Hoe onderhoud je een printer, welk type printer is het meest geschikt voor je, hoe haal je het meeste uit je inkt en hoe kun je sneller, goedkoper en efficiënter printen? Met de tips voor je printer in dit artikel benut je de mogelijkheden optimaal.

Tip 01: Dubbelzijdig

Dubbelzijdig printen is dé manier om efficiënter om te gaan met je papier. Je hoeft daarvoor niet per se een printer te hebben die het ondersteunt, hoewel het dan wel makkelijker gaat. Dubbelzijdig printen heet in printtermen duplex printen. Om te controleren of je printer dat ondersteunt, ga je naar het Configuratiescherm / Apparaten en printers. Klik op je printer en kies voor Voorkeursinstellingen voor afdrukken. Zoek nu in het venster naar dubbelzijdig afdrukken. Ontbreekt die optie? Geen zorgen: je kunt dan handmatig dubbelzijdig afdrukken. Daarvoor druk je eerst de oneven pagina’s af. Heb je dat gedaan, dan verschillen de stappen afhankelijk van je printer. Als je een achterlader hebt, waarbij je het papier ‘rechtop’ in de printer aan de achterkant plaatst, dan zet je de geprinte pagina’s achterstevoren, zodat je een blanke pagina ziet. Nu druk je de even pagina’s af, maar dat doe je ook achterstevoren door bij Paginavolgorde voor Omgekeerd te kiezen. Als je een voorlader hebt, waarbij het papier liggend in de printer wordt geplaatst, plaats je het afgedrukte papier terug met de bedrukte zijde naar boven en de bovenkant richting/in de printer. Daarna druk je de even pagina’s af met een normale paginavolgorde.

©PXimport

Tip 02: Extra instellingen

In Windows is het mogelijk om dezelfde printer nog een keer toe te voegen. Dat is handig, want dan kun je op die tweede printer andere standaardinstellingen toepassen, zodat je niet steeds tussen instellingen hoeft te wisselen. We voegen onze printer nog een keer toe. Daarvoor ga je naar het Configuratiescherm / Apparaten en printers. Klik nu op Een printer toevoegen. Klik op De printer die ik wil staat niet in de lijst / Een lokale printer of een netwerkprinter toevoegen met handmatige instellingen en klik op Volgende. Bij Bestaande poort gebruiken kies je voor USB001 (Virtuele printerpoort voor USB). Het getal erachter kan verschillen. Klik op Volgende. Bij de installatie van de printerdriver kies je links je merk uit de lijst en rechts het type. Die kun je terugvinden in het Configuratiescherm dat nu open staat. Klik op Volgende en kies nu voor Huidig geïnstalleerd stuurprogramma gebruiken (aanbevolen). Klik op Volgende en voer een naam in voor je extra printer, bijvoorbeeld Printer zwart-wit. Klik op Volgende / Voltooien. Je kunt nu je printer bewerken door er rechts op te klikken en te kiezen voor Voorkeursinstellingen afdrukken / Printer zwart-wit. Dan kun je alle wijzigingen maken die je wilt. Het Configuratiescherm voegt je twee printers samen omdat ze op dezelfde poort zitten; in andere programma’s zie je wel apart de toegevoegde printer.

©PXimport

Tip 03: Printen in de cloud

Een printer installeren betekent automatisch gedoe met drivers. Maar je kunt ook kiezen voor AirPrint en Google Cloudprinter. Om AirPrint te kunnen gebruiken, geldt dat de printer het moet ondersteunen. Raadpleeg daarvoor de handleiding van je fabrikant. Eenmaal aangezet, kun je moeiteloos vanaf Macs, iPads en iPhones printen. Voor Googles oplossing geldt dat deze ook oude printers ondersteunt. Daarvoor installeer je op de pc waarop de printer is aangesloten Google Chrome vanaf deze site en volg je de installatiestappen. Typ dan in de adresbalk chrome://devices en druk op Enter. Klik bij Klassieke printers op Printers toevoegen. Kies de printers die je wilt toevoegen en klik op Printer(s) toevoegen. Let op dat je bent ingelogd met het juiste Google-account rechtsboven, want aan dat account worden de printers gekoppeld. Je kunt nu vanaf je Android-apparaten printen, net als van andere pc’s met Google Chrome, ongeacht besturingssysteem. Handig als je oude printer bijvoorbeeld niet werkt met Windows 10.

©PXimport

Verberg je printer

Tip 04: Print af en toe

Met een inkjetprinter is het belangrijk af en toe te printen. Dat klinkt misschien vreemd, maar als je niet regelmatig print, verkort dat de levensduur van je printer. De inkt kan dan gaan klonteren. Zo’n klont kan vast komen te zitten in de printkop en dat wil je het liefste voorkomen. Het beste zet je een herinnering in je agenda en print je een simpele testpagina, in zowel kleur als zwart-wit. Je print een testpagina via het Configuratiescherm / Apparaten en printers. Klik rechts op je printer en kies voor Eigenschappen van printer / Testpagina afdrukken. Doe dat ten minste één keer per week. Dat is beter dan dat je printer zichzelf schoon moet maken om de verstopping ongedaan te maken, want dan wordt pas veel inkt verspild. Voor laserprinters is dit niet nodig. Omdat die met toner werken in plaats van met vloeistoffen, bestaat er geen risico op klontering.

©PXimport

Tip 05: Printer-vakantie

Als je de printer langere tijd niet gaat gebruiken, bijvoorbeeld omdat je op vakantie gaat, dan verschilt het per printer wat je het beste kunt doen. Bij veel printers zit de printkop in de cartridge. Dat kun je zien als de cartridge aan de achter- of onderkant allerlei puntjes heeft. Je hoeft dan alleen de cartridge te verwijderen. Om te voorkomen dat de cartridge uitdroogt, bewaar je hem bijvoorbeeld in een afgesloten plastic zak met een vochtig maar uitgewrongen keukenpapiertje. Als je een printer hebt met de printkop als onderdeel van de printer, haal je de inktcartridges er bij voorkeur ook uit en bewaar je hem zoals hiervoor omschreven. Belangrijk bij dit soort printers is verder dat de inkt in de printkop niet opdroogt. Je kunt een speciale schoonmaakcartridge gebruiken voordat je weggaat, zodat de inkt in de printkop wordt verwijderd en dus niet kan opdrogen.

©PXimport

Tip 06: Trage printer

Als je printer traag print, dan is de enige oplossing om de afdrukkwaliteit te verlagen. Ga daarvoor naar het Configuratiescherm / Apparaten en printers, klik rechts op je printer en kies voor Voorkeursinstellingen voor afdrukken. Per fabrikant verschilt nu wat je te zien krijgt, maar je bent op zoek naar de kwaliteit. Zet die zo laag mogelijk, bijvoorbeeld op Normaal of op Conceptmodus. Heb je daar al naar gekeken, dan kan het heel soms helpen om de printer te resetten. Voor HP-printers zet je de printer aan. Wacht totdat de printer geen geluid meer maakt en trek dan de stekker eruit, wacht een minuut en steek de stekker er weer in. Is je printer draadloos, controleer dan of deze wel een goed bereik heeft met het wifi-netwerk. Dat kan ook de printsnelheid beïnvloeden. Bij veel draadloze printers kun je een pagina met diagnostische gegevens afdrukken waarop de signaalsterkte is af te lezen. Raadpleeg hiervoor de handleiding van je printer.

©PXimport

Tip 07: Printer weigert

Wil je printer niet printen, controleer dan eerst de kabels en of de printer aan staat. Zit je printer op wifi, check dan of hij nog verbonden is, bijvoorbeeld door in de router in te loggen en de aangesloten apparaten te controleren. Is dat het geval, controleer dan of je printer in het Configuratiescherm / Apparaten en printers erbij staat. Is dat niet het geval, installeer dan de drivers opnieuw. Het beste download je daarvoor de nieuwste versie; ga daarvoor naar de website van de fabrikant. Staat je printer er wél tussen, controleer dan of het de standaardprinter is. Dat zie je aan het groene vinkje bij de printer. Je maakt een printer standaard door er rechts op te klikken en te kiezen voor Als standaardprinter instellen.

HPCanonEpsonBrotherSamsungLexmark

©PXimport

Tip 08: Papier vast

Heb je vaak last van vastzittend papier in de printer, zorg er dan als eerste voor dat de lade niet te veel gevuld is met papier. Zorg ook dat het papier goed vastzit in de printer: veel printers hebben aan de zijkant van de papierlade een ‘papierbreedtegeleider’. Controleer dat die de rand van het papier raakt. Controleer verder dat de printer geen papierresten bevat of ander afval binnenin: dat kan chronische papierstoringen veroorzaken. Hiervoor moet je wel de printer uitzetten en openmaken; raadpleeg voor de precieze stappen de handleiding. Om in het algemeen papierstoringen te voorkomen, is het belangrijk om papier droog en afgesloten te bewaren. Papier kan vocht opnemen en daardoor kan het makkelijker kreuken en vast komen te zitten in de printer.

©PXimport

Tip 09: Inkjet of laser

Als je toe bent aan een nieuwe printer, dan sta je voor een belangrijke keuze: een inkjet- of een laserprinter?. Inkjetprinters zijn het populairst en over het algemeen erg goedkoop. Een inkjetprinter gebruikt vloeibare inkt, waardoor deze printers het beste geschikt zijn voor foto’s. Daarnaast zitten er vaak meteen ook een scanner en kopieerapparaat bij in. Het nadeel van een inkjetprinter is de dure inkt. Nu zijn er goedkopere alternatieven voor inkt, maar die zijn niet altijd optimaal. Een laserprinter is het overwegen waard als je niet per se perfecte foto’s wilt printen. Ze zijn een stuk goedkoper in gebruik, omdat de toner niet uitdroogt. Vaak heeft een laserprinter kantoorfuncties, zoals een automatisch papierlader, duplex printen, een hogere printsnelheid, weinig onderhoud en een langere levensduur. Kleur is wel een luxe bij laserprinters en het is ook niet altijd mogelijk om op andere formaten te printen. Print je voornamelijk tekst, kies dan voor een laserprinter. De duurdere aanschafprijs is het op den duur zeker waard. Print je regelmatig en wil je ook veel kleur printen, dan ben je beter af met een inkjetprinter.

©PXimport

Tip 10: Welke inkt?

Ben je beter af met de inkt van de fabrikant of met namaakinkt? Dat antwoord is duidelijk: met de inkt van de fabrikant. Ook al betaal je daar (fors) meer voor. Er zit namelijk meer achter dan je misschien denkt. Als je een niet-originele cartridge koopt met ingebouwde printkop, dan is deze inferieur aan de merkcartridge, vanwege bepaalde patenten waarmee de toevoer van inkt heel nauwkeurig geregeld kan worden. Als je alleen zwart print, zal je dat verschil minder merken, maar dat geldt niet voor kleur. Er is dan nog een andere optie: je cartridge navullen. Dat kun je zelf doen of laten doen. Als je het zelf doet, heb je een navulset nodig. Dat is nog best ingewikkeld: eerst moet je, als je het goed wilt doen, de printkop van de cartridge reinigen en soms moet de chip in de cartridge gereset worden, waardoor je nog eens een apparaatje voor een paar tientjes nodig hebt. Als je het laat doen, verschilt de kwaliteit per navuller. Sommige aanbieders controleren of de cartridge nog in goede staat is en of-ie echt leeg is. Ook varieert de inktkwaliteit. Je kunt overigens niet onbeperkt navullen: de printkop verslijt op den duur.

©PXimport

Tip 11: Welk papier?

De papierkwaliteit bepaalt hoe goed de inkt opgenomen wordt. Standaardpapier is mat papier met een gewicht van 80 gram per vierkante meter. Het goedkoopste papier is voor het kopieerapparaat; dat is expres dun, zodat het snel door de machine heen kan. Als je vooral tekstdocumenten print en kwaliteit niet zo belangrijk is, kies dan voor dit soort papier. Er is ook speciaal papier voor inkjet- of laserprinters. Over het algemeen is dit soort papier wat dikker dan het standaardpapier.

Voor het afdrukken van foto’s wil je sowieso wat dikker papier, zodat de inkt niet vlekt. Als kwaliteit erg belangrijk is voor wat je gaat printen, dan kan het de moeite waard zijn om papier van de printerfabrikant te kopen. Die heeft het papier geoptimaliseerd voor zijn eigen printers zodat de afdruk het beste tot zijn recht komt. Voor fotopapier geldt hetzelfde. Papier van de fabrikant kost wel extra. Als je papier van een derde partij koopt, let dan op het gewicht. De beste kwaliteit fotopapier zit tussen de 250 en 300 gram per vierkante meter. Let ook op de toplaag: voor kleurenfoto’s is hoogglanzend (high glossy) het mooiste. Voor de helderheid geldt: hoe meer, hoe beter.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).