Verloren bestanden terugvinden
In de loop der tijd neem de chaos op uw harde schijf steeds verder toe. Van het voornemen om elk bestand te labelen en netjes in de bijbehorende map te plaatsen, komt door alle drukte meestal maar weinig terecht, en dan hebt u ook nog tal van documenten 'ergens' op een usb-stick of externe schijf staan. Als u met spoed een bepaald bestand nodig hebt, kan de paniek toeslaan. Hoe moet u deze speld ooit terugvinden in de digitale hooiberg? Gelukkig zijn er enkele handige methoden die helpen om uw bestanden terug te vinden.
1. Voorbereidingen
U bent een bestand kwijt dat ooit ergens op uw computer, externe harde schijf, geheugenkaart of ander opslagmedium moet zijn opgeslagen. Sluit de externe media waarop het bestand kan staan aan op beschikbare usb-poorten en koppel eventueel uw laptop aan uw thuisnetwerk. De eenvoudigste manier om dit in Windows 7 te doen, is door op Start te klikken, Netwerkcentrum in te typen en het vervolgens aan te klikken. Kies nu Een thuisgroep en opties voor delen selecteren en klik op Een thuisgroep maken. Vink aan dat u ook documenten wilt delen en kies Volgende. Voer nu dezelfde stappen uit op de andere computers in uw thuisnetwerk en voer daarbij het wachtwoord in dat op de eerste computer is verschenen. Sluit af met Voltooien. De andere computers vindt u nu aan de linkerzijde van Windows Verkenner.
©PXimport
Om het zoeken naar bestanden te vereenvoudigen, sluit u al uw computers aan op het thuisnetwerk.
2. Basis-zoekfunctie
In Windows 7 kunt u op verschillende manieren zoeken. De eenvoudigste manier is door te klikken op Start en direct een zoekterm in te vullen. Als u bijvoorbeeld het woord Laptop invult, vindt u niet alleen documenten en eventueel e-mails in Outlook waarin dit woord voorkomt, maar ook opties uit het configuratiescherm die iets met uw laptop hebben te maken. Zit het gewenste resultaat er niet tussen? Klik dan op Meer resultaten weergeven, onder de resultaten in het startmenu. Vervolgens toont Windows Verkenner alle gevonden 'hits'. Om niet elk document apart te hoeven openen, heeft Verkenner een voorbeeldvenster. Klik op het witte vierkantje naast het blauwe vraagteken in de taakbalk om dit venster te openen. Als u nu een document aanklikt, verschijnt het voorbeeld ervan rechts in beeld.
©PXimport
Nadat u op Start klikt en een zoekterm intypt, wordt een lijst met resultaten getoond.
3. Specifiek zoeken
Als Windows Verkenner een chaos aan zoekresultaten toont, moet u ze afbakenen. Dit doet u allereerst door naar beneden te scrollen en te kiezen op welke locatie u precies wilt zoeken. Onder Opnieuw zoeken in kiest u bijvoorbeeld de Thuisgroep waarin de andere computers van uw thuisnetwerk zijn opgenomen. Via Aangepast... kunt u aparte mappen aanvinken. Bij Geselecteerde locaties wijzigingen kiest u exacte locaties, zoals een externe harde schijf of een usb-stick. Als Windows nog dieper moet zoeken, klikt u op de taakbalk op Organiseren / Map- en zoekopties. Kies daarna voor het tabblad Zoeken en selecteer Altijd naar bestandsnamen en inhoud zoeken, zodat ook de niet eerder geïndexeerde locaties (bijvoorbeeld een zojuist aangesloten usb-stick) worden meegenomen in de zoekactie. Ten slotte is het handig om Inclusief gecomprimeerde bestanden aan te klikken. Daarmee worden namelijk ook alle zip-bestanden doorzocht. Sluit af met OK en start de zoekactie opnieuw.
©PXimport
Pas de instellingen zó aan, dat alle gewenste locaties in de zoekactie worden betrokken.
4. Geavanceerde zoekmethode
Zoeken op internet werkt alleen effectief als u toevoegingen gebruikt waarin bijvoorbeeld het type document en het soort vindplaats staat. In Windows is dit niet anders. Stel, u moet een foto hebben waarvan u weet dat hij in december 2010 is opgeslagen, in een bestand dat niet groter was dan 2 MB en niet kleiner dan 200 KB. U kunt dan de volgende zoekopdracht invoeren: afbeelding: grootte: > 200KB < 2MB datum: > 30-11-2010 < 31-12-2010. Hierbij zoekt u alleen naar afbeeldingen met een grootte van 200 KB tot 2 MB, opgeslagen in de periode tussen 30 november en 31 december 2010. Dit trucje werkt ook op andere manieren. Een overzicht met handige queries vindt u op de vorige pagina, in het kader 'Handige zoektermen'.
©PXimport
Met enkele handige codes kunt u uw zoektocht heel precies afbakenen.
Handige zoektermen
Door de juiste zoektermen te gebruiken, vindt u uw bestanden sneller terug in Windows.
1. Afbakenening op type bestand:
Bestandstype: Document, e-mail, afbeelding, video, film, muziek of chatbericht.
Naam: ..., wanneer u een woord uit de bestandsnaam weet.
Type: .doc, wanneer u het type bestand weet, bijvoorbeeld: 'Type: .zip', 'Type: .pdf', enzovoort.
2. Zoeken tussen termen:
Grootte: > ... < ... (bijv. >200KB <2MB), waarbij de eindwaarden niet worden meegenomen.
Grootte: >=... <=... (bijv. >=200KB <=2MB), waarbij de eindwaarden wel worden meegenomen.0
Datum: >dag-maand-jaar < dag-maand-jaar (bijv. 30-11-2010<31-12-2010), zonder eindwaarden.
Datum: >=dag-maand-jaar<=dag-maand-jaar (bijv. 30-11-2010<31-12-2010), met eindwaarden.
Gewijzigd op: ... Klik in het menu op een tijdsspanne. (bijv. gewijzigd op: eerder deze week)
3. Afbakenen op soort bestand:
Soort: Muziek Artiest: ... Genre: ... Jaar:... (bijv. Soort: Muziek Artiest: Lionel Richie Jaar:>1995<2010)
Zie voor een volledig (Engelstalig) overzicht de website van Microsoft.
5. InSight
Met Insight (2,6 MB) haalt u een programma in huis dat automatisch resultaten sorteert en daarbij op bestandstype filtert. De software combineert alle schijven en netwerken die u laat indexeren. Dat indexeren duurt overigens maar een paar minuten, afhankelijk van de grootte. Surf naar InSight Desktop Search en klik op Download. Na een korte installatie wordt Insight automatisch geopend en bevindt het zich bovenaan het scherm, samen met de datum en een klok. Als u uw muis over de klok beweegt, opent zich een zoekvak. Klik eerst op de schroevendraaier om aan te geven welke schijven moeten worden doorzocht. Dit doet u door op de naam van de schijf te klikken, waarna een indexeerbalk middels een percentage aangeeft hoe ver de schijven zijn doorzocht. Ook mappen in Outlook kunnen worden geïnspecteerd. Kies Add/Remove Outlook folder en klik bijvoorbeeld op Add / Postvak In / OK om Postvak In te indexeren. Om het venster te laten verdwijnen, klikt u op het sluitkruisje.
©PXimport
InSight sorteert automatisch de resultaten van een zoekopdracht.
6. Zoeken met InSight
Het zoekvenster van InSight komt tevoorschijn als u uw muis op de klok plaatst. Klik in dit venster en typ bijvoorbeeld Lente als dat een label of naam van foto's is die u onlangs hebt gemaakt. Onder de kopjes Images (Afbeeldingen) en Folders (Mappen) zullen nu heel wat 'hits' verschijnen. Om de opdracht af te bakenen, kunt u een @ of - gebruiken in de tweede zoekbalk die boven de zoekkoppen staat. Als u een @ combineert met de zoekterm, geeft u aan dat deze term absoluut in de resultaten moet terugkomen, bijvoorbeeld @lente. Met de - geeft u aan welke woorden moeten worden genegeerd, bijvoorbeeld -winter. U kunt ook specifieke mappen aanduiden. Met @desktop zoekt u bijvoorbeeld louter op het bureaublad. De code OR tussen twee woorden zorgt ervoor dat InSight alleen bestanden zoekt met één van de twee ingevulde zoektermen. Laat de muis boven de naam van een gevonden bestand zweven om een voorbeeld van de foto te zien. InSight kan op deze manier ook audio afspelen, zodat u een muziekbestand niet eerst hoeft te openen via de verkenner.
©PXimport
Met speciale zoekcodes kunt u uw zoekopdracht in InSight verfijnen.
Klik nu op het V-tje naast de bestandsnaam om het bestand te selecteren en kies Copy Selected (Kopieer het geselecteerde) of Delete selected (Verwijder het geselecteerde) om toegang te krijgen tot extra opties. Als u op Images of Folders klikt, komt er een gespecificeerd zoekvenster tevoorschijn. Een klik op de bestandsnaam brengt u via Windows Verkenner bij het gevonden bestand. InSight heeft nog meer functies. Zo is het mogelijk om alleen in Outlook te zoeken, door op het envelopje te klikken dat u in het zoekscherm vindt. Het zoeken werkt op dezelfde manier als bij een normale zoektocht. Als u in dezelfde balk op de muzieknoot klikt, krijgt u een muziekspeler te zien waarbij specifiek op audiobestanden wordt gesorteerd. Tot slot is er nog de mogelijkheid om vanuit het programma direct gebruik te maken van Wikipedia.
©PXimport
Doordat gevonden liedjes al tijdens het zoeken worden afgespeeld, vindt u snel het gewenste bestand.
7. Google Desktop
Wilt u de zoekfunctie van Windows uitbreiden met de handige snufjes van InSight? Dan kunt u prima uit de voeten met Google Desktop, een offline zoekmachine die ook online kan zoeken. Met de software, te downloaden van Desktop Google, voegt u Desktop Search toe, samen met een sidebar met enkele gadgets zoals voor het laatste nieuws en het weerbericht. Klik op de genoemde website op Google Desktop installeren om de installatie van start te laten gaan. Tijdens dit proces krijgt u het menu Desktop-functies kiezen in beeld. Hierbij kunt u aangeven dat de zijbalk niet hoeft te worden geïnstalleerd en voorkomen dat Google uw startpagina wordt. Na een klik op Gereed zal Desktop Search uw computer indexeren en alle bestanden die het tegenkomt onderzoeken op potentiële zoektermen. Het programma zoekt ook in de inhoud van documenten. Dat klinkt enger dan het is: de makers beloven dat de software geen persoonlijke gegevens naar Google stuurt.
©PXimport
Samen met Google Desktop wordt desgewenst een sidebar met gadgets geïnstalleerd.
8. Zoeken met Desktop Search
Zoeken gaat het gemakkelijkst door op uw toetsenbord twee keer op Ctrl te drukken. Klik daarna eerst op Opties en verander het standaard ingestelde online zoeken naar Desktop doorzoeken. Typ nu zoektermen in, precies zoals u dat bijvoorbeeld ook doet in Google.nl. U kunt ook dezelfde leestekens gebruiken als bij Google, denk bijvoorbeeld aan dubbele aanhalingstekens om op combinaties van woorden te zoeken. Alle resultaten komen 'real-time' op het scherm. Als u een letter weghaalt, heeft dit dus direct effect op de resultaten. Klik boven de gevonden bestanden op Desktop doorzoeken om een overzicht te krijgen in uw browser. In dit scherm ziet u wat er precies is gevonden (bestanden, e-mails of chatberichten) en voorbeelden van foto's, documenten (klik daarbij onder de intro van het bestand op Voorbeeld) en albumhoezen die aan muziekbestanden zijn gekoppeld. Als u op de titel van een bestand klikt, wordt het direct geopend.
©PXimport
U kunt ook bestanden op uw computer zoeken door 'even te Googlen'!
9. Folder Size
Als u een schijf hebt waarop lukraak talloze bestanden zijn gezet, is het lastig om overzicht te krijgen van wat u allemaal precies hebt opgeslagen. In zulke gevallen heeft het weinig zin om te zoeken op een bestandsnaam, want u weet immers niet eens waar u naar moet zoeken. Folder Size geeft op een andere manier inzicht in mappen en schijven, door in grafieken en percentages weer te geven wat er op een schijf staat en wat voor bestanden het precies zijn. Surf naar MingGems, klik op Download en kies de gratis freewareversie (1,36 MB). De installatieprocedure verloopt heel snel en kost weinig tijd.
©PXimport
Van Folder Size wordt zowel een 'mobiele' versie als een 'gewone' installatieversie aangeboden.
Linksboven is de Windows-schijf standaard geselecteerd als object om te worden gescand. Door op dit menu te klikken, kunt u ook andere schijven benaderen. Klik vervolgens op de groene knop Play, die u ernaast vindt. De gekozen schijf wordt nu doorzocht. Links verschijnt in een mappenstructuur de inhoud van de schijf, rechts worden alle mappen gesorteerd op grootte. U ziet hier ook wanneer een bestand is gemaakt, wanneer het voor het laatst is bewerkt en zelfs wanneer het voor het laatst werd geopend. Door op een van deze tabs te klikken, sorteert u de schijfinhoud op bijvoorbeeld Modified (Bewerkt). Als u nu dubbelklikt op een map, wordt hier eenzelfde structuur in opgebouwd. In de taakbalk ziet u een aantal letters en een woord staan: B, KB, MB, GB. Hiermee kunt u de groottewaarden van de mappen aanpassen. Via de knop Auto bepaalt het programma zelf of de mapgrootte in GB's of KB's moet worden weergegeven. Daarnaast vindt u drie programma's van de uitgever van Folder Size, die u eventueel ook nog kunt gebruiken. Zo kan met Duplicate File Finder naar bestanden worden gezocht die dubbel zijn opgeslagen.
©PXimport
Folder Size biedt tal van opties om inzichtelijk te maken welke bestanden er allemaal op uw schijf staan.
Onderaan het scherm toont een ronde schijf welke map of welk bestand het grootste deel van de harddisk inneemt. Een schijf waar verder alleen maar kleine documenten op staan, kan bijvoorbeeld een verloren mapje bevatten met een film die 4 GB beslaat. Het type grafiek dat wordt getoond, kunt u aanpassen via de drie logo's Pie Chart (taartgrafiek), Bar Chart (balkgrafiek) en Animated Chart (geanimeerd). Door met rechts op een bestand of map te klikken, kunt u het verwijderen (Delete) of de standaardeigenschappen ervan bekijken (Show Properties). Als u op Locate in Explorer klikt, wordt Windows Verkenner geopend met de map waarin het betreffende bestand staat.
©PXimport
Hebt u een bestand gevonden? Een enkele klik op de knop Locate in Explorer is voldoende om het te laten openen in Verkenner.
10. Online zoeken
Er zijn ook verschillende manieren om naar bepaalde bestanden te zoeken die ergens op internet staan. In Google klikt u naast de zoekbalk op Geavanceerd zoeken. Vul een zoekterm in en klik naast Bestandsformaat op het bestandstype dat het gezochte bestand zou moeten hebben. Een zoekmachine zoals Share Digger zoekt automatisch naar alle typen bestanden op diverse zogenaamde 'filesharing-sites' zoals Rapidshare, Megaupload en zshare. Om te voorkomen dat u op bestanden met een seksueel getinte inhoud stuit, moet u altijd de bestandsnaam tussen aanhalingstekens zetten. Typ bijvoorbeeld "Champions League" om klassieke beelden uit de voetbalcompetitie te vinden. Zo vermijdt u dat het woord Champions met erotische zoektermen wordt gecombineerd. De machine FileWatcher, speurt uitsluitend ftp-servers af. Om een nauwkeurige zoekactie te starten, klikt u eerst op Advanced FTP search. Voer uw zoekterm in, bepaal bij Min Size / Max Size de grootte van de bestanden die u zoekt en filter eventueel op websites. Klik vervolgens op Filename Search of Keyword Search. Via het tabblad Content Search kunt u in alle ftp-serverbestanden zoeken, in plaats van op de gedefinieerde bestandsnaam.
©PXimport
Om bepaalde bestanden te zoeken, kun u ook een beroep doen op zoekmachines die speciaal zijn ontwikkeld voor het doorvlooien van ftp-servers.
Voorkomen is beter dan genezen
Hoe kunt u voorkomen dat een zoektocht tot een frustrerende klus uitmondt die weinig resultaten oplevert? Bedenk dat het indelen van een harde schijf kan worden vergeleken met de inrichting van een grote kledingkast: u legt de truien bij de truien, en stopt bij elkaar horende sokken altijd in elkaar, omdat u ze los van elkaar kwijt zult raken.
Stappenplan voor een nieuwe of lege schijf:
Stap 1: Doel
Gaat u de schijf of lege usb-stick voornamelijk gebruiken voor de opslag van documenten, voor presentaties of met name voor film- of muziekbestanden? Is de schijf alleen voor het werk bestemd, voor studiedoeleinden of voor privézaken? Bent u de enige eigenaar of deelt u hem met anderen? Maak voor iedere gebruiker en voor ieder doel een aparte map aan. Bijvoorbeeld: Piet's map privé en Piet's map werk.
©PXimport
Stap 2: Beveiliging
Van bepaalde mappen of bestanden wilt u liever niet dat anderen er toegang toe krijgen. Plaats er daarom een wachtwoord op. BitLocker To Go, aanwezig op de Windows 7-versies Enterprise en Ultimate, is hier een prima hulpmiddel voor. Klik met rechts op een externe schijf, kies Bitlocker inschakelen en volg de wizard om het in te stellen. Een ander programma dat u kunt gebruiken, is het te downloaden TrueCrypt. Dit gratis programma is zeer uitgebreid en populair onder experts. Een andere manier, waar geen speciale software aan te pas komt, is door de map te comprimeren met WinZip of WinRar, en daarbij aan te geven dat er een wachtwoord moet worden geplaatst.
©PXimport
Stap 3: Mappenstructuur
Zoals hierboven al werd gesteld, is het belangrijk om te bepalen waar een schijf voor wordt gebruikt. Maak een hoofdmap met verschillende submappen voor de onderwerpen en typen bestanden. U kunt dit zo ver doorvoeren als u wilt. Enkele tips:
- Bedenk een naam waarmee op datum kan worden gesorteerd. Begin de naam van een map met foto's altijd met het jaartal, maak vervolgens per maand een submap en daarna gaat u verder met de dagen. Zo sorteert u altijd op alfabetische volgorde.
- Maak een map aan voor de films die u heeft gezien en een map met 'nog te bekijken' materiaal. Als u de mappennaam een 1 meegeeft, begint de sortering altijd met die map. Zo zorgt ui ervoor dat de 'bekeken films'-map altijd bovenaan de lijst staan, wat het gemakkelijker maakt om films ernaartoe te slepen.
- Maak snelkoppelingen van mappen die 'diep' zijn verstopt op uw systeem en plaats deze koppelingen in een map met Favorieten. Een snelkoppeling maakt u door met rechts op een map te klikken en dan voor Nieuw / Snelkoppeling maken te kiezen. Bij Bladeren selecteert u de gewenste map. U kunt ook met rechts op een map klikken en kiezen voor Kopieren naar... Bureaublad (Snelkoppeling maken). Verplaats de icoontjes vervolgens naar de favorietenmap.
Stap 4: Labeling
Het is in Windows 7 erg gemakkelijk geworden om bestanden te voorzien van labels. Het enige dat u nodig hebt, is discipline! Als u met labels werkt en een keer vergeet om een handig label aan een document, foto of ander bestand te hangen, wordt het in de toekomst nog moeilijker om het betreffende item terug te vinden. Om labels toe te voegen, klikt u met rechts op een document, foto of mediabestand, kiest u voor Eigenschappen en selecteert u vervolgens het tabblad Details. Hier kunt u een grote hoeveelheid informatie invullen die met het betreffende bestand heeft te maken. Alle ingevoerde gegevens worden na het opslaan geïndexeerd. Hierdoor kan het bestand voortaan heel snel worden teruggevonden middels de zoekfunctie van Windows. Het enige dat u daarvoor hoeft te doen, is enkele van de eerder ingevoerde termen op te geven!
©PXimport
