Heb je er weleens last van dat het kopiëren van bestanden, bijvoorbeeld naar andere schijven of binnen je thuisnetwerk soms ontzettend traag gaat? Met de slimme, verborgen tool Robocopy gaat het een stuk sneller. Wij leggen je uit hoe je hiermee supersnel je bestanden kopieert en verplaatst.

Hoogstwaarschijnlijk gebruik je sinds jaar en dag Windows Verkenner voor het beheren en kopiëren van je bestanden. Voor bestandsbeheer kun je daar prima mee uit de voeten, maar voor het kopiëren van grote (aantallen) bestanden blinkt de Verkenner niet altijd uit in snelheid.

Dat is jammer, want er bestaan genoeg situaties waarin je flink wat moet kopiëren. Bijvoorbeeld als je net Windows 10 of Windows 11 schoon hebt geïnstalleerd of wanneer je een nieuwe computer in gebruik neemt. De kans is groot dat je dan aardig wat bestanden, zoals foto’s, video’s en Office-documenten, naar de nieuwe omgeving wilt kopiëren.

Niet veel mensen weten dat Windows over een verborgen hulpprogramma beschikt waarmee je die bestanden alsnog vliegensvlug kunt kopiëren: Robocopy. Het programma gaat al meerdere edities van Windows mee, zo vind je het ook in Windows 10 en 11. 

Robocopy is een samentrekking van Robust File Copy. Het is een programma dat je via de opdrachtregel van Windows gebruikt. Verwacht dus geen gebruiksvriendelijke omgeving met de bijbehorende toeters en bellen, maar wel veel snelheid.

©PXimport

Veiligheid voor alles

Robocopy is een krachtig programma. Maak daarom, voordat je ermee aan de slag gaat, altijd een recente back-up van je kostbare bestanden. Sla deze reservekopie op een externe locatie op. Dat kan op een externe schijf of usb-stick of door gebruik te maken van een cloudopslagdienst. Bovendien: probeer nieuwe opdrachten met Robocopy altijd uit op een map met testbestanden en controleer het resultaat na de actie. Pas wanneer je tevreden bent over de uitkomst, voer je de Robocopy-opdracht uit op de echte bestanden.

Via de Opdrachtprompt

Je gebruikt Robocopy via de Opdrachtprompt van Windows. Open het startmenu en typ Opdrachtprompt. Klik met de rechtermuisknop op Opdrachtprompt en kies Als Administratoruitvoeren. Zodra de opdrachtregel wordt getoond, kun je Robocopy gebruiken.

Stel nu dat je de bestanden in de map Oud wilt kopiëren naar een nieuw aangemaakte map, Nieuw, op diezelfde computer. Dan ziet dat er op de Opdrachtprompt als volgt uit:

Robocopy C:\Bronmap C:\Doelmap

Het voorbeeld in de praktijk:

Robocopy C:\Oud C:\Nieuw

Daarbij is Oud dus de bronmap en Nieuw de doelmap.

Om ook submappen te kopiëren, gebruik je de schakeloptie /E en /COPYALL. Dat ziet er als volgt uit:

Robocopy C:\Bronmap C:\Doelmap /E /COPYALL

Je kunt de werking van Robocopy tot in detail aanpassen met behulp van zulke schakelopties. Je zult ze in de volgende tips dan ook nog wel vaker tegenkomen.

Verder kun je met Robocopy aangeven dat je alleen bestanden van een bepaald type wilt kopiëren en de rest niet:

Robocopy C:\Oud C:\Nieuw *.xlsx

In dit voorbeeld worden alleen Excel-bestanden (met de extensie .xlsx) gekopieerd.

Wil je alleen bestanden beginnend met een specifieke letter, bijvoorbeeld de b, kopiëren, voer dan in:

Robocopy C:\Oud C:\Nieuw b*

Wil je meerdere bestandsnamen kopiëren, dan kun je ook combineren. Voer bijvoorbeeld voor alle bestanden beginnend met een b en beginnend met een d het volgende commando in:

Robocopy C:\Oud C:\Nieuw b* d*

©PXimport

Wat wel, wat niet?

Kopieer je een grote hoeveelheid bestanden, dan zitten er misschien wel submappen tussen waar niets in zit, bijvoorbeeld bij systeemmappen. Het is niet altijd zinvol om die lege submappen mee te kopiëren. Robocopy kan hierbij een handje helpen, door deze mappen niet mee te nemen in de kopieeractie. Je gebruikt hiervoor de schakeloptie /S. 

Dus: Robocopy /S. Wil je juist wel dat submappen altijd worden gekopieerd, ongeacht of ze gevuld of leeg zijn? Gebruik dan de opdracht Robocopy /E.

©PXimport

Geen poespas

Normaal gesproken toont Robocopy een voortgangsbalk met het percentage van hoever de kopieeractie is. Hoef je deze informatie niet per se te zien, dan kun je de voortgangsindicator uitschakelen. Gebruik hiervoor de opdracht Robocopy /NP. Deze opdracht (het is de afkorting van No Progress) zorgt ervoor dat Robocopy onzichtbaarder aan het werk gaat.

Wil je juist van alles op de hoogte blijven, dan kun je Robocopy een gedetailleerd overzicht van de voortgang laten zien. Hiervoor gebruik je dan weer de opdracht Robocopy /V. Robocopy toont dan niet alleen wat er is gekopieerd, maar geeft ook aan welke bestanden zijn overgeslagen tijdens het kopiëren.

Snelheidswinst

Robocopy ondersteunt het kopiëren in een zogeheten multithreaded modus. In de praktijk komt het erop neer dat er dan meerdere bestanden tegelijkertijd worden gekopieerd. Robocopy wacht dan niet tot een bestand volledig is gekopieerd, maar kopieert ondertussen ook andere bestanden. Je maakt hiervoor gebruik van de schakeloptie /MT:n. Vervang n door het aantal threads dat tegelijkertijd mag lopen. Standaard is dat 8, maar je kunt het aantal verhogen. Typ bijvoorbeeld /MT:16 om Robocopy uit te voeren met 16 threads.

Hoe hoger het aantal, hoe sneller er gekopieerd wordt. Maar bedenk wel dat er allerlei factoren spelen die bepalen hoe snel je op een betrouwbare manier je bestanden kunt kopiëren. Werk je bijvoorbeeld via wifi, dan kun je een minder hoge waarde instellen dan wanneer je computer met een kabel verbonden is. Ook legt een hogere waarde meer beslag op de processor. 

Heb je een oudere computer, dan is het verstandig daarmee rekening te houden. Je kunt maximaal 128 threads gebruiken (/MT:128). Probeer altijd eerst het gewenste aantal threads met een beperkt aantal bestanden. Ben je tevreden, pas het aantal dan pas toe op de grotere kopieeracties.

©PXimport

Processor controleren

Het verhogen van het aantal threads klinkt natuurlijk goed, maar hoe kun je bepalen tot in hoeverre de processor wordt belast? Dat kun je achterhalen met behulp van Taakbeheer. Gebruik de toetscombinatie Ctrl+Shift+Esc om Taakbeheer te openen. 

Op het tabblad Prestaties zie je onder meer het processorgebruik, netwerkgebruik en schijfgebruik. Zodra je een actie met Robocopy uitvoert, controleer je de grafieken en kun je beoordelen hoe zwaar de processor wordt belast en of dat acceptabel is.

Blijven proberen!

Het is je vast weleens overkomen bij het kopiëren via Verkenner: het proces wordt plotseling onderbroken omdat een specifiek bestand niet kan worden gekopieerd. Daar kunnen verschillende oorzaken voor bestaan, bijvoorbeeld dat het bestand nog in gebruik is door het besturingssysteem of nog geopend is in een programma. Gelukkig geeft Robocopy niet zo snel op. Je kunt aangeven dat de kopieeractie een paar keer opnieuw moet worden geprobeerd. 

Typ Robocopy /R:n, waarbij je n vervangt door het aantal keren. Bijvoorbeeld /R:5, om het vijf keer te proberen. Standaard wacht Robocopy 30 seconden voordat het de actie opnieuw probeert. Wil je dat versnellen, dan voer je Robocopy /W:n in, bijvoorbeeld Robocopy /W:5 om Robocopy maar vijf seconden te laten wachten.

Kopieer je bestanden en mappen over een netwerk? Als het netwerk hapert tijdens een kopieeractie, kan dat ook nadelige gevolgen hebben voor het kopiëren. Gebruik de optie /Z om ervoor te zorgen dat Robocopy het in zo’n geval opnieuw probeert.

©PXimport

Niet te recent!

Stel dat je graag een map met foto’s wilt kopiëren, maar je alleen maar interesse hebt in foto’s van vóór een bepaalde datum. Recentere foto’s hoeven niet te worden gekopieerd. Met Robocopy kun je een minimale leeftijd opgeven, zodat bestanden met een lagere leeftijd niet worden meegenomen. De optie hiervoor is /MINAGE:n, waarbij je een aantal opties hebt voor n. Je kunt n vervangen door het aantal dagen. 

Met Robocopy /MINAGE:30 kopieer je bijvoorbeeld alleen bestanden die ouder zijn dan 30 dagen. Die optie werkt tot maximaal 1900 dagen terug (iets meer dan vijf jaar). Een andere optie is voor n een datum (met de opzet JJJJ/MM/DD) op te geven, waarmee je alle bestanden na die datum uitsluit. Voer bijvoorbeeld deze opdracht in om alle bestanden van vóór 10 mei 2021 te kopiëren:

Robocopy /MINAGE:20210510

Andersom kan ook: gebruik /MAXAGE om een maximale leeftijd te hanteren en je daarmee juist op de recentere bestanden te richten.

©PXimport

Verplaatsen

Met Robocopy kun je niet alleen bestanden en mappen kopiëren, maar ook verplaatsen. Dat doe je met de schakeloptie /MOV. Na het kopiëren naar de nieuwe locatie worden de bestanden op de oorspronkelijke locatie verwijderd. Wil je ook submappen verwijderen, dan gebruik je de schakeloptie /MOVE.

Robocopy C:\Oud C:\Nieuw /MOV

Robocopy C:\Oud C:\Nieuw /MOVE

Ben je nog niet helemaal zeker van je zaak, kies er dan altijd voor om eerst de mappen te kopiëren. Als de bestanden zich veilig op de nieuwe locatie bevinden, kun je altijd nog handmatig de bronmap en inhoud verwijderen.

©PXimport

Via het netwerk

Wil je bestanden kopiëren via het netwerk? Dat kan ook met Robocopy. Hiervoor is wel enige voorbereiding nodig. Zorg er eerst voor dat Windows het kopiëren via het netwerk ondersteunt. Open Windows Verkenner (Windows-toets+E) en blader naar de map waarvandaan je de bestanden wilt kopiëren. Klik met de rechtermuisknop op de map en kies Eigenschappen. Open het tabblad Delen en klik op de knop Delen. Kies in het menu voor Iedereen en klik op de knop Toevoegen. Bij Machtigingsniveau selecteer je het gewenste niveau, zoals Lezen/schrijven. 

Wil je alleen bestanden uit deze map kopiëren en hoef je niets aan te passen, dan kun je ook kiezen voor Lezen. Klik tot slot op Delen. In het samenvattingsvenster verschijnt het volledige pad naar de map. Dit pad heb je nodig voor de kopieeractie van Robocopy. Boven in het venster klik je op Kopiëren. Je kunt het adres vervolgens ergens plakken, bijvoorbeeld in Kladblok. Klik op Gereed. De map is nu toegankelijk en kan worden gekopieerd.

©PXimport

Bedraad nog sneller

Wil je bestanden kopiëren via je (thuis)netwerk? Voor een optimale snelheid maak je gebruik van een bedrade netwerkverbinding en vermijd je waar mogelijk draadloze connecties. Maak je meestal gebruik van wifi, overweeg dan, als je veel of grote bestanden wilt kopiëren, de apparaten via een netwerkkabel te verbinden met je router.

Kopiëren starten

Open wederom de Opdrachtprompt met administrator-rechten (zoals je leest in tip 2) en gebruik de volgende opdracht:

Robocopy \\ip-adres\Bronmap\Submap C:\Doelmap\Submap

In het eerste gedeelte van de opdracht geef je aan op welke computer en op welke locatie Robocopy de bestanden kan vinden. In het tweede gedeelte van de opdracht geef je aan naar welke computer de bestanden moeten worden gekopieerd en in welke doelmap ze terecht moeten komen. Een voorbeeld maakt het duidelijk:

Robocopy \\192.168.1.10\Gebruikers\Lisa\Administratie C:\Gebruikers\Lisa\Administratie

In dit voorbeeld haalt Robocopy de bestanden op van de computer met het ip-adres 192.168.1.10 in de map Gebruikers\Lisa\Administratie. De bestanden worden gekopieerd naar een map op de lokale computer, in C:\Gebruikers\Lisa\Administratie.

©PXimport

Meer schakelopties

Zoals je hebt gelezen, kent Robocopy een flinke hoeveelheid schakelopties waarmee je de werking tot in detail kunt aanpassen. Hoewel we de meeste opties in dit artikel behandelen, kun je via de opdrachtregel een compleet overzicht opvragen van alle beschikbare opties. Voer daarvoor Robocopy /? in en druk op Enter.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).