Wij kunnen ons geen computerleven meer voorstellen zonder portable apps. Op een nieuw systeem zijn we daardoor snel weer aan het werk: meer dan het kopiëren van een paar mapjes of een usb-stick erin is het niet. In dit artikel laten we je zien wat onze favoriete tools zijn.

Portable apps

Portable software is eigenlijk een vrij algemene verzamelterm voor allerlei programma's en tooltjes die niet geïnstalleerd hoeven te worden. Deze software is natuurlijk uitermate geschikt om op een draagbaar medium te zetten, zoals een usb-stick of een externe harde schijf. Vandaar ook het 'portable'. Maar niets weerhoudt je ervan om deze tools ook gewoon op de harde schijf van je computer zetten. Mocht je een keer je systeem opnieuw installeren, dan maak je vooraf een kopie van de map, die je na een verse installatie gewoon weer terugzet. Lekker makkelijk.

©PXimport

Vooral Windows

Portable software is hoofdzakelijk een Windows-fenomeen en dat is dus waar we ons op focussen. Heb je portable software op je usb-stick of externe harde schijf staan, dan kun je die in principe aan elke Windows-pc koppelen om het te gebruiken. Zelfs op een systeem waar de gebruiker geen administrator-rechten heeft en waar er normaal gesproken niets geïnstalleerd mag worden.

Bijna elke softwaremaker kan ervoor kiezen om zijn software portable te maken. Op heel veel websites zie je dus dat software in twee smaken wordt aangeboden: als gewone installatieversie en portable.

Pas op voor illegaal

Er zijn manieren om ook software die niet portable is, dat toch te maken. Dit wordt vooral gedaan door softwarepiraten die grote commerciële pakketten ombouwen en illegaal verspreiden. Het is misschien heel verleidelijk om op zoek te gaan naar dergelijke software, maar doe het alsjeblieft niet. Niet alleen is het illegaal, maar de kans is zeer groot dat illegale portable apps door kwaadwillenden misbruikt wordt om virussen en malware te verspreiden. Er is hoe dan ook mee gerommeld en vaak zijn deze versies erg instabiel.

©PXimport

PortableApps.com

De website PortableApps.com is één van de beste en populairste verzamelplaatsen van portable software. Alle apps op deze site voldoen aan een aantal voorwaarden: ze zijn helemaal gratis, volkomen legaal, ze werken vanaf elk medium en alle onderdelen van een programma staan in één map. Verder laten de 'echte' PortableApps-apps geen gebruikssporen na in de vorm van bestanden, mappen of registersleutels. Er hoeven op de pc ook geen specifieke hulpprogramma's geïnstalleerd te staan om deze portable apps te kunnen gebruiken.

Fijn is dat PortableApps naast vanaf usb-sticks en schijven ook vanuit de cloud werkt. Het detecteert diensten als Dropbox, Google Drive, Box en OneDrive, maar je kunt ook zelf de cloud-map aanwijzen als je iets anders gebruikt.

PortableApps-menu

PortableApps.com biedt behalve ruim 300 apps ook een eigen menu, zodat al je draagbare app makkelijk te vinden en te starten zijn. Heel fijn aan dit menu is dat het bij het starten automatisch controleert of er portable apps zijn die bijgewerkt moeten worden. Updaten gaat zo vrijwel automatisch. Ook kun je vanuit het menu zoeken naar nieuwe apps binnen het PortableApps-ecosysteem en ze direct downloaden.

Binnen het menu kun je apps rubriceren in mapjes als het er teveel worden, of favoriet maken en/of automatisch laten starten. Met de ingebouwde zoekfunctie heb je een specifieke app zo gevonden. En natuurlijk is het menu qua kleur en uiterlijk helemaal aan te passen.

01 Browsers

Zelfs al heb je meerdere browsers op je pc staan, dan nog kan het handig zijn om ook één of meerdere portable browsers te gebruiken. Bijvoorbeeld voor testdoeleinden of om bij één dienst met verschillende accounts te kunnen inloggen. Zo gebruiken wij een draagbare versie van Chrome met een set aangepaste bladwijzers enkel voor het beheren van allerlei diensten. PortableApps.com heeft van bijna elke browser een portable versie (Chrome, Firefox, Opera, etc), alleen staat Edge er niet tussen (dat staat Microsoft natuurlijk niet toe).

©PXimport

02 XnView Portable

PortableApps.com heeft een flinke rubriek met grafische software. Geen echte Adobe-tegenhangers (tenzij je GIMP daartoe rekent), maar wel veel fijne tools. XnView Portable wordt door ons veel gebruikt. Het is primair een bestandsviewer waarmee je ruim 400 verschillende formaten kunt bekijken en desgewenst converteren (hoewel het opslaan in 'slechts' vijftig verschillende formaten kan). De echte kracht van XnView zit in het batch-converteren van bestanden en de automatische bewerkingen die je er op los kunt laten. Goud waard. Maar ben je zelf een grotere fan van het vergelijkbare IrfanView: ook daar is een PortableApps-versie van.

03 RawTherapee Portable

Wie veel fotografeert (en dan vooral in raw-formaat), moet waarschijnlijk veel foto's nog nabewerken om het optimale eruit te halen. Dit kan gratis met de opensource-software RawTherapee. De 'normale' versie is multiplatform, maar de PortableApps-versie is specifiek voor Windows. RawTherapee is echt een digitale doka waarin je uitgebreid kunt werken met licht en kleur. Als je bewerkingen opslaat in een profiel, pas je dat gemakkelijk toe op een hele serie bestanden.

©PXimport

04 Ant Renamer Portable

De categorie Utilities (hulpprogramma's) van PortableApps.com barst bijna uit z'n voegen. Dit zijn juist de programma's die fijn zijn om altijd bij je te hebben, maar die geïnstalleerd in Windows het startmenu kunnen vervuilen. Ant Renamer Portable is een hulpje dat altijd op onze usb-stick aanwezig is. Je hernoemt er (meestal grote hoeveelheden) bestanden en mappen mee. Met de knoppen Add files en Add folder kies je welke bestanden je wilt hernoemen. In het tabblad Actions bepaal je wat er hernoemd wordt. Met een vinkje voor de optie Batch contents stel je een lijst van handelingen samen die in één keer wordt uitgevoerd.

05 WinMerge Portable

WinMerge is een behoorlijk specialistisch tooltje: je vergelijkt er documenten inhoudelijk mee om te zien wat de verschillen zijn. Dat kunnen stukken gewone tekst zijn of lappen code. In het geval van bekende programmeertalen of webformaten markeert WinMerge de syntax, om het beter leesbaar te maken. Na het vergelijken kun je ook bepaalde stukken data van beide documenten samenvoegen. Met de ingebouwde editor zijn teksten en code ook gelijk aan te passen. Het is ook mogelijk om bestanden in mappen en archieven (zip-bestanden) te vergelijken.

©PXimport

06 NotePad++ Portable

Tuurlijk, in Windows zit ook een kladblok, maar dat is niets in vergelijking met NotePad++. Het ondersteunt tabbladen zodat je een heleboel tekstbestanden gelijktijdig open kunt hebben. Ook hier kun je (net als in WinMerge) twee bestanden naast elkaar tonen en ze gekoppeld scrollen. En NotePad++ ondersteunt ook het markeren van de syntaxis van allerlei programmeertalen en code. Waarbij je bepaalde stukken ook kunt samenklappen om meer overzicht te krijgen.

Erg handig is dat NotePad++ een macrorecorder bevat: die neemt simpelweg je handelingen op, die je daarna een x-aantal keer of tot einde document kunt laten afspelen.

07 LibreOffice Portable

LibreOffice ken je waarschijnlijk wel. Dit opensource kantoorpakket is er dus ook in een portable versie. Als we er een 'gewicht' aan toe moesten kennen, is het wel een zware: waar veel portable software maar enkele of hooguit tientallen MB's groot is, neemt LibreOffice Portable rond de 500 MB in op je usb-stick. Maar goed, zelfs voor een kleine stick is dat nog niks. Maar kom je toch een keer een computer tegen zonder fatsoenlijk officepakket, dan kun je met LibreOffice toch gelijk uit de voeten.

©PXimport

08 PDFTK Builder Portable

Wie geregeld met pdf's werkt, kan dit hulpje niet missen. PDFTK Builder is een piepkleine tool om pdf's samen te voegen of te splitsen. Ook kun je pagina's roteren, toevoegen, verwijderen, de volgorde van pagina's veranderen of pdf beschermen met een wachtwoord. Een ander handig pdf-tooltje dat ook op PortableApps.com te vinden is, is PDF-XChange Viewer Portable. Dat is een viewer vergelijkbaar met Adobe Reader, alleen dan draagbaar.

09 Sigil Portable

Sigil Portable is een verhaal apart: het is namelijk een gratis programma om zelf e-books mee te maken. De reden dat ik dat persoonlijk altijd op mijn usb-stick heb staan, is vrees ik een gevalletje beroepsdeformatie. Als eindredacteur vind ik het verschrikkelijk om fouten in mijn e-books tegen te komen. Onuitstaanbaar zelfs. Met Sigil kun je niet alleen zelf e-books maken, maar je kunt bestaande e-books ook bewerken, specifiek overigens in het epub-formaat. Dus haal ik zelf de fouten eruit. Of ik pas de cover van een e-book aan als die me niet bevalt, want dat kan ook. Als je een beetje handig bent met CSS-stylesheets kan zelfs de lay-outstijlen van een boek aanpassen.

©PXimport

10 Cdrtfe Portable

Cd's of dvd's branden begint hopeloos ouderwets te worden. Maar toch komt het incidenteel wel eens voor dat we zo'n schijfje moet branden. Meestal hebben we ergens thuis of op de redactie nog een externe brander in de rondte slingeren (ingebouwd hebben we ze echt bijna niet meer) en zelfs een stapeltje schijfjes is altijd nog ergens te vinden.

Voorheen gebruikten we dan altijd InfraRecorder Portable, maar daarvan ligt de ontwikkeling al een paar stil en deze werkt niet goed op Windows 10. Dus zijn we overgestapt op Cdrtfe Portable. Daarvan moet je overigens zelf in de interface de taal op Dutch zetten.

Ook portable

11 KeePass

KeePass is een programma dat meerdere mensen op onze redactie niet zouden kunnen missen. Het staat op al mijn systemen en usb-sticks. Niet verwonderlijk: het is nog steeds één van de beste wachtwoordmanagers. Zo'n wachtwoordkluis is onmisbaar, want in het algemeen geldt dat het aantal te onthouden wachtwoorden en gebruikersnamen ons allang boven het hoofd zijn gestegen. En niet alleen slaat KeePass braaf de wachtwoorden op, met de ingebouwde generator helpt het je ook om nieuwe sterke wachtwoorden te genereren.

12 ZBar

In Windows 8 en 10 wordt de Windows-taakbalk steeds slimmer in combinatie met meerdere monitoren, maar op minder recente Windows-versies komen we instelmogelijkheden tekort. De oplossing is het tooltje ZBar: slechts 284 KB en het plaatst op je tweede scherm (en volgende schermen) een extra taakbalk. De Windows-startknop en het systeemvak is overigens alleen te zien op de taakbalk van je primaire scherm, maar op de ZBar-taakbalk verschijnt rechts wel datum en tijd. Wanneer je applicaties minimaliseert die je op de tweede monitor had openstaan, komen die als een knop in de ZBar-balk op die specifieke monitor terecht. ZBar wordt al een tijdje niet meer bijgewerkt, wat we eigenlijk wel jammer vinden.

©PXimport

13 IZArc2Go

IZArc was op onze redactie jarenlang hét in- en uitpakprogramma voor bestandsarchieven, tot er wat dubieuze advertentiesoftware werd meegeïnstalleerd. Inmiddels is die troep er weer uit en sindsdien hebben we vooral de portable versie IZArc2Go standaard op onze usb-sticks staan. Ook al is Windows zelf prima in staat om een standaard zipje uit te pakken, het zijn juist de wat exotischere formaten waar IZArc2Go goed in is. Een belangrijk verschil met de normaal geïnstalleerde versie van IZArc is natuurlijk dat je geen integratie hebt met het contextmenu (rechtermuisknopmenu) van Windows Verkenner.

14 NirSoft

NirSoft is geen programma, maar de website van Nir Sofer die op zijn persoonlijke website een inmiddels lange lijst bijhoudt van bijzonder handige hulpprogrammaatjes die hij zelf heeft gemaakt. Er zijn veel tools voor netwerkgerelateerde zaken, het terughalen van wachtwoorden en het beheren van je systeem. Ze zijn allemaal portable, het is een kwestie van het uitpakken van de zipjes en de exe-bestandjes een plek geven. Wees je er van wel bewust dat sommige van zijn tools doordat ze diep in Windows graven door sommige beveiligingsprogramma's als potentieel gevaarlijk worden gezien.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).