Zo stel je je clouddienst optimaal in

© PXimport

Zo stel je je clouddienst optimaal in

Geplaatst: 10 juli 2014 - 04:00

Aangepast: 24 november 2022 - 11:00

Richard Veenstra

Omdat een cloudoplossing een combinatie kan zijn van privé-opslag van je eigen documenten en het openbaar maken van foto's of documenten, moet je goed kijken naar de instellingen van bepaalde onderdelen.

De mogelijkheid om foto's van je iPhone of iPad direct te kopiëren naar je fotostream in iCloud is natuurlijk hartstikke handig, maar wees wel voorzichtig met sommige instellingen. Vanuit de app Foto's kun je bijvoorbeeld foto's delen met anderen. Als je de schuif achter Openbare website aanzet, kan iedereen met een koppeling jouw foto's zien. Wees je er ook van bewust dat foto's in je fotostream hier niet blijven staan, je hebt dertig dagen de tijd om ze bijvoorbeeld naar je pc te downloaden. Bij Google Drive moet je ook goed oppassen, bij het delen van een document kun je aangeven of het document privé of openbaar is. Lees ook: Welke clouddienst past bij jou?

Je wilt niet dat jouw administratie-document op Openbaar staat, zodat de hele wereld kan meelezen hoeveel jij aan boodschappen uitgeeft per maand. Standaard is het document echter altijd privé.

 

© PXimport

Pas op met de schuif achter Openbare website.

Veilig delen

Veel clouddiensten geven je de mogelijkheid om bestanden of mappen te delen met anderen. Je moet alleen wel het verschil weten tussen verschillende deel-opties. Bij sommige diensten is het delen erg veilig, bij andere diensten deel je een web-koppeling waardoor het bestand (of de map) door iedereen met die url te zien is. Met Dropbox kun je eenvoudig mappen veilig delen.

Zodra je de app van Dropbox voor je computer downloadt, zie je de Dropbox-map terug in Windows Verkenner of Finder. Je sleept bestanden naar een map en met de rechtermuisknop kun je meteen een map delen met iemand anders door op Share This Folder te klikken. Die andere persoon moet dan wel over een Dropbox-account beschikken en de inhoud van deze map gaat af van de 2 gigabyte die Dropbox per account gratis aanbiedt.

Kijk wel goed uit dat je het e-mailadres van de ontvanger goed schrijft, je wilt niet dat een onbekend persoon toegang krijgt tot een map met gevoelige informatie. Iedereen die je uitnodigt, kan bestanden in deze map verwijderen of bewerken.

 

© PXimport

Je kunt een andere Dropbox-gebruiker uitnodigen om samen een map te beheren.

Koppeling delen

Een andere optie is dat je een bepaald bestand met iemand deelt. Dit doe je door voor de optie Share Dropbox Link te kiezen. Iedereen die deze koppeling heeft, kan je bestand nu vanuit een browser raadplegen en eventueel downloaden.

Doe dit dus niet met gevoelige informatie, iedereen met deze web-koppeling kan je bestand bekijken of downloaden. Heb je per abuis een bestand gedeeld middels een koppeling, ga dan in je browser naar de gegenereerde koppeling en zorg dat je met je Dropbox-accountgegevens bent ingelogd. Klik op de drie bolletjes bovenin en kies voor Remove link, niemand kan nu nog je bestand inzien of downloaden. In Google Drive kun je een document delen vanuit de browser door bovenin op Delen te klikken.

Vervolgens kun je de koppeling delen via e-mail, Facebook, Twitter of Google+. Ook hierbij gaat het om een koppeling waarbij iedereen met de juiste url de inhoud kan inzien.

 

© PXimport

Kies voor Remove link als je niet meer wilt dat je bestand door Jan en alleman is te bekijken.

Rechten

Als je bestanden gaat delen, moet je goed op de hoogte zijn van de verschillende rechten die anderen hebben. Wil je dat andere mensen alleen het document kunnen inzien en downloaden of wil je met een aantal mensen samenwerken aan een document? In het geval van Google Drive kun je een e-mailadres opgeven en iemand op deze manier uitnodigen om het document te bekijken.

Achter het mailadres staat standaard Mag bewerken. Dit betekent dus ook dat iemand dingen kan verwijderen, wees hier voorzichtig mee. Andere opties zijn Mag reageren en Mag weergeven, de laatste optie is de optie met de meeste restricties. Vaak worden in diverse pakketten de termen beheerder of administrator gebruikt voor mensen die de meeste rechten hebben. In de meeste gevallen kunnen alleen beheerders andere mensen uitnodigen.

Bij Google Drive mogen bewerkers ook anderen uitnodigen, tenzij je dit onderin uitschakelt door op Wijzigen te klikken.

 

© PXimport

Naast dat je mensen kunt uitnodigen om aan een bestand te werken, bepaal je ook welke rechten ze hebben.

Bijhouden

Als je eenmaal je clouddienst hebt gekozen en ingesteld, kun je achteroverleunen en al je gegevens worden automatisch gesynchroniseerd met je cloud en andere apparaten. Toch is het handig om af en toe wel even te testen of de instellingen nog kloppen en of een dienst inderdaad doet wat hij belooft.

Door een besturingssysteemupdate of een programma-update kan het zijn dat iets niet meer juist is ingesteld. Als je wilt weten of Dropbox bijvoorbeeld een bestand wel naar je account synchroniseert, kun je even dubbelklikken op het Dropbox-icoontje in de werkbalk. Als alles goed is, zie je de melding Up to date. Of test de functionaliteit van OneDrive door een nieuw bestand op je pc aan te maken en kijk vervolgens of dit bestand ook terug is te vinden in de app op je Windows Phone-toestel.

 

© PXimport

Alle systemen werken naar behoren, getuige de melding Up to date.

Instellingen

De kans is groot dat je voor jouw persoonlijke situatie een combinatie van verschillende diensten gebruikt. Zo werk je met je collega's samen aan documenten via OneDrive, maak je reservekopieën van je iPad via iCloud en synchroniseer je al je agenda's en contacten met Google Drive op je pc, Mac en Windows Phone.

Daarnaast deel je af en toe een map met bestanden met vrienden via Dropbox. Aangezien je nu al vier diensten gebruikt, is het handig om op te schrijven hoe je je apparaten hebt gesynchroniseerd met de diverse diensten en welke onderdelen precies met wat moeten synchroniseren. Een andere optie is om een paar schermafbeeldingen te maken met de juiste instellingen.

Zo vergeet je bijvoorbeeld niet de vinkjes weg te halen bij de agenda- en contact-synchronisatie op iCloud als je je oude iPad voor een nieuwe iPad Air inruilt, aangezien je je agenda's en contacten al via Google Drive synchroniseert.

 

© PXimport

Maak schermafbeeldingen van je instellingen zodat je snel een eventueel nieuw apparaat hebt geconfigureerd.

Deel dit artikel
Voeg toe aan favorieten