Een blik op een site van een telecomaanbieder zorgt soms voor meer vragen dan antwoorden. Wat betekent simonly, waarom is LTE handig en waar moet je op letten als je een abonnement afsluit? In dit artikel vind je antwoorden op al deze vragen.

Op je smartphone

Tip 01: Megapixel-camera

Elke smartphone heeft tegenwoordig minstens één camera, vele hebben ook nog een minder geavanceerde camera aan de voorkant om mee te videobellen. De kwaliteit van een camera wordt onder andere bepaald door het aantal megapixels. Dit aantal wordt berekend door het aantal horizontale en verticale pixels met elkaar te vermenigvuldigen. Een 8megapixel-camera kan bijvoorbeeld foto's maken van 3160 bij 2528 pixels als de verhouding 5:4 is. Een 5megapixel-camera kan foto's van maximaal 2496 bij 2000 pixels bij dezelfde verhouding maken. De kwaliteit van een camera hangt overigens niet alleen af van het aantal megapixels.

©PXimport

Tip 01 De Nokia Lumia 1020 heeft een 41-megapixel camera, extreem veel voor een smartphone.

Tip 02: Vingerafdruksensor

Moderne smartphones zoals de Apple iPhone 6 en de Samsung Note 4 (welke past bij jou?) hebben een vingerafdruksensor aan boord. Hiermee kun je de smartphone ontgrendelen en app-aankopen doen. In de meeste gevallen wordt de informatie op een speciale plek in de processor van de smartphone opgeslagen, niet in het besturingssysteem van het apparaat of op cloudservers van de fabrikant. Om de functie te activeren, moet de sensor een aantal keren je vingerafdruk scannen om hem te leren herkennen.

©PXimport

Tip 03 Android 5, ook bekend als Lollipop, is de meest recente versie van Android.

Tip 03: Software-versies

Een smartphone is een kleine computer en heeft daarom ook zijn eigen besturingssysteem (ook wel OS). De bekendste zijn Android van Google en iOS van Apple. De laatste draait alleen op apparaten van Apple, Android draait op smartphones en tablets van veel verschillende merken. In sommige gevallen kun je na installatie van een besturingssysteem-update niet meer terug naar een oude versie, vooral Apple is hier heel strikt in. Denk dus goed na of je wel wilt upgraden naar de nieuwste versie als je een oude smartphone hebt.

Tip 04: Geheugen

Een smartphone heeft naast het besturingssysteem nog ruimte om foto's, documenten en apps op te slaan, deze grootte wordt aangegeven in gigabytes (GB). Hoeveel gigabyte je nodig hebt, hangt af van je persoonlijke wensen. Sommige apps hebben veel ruimte nodig, zo neemt Real Racing 3 op de iPhone bijvoorbeeld 1,42 gigabyte in. Sommige leveranciers snoepen veel van je beschikbare ruimte af. iOS 8 is 1,1 gigabyte, bij de installatie heeft het zelfs 5,8 gigabyte vrij ruimte nodig. Veel smartphones hebben overigens een sleuf waar je een micro SD-kaart in kunt steken, zo kun je je geheugen voor foto's en documenten uitbreiden.

Simkaart

Tip 05: Type simkaart

Een simkaart is je toegang tot de diensten van een provider, de geïnstalleerde simkaart bepaalt eveneens het telefoonnummer waarop je gebeld kan worden. Simkaarten worden steeds kleiner, de allereerste waren zo groot als een creditcard. De eerste massa-simkaart was de minisim, deze vond je in de eerste smartphones terug. Een paar jaar geleden kwam de microsim in beeld, bekende gebruikers waren de iPhone 4 en 4s. De nanosim is nog iets kleiner en wordt door bijvoorbeeld de iPhone 5, 5s en 6 gebruikt. In de toekomst heb je waarschijnlijk helemaal geen simkaart meer nodig, maar kun je via de hardware van je smartphone op het netwerk van een provider registreren.

©PXimport

Tip 05 Je iPhone kan van verschillende simkaart-formaten gebruikmaken.

Tip 06: Dual-sim

In sommige smartphones kun je twee simkaarten installeren. Handig als je veel onderweg bent en bijvoorbeeld op een Nederlands en een buitenlands telefoonnummer bereikbaar wilt zijn. Bij een passieve dual-sim smartphone moet je één van de twee simkaarten in de software activeren, op de andere simkaart ben je niet bereikbaar. Bij een actieve dual-sim smartphone zijn beide simkaarten altijd actief en kun je telefoongesprekken op beide simkaarten ontvangen. Dit zorgt er wel voor dat de accu sneller leeg raakt.

Tip 07: Simlock

Op de Nederlandse markt zijn weinig dual-sim smartphones verkrijgbaar, mede doordat providers werken met een simlock. Dit betekent dat als je een smartphone en abonnement van provider A koopt, je er geen simkaart van provider B in kunt stoppen. Gedurende je contracttijd ben je gebonden aan de diensten van provider A. Wil je deze hardware-blokkade omzeilen, dan moet je een simlock-vrije smartphone kopen. Hiervoor betaal je dan echter wel de volle prijs. Na afloop van je abonnement kun je bij je provider een zogenaamde unlockcode aanvragen. Met deze code maak je je smartphone simlock-vrij.

Tip 08: Sim-only

Op websites van providers zie je steeds vaker sim-only staan. Dit betekent dat je alleen een simkaart koopt met een bijbehorende dienst. Dit kan een abonnement zijn waarbij je bijvoorbeeld 100 belminuten en 1 gigabyte internet per maand hebt, maar het kan ook gaan om een prepaid simkaart. In het laatste geval laad je het tegoed op via een app of een opwaardeerkaart. Als je een sim-only koopt, moet je zelf voor een simlock-vrije smartphone zorgen. Sim-only wordt ook gebruikt als je een databundel voor je tablet nodig hebt.

©PXimport

Tip 08 Een sim-only abonnement van Ben.

Draadloze protocollen

Tip 09: Wifi

Met de wifi-ontvanger in je smartphone meld je je aan bij een draadloos netwerk. Dit kan bij je thuis zijn of in een café, vliegveld of hotel. De verbinding is meestal snel en je internetverbruik gaat niet af van je databundel. Het wifi-protocol kent verschillende versies en wordt aangeduid met 802.11, gevolgd door een letter. De eerste versie was a, daarna volgden b, g en n, de meest recente versie is ac. In de specificaties van je smartphone zie je welke versie je toestel ondersteunt. Nieuwere protocollen zijn over het algemeen sneller en kun je over een langere afstand ontvangen, de resultaten hangen uiteraard ook af van de versie die de wifi-router ondersteunt.

Tip 10: Bluetooth

Bluetooth is een protocol waarmee je gemakkelijk bestanden kunt uitwisselen als beide apparaten zich in dezelfde ruimte bevinden. Ook in het geval van Bluetooth zijn er verschillende versies, de meest recente versie is 4.2. Bluetooth kent bovendien verschillende profielen, niet elk profiel wordt door elke smartphone ondersteund. Bluetooth wordt ook vaak gebruikt om je smartphone draadloos te laten communiceren met je autoradio, je smartphone moet dan het profiel A2DP ondersteunen.

©PXimport

Tip 10 Bluetooth wordt gebruikt om bijvoorbeeld een smartphone met een autoradio te laten communiceren.

Tip 11: GSM en CDMA

Het begrip GSM staat in Nederland gelijk aan je mobieltje of je smartphone. Maar eigenlijk gaat het hier om een technologie waarmee mobiele telefoons communiceren. Niet elk land werkt echter enkel met het GSM-netwerk, bekendste uitzondering is de Verenigde Staten. AT&T en T-Mobile gebruiken in de VS het GSM-netwerk, maar de andere aanbieders gebruiken het CDMA-netwerk. Als je in de VS een simkaart koopt, moet je erop letten welk netwerk wordt gebruikt. Als jouw smartphone geen CDMA ondersteunt, kun je bijvoorbeeld geen simkaart van Verizon gebruiken, omdat Verizon alleen op het CDMA-netwerk werkt.

©PXimport

Tip 11 In Europa is alleen het GSM-netwerk beschikbaar.

Tip 12: 3G

3G en 4G staan voor de generaties van mobiele communicatiestandaarden. 3G, oftewel derde generatie, haalt downloadsnelheden die vergelijkbaar zijn met een normale DSL- of kabel-internetverbinding in je huis. 3G maakt gebruik van UMTS-technologie of de uitbreidingsstandaard HSPA. Oudere technologieën die op 3G of eerdere generaties werken, zijn bijvoorbeeld GPRS en EDGE. Als je een slechte verbinding hebt, kan het zijn dat je boven in het scherm van je smartphone een G of E ziet staan, dit betekent dat je gebruikmaakt van slomere technologieën als GPRS of EDGE.

Tip 13: 4G en LTE

4G is de nieuwste generatie van de communicatiestandaarden, en haalt veel hogere downloadsnelheden. De term wordt vaak in één adem genoemd met LTE, Long Term Evolution. LTE wordt beschouwd als echte 4G-technologie, terwijl providers soms ook de term 4G gebruiken om de iets oudere HSPA-standaard te verkopen, feitelijk een 3,9G-standaard. HSPA is wel een stuk sneller dan het traditionele 3G. LTE is snel, maar pas op: het dekkingsgebied van LTE is nog klein. LTE Advanced is de volgende stap en is nog sneller dan 4G of LTE. In sommige gevallen noemen providers dit ook wel 4G+.

©PXimport

Tip 13 Vodafone biedt al 4G+ aan.

Tip 14: Gps

Om je locatie te kunnen bepalen, maakt je smartphone gebruik van een gps-ontvanger. In de meeste gevallen gaat het echter niet om een normale gps-ontvanger, maar om 'assisted gps'. Assisted gps maakt naast satellieten ook gebruik van masten van providers en is daardoor sneller in het gebruik. Veelgebruikte termen die je leest in verband met gps zijn Glonass en Beidou. De eerste is de Russische tegenhanger van gps, de tweede is de Chinese tegenhanger.

©PXimport

Tip 14 Gps wordt gebruikt om navigatiesoftware aan te sturen.

Tip 15: NFC

NFC betekent Near Field Communication en staat voor veel mensen synoniem voor contactloos betalen. Maar er zijn ook andere toepassingen voor NFC, zoals het automatisch verbreken van een Bluetooth-verbinding tussen twee apparaten als een bepaalde taak is volbracht. In tegenstelling tot Bluetooth hoef je met NFC geen apparaten aan elkaar te koppelen.

©PXimport

Tip 15 NFC wordt gebruikt bij het contactloos betalen met een smartphone.

Abonnementen en contracten

Tip 16: Databundel

Als je voor een abonnement bij een provider kiest, zie je naast het aantal belminuten ook vaak het begrip databundel staan. Je databundel slaat op je internetgebruik: hoeveel data je gebruikt om e-mails te checken, YouTube-video's te bekijken en WhatsApp-berichten te versturen. De databundel wordt meestal in gigabytes per maand aangegeven. Net als bij je belminuten, zit er een begrenzing aan het aantal gigabytes dat je per maand mag gebruiken. Sommige providers brengen extra kosten in rekening als je over deze begrenzing heen gaat. Andere zorgen ervoor dat de snelheid van je internetverbinding een stuk lager wordt. Zorg dat je precies weet wat een overschrijding van je databundel inhoudt voor je een abonnement afsluit.

©PXimport

Tip 16 Dit abonnement levert je een databundel van 1000 megabyte.

Tip 17: Downloadsnelheid

De snelheid van je databundel wordt meestal aangegeven met een maximale downloadsnelheid. Met een 4G LTE-databundel kan dit wel oplopen tot tientallen megabyte per seconde. Zodra je buiten je databundel wilt internetten, wordt de snelheid extreem verlaagd. Je ziet dan vaak downloadsnelheden van 64 kilobyte per seconde. Dit is veel te langzaam om je smartphone zinvol te gebruiken, providers bieden je uiteraard de mogelijkheid om extra gigabytes bij te kopen.

Tip 18: Extra kosten

Meestal betaal je eenmalig aansluitkosten als je een abonnement bij een provider afsluit, vaak verschijnen deze aansluitkosten op je eerste factuur. Aansluitkosten worden alleen berekend als je een nieuw contract afsluit. Blijf je klant van dezelfde provider maar verander je van abonnement, dan berekent de provider in de regel geen aansluitkosten. Als je naast een abonnement ook een smartphone aanschaft, betaal je ook een thuiskopieheffing. Deze heffing is bedoeld om auteurs, artiesten en muzikanten te compenseren voor het kopiëren van films en muziek voor privédoeleinden. In 2015 is de thuiskopieheffing voor een smartphone 4,24 euro inclusief btw.

©PXimport

Tip 18 Aan de rechterkant zie je hoeveel aansluitkosten je moet betalen en dat de thuiskopieheffing in het tarief is inbegrepen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).