Er bestaan enorm veel camera's. Dat maakt het kiezen er niet gemakkelijker op. Er zijn er niet alleen veel, camera's bestaan ook nog eens in allerlei soorten. Zo heb je compactcamera's, spiegelreflexen en systeemcamera's. Wat is nu wat en welk type past het beste bij wat jij voor ogen hebt?

Tip 01: Telefoon

In een artikel waarin het draait om de keuze van een camera die het beste bij jou past, is het misschien vreemd om met een smartphone te beginnen. Toch is dat wat we doen. Telefoons hebben immers een steeds betere camera aan boord en daar zijn fraaie foto's mee te maken. Het voordeel van fotograferen met een smartphone is dat je dat toestel toch al bij je hebt.

Het is een kleine moeite om hem even te pakken en een kiekje te maken. Het is lekker laagdrempelig. Ook kijkt niemand er tegenwoordig van op als je met je mobiel staat te fotograferen. Er is dan ook nog nooit zo veel gefotografeerd als nu, en een groot deel van die foto's is gemaakt door mensen die normaal gesproken helemaal niet met een camera zouden rondlopen. Een smartphone is dan ook perfect voor iedereen die eigenlijk niets met camera's heeft. Mikken en klikken, zonder je druk te maken of alle knopjes en instellingen wel goed staan.

©PXimport

Tip 01 Die smartphone heb je toch al bij je, dus een foto is zo gemaakt.

Tip 02: Klik en deel

Voordelen van fotograferen met een smartphone zijn er dus genoeg. Je hebt hem toch op zak en het werkt super eenvoudig. Je kunt hem overal mee naartoe nemen en dus altijd foto's maken. Ideaal om vast te leggen wat je allemaal doet en meemaakt. Daarnaast kun je de foto's bewerken en van effecten voorzien met leuke apps. Het blijft dus niet alleen bij fotograferen. De platen hoef je niet voor jezelf te houden. Je kunt ze ogenblikkelijk met de rest van de wereld delen.

Zijn er dan geen nadelen? We noemen het liever beperkingen. Zo zit er vrijwel nooit een optische zoomlens op. Om iets dichterbij te halen of juist meer omgeving in beeld te nemen, moet je er zelf naartoe gaan of verder weg gaan staan. Verder is de beeldkwaliteit minder goed dan bij gewone camera's en heb je minder grip op het toestel. Smartphones worden immers steeds platter en je kunt je vingers alleen 'op het richeltje' (de zijkant dus) kwijt.

©PXimport

Tip 02 Een smartphone is veelzijdig. Fotograferen, bewerken, delen en nog veel meer.

Tip 03: Compactcamera

De beeldkwaliteit van een compactcamera is beter dan die van een smartphone. Dat komt vooral omdat er een aanzienlijk grotere beeldsensor in zit. Het is vooral te zien als er bij minder licht gefotografeerd wordt, zoals op een zwaarbewolkte dag of binnenshuis. Een camera is groter en dikker en er zit soms een handgreep op, zodat je hem makkelijker en beter kunt vasthouden. Veel modellen zijn alsnog zo klein dat ze makkelijk in je broekzak of jaszak pakken. Je kunt zo'n camera dus elke dag bij je dragen, al heb je dan wel een extra apparaatje mee.

Het aantal instellingen en knoppen is groter dan bij een smartphone. Je hebt zodoende meer mogelijkheden om je lekker uit te leven. Het toestel is immers puur bedoeld om foto's te maken en verder niets anders. Tegenwoordig zijn er compactcamera's met aanraakschermen en zelfs met wifi aan boord. Foto's delen kan dan via een draadloos netwerk of door contact te maken met je tablet of smartphone. Mogelijkheden en beeldkwaliteit, dat zijn de grootste pluspunten ten opzichte van een smartphone.

©PXimport

Tip 03 Een compactcamera is zeer handzaam en biedt meer mogelijkheden.

Tip 04: Spiegelreflex

Voor wie fotograferen een liefhebberij is, is een spiegelreflex een goede keuze. Dit is wel een flink grotere camera dan een compactcamera. Je stopt hem niet in je (jas)zak en hij is ook niet bedoeld om altijd maar bij je te hebben. Een spiegelreflex neem je mee als je er vrij zeker van bent dat je foto's gaat maken. De beeldkwaliteit is superieur. Vele malen beter dan bij smartphones en compactcamera's.

Daarnaast zijn er enorm veel instelmogelijkheden, waarmee je elke foto helemaal naar smaak kunt maken. Dit betekent wel dat je ook wat meer van fotografie af moet weten om echt het onderste uit de kan te halen. Als het je liefhebberij is, is dat geen probleem. Maar het is niet handig als je een gelegenheidsfotograaf bent en het je puur om het moment gaat (en de camera dus maar bijzaak is).

Dan is een smartphone of compactcamera toch geschikter. Spiegelreflexen hebben overigens talrijke automatische standen, dus iedereen kan ermee fotograferen. Alleen gebruik je dan de mogelijkheden maar in beperkte mate.

©PXimport

Tip 04 Met een spiegelreflex maak je foto's van topkwaliteit.

Tip 05: Objectieven

Een voor- en direct ook nadeel van een spiegelreflexcamera is dat je met losse onderdelen werkt. Je koopt niet alleen een camera, maar heb ook minstens één objectief nodig. Meestal zit er wel eentje bij, maar dat is niet de allerbeste lens. Je haalt dan niet het maximale uit je camera en dat is zonde. Sterker nog: het objectief bepaalt in belangrijke mate de kwaliteit van je foto's. Dus liever een iets duurdere lens en een wat goedkopere camera, dan andersom.

Er bestaan talloze objectieven, zodat je precies die exemplaren kunt kopen die passen bij wat jij wilt fotograferen. Zo zijn er groothoek-, macro-, portret- en telelenzen. Ze zijn dus gespecialiseerd voor bepaalde situaties. Een lens waar je nagenoeg alles mee kunt vastleggen bestaat ook wel, maar die is wat groot om altijd bij je te hebben en ook dan heb je te maken met een iets mindere kwaliteit.

Ze zijn zeker niet slecht, maar presteren minder goed dan de andere objectieven. Verder kun je nog allerlei andere accessoires voor je spiegelreflex kopen, zoals een krachtige flitser of een afstandsbediening.

Tip 06: Systeemcamera

Een spiegelreflex kan best groot en zwaar zijn. Gelukkig kan het ook lichter en kleiner, want tegenwoordig bestaat er een modernere variant en dat is de systeemcamera. Eigenlijk is dit gewoon een spiegelreflex waarin wat onderdelen zijn vervallen of vervangen door modernere. Hierdoor is een systeemcamera een stuk kleiner dan een spiegelreflexcamera.

Verder blijft alles ongeveer hetzelfde. Zelfs de beeldkwaliteit komt overeen. Ook nu werk je dus met losse objectieven, die iets kleiner zijn dan die voor een spiegelreflex, maar ook weer niet heel veel kleiner. Een systeemcamera met twee of drie bescheiden objectieven neem je makkelijk in een kleine tas met je mee. Bij een spiegelreflex zou je dan al met een grote tas of een camerarugzak rondlopen. Zo heb je dus een uitstekende beeldkwaliteit met een relatief compact formaat.

©PXimport

Tip 06 Een systeemcamera is een spiegelreflex in een moderner jasje.

Tip 07: Digitale zoeker

Het grootste verschil tussen een spiegelreflex en een systeemcamera, is misschien nog wel de zoeker. Een spiegelreflex heeft altijd een optische zoeker. Je kunt meestal via het scherm fotograferen, maar eigenlijk werkt het beter als je door de zoeker kijkt. Een systeemcamera heeft nooit een optische zoeker.

Moet je dan altijd via het scherm werken? Zo zijn ze in eerste instantie wel gemaakt. Maar omdat een zoeker in bepaalde omstandigheden wel erg prettig werkt, zoals buiten in de volle zon, zijn er ook systeemcamera's met ingebouwde digitale zoeker. Dat is een soort minischerm in een zoeker. Je ziet er hetzelfde mee als op het grote scherm, wat een groot voordeel is boven een optische zoeker. Daarin zie je immers niet hoe de foto wordt. Zit er geen digitale zoeker ingebouwd, dan zijn ze vaak wel los te koop. Je plaatst zo'n losse digitale zoeker dan in de flitsvoet bovenop het toestel. Ze zijn wel erg prijzig.

©PXimport

Tip 07 Een digitale zoeker: alle voordelen van een scherm in het klein.

Tip 08: Grote sensor

Sinds de opkomst van de smartphone is de markt voor compactcamera's zo goed als ingestort. Begrijpelijk, want voor veel gelegenheidsfotografen is het niet meer nodig om met een extra apparaat rond te lopen. Voor de dagelijkse kiekjes voldoet een smartphone voor hun prima. Zeker als je om de twee jaar een nieuw exemplaar koopt, want dan heb je steeds de modernste cameratechniek (op smartphone-gebied) in handen. Dat is een stuk goedkoper dan steeds een nieuwe camera kopen, althans, ervan uitgaande dat je die smartphone toch al kocht.

Koop daarom liever een iets duurdere telefoon wanneer die een betere camera heeft. Om compactcamera's nieuw leven in te blazen, hebben fabrikanten iets nieuws bedacht: een camera op zakformaat met een heel grote beeldsensor. Dit zorgt ervoor dat de fotokwaliteit ineens veel beter is, sterker nog, die de kwaliteit van een spiegelreflex- of systeemcamera benadert of zelfs evenaart.

©PXimport

Tip 08 Geen gewone compactcamera, maar eentje met een enorme beeldsensor.

Tip 09: Kleine topkwaliteit

Zo'n compactcamera met extra grote beeldsensor heeft geen eigen soortnaam. Zoals je ze omschrijft, zo worden ze ook genoemd. Compactcamera met grote beeldsensor dus. De beeldkwaliteit is enorm goed en toch zijn de toestellen erg handzaam. Met een beetje moeite passen ze nog in je broekzak. Ideaal dus voor wie hoge eisen aan de beeldkwaliteit stelt en toch een handzaam model zoekt.

Spiegelreflex-kwaliteit past nu in je broekzak! Vaak is het een camera voor erbij, zoals voor fotografen die de kwaliteit van een spiegelreflex gewend zijn, maar ook eens niet als pakezel willen rondlopen. Het zoombereik is wel beperkt. Vanwege de grote sensor zou de lens anders te groot worden, waarmee het geen camera van zakformaat meer zou zijn. Vaak kun je zelfs helemaal niet zoomen, net als bij een smartphone. Momenteel hebben alleen Nikon, Ricoh en Sony een dergelijke camera in het assortiment zitten. Het is dan ook een vrij nieuwe ontwikkeling.

©PXimport

Tip 09 Ongelofelijk: spiegelreflex-kwaliteit past nu gewoon in je broekzak.

Tip 10: Water en viezigheid

Voor de actieve mens zijn er ook camera's te koop waar je wat ruwer mee om kunt gaan. Ze kunnen tegen een stootje en je hoeft niet zo op een spatje water of wat viezigheid te letten. Er zijn toestellen te koop die een val van één à twee meter overleven. Een kras of deukje is dan nog steeds mogelijk, maar hij blijft het tenminste doen.

Daarnaast zijn ze vaak niet alleen spatwater- maar zelfs waterdicht. Ideaal voor gebruik in de regen of andere natte omgevingen. Helemaal mooi is het als je de camera een stukje onder water mag meenemen. Echte onderwatercamera's kunnen zelfs mee de diepte in genomen worden, soms tot wel veertien of zestien meter diep. Ideaal voor snorkelaars en duikers. Je zit dan wel vast aan de paar modellen die dit kunnen. Heb je een andere camera op het oog, dan zijn er ook losse behuizingen te koop, zodat een 'gewoon' toestel alsnog mee onder water kan.

Behuizingen zijn niet goedkoop, maar je kunt op deze manier wel zelf je ideale camera uitkiezen.

©PXimport

Tip 10 Een camera die tegen stof, water, vrieskou en een stootje kan.

Tip 11: Actiecamera

Vooral de laatste jaren zijn actiecamera's erg populair. Het is een kleine camera die je op je kleding, helm, fiets, jetski of een ander vervoermiddel vastzet, waarna je alle spectaculaire actiemomenten vastlegt, zonder dat je de camera hoeft te bedienen. Je hebt dus je handen vrij. Ze worden veel door sporters gebruikt, maar bijvoorbeeld ook door parachutisten en basejumpers. Actiecamera's worden voornamelijk gebruikt om te filmen, maar uiteraard kun je er ook foto's mee maken.

Daarnaast kan een spectaculair actiemoment altijd nog uit het filmpje geknipt worden. Je kunt er op hoge snelheid mee filmen, zodat je achteraf alles in slow motion kunt afspelen. Dan zie je nog beter wat er gebeurt als iets in werkelijkheid maar kort duurt. Een gave timelapse maken, is vaak ook mogelijk. De camera zelf is meestal vrij kwetsbaar. Er zit een stevige doorzichtige behuizing bij die het geheel stof- en waterdicht maakt. Het zijn wel puur actiecamera's.

Vaak ziet het eruit als een wat hoekig kastje met een scherm op postzegelformaat en nog een paar knopjes. Een actiecamera is dan ook niet bedoeld als vervanging van een gewone camera.

©PXimport

Tip 11 Actieve mensen leggen spectaculaire momenten vast met een actiecamera.

Kooptips

Canon Powershot S200

De Powershot S200 van Canon is een zeer kleine camera die je makkelijk overal mee naartoe neemt. Er zit een lichtsterk objectief op, zodat je ook bij weinig licht mooie foto's kunt maken zonder dat je meteen hoeft te flitsen. Deze zoomlens heeft een bereik van vijf keer en begint met een ruime groothoekstand, zodat een landschap of interieur prima op de foto past.

Omdat er wifi op de camera zit, kun je jouw foto's direct bewerken en delen met anderen, door verbinding te maken met een draadloos netwerk of met je tablet of smartphone. Deze handzame camera kan dus prima in combinatie met je smartphone gebruikt worden. De beeldkwaliteit is gegarandeerd beter en zo vullen beide apparaten elkaar mooi aan. Prijs 279 euro.

©PXimport

Nikon D3300

De Nikon D330 is een spiegelreflexcamera die toch niet zo groot en zwaar is. Hij is daarom wat gemakkelijker mee te nemen dan de doorsnee spiegelreflex. De camera kan alles automatisch voor je regelen, maar is ook volledig zelf in te stellen, dus bruikbaar voor zowel beginners als gevorderden. Hij is enorm lichtgevoelig en kan daarom ook bij weinig licht kwalitatief hoogstaande foto's maken. Zodoende kan de flitser uitgeschakeld blijven tot het echt niet anders kan.

De moderne sensor maakt het mogelijk om zeer kleine details vast te leggen, zodat foto's nog scherper zijn. Het is een spiegelreflex, dus de beeldkwaliteit steekt ver boven de andere camerasoorten uit. Je kunt de camera los kopen, maar ook gecombineerd met een objectief zodat je meteen aan de slag kunt. Vanaf 549 euro.

©PXimport

Sony RX100 II

Zoek je de hoogste beeldkwaliteit, maar ook een camera op zakformaat zodat je hem altijd mee kunt nemen? Dan kom je uit bij een compactcamera met grote beeldsensor. De foto's van deze camera benaderen de kwaliteit van een spiegelreflex heel aardig en het scheelt je veel gesleep. Alles wat je nodig hebt zit er al in. Extra handig is het kantelbare scherm, waarmee je ook vanuit heel lage en hoge standpunten op een ontspannen en gemakkelijke manier fotografeert.

Omdat er wifi op zit, kun je jouw foto's meteen de wijde wereld insturen of bewerken op je smartphone of tablet. Ondanks het kleine formaat, zit er toch een zoomlens van 3,6 keer op. Hij kost wel 649 euro.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).