Er zullen momenten zijn dat je niet thuis bent, maar toch een bepaald bestand van je Mac nodig hebt. Hoewel diensten als iCloud Drive, Dropbox, Google Drive, Box en OneDrive het leven makkelijker maken, heb je hier vaak niet al je documenten opstaan. Zo kom je op afstand toch bij je Mac.

Er zijn verschillende manieren om op afstand bestanden die op je Mac staan te benaderen. Maar voordat je begint moet je een manier vinden om je Mac via internet te kunnen benaderen, waar je ook bent. Er zijn een aantal "dynamische DNS" diensten die dit kunnen, maar de handigste (en misschien wel beste) optie is om Apple's Terug naar mijn Mac dienst te gebruiken.

©PXimport

Terug naar mijn Mac instellen

Het configureren van Terug naar mijn Mac is niet moeilijk. Volg gewoon deze stappen:

1. Maak een Apple ID aan als je er nog geen hebt.

2. Log in op iCloud in de iCloud systeeminstellingen.

3. Schakel de "Terug naar mijn Mac" dienst in.

©PXimport

Op dit moment zou elke Mac die je ook zo geconfigureerd hebt met iCloud de Mac moeten kunnen benaderen die je hebt ingesteld met Terug naar mijn Mac. Vergeet niet dat Terug naar mijn Mac vereist dat je Mac een internetverbinding heeft. Bovendien moet hij zo zijn ingesteld dat hij op verzoek ontwaakt zodat je Mac, ook als hij in de slaapstand verkeert, op een Terug naar mijn Mac-verzoek kan reageren. Om ervoor te zorgen dat dit gebeurt, open System Preferences > Energy Saver en schakel de Wake for Network Access optie in.

Je kunt tegen een ander probleem aanlopen als je netwerk een firewall heeft die Terug naar mijn Mac-toegang blokkeert. Als je Terug naar mijn Mac hebt ingesteld maar vanaf een locatie op afstand geen verbinding kunt maken, moet je de instellingen van je router controleren om ervoor te zorgen dat UPnP of NAT-PMP diensten zijn ingeschakeld. Controleer, of reset bovendien de firewall van je router (schakel hem uit en test de connectie), en updatet de firmware van de router naar de nieuwste versie. Het is een goed idee om een dergelijke verbinding te testen vanuit een café in de buurt voordat je ergens ver weg bent en Terug naar mijn Mac voor uiterst belangrijk werk nodig hebt.

Wanneer Terug naar mijn Mac is ingesteld heb je verschillende opties om verbinding met je Mac te maken - programma's en bestanden direct op de computer openen, bestanden van en naar de computer kopiëren, en de Mac van op afstand bedienen via het opdrachtprompt. Hier leggen we het uit.

Het scherm van een andere Mac delen

De meest intuïtieve manier om je Mac van afstand te benaderen en te beheren is Screen Sharing, wat de desktopweergave van de computer op afstand naar de Mac die je op dat moment gebruikt streamt. De prestaties van deze dienst zijn afhankelijk van de snelheid van de breedbandverbinding, maar je kunt het gebruiken om te werken alsof je gewoon achter je Mac zit.

Om Screen Sharing in te schakelen, ga naar de Sharing systeeminstellingen, schakel de Screen Sharing dienst in, en zorg ervoor dat je gebruikersaccount er toegang toe heeft. Standaard krijgen alleen administrators toegang, maar je kunt specifieke gebruikers toevoegen aan de lijst of alle gebruikers toegang verlenen. Als je klaar bent kun je je Mac selecteren in de Finder zijbalk van een andere Mac die geconfigureerd is met dezelfde iCloud account. Klik op de optie om het scherm van de Mac op afstand te delen en applicaties en documenten erop te openen.

©PXimport

Screen Sharing ondersteunt ook extra opties zoals gesynchroniseerde klemborden en drag-and-drop ondersteuning voor het delen van bestanden. Hiermee kun je bestanden van de Finder op je huidige Mac naar het gedeelde scherm van je Mac op afstand slepen om ze naar die computer te kopiëren. Je kunt op deze wijze ook bestanden van je Mac op afstand naar je huidige Mac kopiëren. Om de gedeelde klembord-optie te gebruiken (ingeschakeld door User Shared Clipboard te selecteren in het Edit menu), kun je geselecteerde tekst of afbeeldingen kopiëren op elk van de twee Macs en de data zal naar het klembord van de andere Mac gestreamed worden. Dan kun je het vervolgens plakken door op Command-V te drukken.

Aangezien OS X meerdere gebruikersaccounts ondersteunt, kun je je Mac op afstand verbinden wanneer er een andere gebruiker is ingelogd. In al deze gevallen ondersteunt Sreen Sharing meerdere sessies. In dit scenario krijg je de keuze om op de achtergrond in te loggen op je account of te zien wat de huidige gebruiker ziet (met zijn of haar toestemming). Let op dat voor beide benaderingen er een indicatie in de statusmenu's verschijnt dat je bent ingelogd, dus iemand die achter jouw computer zit kan zien dat je bent ingelogd.

©PXimport

Screen Sharing kan ingesteld worden voor je persoonlijke Macs, maar de dienst is niet beperkt tot je eigen computers en kan gebruikt worden om verbinding te maken met andere Macs op een lokaal netwerk die Screen Sharing ingeschakeld hebben. Bovendien kun je een Screen Sharing verzoek indienen bij een vriend via Messages. (Onder Yosemite kun je dit doen tussen twee personen die een iCloud account hebben. Onder Mavericks kon dit alleen via een dienst van derden zoals AIM, Jabber, en Google Talk.)

Wanneer je via Messages met een vriend of collega aan het chatten bent, kun je op de Details knop drukken bovenaan de conversatie, waar je opties zult zien staan om met je contactpersoon te communiceren. Een daarvan is een paar overlappende rechthoeken, waarmee je, indien beschikbaar, het scherm van je contactpersoon kunt bekijken.

Bestanden delen

Als je alleen de bestanden op je Mac op afstand wilt benaderen en niet met een mogelijk trage Screen Sharing optie wilt modderen, kun je ook de bestanden direct benaderen. Als je de File Sharing optie ingeschakeld heb in de Sharing-systeeminstellingen op je Mac op afstand, kun je deze Mac selecteren in de zijbalk van een Finder scherm op je huidige Mac. Je krijgt vervolgens verschillende standaard en aangepaste gedeelde mappen te zien, die je kunt mounten en navigeren om de bestanden die je wilt hebben te benaderen.

Inloggen op afstand

Een andere manier om je Mac van op afstand te benaderen is voor ervaren gebruikers, waarbij je de Remote Login dienst gebruikt en de secure shell (SSH) in een Terminal venster gebruikt om in te loggen op je Mac en commando's en scripts uit te voeren.

©PXimport

Macs op afstand die Screen Sharing en File Sharing ingeschakeld hebben verschijnen in de zijbalk van de Finder. Als je alleen Remote Login inschakelt zal de Mac op afstand niet verschijnen. Maar je kunt deze benaderen via de Terminal app. Om dit te doen, open Terminal (/Applications/Utilities) en druk op Shift-Command-K (of selecteer New Remote Connection in het Shell menu). Er verschijnt dan een New Remote Connection venster. Selecteer in dit venster de Secure Shell dienst en je zult ingeschakelde Macs in de Server kolom zien staan. Van hieruit kun je met deze Macs verbinding maken en erop inloggen door ze te selecteren.

Andere diensten

De diensten die ik tot dusver genoemd heb zijn automatisch te detecteren; maar er kunnen extra diensten op je Mac staan die niet op die manieren te detecteren zijn, zoals bijvoorbeeld aangepaste FTP software, webservers, licentiemanagers, of andere serversoftware die je geconfigureerd hebt. Als je dergelijke software hebt, kun je er nog altijd verbinding mee maken met Terug naar mijn Mac door een URL samen te stellen die naar jouw Mac wijst vanaf elke plek op het internet.

Om dit te doen, voer het volgende commando in de Terminal in om een hiërarchie van domeinen voor je iCloud account te zien te krijgen:

dns-sd -E

Wanneer dit wordt ingevoerd zul je een output te zien krijgen zoals hieronder (NUMBER zal een unieke ID zijn voor je iCloud account:

local

icloud.com

- > btmm

- - > members

- - - > NUMBER

Met deze informatie kun je een URL samenstellen om je Mac op afstand direct te benaderen, mits je de computernaam van die Mac weet (de computernaam is de naam die bovenaan de Sharing systeeminstellingen staat). Voor dit artikel zullen we de Bonjour naam gebruiken, die alleen kleine letters gebruikt en die spaties door liggende streepjes vervangt. Dus bijvoorbeeld "Topher's MacBook Pro" heeft als Bonjour naam "tophers-macbook-pro".

Dan is het URL-schema voor het benaderen van de Mac op afstand als volgt:

computer-name.NUMBER.members.btmm.icloud.com

In deze context is mijn accountnummer "12345678," en om mijn MacBook Pro te benaderen moet ik dan de volgende URL gebruiken:

tophers-macbook-pro.12345678.members.btmm.icloud.com

Ik kan dit nu specificeren voor verschillende connectiviteitsdiensten die niet direct in de Finder worden ondersteund - zoals SSH en SFTP - en zelfs servers en diensten van derden die ik op het systeem heb geconfigureerd. Als ik bijvoorbeeld de OS X CUPS webinterface heb ingeschakeld op een Mac op afstand, kan ik er een verbinding mee maken om mijn printers te configureren door poort 631 te specificeren in een URL die lijkt op:

http://computer-name.account-number.members.btmm.icloud.com:631

Dit Terug naar mijn Mac-adres is erg veelzijdig en kan voor meer gebruikt worden dan alleen het benaderen van de ene Mac vanaf een andere Mac. Als je een systeem hebt, of het nu een iOS apparaat of Android telefoon is; een Windows pc of Linux systeem dat SMB filesharing ondersteunt, SSH-connecties, web connecties, enzovoorts; kun je dit Terug naar mijn Mac-adres gebruiken op die systemen om ze naar je geconfigureerde Macs te verwijzen.

Als laatste opmerking wil ik erop wijzen dat hoewel sharing diensten handig zijn, je ze misschien beter uitgeschakeld kunt laten tenzij je er veel gebruik van maakt. Er zijn geen bekende hacks voor deze diensten, en ze bestaan uit gerenommeerde en veilige code, maar het is het beste om diensten waar je geen gebruik van maakt uit te schakelen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).