Als u een nieuwe computer hebt gekocht of de bestaande volledig hebt geformatteerd, moet u zich afvragen wat u allemaal gaat installeren. Door goed na te denken over de software die u nodig hebt, voorkomt u vervuiling van uw nu nog schone systeem. Een aantal functies zult u hoe dan ook op uw computer moeten installeren. Om u te helpen bij de selectie, geven we een aantal onmisbare programmatips. Deze software mag simpelweg niet op uw pc ontbreken!

1. Antivirus

Als u een nieuwe computer opstart, wordt u meteen geholpen bij het instellen van een internetverbinding. Daarna is uw systeem vatbaar voor virussen, spyware en andere narigheid die binnen kan sluipen. Installeer daarom direct een goed beveiligingspakket. Windows 7 is standaard al voorzien van Windows Defender, een antispywarefunctie die uw systeem regelmatig scant op bedreigingen. Daarnaast is Windows Firewall in het besturingssysteem opgenomen, een systeem dat het netwerkverkeer in de gaten houdt. Via Start / Configuratiescherm / Systeem en beveiliging vindt u het instellingenscherm van Windows Firewall en Defender. Een uitstekend antiviruspakket van Microsoft is gratis te downloaden. Het heet Microsoft Security Essentials en is verkrijgbaar via Microsoft.com. Kies Producten en klik het pakket aan om het te downloaden. Na de installatie van de software en een herstart van de pc downloadt de software de laatste update en voert hij een snelle scan uit. Een betaald alternatief vindt u in G Data AntiVirus (kosten: 30 euro om één pc gedurende één jaar te beschermen).

©PXimport

Vergrendel uw computer tegen indringers, voordat het te laat is!

2. Ieder zijn browser

De standaard geïnstalleerde browser Internet Explorer 9 (IE9) is lang niet slecht. De browser is redelijk snel bij het opstarten en surfen, en via het tandwieltje rechtsboven in het venster komt u in het optiemenu. Klik hier op Invoegtoepassingen beheren en klik op Meer werkbalken en uitbreidingen zoeken. Op de website die wordt geopend, vindt u diverse uitbreidingen om het surfen nog gemakkelijker te maken. Alternatieven voor IE9 zijn Google Chrome en Firefox. Deze staan bekend om hun hoge snelheid en om de eindeloze reeks add-ons die u kunt installeren. Op Chrome Webstore en Firefox Addons vindt u mooie overzichten van de mogelijkheden. Vergeet ook niet de nieuwste Opera-browser te bekijken. Deze browser werkt ook erg snel, hij beschikt over eindeloze uitbreidingsopties en er is een versie beschikbaar die kan worden geïnstalleerd op smartphones en tablets. Tijdens het surfen krijgt u vanzelf de vraag om plug-ins zoals Flash, AIR, Shockwave, Silverlight en Java te installeren. Deze dient u eenmalig te installeren, zodat interactieve websites kunnen worden bezocht.

©PXimport

Een goede browser is van levensbelang om effectief gebruik te kunnen maken van het web.

3. Office-pakket

Nu u veilig en snel kunt surfen, is het tijd om aan het werk te gaan met een kantoorsoftwarepakket. De kans is groot dat u al over een probeerversie van Microsoft Office beschikt. Als u dit langer dan de proefperiode wilt gebruiken, betaalt u voor één computerlicentie van Office voor Thuisgebruik en Zelfstandigen (versie 2010) 249 euro. U beschikt daarmee over Word, Excel, PowerPoint, OneNote en Outlook. Een gratis alternatief is LibreOffice, een variant van OpenOffice. De makers hebben het uiterlijk en de functies van LibreOffice ongeveer gelijkgesteld aan die van Microsoft Office. Hierdoor is de overstap minder groot. Een tekstbestand is gewoon op te slaan in de formaten doc en docx, het uitwisselen van bestanden met collega's die Office gebruiken is dus geen probleem. In LibreOffice vindt u naast varianten van Word, Excel en PowerPoint ook een grafisch programma, databanksoftware en een editor voor wiskundige berekeningen.

©PXimport

Uw documenten moeten er verzorgd uitzien. Met Microsoft Office of het gratis LibreOffice kunt u prima uit de voeten.

4. Opslag in de cloud

Een in een tekstverwerker gemaakt document moet natuurlijk overal beschikbaar zijn. Met het opslaan van uw document in een zogenaamde cloud-map zijn al uw bestanden via elk apparaat met een internetverbinding bereikbaar en te delen, waar ter wereld u zich ook bevindt. Installeer daarom een dienst als Dropbox, SugarSync of SkyDrive. Voor SugarSync gaat u naar SugarSync.com en klikt u onder de gratis 5 GB-versie op Download. Installeer de Manager: een programma waarin mappen zijn toe te voegen aan uw online opslagruimte, waarna u ze kunt delen. U kunt ook met rechts klikken op een map in uw Verkenner. Kies dan SugarSync / Add Folder (toevoegen) of Share folder (delen). De map Magic Briefcase wordt in Mijn Documenten aangemaakt: dit is een speciale synchronisatiemap. Alle bestanden die u hier in zet, worden direct geüpload en up-to-date gemaakt op andere apparaten waarop uw SugarSync-account is ingesteld. De software is beschikbaar voor de pc, Mac, iPad, Android-tablets en alle bekende smartphone-besturingssystemen. Een speciale plug-in voor Microsoft Outlook, waarmee u bestanden met een gigantische bestandsgrootte kunt versturen, is ook te downloaden via de website van Sugarsync.

©PXimport

Zorg voor een veilige en gesynchroniseerde opslag van uw persoonlijke bestanden, bijvoorbeeld met behulp van SugarSync.

5. Windows back-up

Er zijn talloze softwaretitels voor het maken van back-ups. Een programma dat u wellicht over het hoofd ziet, is de back-upfunctie van Windows zelf. Klik op Start / Alle bestanden / Onderhoud en kies hier Back-up maken en terugzetten. Klik op Back-up instellen. Windows Back-up wordt nu gestart. Na enige tijd verschijnen alle aangesloten schijven. Selecteer de doel-schijf voor de back-up of kies een andere computer via de knop In een netwerklocatie opslaan. De netwerklocatie selecteert u vervolgens via Bladeren. Bevestig door tweemaal op OK te klikken. Back-uppen op een interne of externe schijf doet u door de gewenste schijf te kiezen, op Volgende te klikken en Zelf bepalen te selecteren. Onder Gegevensbestanden vindt u alle computergebruikers. Door specifieke Windows-bibliotheken of losse mappen onder Computer aan te vinken, geeft u aan van welke onderdelen u een kopie wilt. Standaard wil de software ook een systeemkopie maken van de computer. Vink dit uit wanneer dit ongewenst is. Een klik op Volgende brengt u op de overzichtspagina, waarna u de back-up kunt uitvoeren.

©PXimport

Voor het back-uppen van bestanden kunt u gewoon terecht binnen Windows!

6. Alle media afspelen

Op een nieuwe computer loopt u al snel tegen het probleem aan dat Windows Media Player niet alles afspeelt. U hebt codecs nodig: dat is hulpsoftware die verschillende bestandstypen kan afspelen. K-Lite Codec Pack kan met 99 procent van alle bestaande media-extensies overweg. Op CodecGuide.com vindt u drie versies: Basic, Standard en Full. Als u af en toe een gedownload filmpje kijkt, kunt u vooruit met het Basic-pakket. Voor de regelmatige consument is de Standard-versie het beste. In dit pakket zit, naast het codec-pakket, ook Media Player Classic: een lichtere versie van Windows Media Player die prettig in gebruik is. Klik op Download en selecteer een mirror om de download te starten. Tijdens de installatie van het Standard-pakket kunt u aangeven welke typen bestanden Media Player Classic moet afspelen. Ook kunt u aangeven van welke typen media thumbnails - ofwel afbeeldingen van de inhoud - in Verkenner gemaakt moeten worden. Kies vervolgens de set-up van uw speakersysteem (2.1, 5.1, enzovoort) en installeer het geheel. U kunt voortaan alle media afspelen!

©PXimport

Codecs regelen het afspelen van mediabestanden. Met een goed codec pack kan uw mediaspeler alle bestandsformaten aan.

7. Online of offline muziek?

Af en toe een muziekje luisteren werkt ontspannend. De vraag die u zich daarbij moet stellen, is welke software geschikt is voor u. Met Spotify kunt u gratis vanuit een grote catalogus muziek luisteren. Tegen betaling krijgt u meer opties en hebt u geen last meer van reclame tijdens het luisteren. Met Spotify kunt u betaalde muziek downloaden, maar ook uw mp3-collectie importeren, zodat u eenvoudig kunt switchen tussen streamen en het offline beluisteren van muziek. Op iTunes.nl vindt u de uitgebreide muzieksoftware van Apple. Die is essentieel als u in het bezit bent van een iPod, maar ook handig voor andere liefhebbers. U kunt muziek aanschaffen, mp3'tjes en cd's importeren, en naar honderden internetradiostations en podcasts luisteren. Kijk ook even goed naar het al in Windows aanwezige Windows Media Player: ook dit programma sorteert uw muziek overzichtelijk. Het kan albumhoezen downloaden en via de knop Streamen is uw muziek overal in het thuisnetwerk bereikbaar te maken.

©PXimport

iTunes en Spotify bieden enorm veel mogelijkheden op muziek-gebied.

8. Gebundelde chat

Met sommige contactpersonen onderhoudt u contact via MSN Messenger, met andere via Facebook of Skype. U kunt al uw chatcontacten bundelen via het programma Trillian 5. Let op dat tijdens de installatie de meegeleverde toolbar niet wordt geïnstalleerd (tenzij u die wel handig vindt, uiteraard). Bij de eerste start kunt u een account aanmaken dat al uw chatdiensten zal bundelen. Hierna vult u de accountgegevens in van bijvoorbeeld Skype, Google Talk en andere chatdiensten, waarna in het volgende scherm Facebook en Twitter kunnen worden geactiveerd. Afhankelijk van de hoeveelheid toegevoegde accounts verschijnt een lang uitgerekt scherm met al uw online contactpersonen, uw inboxen van bijvoorbeeld Gmail, Hotmail en Facebook en de privéberichten die zijn gestuurd via deze diensten. Zodra een contactpersoon online komt of een e-mail of tweet binnenkomt, verschijnt dat in beeld. In combinatie met Seesmic bent u zo optimaal bereikbaar en altijd op de hoogte.

©PXimport

Neem afscheid van de onoverzichtelijke chaos van al uw verschillende chatprogramma's: Trillian 5 biedt een totaaloverzicht!

9. Schijf branden

In Windows kunt u eenvoudige schijven branden, zoals een muziek- of data-cd of -dvd, door simpelweg een lege cd of dvd in de brander te stoppen en in het automatisch afspelen-menu te kiezen voor Bestanden op schijf branden of Een dvd-videoschijf branden. Dit is handig, maar het biedt helaas beperkte mogelijkheden. U kunt echter gratis software gebruiken die meer mogelijkheden biedt, zoals ImgBurn. Hiermee zijn cd's, dvd's en blu-ray-schijven te branden, maar ook images (zoals iso-bestanden). Power2Go 8 van CyberLink is een wat gebruiksvriendelijker alternatief. Hiermee brandt u eenvoudig audio-, film- en fotoschijven en schijven met een gemengde inhoud, maar u kunt de software ook gebruiken om muziek-cd's te rippen. Power2Go 8 bevat ook een iso-bewerker en een handige desktopgadget, zodat u met één klik op de knop een cd'tje kunt branden. Afhankelijk van de softwareversie kunt u ook systeemschijven maken en hersteltaken uitvoeren. Op Cyberlink.com vindt u een gratis versie, demo's en de betaalde Deluxe (50 dollar) en Platinum (70 dollar) edities.

©PXimport

Voor eenvoudige brandtaken is voldoende gratis software beschikbaar. Als u meer opties nodig hebt, zult u op zoek moeten naar een betaald programma.

10. Fotobewerking

Om uw foto's netjes te ordenen, bewerken en online op te slaan, kunt u prima terecht bij Picasa. Picasa zal bij het starten uw schijf doorzoeken op foto's en afbeeldingen, om ze vervolgens netjes te sorteren op datum. U kunt gezichten laten herkennen, locaties aangeven op de kaart (geotagging) en natuurlijk eindeloos uw foto's bewerken. In de nieuwste versie kunt u foto's ook vergelijkend bewerken, een functie die is overgenomen van bijvoorbeeld Adobe Lightroom. Lightroom is een programma voor de gevorderde en professionele fotograaf. Met deze software zijn foto's tot in detail te bewerken, zowel in opmaak als met betrekking tot metadata. Het pakket kan worden aangeschaft voor ongeveer 150 euro.. Uiteraard kunt u ook eerst een testversie downloaden. Voor de vormgevers onder ons is Adobe Photoshop essentiële software. Dat is echter wel bijzonder kostbare software: een volledige versie kost zo'n 1000 euro, een Photoshop-upgrade bijna 300. Op de website Adobe.com vindt u meer informatie. Het gratis GIMP is een fraai Photoshop-alternatief: ideaal voor de hobbyisten die niet direct alle functies van Photoshop nodig hebben.

©PXimport

Foto's ordenen of bewerken, of volledige grafische ontwerpen maken? Er is genoeg software voor beschikbaar, maar let wel op uw budget!

11. Compressie

Windows 7 beschikt standaard al over een goede compressiemethode om grote bestanden in een ingepakte map te stoppen. U hoeft hiervoor alleen maar de gewenste bestanden te selecteren (bijvoorbeeld door Ctrl ingedrukt te houden en alle in het compressiebestand samen te voegen bestanden aan te klikken) en met de rechtermuisknop te kiezen voor Kopiëren naar / Gecomprimeerde (gezipte) map. Deze functie ondersteunt alleen het .zip-formaat. Krijgt u een .rar-compressie toegestuurd, dan hebt u het losse programma WinRar nodig. Met het gratis 7-Zip hoeft u nooit meer na te denken over compressieformaten. 7-Zip ondersteunt bijvoorbeeld het uitpakken van zip-, iso-, rar-, cab- en msi-bestanden, en het kan bestanden inpakken in onder andere het 7z-, zip- en tar-formaat. Klik op Download op de site 7-zip.org en kies de eerste downloadoptie (met de extensie 'exe') om het installatiebestand binnen te halen. U installeert hiermee 7-Zip Manager: een kleine applicatie om bestanden mee in en uit te pakken, te beveiligen en te ordenen. 7-Zip is eigenlijk onmisbaar op uw pc!

©PXimport

Met alle verschillende compressieformaten die worden gebruikt, is 7-Zip onmisbaar geworden.

12. Hulp op afstand

Komt u ergens niet uit, dan is uw slimme neefje of buurman via de Windows-software 'Hulp op Afstand' eenvoudig en snel in te schakelen. Andersom kan het natuurlijk ook, zodat u assistentie kunt verlenen aan een vriend of familielid met een computerprobleem. Klik op Start en tik in het invoervenster de term Hulp op Afstand in. Start het programma. Kies de optie dat u hulp wilt geven aan iemand, bijvoorbeeld via e-mail. Nadat u het mailadres hebt ingevuld, wordt een bestand als bijlage toegevoegd. Een wachtwoord verschijnt in beeld. Zodra de ander het bestand heeft geopend, moet u het wachtwoord invullen. Daarna verschijnt op uw monitor direct het beeld dat op de andere computer te zien is. Klik op Besturing aanvragen om de muis over te nemen en op Chatten om contact op te nemen. Op TeamViewer.com vindt u de gratis software TeamViewer. Hiermee kunt u iemand anders uw computer laten overnemen ter ondersteuning, maar de software biedt ook mogelijkheden om samen met anderen aan documenten en presentaties te werken. Daarnaast hebt u via uw iPhone of Android-smartphone toegang tot uw computer, waarbij de vinger als muis optreedt. Na het downloaden en aanmaken van een account verschijnt uw persoonlijke ID-code en wachtwoord. Geef deze door aan de andere persoon met TeamViewer, zodat hij of zij toegang krijgt tot uw pc.

©PXimport

Met TeamViewer kunt u op afstand snel bij een bestand, of iemand 'live' helpen bij het oplossen van een computerprobleem.

13. Pdf-viewer

Veel documenten worden verstuurd in het pdf-formaat. Om dergelijke bestanden te kunnen lezen, hebt u een pdf-lezer nodig. Als u even op Google rondkijkt, komt u direct bij Adobe Reader terecht. Er is weinig mis met dit programma, behalve dat het wat trager werkt en een grotere omvang heeft dan de freeware Foxit Reader. Adobe Reader is gratis verkrijgbaar op Adobe.com. Let op dat u de McAfee-scanner niet mee-installeert, tenzij u dat uiteraard wenst. Het genoemde alternatief Foxit Reader start razendsnel op, u kunt er meerdere documenten mee naast elkaar in tabbladen openen en het gaat uitstekend om met beveiligingsinstellingen. Dit programma is te downloaden via FoxitSoftware.com.

©PXimport

Foxit Reader werkt sneller dan Adobe Reader.

Ook handig...!

Sommige programma's zijn misschien niet essentieel om te installeren, maar er komt een moment dat u ze nodig kunt hebben. Enkele voorbeelden:

Duplicate Cleaner

Zelfs grote harde schijven lopen tegenwoordig al snel vol. Zeker wanneer u oudere bestanden importeert, is de kans groot dat u foto's, muziekbestanden en films dubbel op uw schijf zet. Duplicate Cleaner vindt deze doublures voor u en ruimt ze desgewenst op. U houdt daarbij zelf alle controle, en hoeft dus niet bezorgd te zijn dat uw dierbare bestanden automatisch worden afgevoerd.

Free-versie: gratis, Pro-versie: € 29,95 voor één pc

Pinnacle Studio HD 15

Maak van uw gefilmde beelden een echte speelfilm met Studio HD 15. Hiermee kunt u in Full HD met de meest professionele effecten beelden bewerken en aan elkaar hechten, waarna ze binnen enkele seconden kunnen worden getoond middels YouTube, de televisie of een blu-ray-schijf.

€ 69,95

TrueCrypt

Neemt u vertrouwde documenten mee van uw werk naar huis? Denk dan eens aan het gratis TrueCrypt. Hiermee maakt u beveiligde mappen en schijven aan, zodat u zeker weet dat niemand bij de bestanden kan. Ga zorgvuldig om met de software, want een TrueCrypt-kluis is niet te kraken - ook niet door uzelf!

Gratis

Revo Uninstaller

Na het installeren van al die 'essentiële' software wilt u ook weleens af van een bepaald programma. Door de software te deïnstalleren met Revo Uninstaller wordt niet alleen het programma zelf verwijderd, maar ook alle registerwaardes, snelkoppelingen en andere aan het programma verbonden bestanden.

$ 39,25 voor één pc

RescueTime

Aan een nieuwe computer beleeft u vast veel plezier. Maar waar besteedt u de tijd eigenlijk aan? Met RescueTime wordt in enkele minuten duidelijk wat u doet, welk programma u het meest gebruikt (en welke programma's dus niet, die kunt u vervolgens verwijderen), waarna u alle statistieken in een mooi overzicht terugvindt.

RescueTime Lite: gratis, RescueTime Pro: $ 74,- per jaar

CCleaner

Door CCleaner af en toe aan het werk te zetten, schoont u de computer op en ruimt u tijdelijke bestanden van Windows, browsers en andere software op, en wordt het register onder handen genomen. U maakt zo schijfruimte vrij, en het bijkomend voordeel is dat uw computer er merkbaar sneller van kan worden.

Home: gratis, Professional: € 19,95

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).