Xodo is een webapplicatie waarmee je niet alleen pdf-bestanden kunt bekijken, maar ook kunt bewerken. De tool is op elke computer in elke moderne webbrowser te gebruiken. De tool is bovendien gratis. Je hoeft geen abonnement af te sluiten op het moment dat je een pdf wilt bewerken. Je kunt gewoon lekker je gang gaan.

Xodo is een online pdf-viewer én editor waar je geen cent voor betaalt. Bij Adobe is dat anders. Daar zit je direct aan een abonnement vast als je pdf’s wilt gaan bewerken. Xodo blijft gratis, ook als je kiest voor de iOS- of Amdroid-versie. We gebruiken in dit artikel de web-app als leidraad. Die is namelijk ideaal: je hoeft er niets voor te installeren en het werkt uitstekend op je tablet, smartphone en computer. Grote kans dat je de app zelfs aan de praat krijgt op je smart-tv, als die tenminste is voorzien van een browser.

Aanmelden niet nodig

Om aan de slag te gaan, start je de browser en breng je een bezoekje aan www.xodo.com. Klik op de geopende pagina op de uitnodigende knop Launch now. Blader via bijvoorbeeld de Windows Verkenner of via de bestanden op een Chromebook naar een map met pdf’s.

Open een exemplaar door het simpelweg naar het vak Drag and drop a file here te slepen. In ons voorbeeld pakken we een retro-Computer Idee van alweer flink wat jaartjes terug. Je ziet de pdf nu in de browser geopend staan.

Dat is op zich niet wereldschokkends, want ook Firefox, Chrome en zelfs Edge hebben daar inmiddels geen moeite meer mee. Alleen in Xodo is dat toch anders. Kijk maar eens naar de knopjes bovenaan. Die leiden je naar allerlei handige bewerkings- en annoteermogelijkheden. Rechtsboven zie je overigens ook een aanmeldknop. Niks van aantrekken: Xodo doet het net zo goed zonder aanmelden.

©PXimport

Een of meer pagina’s

Is je pdf aan de kleine kant, dan vergroot je deze door op de plusknop te klikken. Ook het aloude Ctrl+scrollwiel werkt prima. Als het schermoppervlak- en de -resolutie hoog genoeg zijn, kun je twee pagina’s tegelijk naast elkaar tonen. Klik hiervoor op het tandwielknopje en klik achter Layout op de middelste optie. Ook onder het tandwiel vind je de mogelijkheid om pagina’s te draaien, wat soms erg handig is.

Markeren en onderstrepen

De knoppen in het rechterdeel van de knoppenbalk zijn eigenlijk het interessantst. Klik op de A (standaard van een geel achtergrondje voorzien) en je krijgt de beschikking over een markeerstift in diverse kleuren. Je krijgt ook opties om tekst door te halen of onderstrepen.

Om tekst traditioneel geel te markeren, klik je op – hoe verrassend - de gele kleur. Klik op het begin van een stuk tekst dat je wilt markeren, blijf de linkermuisknop ingedrukt houden en sleep tot het eind, om daar de knop weer los te laten. Probeer zeker ook de genoemde doorhaal-, onderstreep- en onderkringelfuncties even uit.

©PXimport

Vormen

Vanzelfsprekend mogen ook voorgebakken vormen als vierkanten, ovalen en tekstwolken niet ontbreken in een fatsoenlijke pdf-editor. Deze vind je in Xodo onder de vormenknop, direct rechts van de markeerknop. Klik erop en kies een vorm. Bij elke vorm vind je een driehoekje rechtsonder. Klik daarop en je kunt de vorm verder finetunen, denk aan lijndikte, kleur en dat soort dingen. Teken de vorm vervolgens op de gewenste plek en klaar.

©PXimport

Tekst toevoegen

Heel aardig is de knop T. Daarmee voeg je simpelweg tekst toe aan een pdf. Dat kan handig zijn als iemand je een pdf heeft gemaild, waar volgens je iets belangrijks ontbreekt. Op deze manier kun je deze tekortkoming direct herstellen.

Na een klik op de T krijg je ook hier een driehoekje rechtsonder te zien. Klik je daarop, dan zijn tekstgrootte, kleur en dikte instelbaar. Jammer genoeg kun je dan weer geen lettertype instellen, je moet het doen met het standaardexemplaar.

©PXimport

Tekenen

Wil je uit de vrije hand tekenen? Bijvoorbeeld met de bij je tablet behorende tekenpen? Klik dan op de allereerste knop in het rechterdeel van de knopenbalk, in de vorm van een pen. Er zijn vier pennen beschikbaar, in eerste instantie vooringesteld met veelgebruikte kleuren. Maar als je op het inmiddels bekende driehoekje rechts onderin het pen-pictogram klikt, kun je zelf een kleur kiezen, de dikte instellen en de mate van doorzichtigheid regelen.

©PXimport

Ondertekenen

Een veelvoorkomend klusje is het tekenen van een per e-mail toegestuurd pdf-formulier. Dat zou je heerlijk ouderwets kunnen regelen: afdrukken, tekenen, scannen naar pdf en vervolgens terugmailen. Je kunt het ook net wat moderner aanpakken en je handtekening digitaal toevoegen. Dat scheelt weer een paar stappen.

Klik hiervoor op de handtekeningknop, direct naast de vormenknop. Via het driehoekje onder in de knop kun je zaken als lijndikte en kleur instellen. Klik vervolgens in het formulier, of in dit voorbeeld ergens op een lege plek, waar je een handtekening wilt plaatsen. Teken de handtekening en klik daarna op het vinkje rechtsonder in het handtekeningen-hulpje. De gelukkige bezitters van een aanraakscherm kunnen overigens met hun vinger in de weer.

Mocht je de handtekening achteraf willen verplaatsen, vergroten of verkleinen, klik dan eerst op het pijltje, in het linkerdeel van de knoppenbalk naast het handje. Klik daarna op de ingevoegde handtekening, waarna je een kader met handgrepen ziet. Via de handgrepen maak je de handtekening groter of kleiner. Je kunt de handtekening ook verplaatsen door te slepen.

©PXimport

Opmerkingen

Pdf-bestanden worden vaak gebruikt als proef om bijvoorbeeld rapporten na te lezen. Je kunt de al genoemde markeergereedschappen en dergelijke gebruiken om dingen aan te geven die anders moeten. Het is minder handig om de te wijzigen tekst aan te geven via toegevoegde tekst, dat maakt het al snel erg onoverzichtelijk.

Voor voorgestelde aanpassingen kun je beter gebruikmaken van het opmerkingen-gereedschap. Klik op de knop met de tekstballon (rechts van de T-knop) en klik vervolgens in de tekst waar je een opmerking wilt plaatsen. Op die plek verschijnt een klein tekstballon-pictogram, terwijl tegelijkertijd een venster aan de linkerkant opent. Hier tik je je opmerking, gevolgd door een klik op Save.

Overigens is dit de enige keer dat een account aanmaken en inloggen mogelijk interessant wordt. Als je met meerdere mensen een pdf bekijkt en becommentarieert (en liefst allemaal gebruikmaakt van Xodo), komt bij elke opmerking de naam te staan van degene die de opmerking heeft toegevoegd.

©PXimport

Bewaren bestand

Dat overzichtsvenster links kun je altijd oproepen met een klik op de meest linkerknop op de balk. Los van een lijst aan alle gemaakte wijzigingen, zijn er ook een pagina-overzicht (eerste knopje direct boven de kolom) en een index beschikbaar. Nu moet je nog het document met je krabbels, opmerkingen en andere zaken bewaren.

Klik daarvoor op de knop Save rechtsboven. Je ziet nu de tekst Prepaparing download, die kan even blijven staan als het om een wat grotere en complexere pdf gaat. Vervolgens wordt het bestand gedownload en vind je het terug in je download-map, of een andere zelf opgegeven map.

Samenvoegen

Als je de browsertab met de editor sluit, keer je weer terug naar de achterliggende tab van Xodo. Als je daar weer op Launch now klikt, kun je een nieuw pdf openen met behulp van een sleepactie. Ook vind je hier de knop Merge pdf’s. Klik erop en sleep achtereenvolgens verschillende pdf-bestanden naar het veld in het midden van de pagina.

Nog handiger: selecteer meerdere bestanden tegelijk in de verkenner en versleep de selectie. Dit doe je door Ctrl ingedrukt te houden tijdens het klikken. Zo maken we in ons voorbeeld een snelle combinatie-pdf van een aantal uitgaven van Computer Idee. In het overzicht dat na het toevoegen opent, kun je de volgorde van de afzonderlijke pdf-bestanden nog aanpassen door ze te verslepen. Je zou zelfs zo een complete jaargang in één pdf kunnen verzamelen, handig voor de e-reader bijvoorbeeld.

Om de samengevoegde pdf-bestanden als één geheel te downloaden, klik je in de overzichtspagina op Save. Geef een goede bestandsnaam op waarna het samenvoegen begint. In het geval van grote documenten, zoals meerdere complete tijdschriften, kan dit klusje een flinke tijd duren. Uiteindelijk kan het samengevoegde document worden gedownload en bewaard in een map.

©PXimport

Pagina’s ordenen

Een laatste handigheidje dat Xodo kent is het opnieuw ordenen van pagina’s in een pdf. Dat is praktisch als om wat voor reden niet alles in de juiste volgorde staat. Ook de stand van individuele pagina’s (of van allemaal) kan worden aangepast. Dit doe je met een draaiactie.

Om pagina’s van plek te veranderen, sleep je ze in het miniaturenoverzicht. Dat verschijnt na op de startpagina van Xodo op Launch now en dan op Organize pages te klikken. Hier sleep je een pdf in het uploadvlak naar elke gewenste positie. Downloaden van de aangepaste pdf gaat via de Save-knop rechtsboven in beeld. Om een pagina te draaien, maak je gebruik van de draaiknopjes. Alles in één keer draaien? Druk dan op Ctrl+A klik en klik daarna op een van de draaiknoppen.

©PXimport

Xodo-apps

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).