedoeld als creatieve workstations en het gaat daarom zeker niet om de meest compacte of lichte laptop die je kunt krijgen. Al zou ik hem met 2,2 kilogram voor het formaat ook weer niet heel zwaar noemen.

©PXimport

©PXimport

Op het gebied van aansluitingen komt de enigszins grote behuizing met een voordeel, want dat zijn er opvallend veel. Links heeft Acer hdmi, Thunderbolt 3 en DisplayPort geplaatst terwijl je aan de rechterkant tweemaal usb 3,0, een 3,5mm-hoofdtelefoonaansluiting, SD-kaartlezer én netwerkaansluiting vindt. Die laatste wordt aangestuurd door een gigabit-netwerkcontroller van Intel. Ook het wifi-kaartje komt uit de stal van Intel en ondersteunt netjes Wifi 6.

Ook opvallend: de laptop heeft twee aan/uit-schakelaars. Op het toetsenbord vind je er één in de rechterbovenhoek terwijl je ook op de rechterzijkant een powerknop vindt. Zo kun je de laptop ook aanzetten als het scherm uitgeklapt is. Die powertoets aan de zijkant is voorzien van een vingerafdrukscanner.

©PXimport

©PXimport

Specificaties

De ConceptD 3 Ezel is bedoeld voor grafische applicaties en is daarom voorzien van relatief krachtige hardware. Intel Core i7-10750H is een processor met zes cores en een tdp van 45 Watt, voor een laptop dus een behoorlijk krachtig. Al zijn er zijn er tegenwoordig cpu's van bijvoorbeeld AMD die meer voor de hand zouden liggen. Hij wordt gecombineerd met 16 GB en een nvme-ssd. De geteste uitvoering is voorzien van een WD SN730 nvme-ssd met een opslagcapaciteit van 1TB. Voor het versnellen van intensieve grafische programma’s is de laptop voorzien van een Nvidia GeForce GTX GeForce 1650 Ti met 4 GB geheugen. Ondanks dat het geen heel dunne laptop is, kun je alleen de ssd en het draadloze netwerkkaartje vervangen. Het werkgeheugen is op het moederbord gesoldeerd.

De geteste uitvoering is de CC315-72G-73DF, maar die is helaas niet te koop. De verkrijgbare uitvoering die het dichtst in de buurt komt, is de ConceptD 3 Ezel Pro CC315-72P-76A7 die 1999 euro kost. In deze vrijwel gelijke variant is in plaats van de GeForce GTX GeForce 1650 Ti een Nvidia Quadro T1000 geplaatst. Dat is op zich bijna dezelfde chip, maar met een speciaal stuurprogramma met extra precisie en stabiliteit voor bijvoorbeeld toepassingen als AutoCad of 3D-ontwerpprogramma’s. Voor toepassingen als tekenen of videobewerking is zo’n Quadro niet per se nodig en dergelijke gpu’s zijn ondanks dat de hardware vrijwel identiek is duurder dan een GeForce-variant. Het is echter de vraag hoe groot dat prijsverschil in de praktijk echt zou zijn, want de 14inch-variant die in Nederland te koop is met een GeForce GTX 1650 Ti kost al 1899 euro.

Ezel-scharnier

De Ezel-scharnier is geen nieuw idee, al in 2013 introduceerde Acer dit idee in een Aspire-laptop. Met Ezel wordt uiteraard verwezen naar een schildersezel, het is waarschijnlijk toevallig dat de merknaam identiek is aan het Nederlandse woord. In de loop der jaren is het concept verder gepolijst en heeft de Ezel-scharnier in een flink verbeterde variant zijn weg gevonden naar de ConceptD-laptops. De Ezel-scharnier is een scharnier die op de deksel van de laptop in het midden zichtbaar is.

©PXimport

©PXimport

©PXimport

In de basis werkt de laptop als een normale laptop en kun je het scherm op de normale manier openklappen om op de laptop te werken. Door de extra scharnier kun je het scherm bovenop ook naar achter duwen waardoor je het scherm in een schuine stand zet. In combinatie met de normale schermscharnier kun je het scherm zo in iedere gewenste positie schuin naar je toe zetten en wordt de ConceptD een aanraak- of teken-pc. Het scherm kan ook helemaal omgedraaid worden waardoor de oorspronkelijke achterkant het scherm wordt. Door de laptop vervolgens dicht te klappen heb je een heel zware en dikke tablet. Wellicht handig als je op bijvoorbeeld de bank wilt schetsen.

De constructie van het scharnier komt gelukkig stevig over. De hele scharnierconstructie, schermomranding en de achterkant van het scherm zijn uitgevoerd in metaal. Ik maak me dan ook geen zorgen over de kwetsbaarheid van de constructie, dat heeft Acer prima voor elkaar. De scharnieren zijn ook stijf genoeg om het scherm in positie te houden als je er met de bijgeleverde pen op tekent. Je kunt de laptop dus echt als digitaal schildersezel gebruiken.

Slechts Full HD

Het lijkt me duidelijk dat de ConceptD 3 Ezel ontworpen is voor grafische professionals en met dat in gedachte is het scherm een enigszins opmerkelijke keuze. Aan de ene kant gaat het om een lekker groot 15,6inch-scherm dat prettig mat is afgewerkt, een prima kleurweergave en uitstekend contrast heeft en ook genoeg helderheid in huis heeft. Vreemd is echter dat het om slechts een Full HD-scherm gaat en ik kan me eigenlijk niet voorstellen dat een grafisch professional dat voldoende vindt. De ConceptD 3 Ezel-laptops zijn helaas niet optioneel met een 4K-scherm leverbaar, daarvoor moet uitgeweken worden naar de duurdere 7 Ezel-modellen.

Bij de normale ConceptD 3-laptop zonder Ezel-scharnier kan ik me een Full HD-scherm nog wel voorstellen, dat scherm gebruik je dan vooral onderweg en thuis sluit je een 4K-scherm aan. Maar bij de Ezel-variant gaat het om het directe tekenen en dat kan niet op een extern 4K-scherm.

©PXimport

©PXimport

Uiteraard gaat het om een aanraakscherm dat je behalve met je vingers ook met een actieve stylus kunt gebruiken. Acer levert een stylus mee die opgeborgen is in de linkerzijkant, maar ik ben niet enthousiast over de meegeleverde stylus. De pen is wat mij betreft echt te dun en te kort om langdurig mee te werken en dat is echt een groot minpunt. Het pennetje houdt niet lekker vast en is zo kort dat de achterkant in mijn hand prikt. En ik heb geen overdreven grote handen, bovendien bevestigt iemand met kleine handen mijn bevinding. Vreemd, want penwerk is juist de insteek van deze laptop. Het enige handige van de meegeleverde stylus is dat deze in de laptop zelf wordt opgeborgen en je dus altijd een pennetje bij je hebt. Acer zou er echter goed aan doen om ook een groter normaal exemplaar mee te leveren. Gelukkig kun je dat zelf relatief eenvoudig regelen, want het scherm maakt gebruik van Wacom AES-technologie. Een andere stylus volgens deze standaard die ik had liggen blijkt prima te werken. De meegeleverde stylus heeft geen kanteldetectie (tilt), iets dat de ander genoemde stylus wel heeft. Wellicht dat dit voor sommige artiesten een gemis is, diverse grafische software biedt in ieder geval ondersteuning voor de kantelfunctie van een stylus om bijvoorbeeld de mogelijkheden van een potlood beter na te bootsen.

Toetsenbord

Het toetsenbord tikt lekker en heeft toetsen die je ver genoeg in kunt drukken. Een beetje onhandig is dat de aan/uit-schakelaar rechtsboven in het toetsenveld zit, dat is onhandig als je blind tikt. Zoals op zoveel moderne laptops hebben de functietoetsen dubbele functionaliteit waarbij de alternatieve functies als schermhelderheid de primaire functies zijn. Voor de traditionele functie van een F-toets moet je de Fn-toets indrukken. Via de bios-instellingen kun je die standaardfunctionaliteit eventueel omdraaien. Dat is voor mij persoonlijk vooral handig voor het rijtje toetsen rechts van het toetsenbord. Die dienen namelijk als mediabediening, maar ook voor de tekstverwerkingsfuncties als Home, End, Page Up en Page Down. 

De toetsverlichting heeft een oranje tint, iets waar ik niet zo kapot van ben. Ik heb liever gewoon wit of de mogelijkheid zelf de kleur te kiezen. Vreemd is ook dat er maar één helderheidsniveau mogelijk is, iets dat je niet verwacht op een professionele laptop. De glazen touchpad is met een afmeting van 12,6 x 8,3 centimeter prettig groot en werkt bovendien bijzonder fijn. 

Prestaties

Je kunt de processor met zes cores onmogelijk zwak noemen en een tijdje geleden zou het zelfs een indrukwekkende chip zijn geweest. Inmiddels zijn er echter betere chips op de markt verschenen die je ook daadwerkelijk in laptops kunt krijgen. In PCMark 10 zet de laptop 4850 punten neer en in de zwaardere Extended-test waar de gpu meer meespeelt 5142 punten. In de multicore-test van Cinebench R23 worden 6550 punten gescoord terwijl de single-core-score 1214 punten is. Dat is voor een workstation toch wel magertjes. Zo presteert de onlangs geteste Huawei MateBook 14 2020 AMD die voorzien is van een Ryzen 7 4800H met een vergelijkbaar energieverbruik bijvoorbeeld veel beter en die laptop is niet per se een mobiel workstation. De ssd zet goede prestaties neer en kent een maximale lees- en schrijfsnelheid van 3434,69 en 3081,97 MB/s.

De laptops scoort 3199 punten in 3DMark Time Spy, de GeForce GTX 1650 Ti is dan ook een kaart waarmee je moderne spellen prima in Full HD kunt spelen als je de grafische instellingen een tikje terugschroeft. Voor een echte gaminglaptop is de kaart wel magertjes, maar voor grafische werkzaamheden en een spel ter ontspanning is het een goede gpu.

In de accutest die licht kantoorwerk simuleert haalt de laptop een tijd van 11 uur en in de praktijk is 8 uur mogelijk. Helaas kun je niet zoveel met de accuduur die het testmodel neerzet. De geteste uitvoering bevat een 74 Wh-accu terwijl het in Nederland verkrijgbare 15inch-model een 56WH-accu heeft en de verkrijgbare 14inch-uitvoering een 57Wh-accu. De accuduur van de in Nederland verkrijgbare varianten zal dus een stuk lager liggen.

De ConceptD laat zich niet omschrijven als een stille laptop. De koeling zorgt ervoor dat de laptop constant presteert, maar slaat daardoor wel snel aan. Voor een workstation vind ik dat niet heel erg.

Conclusie

De Acer ConceptD 3 Ezel is duidelijk een professionele laptop. De behuizing is ontworpen zonder opsmuk en bijzonder stevig. Ook qua aansluitingen heeft de ConceptD alles wat je van een grafisch workstation mag verwachten. Op zich is het helemaal geen verkeerde laptop, maar toch vind ik een paar keuzes die Acer gemaakt heeft opmerkelijk waardoor de laptop voor de beoogde doelgroep minder voor de hand ligt.

De Ezel-scharnier zorgt er namelijk voor dat je de laptop als een digitaal schetsblok kan gebruiken en dat is natuurlijk erg interessant voor grafische kunstenaars. Helaas zie ik op tekengebied dan toch wel wat tekortkomingen. Zo heeft het grote 15,6inch-scherm weliswaar een uitstekende beeldkwaliteit, maar blijft het slechts een Full HD-resolutie. Je kunt natuurlijk wel een 4k-scherm aansluiten, maar daar kun je dan weer niet direct op tekenen. Dat tekenen zelf is helaas ook niet heel comfortabel: de meegeleverde pen is echt ondermaats. Hij is te klein en heeft geen kanteldetectie. Voor langduriger penwerk heb je echt een betere stylus nodig.

De geteste uitvoering is niet te koop, maar voor de varianten van de ConceptD 3 Ezel en ConceptD 3 Ezel Pro die je momenteel wel kunt kopen gelden dezelfde voor- en nadelen als voor de geteste uitvoering.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).