Freewaremakers zijn meestal enthousiaste computergebruikers die niet programmeren uit winstbejag, maar hun vaardigheden inzetten om iets te verbeteren. Dankzij de gratis programma’s wordt computeren leuker en handiger! Dit zijn de beste freeware-tips van oktober.

Tip 01: Windows repareren

Geschikt voor: Windows 10

We zijn een fan van de programma’s van The Windows Club. Deze partij levert een schat aan handige hulpmiddelen voor je Windows-computer. FixWin is eveneens een topper uit de uitgebreide collectie tools. Het programma kan veel verschillende Windows-problemen oplossen zonder dat je uren hoeft te zoeken op internet. De problemen zijn onderverdeeld in categorieën als File explorer, Windows 10 en Internet Connectivity. Achter elke categorie zie je een lijst met veelvoorkomende problemen met achter elk onderdeel de knop Fix. Hiermee wordt het probleem (als het goed is) snel opgelost. Voordat je met FixWin aan de slag gaat is het goed om een herstelpunt aan te maken met Create restore point. Voor veilig gebruik geldt de leefregel: “Als iets niet stuk is, hoef je het ook niet te repareren”.

Tip 02: QR-code

Geschikt voor: Windows 10

Er zijn veel websites waar je qr-codes kunt maken, sommige zijn gratis en andere werken via een betaaldienst. QR-Code Generator vind je in de appstore van Windows 10, de basisversie kost niets. Je kunt hiermee niet alleen teksten laten omzetten naar een qr-code, maar ook een qr-code maken waarin een visitekaartje, website, wifi-code of sms-bericht verscholen wordt. Je vindt de benodigde functieknoppen hiervoor boven in beeld. Klik bijvoorbeeld op Text en voer een tekst in. De code wordt direct getoond en verandert terwijl je typt. Let op: hoe meer tekens je opgeeft, hoe complexer je qr-code wordt en dat komt het ‘scangemak’ niet ten goede. Controleer je creatie met een qr-codescanner op je smartphone of tablet en bewaar de qr-afbeelding met de knop Save.

©PXimport

Tip 03: Wifi verbeteren

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10

Heb je het idee dat je wifi beter kan presteren dan het nu doet? Dan kun je met WIFI Channel Picker eenvoudig controleren of je buurman geen stoorzender is (of omgekeerd). Het programma toont een lijst met alle netwerken in de buurt van je computer. Plaats een vinkje bij je netwerknaam en klik op Evaluate. WIFI Channel Picker geeft een suggestie voor het beste kanaal en laat ook zien welke netwerken op dit moment een nadelig effect kunnen hebben op je huidige wifi-instellingen.

Het niveau van deze tip is laag, maar dat geldt alleen voor het gebruik van WIFI Channel Picker. Het opvolgen van het advies van het programma is lastiger omdat je hiervoor een instelling in je wifi-router (meestal je modem) moet doen. Dit is niet eenvoudig voor een doorsnee gebruiker, dus raadpleeg hiervoor altijd de handleiding.

Tip 04: Grotere letters

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10

Als je goede ogen hebt en een beeldscherm zonder extreem hoge resolutie, zijn de letters in Windows meestal goed leesbaar. In alle andere situaties kan System Font Size Changer handig zijn. Het programma maakt het eenvoudig om de lettergrootte in Windows aan te passen. Je hebt keuze uit onder andere de grootte van menu’s, titels, tooltips en iconen. Gebruik de schuifregelaar om de vergroting in te stellen en activeer eventueel Bold om letters vet te maken. Klik op Apply om je wijzigingen door te voeren. Meestal moet je even uitloggen en weer opnieuw aanmelden om het resultaat zichtbaar te maken. Let op: als System Font Size Changer opstart, krijg je de mogelijkheid om een herstelbestand aan te maken. Bewaar dit bestand op een locatie die je kunt terugvinden. Als je ooit niet meer weet welke wijzigingen je met System Font Size Changer hebt gemaakt, dubbelklik je op het herstelbestand en worden je aanpassingen ongedaan gemaakt.

©PXimport

Tip 05: Wie zit er op de lijn?

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10

In een ver verleden maakten mensen zich druk om een activatiesleutel van Windows of Microsoft Office die terug te leiden zou zijn naar een persoon. Tegenwoordig vindt (bijna) iedereen het normaal dat programma’s constant verbinding maken met servers op internet om gegevens uit te wisselen. Welke gegevens dit zijn? Zelfs voor de doorgewinterde expert is dit giswerk. SterJo NetStalker geeft inzicht in alle programma’s die verbinding maken met een server op internet. Het werkt als een soort spion voor de netwerkverbinding van je computer. Je ziet niet wat er ‘over de lijn’ wordt verstuurd, maar wel technische details en het serveradres. Bij een poging van een nieuw programma om een server te bereiken krijg je de mogelijkheid om het netwerkverkeer toe te staan (Trust) of het programma af te breken (Kill).

Tip 06: Verwijderen als een pro

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10

IObit Uninstaller maakt het deïnstalleren van programma’s kinderlijk eenvoudig. Je kunt meerdere programma’s aanvinken waarna IObit Uninstaller ze voor je verwijdert volgens de standaard deïnstallatieprocedure van Windows. Vervolgens gaat IObit Uninstaller op zoek naar achtergebleven resten. Dit kunnen bestanden zijn, maar ook resten in het Windows Register. Dankzij IObit Uninstaller verwijder je programma’s echt grondig. IObit Uninstaller is al vaker genoemd in deze rubriek, maar brengen we nogmaals onder je aandacht vanwege een nieuwe functie in versie 7. Er is een ingebouwde ‘software patcher’ aanwezig. Hierbij kijkt IObit Uninstaller of je van belangrijke programma’s de laatste versie hebt. Werkt je met een verouderde programmaversie? Dan kan IObit Uninstaller het programma bijwerken naar de meest recente versie.

Ten tijde van schrijven was versie 7 alleen als beta beschikbaar en was lastig te vinden op de website van de makers. Haal de download op. IObit maakt goede programma’s, maar je moet altijd alert zijn tijdens de installatie om niet meer te installeren dan je wilt hebben. Als je even niet oplet tijdens de deïnstallatie of update van IObit Uninstaller, wordt IObit System Care op je systeem gezet. Dit vervelende trekje van IObit nemen we graag voor lief omdat IObit Uninstaller een uitstekend programma is om software en Windows 10-apps grondig te verwijderen.

©PXimport

Tip 07: Optimaliseren

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10

Er zijn van die programma’s waarbij we twijfelen of we ze moeten meenemen in deze rubriek. HDCleaner is zo’n programma. Omdat HDCleaner veel op internet wordt genoemd, toch een korte bespreking om de voordelen te noemen en risico’s te belichten. HDCleaner is een optimalisatieprogramma dat niet alleen slimme tweaks kan toepassen (via Optimizer), maar ook het Windows Register kan ‘optimaliseren’. Dit laatste is altijd een risico. Dit geldt niet voor HDCleaner in het bijzonder, maar voor alle programma’s die hier ingrijpen. Het Windows Register is het ‘hart’ van je computer en kun je beter met rust laten.

Om HDCleaner veilig te gebruiken, schakel je dus het beste Registry Cleaner uit. Plugin-Cleaner en Optimizer kun je wel gebruiken. Klik op Analyse now en laat je systeem onderzoeken. HDCleaner voert nu nog geen wijzigingen door. Klik Details om te zien welke aanpassingen HDCleaner voorstelt. Neem de lijsten kritisch door en klik pas dan op Optimize now.

Tip 08: Kleiner plaatje

Geschikt voor: Windows 10

Foto’s van je digitale camera, smartphone of tablet zijn groot. Dit is fijn als je van plan bent om ze af te drukken, maar niet als je ze wilt delen via sociale media of publiceren op je website. Resize Image is een handige app voor Windows 10 en bewaart je foto’s in een kleiner formaat. Start de app en klik op Select image om een fotobestand aan te wijzen. Je kunt meerdere fotobestanden selecteren door de Ctrl-toets ingedrukt te houden terwijl je de bestanden aanklikt met de linkermuisknop. Met de toetscombinatie Ctrl+A selecteer je alle afbeeldingen in een map. Kies vervolgens het uitvoerformaat, bijvoorbeeld Small, Medium of geef bij Custom zelf een formaat op. Wees voorzichtig met Resize original images (…). Hiermee overschrijft Resize Image je originele bestanden. Zonder deze instelling raak je je originele bestanden niet kwijt en maakt Resize Image kopieën in het nieuwe gewenste formaat.

©PXimport

Tip 09: Patches opruimen

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10

Als je een programma installeert, blijft er vaak een zogenaamde ‘installer’ (een msi-bestand) achter op je computer. Dit installatiebestand is nodig als je een programma ooit wilt verwijderen. De ‘installer’ bestanden nemen veel schijfruimte in beslag. Met PatchCleaner kun je deze laten verwijderen of verplaatsen. Dit laatste is de veiligste optie. Laat de gevonden bestanden bijvoorbeeld verplaatsen naar een externe schijf. Als je ooit moeite hebt om een programma van je computer te verwijderen, kun je het msi-bestand aanwijzen op je externe schijf. Laat PatchCleaner je computer onderzoeken en wijs met Browse de locatie aan waar je de msi-bestanden wilt hebben. Bekijk bij Details welke bestanden PatchCleaner gevonden heeft. Verplaats de msi-bestanden met Move naar de andere locatie om ruimte vrij te maken. Op ons testsysteem leverde PatchCleaner meer dan 1 GB extra ruimte op.

Tip 10: Privacy in Windows 10

Geschikt voor: Windows 10

Het vinden van instellingen in Windows 10 die je privacy beïnvloeden is een crime. De opties zijn op veel plekken in Windows te vinden en soms kun je ze niet aanpassen zonder extra hulpmiddelen. WPD gaat deze chaos tegen. Het programma geeft je een compleet overzicht en maakt het eenvoudig om privacy-instellingen aan te passen. De wijzigingen kun je ook weer ongedaan maken. Dit laatste is nodig als je merkt dat een app of programma niet meer werkt doordat je de werking hebt geblokkeerd via WPD. De meeste instellingen vind je bij Privacy. Hier kun je met een aan/uit-schakelaar een optie eenvoudig deactiveren (of juist inschakelen), zoals Telemetry en het verzamelen van gegevens. Via Firewall kun je de verbinding uitschakelen met servers waar Windows-diensten mee communiceren. Met Apps verwijder je standaard apps uit de appstore. Let op: je kunt met WPD ook het onderdeel Windows Update uitschakelen, maar dat is niet verstandig.

Tip 11: Virustotal

Geschikt voor: Windows 7, 8(.1), 10

Aan de website www.virustotal.com ligt misschien wel de uitdrukking “twee weten meer dan één” ten grondslag. Op jouw computer zijn een handjevol beveiligingsmaatregelen actief die een download controleren. Bij www.virustotal.com kun je een bestand laten onderzoeken door tientallen beveiligingsprogramma’s. Zo weet je snel of een programma veilig is om te gebruiken of dat je het beter uit je hoofd kunt laten om er iets mee te doen. Het nadeel is dat het veel extra handelingen vereist om een download te laten onderzoeken, maar niet als het aan Winja ligt! Winja biedt vanuit Windows direct toegang tot www.virtustotal.com. Klik op Browse for file om een bestand op te geven dat je wilt laten onderzoeken. Bij Download en scan kun je een weblink plakken naar een downloadbestand. Dit is nog veiliger. Klik op Quick process scan voor een overzicht van alle programma’s die op dit moment actief zijn in Windows. Dit is vergelijkbaar met Windows Taakbeheer, maar dan kan Winja je proces ook laten doorlichten via virustotal.com.

De website van de makers toonde ten tijde van schrijven een waarschuwing omdat een certificaat niet in orde was. Als dit nog steeds niet is opgelost haal je Winja hier veilig binnen.

©PXimport

Tip 12: Popup killer

Geschikt voor: Google Chrome of Firefox

Pop-ups waren tien jaar geleden een groot probleem. Ongewild krijg je tijdens het surfen zomaar een extra browservenster voor je neus. De meeste browsers staan pop-ups niet meer toe en hebben een ingebouwde pop-up blocker. Deze werken alleen niet voor pop-ups op basis van HML 5-code. Die zijn niet detecteerbaar voor je pop-up blocker, doordat ze deel uitmaken van de webpagina en niet worden getoond in een extra browservenster. Met BehindTheOverlay kun je ‘exit pop-ups’ eenvoudig verwijderen. BehindTheOverlay is een uitbreiding voor Chrome en Firefox. Je krijg een extra knop in je browser waarmee je hinderlijke pop-ups direct afsluit zonder dat je opzoek hoeft naar het afsluitkruisje.

Gevaarlijk?

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).