Of je nou een document wilt zoeken, een aantal bestanden naar een usb-stick wilt kopiëren of een diavoorstelling wilt starten: de kans is groot dat je daarvoor Windows Verkenner aanspreekt. Deze bestandsbrowser zit al vele jaren in Windows, maar heeft intussen wel enkele wijzigingen en uitbreidingen gekend. Met de talrijke tips en trucs uit dit artikel haal je nóg meer uit deze verkenner.

Tip 01: Sneltoetsen

De snelste manier om met Windows Verkenner om te gaan is wellicht via het toetsenbord. Voorwaarde is natuurlijk wel dat je de belangrijkste toetscombinaties dan goed in de vingers hebt. Een overzicht van de twintig handigste Verkenner-sneltoetsen.

Windows-toets+E start de Verkenner op (file explorer);
Windows-toets+pijltje verplaats het Verkenner-venster naar een deel van het scherm;
Alt-toets toon de lettertoetsen waarmee je bepaalde onderdelen kunt opstarten;
Alt+PijltjeRechts stap voorwaarts in de navigatie;
Alt+PijltjeLinks stap terug in de navigatie;
Alt+PijltjeOmhoog ga naar de bovenliggende map;
Alt+D ga naar de adresbalk;
Alt+P open of sluit het venster met de voorbeeldweergave (preview);
Alt+Enter open het eigenschappenvenster van het geselecteerde item;
Tab of F6 navigeer tussen de diverse interface-delen van het Verkenner-venster;
Ctrl+F1 vouw het lint uit of minimaliseer het;
F2 wijzig de naam van het geselecteerde item;
F3 ga naar het zoekveld;
F4 open het uitklapmenu van de adresbalk;
Shift+F10 open het contextmenu van het geselecteerde item;
F11 schakel tussen venstermodus en volledig scherm;
Ctrl+N open nieuw Verkenner-venster (met dezelfde map geopend);
Ctrl+Shift+N creëer een nieuwe submap in de huidige map;
Ctrl+W sluit het huidige venster;
Ctrl+Z maak de vorige actie ongedaan.

©PXimport

Tip 02: Mapweergave

Wil je dat de inhoud van mappen altijd op dezelfde manier wordt getoond? Dat kan. We nemen een map met fotobestanden als voorbeeld. Navigeer naar zo’n map en open het menu Beeld in het Verkenner-lint. In de rubriek Indeling selecteer je bijvoorbeeld (Extra) Grote pictogrammen, waarna je in de rubriek Huidige weergave zowel de sorterings- als de groeperingscriteria kunt vastleggen, Oplopend of Aflopend. Zitten de gewenste criteria niet in de standaardlijst, klik dan op Kolommen kiezen. Er komen dan tal van items beschikbaar, waaronder een hele reeks op basis van metatags, zoals exif-data in fotobestanden en allerlei audiotags. Die moeten dan uiteraard wel aanwezig zijn in je bestanden, wil de Verkenner daar rekening kunnen mee houden. De kolommen die je hier selecteert zijn automatisch zichtbaar als je voor de weergave Details kiest.

Wil je de weergave zoals je die voor de huidige map hebt ingesteld als standaard voor alle mappen gebruiken? Klik dan op Opties / Weergave, druk op de knop Op mappen toepassen en bevestig met Ja. Via de knop Mappen herstellen keer je weer terug naar de standaardsituatie.

©PXimport

Tip 03: Snelle werkbalk

Net als bij andere programma’s van Microsoft, waaronder applicaties uit de Office-suite, bevat ook het lint van de verkenner de miniwerkbalk Snelle toegang (niet te verwarren met de rubriek Snelle toegang, zie tip 6). Je vind deze standaard helemaal boven in beeld, nog boven de menu’s Bestand, Start, Delen en Beeld. Standaard vind je hier slechts twee knopjes terug: een voor het opvragen van de eigenschappen en een voor het aanmaken van een nieuwe map. Via het kleine pijltje tref je nog een viertal andere mogelijkheden aan. Je kunt echter nog heel wat andere opties uit de Verkenner aan dit snelmenu toevoegen. Open een van de menu’s uit het lint en klik een willekeurige optie met de rechtermuisknop aan. In het contextmenu van de meeste opties zie je Toevoegen aan werkbalk Snelle toegang staan. Zodra je dit aanklikt wordt de bijhorende optie als een knopje aan de werkbalk Snelle toegang toegevoegd. Eruit verwijderen doe je door in de werkbalk te rechtsklikken op het icoontje en te kiezen voor Verwijderen van werkbalk Snelle toegang.

©PXimport

Tip 04: Fotobeheer

Het lint past zich aan, aan de hand van het bestand/de bestanden die je selecteert. Open je een map met fotobestanden en klik je op een beeld, dan verschijnt er naast Beeld ineens een extra menu: Beheren. Vanuit dit menu kun je een geselecteerde foto nu moeiteloos Linksom draaien of Rechtsom draaien, maar ook Als achtergrond gebruiken voor je bureaublad. Verder is er nog de knop Diavoorstelling die alle foto’s in de map in de vorm van een diapresentatie weergeeft. Klik de presentatie met de rechtermuisknop aan om de snelheid te kunnen verhogen of te verlagen. Klik je op een mp3-bestand, dan zie je het extra menu Afspelen, waarin je opties vindt om het liedje af te spelen of toe te voegen aan een afspeellijst.

©PXimport

Foute miniaturen

Het kan gebeuren dat op een bepaald moment de miniatuurweergaven van je afbeeldingen (of ook pictogrammen van snelkoppelingen) niet meer correct worden weergegeven. Probeer dit euvel in eerste instantie op te lossen met de ingebouwde Schijfopruiming. Zoek naar Schijfopruiming in het startmenu van Windows en plaats in elk geval een vinkje bij Miniaturen. Lukt het niet op deze manier, download dan Thumbnail & Icon Cache Rebuilder, plaats een vinkje bij Delete Thumbnail Cache – eventueel ook bij Delete Icon Cache – en druk op de knop Rebuild. Na afloop herstart je de pc.

©PXimport

Tip 05: Handige weetjes

Moet je vaak een paar specifieke bestanden uit een map selecteren om er een of andere handeling op toe te passen? Dan is wel zo makkelijk als je alle bestanden in de Verkenner een selectievakje hebben. Je hoeft je dan niet langer aan te klikken terwijl je de Shift- of de Ctrl-toets ingedrukt houdt. Open hiervoor het menu Beeld en zet in de categorie Weergeven/verbergen een vinkje bij Selectievakjes voor items.

Heb je een kaartlezer in je pc/laptop zitten en vind je het vervelend dat ook de lege stations hiervan in de Verkenner opduiken, ga dan naar het menu Beeld / Opties, open het tabblad Weergave en plaats een vinkje bij Lege stations verbergen. Hier tref je ook de optie Mapvensters in een afzonderlijk proces openen aan. Dat vergt wel wat meer geheugen, maar het voorkomt dat alle Verkenner-vensters worden afgesloten wanneer de Verkenner onverhoopt vastloopt.

©PXimport

Tip 06: Snelle toegang

In tip 3 hebben we het al over de werkbalk Snelle toegang gehad, maar in de Verkenner treffen we ook nog een rubriek met dezelfde naam aan: die vind je helemaal bovenaan in het Navigatievenster. Hier tref je vaste onderdelen aan als Bureaublad, Downloads, Documenten en Afbeeldingen. Je kunt hier zelf ook andere mappen aan toevoegen zodat je ze in het vervolg met één klik open hebt. Navigeer in Verkenner naar de map die je aan de rubriek Snelle toegang wilt toevoegen, rechtsklik op die map en kies Aan Snelle toegang vastmaken. Weer weghalen kan uiteraard ook, via Uit snelle toegang verwijderen.

Een overzichtje van mappen die je vaak benadert, vind je terug via het menu Bestand in het rechterpaneel bij Vaak bezochte plaatsen. En voor wie de Bibliotheken uit Windows 7 mist, je haalt ze als volgt terug: open het menu Beeld, klik links op de knop Navigatievenster en selecteer Bibliotheken weergeven.

©PXimport

Tip 07: Recente bestanden

De map Recentelocaties uit vorige Windows-versies tref je niet meer aan in het Navigatievenster, waarschijnlijk omdat recentelijk gebruikte mappen en bestanden ook in de rubriek Snelle toegang terecht kunnen komen. Wil je toch graag die map Recente locaties terug, dan kan dat via een trucje. Druk op Windows-toets+R en voer exact het volgende commando uit: shell:::{22877a6d-37a1-461a-91b0-dbda5aaebc99}. De map Recente mappen wordt nu geopend in de verkenner. Druk daarna op het tabblad Start op de knop Aan Snelle toegang vastmaken om hem in de lijst te zetten.

Misschien vind je het vervelend dat bepaalde recente bestanden zichtbaar zijn? Dat regel je via het menu Beeld / Opties. Op het tabblad Algemeen tref je namelijk de knop Wissen aan, waarmee je (tijdelijk) de geschiedenis van de verkenner leegmaakt. Wil je de recente bestanden/mappen helemaal niet terugzien in Verkenner? In de rubriek Privacy zet je dan de vinkjes uit bij deze twee opties. Ze verdwijnen direct uit de rubriek Snelle toegang, en uit het lijstje Vaak bezochte plaatsen in het menu Bestand.

©PXimport

Tip 08: Kopiëren naar

Veel gebruikers maken nauwelijks gebruik van Kopiëren naar, een functie die beschikbaar komt wanneer je een map of bestand met de rechtermuisknop aanklikt. Jammer, want hij is zo handig! Van hieruit kun je een item bijvoorbeeld in een gecomprimeerde map (zip) stoppen of als bijlage e-mailen. Wil je dat laatste via dit menu bij een fotobestand doen, dan verschijnt bovendien een dialoogvenster waarin je uit verschillende fotoformaten kunt kiezen, om te grote bijlagen te vermijden. Standaard bevat het menu niet zo heel veel opties, maar het is mogelijk om ook eigen items toe te voegen. Kopieer je bijvoorbeeld vaak bestanden naar een bepaalde map? Dan voeg je die actie gewoon toe. Dat gaat als volgt. Druk op Windows-toets+R en voer het commando shell:sendto uit. De Verkenner opent met de SendTo-map. Open een tweede verkennervenster en blader naar het programma (zoals Word of Excel) of de map toe die je wilt toevoegen. Sleep vervolgens het programma of de map met de rechtermuisknop ingedrukt naar de SendTo-map, waarna je een menu krijgt waarin je kiest voor Hier snelkoppelingen maken. De programma’s of mappen worden dan netjes aan het Kopiëren naar-menu toegevoegd.

©PXimport

Tip 09: Delen

Vanuit het contextmenu kun je dus bijlagen versturen of een zip-archief maken op basis van geselecteerde bestanden. Dat kan ook op een andere manier: via het menu Delen. Hier tref je namelijk ook de opties E-mail en Comprimeren aan. Verder vind je hier onder meer nog knoppen voor het Afdrukken en Op schijf branden van bestanden. Er is ook nog een knop Delen, maar die stuurt geselecteerde items alleen maar naar een beperkt aantal compatibele apps uit de Windows Store, zoals OneNote en Mail.

©PXimport

Tip 10: Netwerkverbinding

Heb je een netwerkshare gecreëerd, bijvoorbeeld een gedeelde map op een nas, dan wil je die vast snel kunnen bereiken. Dat kan door daar een permanente netwerkverbinding van te maken, zodat de share als een station(sletter) vanuit je verkenner bereikbaar is. Open Verkenner en klik in het Navigatiepaneel op Deze pc. Open het tabblad Computer en klik op Netwerkverbinding maken. Duid de stationsletter aan die je aan deze locatie wilt koppelen en verwijs naar de gewenste map via de knop Bladeren – of vul zelf het unc-pad naar die locatie in (iets als \\nas\mijnshare). Als je deze verbinding altijd wilt hebben, ook na afmelden of opnieuw opstarten, dan plaats je een vinkje bij Opnieuw verbinding maken bij aanmelden. Bevestig met Voltooien. Wil je de netwerkverbinding naderhand toch weer ongedaan maken, klik dan het pijltje aan vlak naast Netwerkverbinding maken en kies Netwerkverbinding verbreken, waarna je de gewraakte connectie selecteert.

©PXimport

Tip 11: Netwerklocatie

Misschien heb je ook wel toegang tot een of andere netwerklocatie, zoals een ftp-server bij je webprovider. Ook die kun je in principe makkelijk toegankelijk maken vanuit je verkenner. Open opnieuw het tabblad Computer en selecteer Een netwerklocatie toevoegen. Druk op Volgende (2x) en vul het juiste internet- of netwerkadres in (bijvoorbeeld ftp://www.mijnserver.nl). Klik op Volgende, verwijder het vinkje bij Anoniem aanmelden en vul je gebruikersnaam in. Klik nogmaals op Volgende, vul een geschikte naam in en klik weer op Volgende en op Voltooien. Vul desgevraagd je wachtwoord in, plaats eventueel een vinkje bij Wachtwoord opslaan en klik op Aanmelden. Via de knop Aan Snelle toegang vastmaken heb je deze locatie altijd snel bij de hand!

©PXimport

Tip 12: Tabbladen

In browsers vinden we ze al jaren terug, maar Microsoft blijft ze koppig buiten Windows Verkenner houden: tabbladen. Gelukkig gaan andere software-ontwikkelaars hier wel mee aan de slag, en is er een handige tool die deze mogelijkheid alsnog aan Verkenner toevoegt: Clover. Download de tool en installeer die. De setupwizard in versie 3.3.2 blijkt wel in het Chinees te zijn, maar met een druk op de grote knop in het midden zet je de installatie in gang, waarna die is afgerond, kun je het venster sluiten. je het venster mag afsluiten. Zodra je nu de Verkenner opent, bevat die ook tabbladen! Via het plusje of met Ctrl+T open je een nieuw tabblad en met Ctrl+W sluit je actieve tabblad weer af. Met Ctrl+D geef je het tabblad een plaats tussen je favorieten zodat het altijd maar een muisklik van je vandaan is. Zo’n tabblad bookmarken kan overigens ook door het met de rechtermuisknop aan te klikken. Vanuit dat contextmenu komen trouwens nog meer opties beschikbaar, zoals Reopen closed tab of Close other tabs.

©PXimport

Tip 13: Gekleurde iconen

In Verkenner zien alle mappen er ongeveer hetzelfde uit. Je kunt die weliswaar afzonderlijk aanpassen via Eigenschappen / Aanpassen / Ander pictogram maar Folder Marker Free maakt het je een stuk makkelijker. De mogelijkheden zijn een stuk beperkter dan de commerciële versies, maar het is wel mogelijk de mapicoontjes van een zelf in te stellen kleur te voorzien of door een ander ontwerp te vervangen. Zo kun je bijvoorbeeld fotomappen rood kleuren, terwijl je mappen met zakelijke documenten van een groene kleur voorziet enzovoort.

Na de installatie vind je de optie Mark Folder terug in het contextmenu van een map. Van hieruit kun je dan snel een typisch icoon (Privé, Hoge Prioriteit, In Uitvoering en meer) selecteren of de map anders inkleuren. Klik op Meer Ikonen om het programmavenster te openen, van waaruit je nog meer mogelijkheden hebt. Op het tabblad Eigen Ikonen kun je via de knop Voeg toe ook andere icoontjes toevoegen.

©PXimport

Alternatieven

©CIDimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).