Je hebt verschillende opties om bestanden te verzenden vanaf je Mac. In dit artikel laten we je zien hoe bestanden verzenden werkt met AirDrop naar een Mac, iPad of iPhone in de buurt, hoe de dienst Mail Drop werkt en hoe je bestanden vanuit apps in macOS gemakkelijk deelt met anderen.

De termen verzenden en delen worden vaak door elkaar gebruikt. In principe hebben we het over verzenden als je een bestand naar iemand stuurt, denk aan een gewone e-mail. Een bestand delen betekent in de meeste gevallen dat je met meerdere personen aan hetzelfde bestand kunt werken of dat een map gedeeld wordt, denk aan een map in Dropbox die je met een collega deelt. In de praktijk gebruiken softwarefabrikanten deze termen echter door elkaar en kan delen verzenden betekenen en omgekeerd.

Versturen als e-mail

De Finder is de centrale plaats waar je al je bestanden vindt. Dit zal dan ook de plek zijn van waaruit je het vaakst bestanden wilt verzenden naar anderen. Om een bestand te verzenden klik je er met je rechtermuisknop op en kies je voor Deel (kijk, daar gaan we al…). De meest gebruikte optie is om voor Mail te kiezen. Het mailprogramma van macOS wordt geopend en het bestand wordt meteen als bijlage aan een e-mail gehangen. Je hoeft alleen nog maar de e-mail te schrijven en hem te versturen. Deze optie geldt niet alleen voor een afzonderlijk bestand, je kunt ook complete mappen op deze manier versturen. Uiteraard is het met e-mail niet handig om al te grote bestanden te versturen, al heeft macOS een slimme functie genaamd Mail Drop; hierover later meer.

©PXimport

Andere verzend- en deelopties

Je vindt in het deelmenu ook nog een paar andere mogelijkheden. Als je een bestand of foto in een bericht naar iemands iPhone wilt sturen, dan kies je hier voor de optie Berichten. Je vindt in het deelmenu ook de opties om bestanden naar de apps Notities of Herinneringen te sturen. Dit is handig als je bijvoorbeeld een schermafbeelding hebt gemaakt en deze inclusief een kleine tekst als notitie in de app Notities wilt opslaan. Standaard wordt de notitie inclusief tekst opgeslagen als nieuwe notitie in iCloud. Je hebt dus op al je aangesloten iCloud-apparaten meteen toegang tot dit bestand. Je vindt in het deelmenu ook nog de optie Voeg toe aan Foto’s, als je tenminste een afbeelding hebt geselecteerd. De afbeelding wordt naar je Foto’s-bibliotheek gekopieerd zonder dat de app wordt geopend.

©PXimport

AirDrop

De laatste optie in het deelmenu heet AirDrop. Dit is een functie die heel handig is om bestanden en foto’s tussen Mac-computers en mobiele Apple-apparaten zoals de iPhone en iPad te sturen. AirDrop werkt met bluetooth en wifi en je moet deze functies op beide apparaten aan hebben staan. Op een Mac vind je beide onderdelen in de menubalk, in iOS veeg je naar boven en kijk je of zowel het wifi- als het bluetooth-icoontje blauw is. Zodra het verbinding heeft gemaakt, wordt er een zogenaamd peer-to-peernetwerk tussen deze apparaten aangemaakt. Via een snelle wifi-verbinding wordt het bestand vervolgens van het ene naar het andere apparaat verzonden. Tijdens het aanmaken van dit netwerk maken beide apparaten ook een firewall aan voor de verbinding en wordt het bestand versleuteld verstuurd. Dit gebeurt allemaal binnen een fractie van een seconde. Het voordeel van verzenden met AirDrop is dat je geen router of wifi-verbinding nodig hebt.

Selecteer Deel, AirDrop en een pop-upscherm verschijnt. Alle apparaten die zich in de buurt bevinden en AirDrop ondersteunen, zijn hier te selecteren. Kies het juiste apparaat en het bestand wordt meteen naar het andere apparaat verstuurd. Het ontvangende apparaat geeft een geluidssignaal en het bestand wordt geopend.

©PXimport

Delen via iCloud Drive

Naast het verzenden van bestanden kun je ook bestanden delen om op een ander apparaat verder eraan te werken. Dit werkt via iCloud Drive, een functie binnen de clouddienst van Apple. Zorg dat je met al je apparaten op hetzelfde iCloud-account bent aangemeld. Op de Mac meldt je je aan bij Systeemvoorkeuren, Apple ID. Zorg dat je een vinkje hebt staan voor de optie iCloud Drive. Klik op Opties om bepaalde apps uit te sluiten. Dit kan helpen om je iCloud Drive niet onnodig te vullen met bestanden van apps die je niet wilt delen met andere apparaten. Je hebt namelijk standaard maar 5 GB ruimte in iCloud, ruimte die je moet delen met allerlei iCloud-diensten zoals online reservekopieën van je iPhone, foto-back-ups van je mobiele apparaten en e-mails die je op al je apparaten beschikbaar wilt hebben. In iOS vind je de optie bij Instellingen, [je naam], iCloud, iCloud Drive.

In een app van Apple op je Mac, zoals Pages of Numbers, kun je nu gemakkelijk een bestand opslaan op je iCloud Drive door voor Archief, Bewaar te kiezen en te zorgen dat achter Locatie de optie iCloud Drive is geselecteerd. In de iOS-versie van een app kun je dit bestand nu meteen openen en er verder aan werken.

Niet alleen Apple-apps bieden ondersteuning voor iCloud Drive, ook programma’s als Word en Excel kunnen bestanden opslaan in iCloud Drive. Je slaat een bestand op via de gewone weg, maar moet alleen ervoor zorgen dat je als locatie je iCloud Drive-map selecteert. In Word kies je bijvoorbeeld Archief, Opslaan en selecteer je in de linkerkolom iCloud Drive onder iCloud.

©PXimport

Samenwerken aan documenten

Een andere optie is om samen met andere personen aan een document te werken. In een Apple-app vind je deze optie vrijwel altijd door op Deel, Werk samen met anderen te klikken. Een pop-upscherm geeft aan hoe je een uitnodiging voor samenwerken wilt versturen. Je vindt hier weer de gangbare opties Mail, Berichten en AirDrop. Ook kun je op Kopieer link klikken en de koppeling plakken in een programma naar keuze. Klik ook nog even op Delingsopties. Hier bepaal je wat de rechten zijn van iemand die een uitnodiging krijgt en of diegene ook weer anderen mag uitnodigen om aan het bestand te werken. Bij Toegankelijk voor is standaard de optie Alleen personen die jij uitnodigt geselecteerd. Je kunt hier ook kiezen voor Iedereen die de link heeft. Dit is handig als het om een uitnodiging voor een feest, receptie of vergadering gaat die ook mensen moet bereiken met wie je zelf geen contact hebt. In dit geval wil je waarschijnlijk achter Bevoegdheid de optie Alleen lezen selecteren. Is de optie Kan wijzigingen aanbrengen geselecteerd, dan kunnen mensen met toegang wijzigingen aanbrengen in het bestand.

©PXimport

Mail Drop

Wil je grote bestanden verzenden, dan hoef je niet per se uit te wijken naar een dienst als WeTransfer. Apple heeft namelijk zelf de functie Mail Drop. Die vind je echter niet als app in macOS. Wanneer je een groot bestand wilt toevoegen als bijlage aan een e-mail in de app Mail en je op de verzendknop drukt, dan zal de app melden dat het bestand te groot is om als normale e-mail te versturen. Je kunt in het pop-upscherm kiezen voor de optie Gebruik Mail Drop. De bijlage wordt nu naar de servers van Apple geüpload en zal daar dertig dagen blijven staan voordat het automatisch weer wordt verwijderd. De ontvanger hoeft geen Apple-computer te hebben om het bestand te kunnen ontvangen; in de e-mail staat een koppeling naar de plek waar hij het bestand kan downloaden.

©PXimport

Van Mac naar Android

©PXimport

Lange documenten in Word voorzie je natuurlijk van paginanummers. Maar wat als je project begint met een voorblad en een inhoudsopgave? Dan wil je de paginanummering misschien pas later laten starten, bijvoorbeeld bij het eerste hoofdstuk. Gelukkig kun je zelf bepalen vanaf welke pagina de nummering begint en hoe die wordt weergegeven.

Stap 1: Sectie-einde

Stel dat je de paginanummering pas op pagina vier wilt laten beginnen. Plaats dan de cursor aan het einde van de tekst op de derde pagina. Ga naar het tabblad Indeling, klik op Eindemarkeringen en kies onder Sectie-einden de optie Volgende pagina. Zo voeg je een sectie-einde toe tussen pagina drie en vier.

Stap 2: Ontkoppel de sectie

Klik in de kop- of voettekst van pagina vier. Je ziet nu het label Koptekst (Sectie 2) of Voettekst (Sectie 2) verschijnen. Zodra je dit doet, opent automatisch het tabblad Koptekst en voettekst. Klik op Aan vorige koppelen in de groep Navigatie om de kop- en voettekst van deze sectie los te koppelen van de vorige. Zo voorkom je dat de paginanummers ook op de eerste drie pagina’s verschijnen.

Stap 3: Nummering plaatsen

Plaats de cursor opnieuw in de kop- of voettekst van pagina vier waar je de nummering wilt starten. Ga naar Paginanummer, kies waar je het nummer wilt tonen (bovenaan of onderaan) en kies een stijl. Je ziet nu waarschijnlijk dat pagina vier het cijfer 4 krijgt. Dat wil je aanpassen. Klik opnieuw op Paginanummer en kies Opmaak paginanummers. Selecteer hier Beginnen bij en vul het gewenste startnummer in – in dit voorbeeld: 1. Klik op OK. Nu begint de nummering pas op pagina vier, met het cijfer 1.

De eerste drie pagina’s hebben nu geen nummering. Als je die drie pagina’s door middel van Romeinse cijfers wilt nummeren, dan ga je terug naar de allereerste pagina en weer klik je op Paginanummer. Je beslist of de nummering boven- of onderaan de pagina moet komen. In het pop-up venster Opmaakpaginanummers selecteer je bovenaan de Romeinse stijl en in het vak Beginnen bij selecteer je 1.

Vroeg of laat moet je bepaalde informatie digitaal delen. Denk aan contracten, medische gegevens of vertrouwelijke rapporten. Dat is vaak ook precies het moment waarop het mis kan gaan. Eén foutieve klik en je bestand belandt in verkeerde handen. Gelukkig zijn er slimme en relatief eenvoudige manieren om het risico te beperken, zonder paranoïde toestanden.

Lees ook: 20 tips om je online privacy te waarborgen

Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie terechtkomt bij onbevoegden, gebruik je bij voorkeur een combinatie van beveiligingsmaatregelen. Versleutel je bestanden vóór verzending, gebruik wachtwoorden of toegangsrechten en kies voor veilige overdrachtsdiensten in plaats van standaardmail. Beperk daarnaast de toegang tot enkel de juiste personen of groepen. Zo houd je je data echt privé, ook na verzending. 

Metadata verwijderen

Welke versie van Windows je ook gebruikt: als je gevoelige bestanden deelt, is het verstandig om eerst de metadata te wissen. Wanneer je een bestand aanmaakt, slaat het systeem automatisch extra gegevens op, zoals de naam van de auteur, de datum van de laatste wijziging, de computernaam en meer. Deze metadata kunnen onbedoeld gevoelige informatie prijsgeven.

Gelukkig kun je deze metadata in Windows Verkenner eenvoudig verwijderen. Navigeer naar het bestand dat je wilt delen. Klik er met de rechtermuisknop op en kies Eigenschappen. Of gebruik de toetscombinatie Alt+Enter. Ga naar het tabblad Details. Klik onderaan op Eigenschappen en persoonlijke gegevens verwijderen. Hier kun je ook de optie Maak een kopie waarbij alle mogelijke eigenschappen zijn verwijderd selecteren. Bevestig met OK. Hierdoor ontvang je een kopie van het bestand zonder de metadata.

➡️7-Zip

Installeren

Ben je van plan om een bestand via internet te versturen? Dan is versleuteling een slimme zet. Door een bestand te versleutelen, voorkom je dat onbevoegden toegang krijgen tot de inhoud, zelfs als ze dat per ongeluk in handen krijgen. Hoewel Windows 11 zelf versleutelingsopties biedt, zijn die alleen bedoeld voor lokale opslag en dus niet geschikt voor bestanden die je wilt delen. Gebruik daarom een externe tool zoals 7-Zip, een gratis, opensource-programma dat uitstekend werkt voor veilige compressie én encryptie.

7-Zip installeer je via de Opdrachtprompt: Open het Startmenu en zoek naar Opdrachtprompt. Klik met de rechtermuisknop op het resultaat en kies Als administrator uitvoeren. Typ de volgende opdracht en druk op Enter: winget install --id 7zip.7zip.

De tool wordt automatisch gedownload en geïnstalleerd. Zodra 7-Zip klaarstaat, kun je je bestand inpakken in een met een wachtwoord beveiligd archief (7z of zip) met sterke AES-256-encryptie. Op die manier kun je het bestand veilig versturen, bijvoorbeeld via e-mail of een cloudservice, mits je het wachtwoord apart en veilig deelt.

Versleutelen

Om 7-Zip te starten, zoek je via Startmenu naar 7-Zip File Manager. Open de app en navigeer naar het bestand dat je wilt beveiligen. Selecteer dat en klik op de groene knop Toevoegen. Onderaan, in het gedeelte Versleuteling, vul je een wachtwoord in om het bestand te beveiligen. Typ het wachtwoord twee keer ter bevestiging.

Je kunt ervoor kiezen om het wachtwoord zichtbaar te maken, zodat je zeker weet dat je geen typfouten maakt. Daarnaast kun je ook de bestandsnaam versleutelen. Dat zorgt ervoor dat zelfs de naam van het bestand niet meer herkenbaar is, wat de inhoud extra goed afschermt voor nieuwsgierige ogen. Het resultaat is een versleuteld archiefbestand - een soort digitale container - dat alleen geopend kan worden met het ingestelde wachtwoord.

Standaard blijft het originele, niet-versleutelde bestand behouden. Wil je dat automatisch laten verwijderen? Vink dan in het venster Toevoegen aan archief de optie Bestanden na inpakken verwijderen aan. Zo blijft enkel de beveiligde versie over.

Versleutelen en splitsen

Wil je nog een extra beveiligingslaag toevoegen? Dan kun je het bestand niet alleen versleutelen met 7-Zip, maar ook opsplitsen in meerdere delen. Vervolgens kun je elk deel apart versturen, eventueel zelfs op verschillende momenten of via verschillende kanalen.

Open opnieuw 7-Zip en voeg het bestand toe dat je op deze manier wilt beveiligen. Stel een encryptiewachtwoord in en bevestig dat. In het veld Opsplitsen in volumes, bytes kies je de gewenste bestandsgrootte per deel. Dit is vooral handig voor grote bestanden. Stel dat het originele bestand 40 MB groot is. Als je 10 MB opgeeft, maakt 7-Zip er automatisch vier gelabelde delen van.

Voor maximale veiligheid kun je elk deel via een andere dienst of e-mailaccount verzenden. De ontvanger selecteert alle delen in 7-Zip (houd hiervoor de Ctrl-toets ingedrukt tijdens het aanklikken) en kiest daarna Uitpakken. Zodra het juiste wachtwoord wordt ingevoerd, worden de delen automatisch samengevoegd en ontsleuteld.

➡️OneDrive

Machtigingen

Met OneDrive stel je eenvoudig machtigingenin waarmee je bepaalt wie er toegang krijgt tot het bestand dat je eerder met 7-Zip hebt versleuteld. Het delen kun je op elk moment weer stopzetten. Open OneDrive via verkenner en navigeer naar de map waarin de versleutelde container staat. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Delen.

In het pop-upvenster voer je het e-mailadres in van de persoon met wie je het bestand wilt delen. Je kunt ook meerdere e-mailadressen of een mailgroep invoeren. Klik vervolgens op het potloodicoon om aan te geven of de ontvanger het bestand mag Bewerken of Alleen mag bekijken. Ben je klaar? Klik dan op Verzenden. De ontvanger krijgt een e-mail met een link om het bestand te downloaden.

➡️Outlook

E-mailversleuteling

Heb je een Microsoft 365-abonnement? Dan kun je gebruikmaken van de ingebouwde versleutelfunctie in Outlook om je e-mails en bijlagen extra te beveiligen.

Open de Outlook-app en klik op Nieuwe e-mail om een nieuw bericht op te stellen.Ga eventueel naar het tabblad Invoegen en kies Bestand bijvoegen.Selecteer via Op deze computer zoeken het gewenste bestand en klik op Openen.

Daarnaga je naar het tabblad Opties bovenaan het Lint.Klik op de knop Versleutelen. Je kunt hier ook kiezen uit verschillende beveiligingsniveaus.Maak je bericht af zoals gewoonlijk en klik op Verzenden.De e-mail wordt nu automatisch versleuteld verstuurd. De inhoud is onderweg beschermd en kan alleen worden geopend door de bedoelde ontvanger.

Beveiligingsopties

Onder de knop Versleuteling zie je drie opties als je een Microsoft 365 Family- of Personal-abonnement gebruikt. De eerste optie is Niet doorsturen. Hierdoor blijft je bericht versleuteld binnen Microsoft 365 en kan de ontvanger het niet kopiëren of naar anderen doorsturen. Kies je Versleutelen, dan kunnen ontvangers met een Outlook.com- of Microsoft 365-account de bijlagen downloaden vanuit Outlook.com of de mobiele Outlook-app.

Wie een andere e-mailclient gebruikt, zoals Gmail, Thunderbird of Apple Mail, ontvangt een bericht dat er een Microsoft Office 365-versleutelde e-mail op hem wacht. Als de ontvanger op de link Bericht lezen klikt, dan schakelt hij naar het Microsoft 365 Portal voor berichtversleuteling en daar moet hij zich aanmelden met een eenmalige wachtwoordcode. Die code ontvangt hij in zijn e-mailclient en daarmee kan hij dan het bericht op de portal openen.

De derde optie is Geen machtiging ingesteld en daarmee verwijder je eerdere machtigingen. De versleutelfunctie in Outlook is ideaal voor wie snel en zonder technische omwegen gevoelige informatie wil delen binnen een professionele context. Je hoeft geen extra tools te installeren.

➡️Gmail

Vertrouwelijke modus

De extra beveiliging in Gmail heet Vertrouwelijke modus. Hiermee versleutel je je berichten, zodat alleen de bedoelde ontvanger ze kan lezen, zelfs als iemand anders toegang krijgt tot diens mailbox. Klik op Opstellen om een nieuw bericht te maken. Vul het e-mailadres van de ontvanger in, kies een onderwerp en typ je bericht. Voor je op Verzenden klikt, activeer je de extra beveiliging. Onderaan het berichtvenster zie je een aantal grijze knoppen. Helemaal rechts staat een pictogram van een slot met een wijzerplaat. Klik daarop om de Vertrouwelijke modus in te schakelen.

Gebruik je de mobiele app? Tik dan op de drie puntjes rechtsboven en kies daar het slotje. Ontvangers kunnen deze mail vervolgens niet doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden. Er verschijnt ook een pop-upvenster waarin je de vervaltijd van het bericht instelt. Je kunt kiezen uit: 1 dag, 1 week, 1 maand, 3 maanden of 5 jaar. Na afloop van de gekozen periode verdwijnt het bericht automatisch uit de postbus.

Sms-beveiliging

In hetzelfde pop-upvenster kun je een extra beveiligingslaag toevoegen via de optie Toegangscode vereisen. Vink hier de optie Sms-toegangscode aan. De ontvanger kan het bericht dan pas lezen nadat hij of zij een code invoert die via sms op de mobiele telefoon wordt bezorgd. Hiermee voeg je een tweede beveiligingsfactor toe, wat het voor een indringer vrijwel onmogelijk maakt om toegang te krijgen. Die moet immers niet alleen de mailbox, maar ook de sms-berichten van de ontvanger onderscheppen. Dat is een bijzonder lastige combinatie.

Klik op Opslaan en vervolgens op Verzenden. Op dit moment kun je eventueel nog de vervaltijd van het bericht aanpassen. Dan verschijnt er nu een tweede pop-upvenster waarin je het telefoonnummer van de ontvanger moet invoeren. Klik opnieuw op Verzenden. De ontvanger krijgt vervolgens een e-mail met daarin een knop om het vertrouwelijke bericht in de browser te openen. Is sms-verificatie ingeschakeld? Dan ziet de ontvanger ter bevestiging de laatste twee cijfers van zijn of haar gsm-nummer. Na een klik op Send passcode wordt de toegangscode per sms verstuurd.

Lees ook: 20 (écht) onmisbare tips voor Gmail

Documenten ondertekenen op je iPhone? Zo maak je een handtekening aan

➡️Proton Mail

Zwitserse veiligheid

De grote mailproviders maken er geen geheim van dat ze het e-mailverkeer scannen. Volgens eigen zeggen doen ze dat om hun dienstverlening te verbeteren. Daarbij richten ze zich vooral op de metadata van berichten: wie met wie communiceert, wanneer en hoe vaak. Ben je op je privacy gesteld, dan geeft dit idee een onbehaaglijk gevoel, zeker wanneer het om vertrouwelijke informatie gaat.

In dat geval kun je overstappen naar een ultraveilige aanbieder zoals Proton Mail (https://proton.me), een dienst die privacy centraal stelt. De servers staan in Zwitserland, waardoor de dienst onderworpen is aan een van de strengste privacywetgevingen ter wereld. Proton Mail werkt standaard met end-to-end-encryptie. Bij gewone e-mails is de verbinding tussen jou en de server meestal wel versleuteld met TLS (Transport Layer Security), maar de e-mail zelf wordt op de server in leesbare vorm opgeslagen.

End-to-end-encryptie (E2EE) bij e-mail betekent dat alleen de afzender en de beoogde ontvanger de inhoud van het bericht kunnen lezen. Zelfs de e-maildienst zelf kan niet zien wat er in de e-mail staat, omdat de versleuteling pas wordt verwijderd op het toestel van de ontvanger.

De gratis versie, Proton Free, biedt dezelfde sterke beveiliging als de betaalde formules, maar met enkele beperkingen. Je beschikt over één e-mailadres en 1 GB e-mailopslag. Daar staat tegenover dat je volledig reclamevrij werkt, niet gevolgd wordt en je berichten niet worden geanalyseerd of gelogd. Wie meer nodig heeft, kan upgraden naar een betaald abonnement, zoals Mail Plus (3,99 euro per maand bij jaarlijkse betaling).